 |
Программные продукты для комплексной
|
|
|
|
автоматизации работы фирмы
Система «БОСС-Референт» разработана компанией АйТи. Она относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, обеспечивает более эффективную работу сотрудников, накопление информации по самым разным вопросам (законодательства, производственным, организационным и др.)
Архитектура системы «БОСС-Референт»- модульная. Набор модулей под конкретные задачи организации позволяет производить настройку системы, дополнять ее новыми возможностями. Система представлена следующим набором модулей:
1. Обработка входящих и исходящих документов. В данном модуле производится регистрация входящей и исходящей корреспонденции, предусмотрена возможность внесения резолюций, контроль за исполнением, передача документа в электронном виде внутри организации, перевод бумажных документов в электронный вид (копия документа в виде файла). Имеется возможность формирования электронных документов в дела согласно номенклатуре дел организации. В системе можно производить настройку структуры регистрационного номера по различным параметрам (номенклатуре дел, индексу подразделения и т.д.).
2. Работа с внутренними документами. В данном модуле автоматизированы процедура подготовки документов в организации, а также подготовка проекта документа, его визирование в электронном виде, передача на подпись руководителю, регистрация документов, рассылка сотрудникам организации на ознакомление или исполнение, контроль за исполнением. В системе имеется возможность накопления и создания стандартных форм и шаблонов наиболее распространенных документов организации. С ее помощью можно контролировать ознакомление сотрудников с приказами и инструкциями, управлять доступом к документу (например, документы «ДСП»).
|
|
|
3. Работа с договорами организации. В данном модуле имеется возможность хранения и накопления шаблонов договоров, их согласования в электронном виде, ведение реестра договоров, планирования этапов и событий по договорам, планирование платежей, сроков поставок и работ, контроля исполнения договорных обязательств, формирования отчетов, поиска договоров в базе.
4. Управление внешними контактами. Автоматизированы регистрация контактов со сторонними организациями, планирование контактов, подписка на информацию о контактах (встречах, совещаниях и др.), поиск контактов с интересующей организацией.
5. Организация канала новостей и конференций. Информирование сотрудников о внутренних новостях организации, возможность создания библиотеки документов по отдельным темам, проведение дискуссий по отдельным вопросам, возможность подписки и отмены подписки пользователями на получение новостей.
6. Ведение справочника организации в электронном виде. Автоматизирована возможность ведения справочника организации согласно штатной структуре и распределению функциональных обязанностей сотрудников, их взаимозаменяемость. Возможно ведение справочника корреспондентов (внешних организаций).
7. Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации. Ведение реестра объектов инженерного хозяйства, обработка в электронном виде заявок сотрудников на ремонт оборудования, проведение инвентаризации и т.д.
8. Организация и планирование мероприятий. Оповещение и напоминание о мероприятиях, проведение электронных конференций, совещаний, индивидуальное и групповое планирование рабочего времени.
9. Автоматизация деятельности бюро пропусков предприятия. Оформление и согласование заявки на получение пропуска, выдача пропуска, контроль пропускной системы.
|
|
|
Основное применение системы- создание корпоративной сети, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие процессы. В системе автоматизировано делопроизводство, в том числе согласование документов.
Система реализована на платформе Lotus Notes. Благодаря этому, в дополнение к функциям «БООС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды Lotus Notes, включая электронную почту, копирование данных, возможность удаленной работы и т.д. На эту программу стоит обратить внимание в первую очередь тем организациям, которые уже используют Lotus Notes.
Остальные должны отдавать себе отчет в том, что, выбирая эту систему, они получают и Lotus Notes в качестве основы своей информационной структуры, следовательно, должны приобрести лицензию Lotus Notes на каждое рабочее место.
НЦТ Института развития Москвы предлагает электронную канцелярию «Золушка». Система «Золушка-Канцелярия» работает на платформе Lotus Notes, Oracle, MS SQLserver, а для организаций, не имеющих возможности обновить парк устаревшей техники, предлагается версия v.3.3 DOS.
