Деловое совещание. Особенности служебного делового общения

Деловые совещания необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, наконец, для эмоционального воздействия на персонал организации.

Деловые совещания классифицируются по следующим основаниям:

Принадлежность к сфере общественной жизни: деловые административные, научные или научно-технические (семинары, конференции, съезды), собрания и заседания политических, профсоюзных и других общественных организаций, объединенные совещания;

Масштаб привлечения участников - международные, республиканские, отраслевые, региональные, областные, городские, районные, внутренние;

Место проведения - местные, выездные;

Периодичность проведения - регулярные, постоянно действующие;

Деловые совещания могут классифицироваться по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче

По основной задаче

инструктивные совещания (цель - передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения).	оперативные (диспетчерских) совещания (цель - получение информации о текущем состоянии дел).		проблемные совещания (цель - поиск наилучших решений определенной проблемы в кратчайшие сроки.
Дискуссия		Мозговой штурм
Общение на основе доводов и аргументов с целью найти истину путем всестороннего сопоставления различных мнений		Способ работы группы, при котором целью является нахождение новых альтернативных вариантов решения проблемной ситуации.

Деловое общение - это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи, т.е. цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения.

Принципы деятельности любой социальной организации (фирмы, учреждения) оказывают существенное воздействие на поведение входящих в нее индивидов.

Эффективность распространения деловой информации "по горизонтали" (т.е. между отделами, подразделениями или сотрудниками одного уровня), как правило, очень высока. Люди, работающие на одном и том же уровне, понимают друг друга "с полуслова", им не требуется детальное и подробное объяснение сути задачи.

Эффективность вертикальной коммуникации (т.е. вверх и вниз по иерархическим уровням) значительно ниже.

Наряду с такими способами мотивации труда персонала, как различные виды морального и материального поощрения, продвижение по службе, повышение квалификации за счет организации и др., огромное мотивационное воздействие могут оказывать беседы руководителя с подчиненными, если ему удается связать свое сообщение с их потребностями.

Особенности служебно-делового общения во многом объясняют характер требований к речевой коммуникации в деловой среде. Эти требования могут быть сформулированы следующим образом:

1. Четко определяйте цели своего сообщения.

2. Делайте сообщение понятным и доступным для восприятия разными группами работников.

3. Делайте сообщения по возможности краткими и сжатыми, отказывайтесь от излишней информации, привлекайте внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно.

4. В разговоре с сотрудниками следуйте правилам активного слушания, демонстрируйте им сигналы вашего понимания и готовности к совместным действиям.