Что такое письменная информация и что можно к ней отнести

ВИДЫ ИНФОРМАЦИИ И ТРЕБОВАНИЯ К НЕЙ

Под управленческой информацией понимают совокупность сведений о том, что происходит внутри организации и в ее окружении. Обладание такими сведениями помогает менеджеру ориентироваться в конкретных ситуациях и принимать оптимальные управленческие решения. Поэтому управленческая деятельность должна начинаться со сбора, накопления, переработки и осмысления информации. Управление как информацион­ный процесс состоит в обмене информацией между субъектом управле­ния, управляемым объектом и внешней средой.

Информационное обеспечение менеджмента — совокупность сведе­ний о состоянии и динамике объекта управления, необходимых для при­нятия и реализации управленческих решений.

Без информации невозможно определить точную цель менеджмента, оценить конкретную ситуацию, четко сформулировать проблему, принять рациональное управленческое решение и проконтролировать его свое­временное выполнение. Владение информацией означает обладание ре­альной властью — нехватка информации, как и наличие ненужной, может Дезорганизовать любую производственную деятельность. Без информа­ции невозможна совместная работа. Проведенные исследования выявили, что от 50 до 90% своего рабочего времени менеджер тратит на обмен ин­формацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, приема посетителей, различных переговоров и т.п. Такие затраты времени в большинстве случаев необходимые, поскольку информация в

 

Глава 4. Роль информации в менеджменте

настоящее время превратилась в важнейшее условие эффективной работы и перспективного развития любой организации.

Потребность в управленческой информации определяется содержа­нием решаемых задач, пониманием этих задач работниками, уровнем опыта и образования последних. Чем они выше, тем меньше работники нуждаются в дополнительной и более подробной разнообразной инфор­мации. Организационно-практическая деятельность менеджера и аппара­та управления в целом также во многом носит информационный харак­тер, так как включает получение своевременной и точной информации для принятия управленческих решений и передачу информации о приня­тых решениях. Обеспечение принятия управленческих решений полной, надежной и своевременной информацией — центральная и наиболее сложная проблема организации управления на промышленных предпри­ятиях. Таким образом, информацию можно рассматривать как средство достижения одной из главных целей деятельности предприятия — полу­чения прибыли.

На предприятиях существуют следующие виды первичной информа­ции:

• статистическая;

• оперативно-отчетная;

• планово-экономическая;

• бухгалтерская;

• финансовая;

• техническая;

• технологическая;

• правовая;

• конструкторская;

• ремонтная;

• справочная;

• по кадрам;

• по материально-техническому снабжению;

• по капитальному строительству;

• по новой технике;

• по нормированию и оплате труда.

По содержанию различают экономическую, организационную, соци­альную и научно-техническую информацию. Экономическая информация содержит сведения о хозяйственной деятельности предприятия. Органи-124

 

4.1. Виды информации и требования к ней

зационная информация отражает данные, необходимые для организации управления предприятием: правила внутреннего распорядка, начало и окончание рабочего дня, обеденные перерывы и т.п. Социальная инфор­мация образуется в процессе социологических исследований, а также в оперативной кадровой работе. Эта информация включает данные, содер­жащие социальную характеристику трудового коллектива предприятия. Научно-техническая информация — совокупность данных, необходимых для осуществления технического руководства предприятием. Она вклю­чает различные схемы, чертежи, технические характеристики оборудова­ния, планировки производственных и вспомогательных цехов, складских помещений и др.

По месту образования и направлению информационных потоков раз­личают входящую, исходящую, внешнюю и внутреннюю информацию. Входящая информация включает сведения, поступающие на предприятие (документы, сопровождающие привозимое сырье и материалы, приказы и инструкции вышестоящих организаций, новые нормативные материалы). Исходящая информация включает сведения, поступающие от предпри­ятия (различная реклама, заявки на поставку оборудования и сырья). Внешняя информация состоит из источников, характеризующих внеш­нюю среду (маркетинговые исследования, стоимость акций, расценки на услуги поставщиков). Внутренняя информация образуется на данном предприятии и используется исключительно на этом предприятии (кар­точки учета расхода материалов, наряды по оплате изготовленной про­дукции, различные технологические схемы).

По назначению информация может быть оперативной, которая служит для корректировки деятельности предприятия, и отчетной, предназначен­ной для анализа итогов его деятельности.

По возможности применения выделяют одноцелевую информацию, позволяющую решить только одну проблему, и многоцелевую, пригод­ную для нескольких различных.