Внедрение систем серии «Золушка» позволяет организовать децентрализованную регистрацию и контроль исполнения в подразделениях, в том числе территориально удаленных, с внесением всей информации в единую базу данных. Программа состоит из трех модулей (блоков):
1. Служебная корреспонденция- регистрация и контроль исполнения входящих, исходящих, и внутренних документов;
2. Решения и распоряжения- позволяет ставить на контроль отдельные пункты распорядительных документов и поручения руководства;
3. Письма граждан.
Формирование древовидной иерархической схемы по всем связанным друг с другом документам позволяет исполнителю сразу посмотреть все входящие, исходящие и внутренние документы, отражающие историю рассмотрения конкретного вопроса (первичный документ, сопроводительные письма, повторные письма, внутренние документы, связанные с рассмотрением вопроса).
Применение автоматизированных систем документооборота открывает широкие возможности для пользователей, но их основным недостатком является достаточно высокая стоимость.
|
|
|
К программной системе автоматизации делопроизводства и документооборота, специально ориентированной для использования в государственных учреждениях, можно отнести систему «Дело», разработанную компанией «Электронные офисные системы».
Автоматизированная технология делопроизводства и документооборота «Дело» поддерживает движение документов в организации от первичной регистрации до исполнения и формирования их в дела.
Система поддерживает делопроизводственные процедуры по сопровождению бумажного документооборота и параллельное движение в локальной сети электронных копий бумажных документов. В системе можно регистрировать всю поступающую корреспонденцию, включая письма и обращения граждан, исходящую и внутреннюю документацию.
Для каждого учетного документа в системе формируется регистрационно- контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе.
В состав реквизитов РКК входят:
1. Корреспондент;
2. Краткое содержание;
3. Дата создания;
4. Регистрационный номер документа;
5. Подпись;
6. Резолюция;
7. Тематика;
8. Отметка о наличии приложений;
9. Номер дела по номенклатуре;
10. Состав документа и др.
РКК можно объединить в картотеки, находящиеся в ведении структурных подразделений. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках.
Обработка и хранение документов производится только с РКК. К РКК прикрепляется документ в виде файла (количество файлов на одну РКК не ограничено). Файлы могут поступать по линиям связи или создаваться непосредственно в локальной сети организации.
Движение документов в системе производится с помощью механизма управления ходом работ, обеспечивающим обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документов от одного должностного лица другому является факт внесения резолюции с указанием исполнителей документа. Исполненные документы списываются в дело. В РКК заносятся реквизиты хранения документов согласно номенклатуре дел.
|
|
|
Отправка документов. В системе формируются реестры рассылки электронных документов в виде списка для каждого документа и реестры передачи бумажных документов. Открыв РКК документа, можно проверить по реестру, когда документ передан на исполнение, у кого из исполнителей находится оригинал документа, а кто получил копию. Реестр передачи бумажных документов формируется на заданную дату и выводится на печать в виде журнала, в котором предусмотрена графа для получения подписи за вручения документа. Осуществляется надпечатка конвертов. Система интегрируется с электронной почтой локальной сети организации и осуществляет рассылку электронных копий документов или электронных документов.
Справочно-аналитическая работа системы. По мере накопления информационной базы документов организации, обеспечивается поиск документов в этой базе по сочетанию любых реквизитов РКК, в том числе и контекстный поиск. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональной папке пользователя.
Работа с взаимосвязанными документами. Поддерживается возможность установления ссылок между РКК документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и т.д. Это дает возможность просмотра цепочки взаимосвязанных документов.
Пользователям системы можно предоставить право работы с картотеками и документами в соответствии с их служебными полномочиями.
Контроль исполнения документов в системе производится на уровне автора резолюции. Имеется возможность централизованного формирования сводок об исполнении контролируемых документов.
Программа системы «Дело» поддерживает централизованную и децентрализованную систему организации делопроизводства. На групповую работу с документами система не ориентирована.
Для организаций с небольшим документопотоком и штатом сотрудников разработчики предлагают однопользовательскую версию «Дело- Секретарь».
