 |
Документооборот организации
|
|
|
|
Министерство образования Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ
Кафедра «Документоведения и документационного обеспечения управления»
РЕФЕРАТ
на тему
«Роль секретаря в организации работы фирмы с документами и информацией»
по учебной дисциплине
«Введение в документоведение»
Выполнила студентка
специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»
очной формы обучения
I курса
____________________ Иванова А.А.
Москва – 2012
Содержание
1. Введение
2. Роль секретаря в организации делопроизводстве фирмы
3. Документооборот организации
4. Организация документооборота
4.1 Регистрация документов
4.2 Прием, обработка и распределение поступающих документов
4.3 Организация обработки и передачи отправляемых документов
4.4 Организация документов в делопроизводстве
4.5 Формирование и оформление дел
5. Современные информационные технологии в организации ДОУ
6. Заключение
7. Список материалов
7.1 Литература
7.2 Сайты
Введение
Коренные социально-экономические изменения, которые произошли в обществе в последние годы, это - возникновение и становление различных форм бизнеса, внедрение в нашу жизнь новых информационных технологий, работа в непростых условиях конкурентной экономической и производственной среде привели к резкому увеличению роли секретаря в управлении предприятия, его функции заметно поменялись и стали «пронизывать» все сферы жизни предприятия. Секретарь – в буквальном смысле правая рука шефа, без которой он чувствует себя, в определенном смысле, беспомощным. Говорят, что хороший секретарь ценится на вес золота. Это утверждение верно, с одной только поправкой: хороший секретарь ценится на вес золота.
|
|
|
Секретарь имеет большое значение в организации делопроизводства фирмы, ему приходится каждый день работать с различными документами. При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность. Все это обуславливает актуальность данной работы.
Роль секретаря в организации делопроизводстве фирмы
Делопроизводство является составной частью управления. Работники сферы управления от 30% до 65% своего рабочего времени тратят на работу с документами. Поэтому необходимо с самого начала деятельности предприятия организовать делопроизводство так, чтобы это была не традиционная канцелярия, в которой бумага "дозревают", а современный офис, в основу функционирования которого положены следующие принципы:
· оперативность;
· современное техническое оснащение;
· целесообразность всех делопроизводственных операций;
На предприятии должен быть установлен единый порядок по составлению документов и работе с ними. Этот порядок может быть закреплен в инструкции по делопроизводству или доведен до сотрудников в виде специальных инструктажей практических занятий и т.д., образцы оформленных по стандарту документов с указанием имен файлов при этом на компьютерах работников должны быть установлены бланки различных документов предприятия с примерами их заполнения; порядок составления документов, который предусматривал бы, что на каждом ПК для работы над текущими документами выделяется заранее определенная папка.
|
|
|
Необходимо использовать возможности компьютерной сети предприятия и активнее избавляться там, где это возможно от традиционных документов, заменяя их электронными. Эффективность такой замены очевидна. Не нужно многократно копировать бумажные документы для исполнителей, достаточно переслать их на ПК электронный документ. Возрастает оперативность передачи и поиска необходимых документов, внутри предприятия экономится бумага. Над одним документом могут работать сразу несколько исполнителей на своих рабочих местах. Очень большую роль играет ПК. Из этого можно сделать вывод, что основной задачей и функцией секретаря является документационное и информационное обеспечение деятельности любого нами управления, учреждения или организации.
Должностные обязанности секретаря:
Соблюдает Конституцию РФ, федеральные конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты РФ, Устав, законы и иные нормативные правовые акты Нижегородской области и обеспечивает их исполнение.
Обеспечивает работу приемной министерства.
Осуществляет обеспечение деятельности директора министерства.
Осуществляет организацию встреч и приема директором министерства работников системы образования, представители иных организаций, граждан РФ, иностранных граждан, лиц без гражданства.
Осуществляет прием телеграмм, телефонограмм, факсимильных сообщений на имя директора министерства и его заместителей, их регистрацию и дальнейшее прохождение.
Осуществляет отправку телефонограмм, факсимильных сообщений по поручению директора министерства и его заместителей.
Осуществляет контроль за сроками исполнения входящей документации, ведет работу с документами, находящимися на контроле.
Ведет делопроизводство по вопросам, относящимся к его компетенции.
Разрабатывает или принимает участие в разработке документов правового характера и инструктивно-методических материалов по вопросам, относящимся к его компетенции.
|
|
|
Проводит прием граждан по личным вопросам.
Своевременно просматривает обращения граждан по курируемым вопросам.
Осуществляет иные полномочия, необходимые для выполнения функций министерства.
Документооборот организации
Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис.1). 
Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.
Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке.
По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив. Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними. Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера (рис. 2). 
В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.
|
|
|
Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.
Различают внешний и внутренний контуры документооборота (рис. 3). 
Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.
Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.
Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.
Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.
|
|
|