По полноте охвата объекта различают частичную информацию, ко­торая может использоваться лишь вместе с другой, и комплексную, со­держащую всесторонние сведения, что позволяет принимать любые ре­шения.

По степени применения информация бывает универсальной (пригод­ной для решения любых проблем), функциональной — для решения род-

 

Глава 4. Роль информации в менеджменте

ственных проблем, индивидуализированной — содержит сведения только о данной проблеме.

По степени готовности для использования информация может быть первичной, исходной (совокупность несистематизированных данных, по­лученных непосредственно из их источника и содержащих много лишне­го и ненужного) и конечной, производной, дающей возможность прини­мать обоснованные управленческие решения.

По роли в управлении информация подразделяется на основную, необ­ходимую для разработки важных решений, и вспомогательную, само­стоятельного значения не имеющую.

По степени значимости информацию делят на важную и желатель­ную, без которой, в крайнем случае, можно обойтись.

По степени надежности различают достоверную и вероятностную информацию. Характер последней может быть обусловлен принципиаль­ной невозможностью получить от существующего источника точные све­дения.

По возможности закрепления и хранения выделяют нефиксирован­ную информацию, которая содержится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно забывается, и фиксированную на носителях, храня­щуюся практически бесконечно. В настоящее время существуют вещест­венные, магнитные и электронные носители.

По способам распространения информация бывает устной, письмен­ной и комбинированной.

По времени получения и периоду использования информация бывает оперативная, перспективная и прогнозная.

По степени конфиденциальности различают информацию для обще­го пользования, для служебного пользования, секретную, сверхсекрет­ную особой важности, подлежащую разглашению через установленный срок. Содержание каждой конкретной информации определяется по­требностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений.

К информации в менеджменте предъявляются следующие требова­ния:

• актуальность;

• ценность;

• полезность;

• краткость; 126

 

4.1. Виды информации и требования к ней

• четкость;

• однозначность формулировок;

• своевременность поступления;

• правильный отбор первичных сведений;

• непрерывность сбора и обработки сведений;

• точность и достоверность;

• оптимальность систематизации.

Каждое предприятие в процессе своей производственной деятельно­сти накапливает определенный объем знаний, опыта и разнообразной ин­формации, поступившей в его распоряжение в виде данных и преобразо­ванных в соответствии с его нуждами и требованиями. Этот накопленный объем информации называется информационным ресурсом предприятия. Собранные данные представляют собой набор конкретных значений ко­личественных и качественных параметров, характеризующих объект. Но пока эти данные не организованы соответствующим образом и не исполь­зованы для какой-либо цели, они не являются информацией.

Данные становятся информацией, когда осознается их смысловое значение. С точки зрения принятия управленческого решения можно ска­зать, что информацией являются данные, оказывающие влияние на пре­одоление неопределенности выбора решения или в связи с осуществлени­ем тех или иных действий.

Собранные данные и способы, используемые для их сбора, различа­ются в зависимости от конкретных целей на соответствующих предпри­ятиях.

Основным носителем информации является документ — материаль­ный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформ­ленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с дейст­вующим законодательством правовое значение. Поток документов, последовательно проходящих на предприятии с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом. Все виды работ по написанию, обработке и оформлению документов ох­ватывает специальный раздел управления, называемый делопроизводст­вом.

Поступающую документацию на предприятиях регистрируют в спе­циальных журналах или на карточках. Наиболее важные документы представляют для ознакомления руководителю предприятия или его за­местителям, которым делегированы полномочия, необходимые для при-

 

Глава 4. Роль информации в менеджменте

нятия решений по соответствующим вопросам. Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. Ответст­венным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым. Документ с резолюцией руководителя направляют для исполне­ния в соответствующее подразделение предприятия для подготовки отве­та или разработки какого-либо внутреннего документа. Для особо важ­ных документов по указанию руководителя вводится особый учет и контроль. Такой контроль осуществляется секретарем и фиксируется в специальном журнале. Оборот исходящей информации осуществляется на предприятиях по следующей процедуре. Составляют проект докумен­та, который последовательно согласовывают, визируют, подписывают, регистрируют и отправляют. При этом необходимо проверить отправляе­мый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, дата, номер), наличия указанных в документе приложений, соответствующих виз, под­писи руководителя, печати. На остающихся на предприятии копиях от­правляемых документов должны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность подписи. Подписанные и соответствующим образом оформ­ленные исходящие документы передают секретарю для отправки по поч­те (или с курьером), а копии документов хранятся в специальных делах в секретариате или в подразделениях, готовивших данный документ.