Однопользовательская версия системы выполняет следующие функции:
· Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
· Ввод резолюций руководителей;
· Контроль исполнения резолюций;
· Ведение журнала передачи бумажных документов;
· Списание документов в дело;
· Отметка отправки документов внешнему корреспонденту;
· Формирование оперативных сводок и стандартных отчетов;
· Прием и рассылка электронных документов по электронной почту.
В однопользовательской версии системы, так же как и в сетевой версии, к РКК документа может быть «прикреплен» файл с текстом документа. Данная возможность системы может быть использована для обмена документами между системами «дело» по электронной почте. При этом передается не только документ, но и его РКК, что позволяет регистрировать поступивший документ в автоматизированном режиме.
|
|
|
Однопользовательская версия полностью совместима с сетевой многопользовательской версией. При приобретении многопользовательской версии засчитывается стоимость ранее приобретенной однопользовательской версии системы.
Ведущей системой управления в России стала программа «Евфрат», разработанная компанией Cognitive Technologies в 1995 году. Ей сразу же заинтересовались многие организации («Евфрат» уже внедрен в таких государственных учреждениях, как пресс-служба Правительства РФ, Пенсионный фонд РФ, администрация Московской области, Госдума и т.д.).
В Беларуси пользователями это программы являются Минский тракторный завод, Государственный комитет по авиации Республики Беларусь, Белорусский государственный университет, Главное командирование внутренних войск Республики Беларусь, ПО Беларуснефть и ряд других предприятий и организаций.
Программа «Евфрат»- коробочный продукт, доступный многим, благодаря своей невысокой стоимости и универсальности. Подсчитано, что применение этой программы способно сэкономить до 30-40 процентов времени, обычно затрачиваемого на поиск документов и другие рутинные операции.
Конечно, для решения проблемы хранения и поиска документов можно использовать традиционный бумажный журнал регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Минусом традиционного метода регистрации является неудобство дальнейшей работы с этими документами- уходит много времени на поиск самого документа. Преимущество же использования электронной регистрации в «Евфрате» по сравнению с бумажным журналом- автоматизация самого процесса регистрации, а также несравнимо более быстрый поиск необходимого документа любым человеком, имеющим соответствующие права (а не только ответственным делопроизводителем, зарегистрировавшим документ).
Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра с сохранением первоначального вида документов, без вызова внешних программ.
Кроме того, на многих предприятиях есть документы, хранящиеся в бумажном виде и требующие перевода в электронный. Для решения этой проблемы в систему «Евфрат» интегрированы средства импорта изображений со сканера и модуль оптического распознавания текстов одной из самых распространенных OCR-систем CuneiForm. Это позволяет прямо в «Евфрате» преобразовать бумажный документ в электронный, не прибегая к вызову внешних приложений, зарегистрировать документ в системе и затем уже полноценно с ним работать.
Много рабочего времени на любом предприятии уходит на создание и заполнение форм и бланков (накладные, анкеты, счета и др.). Система управления документами облегчает заполнение полей форм, избавив сотрудников от ручного труда. Вместе с «Евфратом» поставляется комплект наиболее распространенных образцов типовых документов, а также дизайнер форм, который поможет самим создать различные формы и бланки.
Ключевым моментом эффективного управления деятельностью предприятия является отлаженный механизм передачи руководителем заданий исполнителям, а также оперативный мониторинг выполнения поручений сотрудниками.
В системе управления документами «Евфрат» реализована функция контроля исполнения, предназначенная, во-первых, для передачи заданий исполнителям, во-вторых, для уведомления о заданиях, требующих выполнения, и, в-третьих, для получения сведений об исполнении этих заданий. По запросу ответственного лица система через определенные промежутки времени производит поиск заданий по имени пользователя и сроку исполнения и выдает список, отвечающий заданным условиям.
При накоплении большого количества информации возникает проблема нехватки места на жестких дисках компьютера. Кроме того, появляется задача создания долговременных архивов и резервных копий текущих и списанных документов.