Процесс менеджмента можно рассматривать как процесс восприятия, преобразования и передачи информации. На основе полученной инфор­мации управляющая система вырабатывает команды управления, которые доводятся до исполнителей в форме планов, нормативов, заданий, распо­ряжений. Процессы принятия управленческих решений также питаются информацией, и степень их обоснованности зависит от ее своевременно­сти, полноты и достоверности.

Менеджер, как и любой работник аппарата управления, получив оп­ределенные данные, должен понять их содержание, оценить возмож­ность их использования для решения соответствующих задач. Уяснение содержания полученных сведений требует привлечения запаса знаний работника, зависящих от уровня его квалификации, специальности, спо­собностей, опыта работы. Запас таких знаний представлен понятиями, суждениями, связями между ними, размещенными в памяти конкретного работника, который воспринимает ту или иную информацию. Существу-128

 

4.1. Виды информации и требования к ней

_ет специальный термин для обозначения такого запаса знаний — «со­кровище».

Чтобы содержание какого-либо сообщения было понятно, оно долж­но иметь общие точки с «сокровищем» получателя, т.е. если в сообще­нии имеется какой-то термин, то в памяти получателя информации должно быть соответствующее понятие, которое составляет его смысло­вое значение.

То, что непонятно для получателя, не является информацией, пред­ставляет собой семантический шум. Очевидно, что квалифицированный работник может извлечь из любого сообщения значительно больше ин­формации, чем его коллега с меньшим запасом знаний.

Чтобы выяснить ценность определенного сообщения для конкретного получателя информации, надо иметь в виду еще один аспект сообщения — прагматику. Передающий соответствующую информацию должен учитывать, что получатель данного сообщения решает определенные за­дачи и оценивает это сообщение в плане влияния на результаты решения. При этом полезную информацию ему доставляет лишь та часть сообще­ния, которая способствует обоснованию принимаемых управленческих решений. Остальные данные — прагматический шум.

Таким образом, под информацией в менеджменте следует понимать новые знания и сведения, понятные и оцененные получателем как полез­ные для принятия управленческого решения. С целью получения полез­ной информации имеющиеся потоки данных должны пройти соответст­вующий трехслойный фильтр:

• физический канал связи с заданной пропускной способностью;

• «сокровищный» фильтр, в котором достигается понимание;

• прагматический фильтр, где оценивается полезность данных. Каждый такой слой сохраняет определенную часть данных, исключая

шумы. Пропускная способность органа управления тем ниже, чем больше возникает физического, «сокровищного» и прагматического шумов, или чем ниже уровень и надежность его технического оснащения, чем ниже квалификация управленческого персонала.

Из практики работы многих предприятий хорошо известно, что чем больше поступает в орган управления данных, не имеющих отношения к выполняемой работе, тем труднее своевременно принять эффективное Управленческое решение.

^э Менеджмент ^^у

 

Глава 4. Роль информации в менеджменте

Вопросы для проверки

1. Что понимается под управленческой информацией?

2. Что такое информационное обеспечение менеджмента?

3. В чем заключается информационный характер деятельности мене­джера?

4. Какие виды первичной информации имеются на предприятии?

5. Какие виды информации существуют согласно принятой классифи­кации?

6. Какие требования предъявляются к информации?

7. Что представляет собой информационный ресурс предприятия?

8. Что такое документ, документооборот и делопроизводство?

9. Что представляет собой информационное сокровище?

10. Что понимается под семантическим шумом?

11. Что понимается под прагматическим шумом?

12. Что представляет собой трехслойный фильтр, через который про­ходит информация?

4.2. ИСТОЧНИКИ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Эффективный процесс управления предприятием невозможен без об­ладания широкой информацией о предприятии в целом, внешнем окру­жении и многих других факторах, непосредственно влияющих на приня­тие управленческих решений.

Сначала подобная информация представляет собой массив несистема­тизированных сведений, которые могут быть документальными (анкеты, отчеты, наряды, справки, протоколы, опросные листы), или устными (доклады, выступления, интервью, беседы, лекции, опросы работников, ответы на вопросы). Лишь в результате обработки, соответствующей группировки и тщательного анализа эти сведения превращаются в ин­формацию, которую уже возможно использовать в процессе управления. Управленческая информация имеет как внутренние, так и внешние ис­точники.