Для решения этой проблемы «Евфрат» позволяет производить архивирование документов, зарегистрированных в базе системы, причем все функции поиска и просмотра сохраняются и для документов в архивах. В «Евфрате» могут создаваться как файловые архивы (на CD-R, флоппи-дисках, в сети и т.д.) так и zip-архивы.
В организациях с большим количеством компьютеризированных рабочих мест делопроизводство ведется с передачей документов по локальной сети. Для эффективного обмена данными требуется создание общего информационного пространства, причем особое внимание должно уделяться вопросам защиты информации, разграничения доступа к документам с разных рабочих станций, централизованного управления электронным архивом. Кроме того, необходим персональный режим работы, то есть создание на отдельном рабочем месте персональной базы данных.
В системе управления документами сочетается работа в двух режимах: «клиент-сервер» и персональный режим работы. Защита информации в режиме «клиент-сервер» основывается на разграничении доступа отдельных пользователей, а также при помощи объединения групп.
Основная цель внедрения системы управления документами- повышение эффективности управления предприятием, минимизация ручного труда сотрудников и, как следствие, сокращение временных и финансовых затрат на обслуживание процесса документооборота.
Универсальность работы системы управления документами заключается в отсутствии ограничений на тип вносимых документов, на область применения системы, а также в многофункциональности программ. Основной функцией является возможность поиска, которая осуществляется в три этапа: внесение документов, регистрация и собственно поиск. Кроме того, существуют дополнительные возможности, такие, как печать, создание отчетов по документам, контроль исполнения, архивирование, работа с формами и др.
Уникальной особенностью систему управления документами является то, что программа хранит не файлы, а ссылки на них. Сами документы могут при этом находиться на жестком диске, на CD-ROM, на другом носителе и даже в Интернет. Такой распределенный способ хранения электронных документов весьма удобен тем, что позволяет сократить место на дисках вашего компьютера.
Внесение документов в систему может осуществляться как с помощью мастера создания документов (в несколько шагов), так и через окно внесения новых документов (аналог проводника). Можно вносить не только единичные документы, но и целые каталоги с вложенными папками и файлами (так называемый потоковый ввод).
Источниками внесения могут быть различными: с локальных или сетевых дисков (файлы любого типа: текстовые, графические, аудио- и видео), из Интернета, со сканера или же напрямую из наиболее популярного текстового редактора Word, в который встроены макросы «Евфрата»
Следующим этапом является автоматическая регистрация в системе внесенных документов, то есть создание базы данных, в которую записывается информация о том, какие слова и в каких файлах содержаться. В дальнейшем, если пользователь задаст поиск документа по какому-то слову или словосочетанию, система не будет заново просматривать весь массив документов, а просто сверяется с информацией в базе данных и мгновенно выводит подходящие документы.
Помимо названия, документам можно еще присвоить любые дополнительное количество реквизитов (признаков), по которым в дальнейшем можно было бы их различать, быстро находить и классифицировать. Реквизитами могут быть дата создания, автор, организация, входящий (исходящий номер) и т.д. Регистрация документов может проходить на этапе внесения документов в систему «Евфрат», в процессе работы или не проводиться вообще.
После проведения регистрации в системе будет возможен поиск по любому слову, содержащемуся в тексте документа или/и поиск по заданным реквизитам. Если производится поиск по словам в тексте, то не надо заботится об окончании слов, так как в «Евфрате» реализована возможность морфологического поиска, то есть поиск занимает порядка секунды. Это достигается благодаря тому, что поиск осуществляется не в самих документах, а в базе данных, созданной при регистрации.
Такие дополнительные функции как архивирование данных, контроль исполнения, слежение за изменениями в папках, автоматическое заполнение форм и многое другое обеспечивают универсальность работы программы. С помощью «Евфрата» можно создать систему автоматизации делопроизводства, электронный архив или справочную систему любого предприятия.
Внедрение системы на базе «Евфрат» полностью обеспечит оперативную работу с документами, сократив время на поиск и обработку данных. При этом, помимо функциональных возможностей программы, немаловажное значение имеет гарантированный сервис разработчика системы. Компания Cognitive Technologies оказывает постоянную сервисную поддержку каждому пользователю.
|
|
|