К внутренним источникам относятся бухгалтерская и статистическая отчетность, различные текущие наблюдения, специальные обследования, 130

 

4.2. Источники управленческой информации

как плановые, так и проводимые в соответствии с особыми решениями руководства.

Внешние источники получения информации более многочисленны и разнообразны. Прежде всего здесь нужно выделить менеджеров предпри­ятий а также специалистов различных подразделений — маркетологов, сбытовиков, снабженцев, представителей информационных служб, уча­стников различных деловых встреч, совещаний, переговоров, выставок, ярмарок. В рамках служебных контактов, встреч, бесед, дискуссий и т.п. эти люди имеют возможность осуществлять как общий, так и целена­правленный сбор сведений, интересующих конкретное предприятие, ко­торое они представляют, объектах и процессах, ценах на соответствую­щую продукцию, перспективы покупательского спроса и др.

Другим источником данных служат лица, не имеющие прямого от­ношения к данному предприятию. Это могут быть поставщики сырья и материалов, партнеры и посредники, покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений, бывшие работники конкурирующих организаций, представители различных предпринима­тельских объединений.

Некоторые из таких людей, например посредники, сами с готовно­стью делятся информацией, так как успех их партнера — это в то же вре­мя и их успех. У других, в частности работников конкурирующих органи­заций, подобную и достаточно ценную информацию приходится покупать. Еще один важный источник деловой информации — публика­ции в книгах, каталогах, журналах, справочниках, рекламных проспектах, бюллетенях, газетах (особенно местных и многотиражных, издаваемых на предприятиях). Как бы тщательно ни скрывались ценные сведения в этих источниках информации, за всем проследить бывает крайне сложно, и многие данные, которые организации хотели бы по тем или иным причи­нам утаить, рано или поздно становятся известны тем работникам, кото­рые ими интересуются. В настоящее время довольно много материалов публикуется в открытой печати в соответствии с требованиями законода­тельства.

Это касается, например, бухгалтерских балансов, отчетов о проведе­нии годичных собраний в крупнейших акционерных обществах и т.п.

Естественно, детальной информации в этих материалах не содержит­ся, но даже сведений общего характера иногда достаточно, чтобы под­твердить или опровергнуть уже имеющуюся информацию по тому или

 

Глава 4. Роль информации в менеджменте

иному конкретному вопросу. Сегодня ситуация в деловой сфере, особен­но в российских условиях, меняется столь стремительно, что в ряде слу­чаев общих наблюдений и простого накопления сведений может быть и недостаточно для каких-то определенных выводов и умозаключений.

В связи с этим возникает необходимость в целенаправленном систе­матическом сборе информации о научно-техническом, производствен­ном, экономическом и ином потенциале конкурентов, а также о личных особенностях, склонностях и даже пороках их руководства. Такая дея­тельность, получившая название промышленной разведки, позволяет предугадать их будущую политику и соответствующим образом приспо­собиться к ней. Процесс промышленной разведки включает следующие этапы: определение потребности в конфиденциальных сведениях; органи­зация необходимых условий для их получения; целенаправленный сбор, анализ и обработка полученных данных; выделение необходимой инфор­мации, ее обобщение; передача заинтересованным лицам.

При сборе информации следует учитывать, что в настоящее время ис­точники информации настолько многочисленны, а сама она так разно-планова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной.

Поэтому данные желательно проверять и перепроверять при помощи различных источников, для чего в крупных организациях создаются спе­циальные подразделения. Они занимаются планированием потребности в информации, ее сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, созданием базы стратегических данных. Такая база состоит обычно из трех разделов.

В первом разделе характеризуются производственный, технологиче­ский, научный, трудовой потенциал организации, проводимая научно-техническая политика, имидж, взаимоотношения в коллективе, предпоч­тения руководства.

Во втором разделе дается описание внешнего окружения, которое может быть фоновым и деловым. Фоновое окружение формируется неза­висимо от организации, и влиять на него целенаправленно она не может, но знать его с целью успешного приспособления к нему необходимо. Важнейшие элементы фонового окружения — партнеры и конкуренты. О последних, например, собираются сведения, характеризующие степень их активности, склонности к риску, преимуществах и возможных стратеги­ях. Помимо этого собирается информация о качестве и потребительских свойствах товара, реальных и потенциальных потребителях, тенденциях 132

 

4.2. Источники управленческой информации

его изготовления, о направлениях государственного регулирования. Она позволяет определить будущие направления развития предприятия, осу­ществить выбор продукции и рынка.

В третьем разделе раскрываются основные препятствия и возможные помехи в деятельности предприятия, которые также могут быть внутрен­ними и внешними. К внутренним помехам относятся недостаток опыта и знаний персонала, слабое управление, систематические служебные кон­фликты. Внешние помехи: негативное воздействие окружения, неудовле­творительная репутация, слабые рыночные позиции, несоответствие дос­тигнутых результатов производственной деятельности общественным потребностям. Помимо перечисленного источниками управленческой ин­формации могут быть вышестоящее руководство, подчиненные им менед­жеры и органы управления, средства массовой информации, периодическая печать, техническая документация, информационные системы, фотосним­ки, микрофильмы, образцы техники, показания приборов и др.

Значительную часть своего времени менеджеры уделяют работе с та­кими источниками информации, как бухгалтерские отчеты, акты о реви­зиях и проверках, итоги аудита, различные финансовые документы, све­дения о движении кадров, объему выпуска и сбыта продукции и т.п.

Существенное значение в производственной деятельности менеджера имеет проблема восприятия информации. Под восприятием информации понимается активная полусознательная деятельность человека по приему и переработке значимых для него сведений об окружающих людях и событи­ях. Особо следует остановиться на проблемах, связанных с восприятием устной информации. Для получения оперативной информации менеджеры часто применяют практику различных устных бесед и выступлений. Вос­приятие устной информации носит двусторонний характер. Человек вос­принимает не всю поступающую к нему информацию. Это зависит от при­чин субъективного характера:

• личности работника, передающего информацию;

• личности работника, воспринимающего информацию;

• физических возможностей органов чувств обоих;

• склада и черт характеров;

• способностей улавливать в потоке устной информации «тонкости»;

• умения правильно определять значение невербальной информации;

• концентрации внимания на обсуждаемом вопросе;

• степени доверия участников обмена информацией друг к другу.

 

Глава 4. Роль информации в менеджменте

Слушая человека, следует внимательно наблюдать за его поведением — жестами, мимикой, позой, взглядом, его одеждой, манерами и другими формами внешнего выражения индивидуальности.

В процессе восприятия устной и любой другой информации имеет определенное значение внешнее окружение и ситуация. Существенное значение имеет место, где встречаются обменивающиеся информацией, характер самой информации, кто инициатор встречи или от чьего имени осуществляется встреча по обмену информацией, присутствие других людей, шум, музыка и многое другое, что может отвлекать внимание пе­редающего и принимающего информацию. Восприятие информации за­висит и от времени, отведенного или имеющегося в распоряжении участ­ников обмена информацией. На восприятие влияет глубина понимания ситуации.

Так, много знающий и хорошо разбирающийся в ней человек обычно спокойнее относится к информации, окружающим и происходящим со­бытиям. Он не склонен драматизировать такие события или, наоборот, их превозносить и в целом более трезво оценивает, чем тот человек, круго­зор которого ограничен. Восприятие во многом зависит от характеристи­ки субъекта или явления, о которых поступает информация. Особенно важно учитывать это обстоятельство, когда речь идет о людях. Здесь при­нимаются во внимание их личностные, анкетные и социальные характе­ристики.

На правильность восприятия информации во многом влияют стерео­типы, т.е. стандартные упрощенные представления о сложных явлениях и объектах окружающей действительности. Стереотипы дают основанное на чужом мнении представление о том, с чем человеку еще сталкиваться не приходилось, и этим значительно облегчают ориентацию в ситуации. В то же время стереотипы неточно отражают, а зачастую искажают ре­альность, укрепляют консерватизм в сознании и мышлении.

Примером стереотипов является мнение о всех пожилых людях, как о консерваторах, слабых здоровьем, о безразличном отношении всех ме­неджеров к подчиненным.

Восприятие человеком информации складывается из двух взаимосвя­занных процессов — отбора и систематизации полученных сведений.

В процессе отбора информации происходит «отсеивание» не тре­бующей внимания и ненужной информации. При этом важным является опыт человека, знание тех проблем, по которым поступила информация, 134

 

4.2. Источники управленческой информации

его психологическое состояние, настроение, здоровье, отношение к про­исходящему и др. По этим причинам может иметь место и потеря части _нф₀рмации. В процессе систематизации информации человек «обраба­тывает» воспринятое. Это быстротекущая, многогранная и сложная рабо­та его головного мозга. Человек логически обрабатывает информацию, используя при этом свои чувства, убеждения, предпочтения, эмоции (по­ложительные и отрицательные).

В практической работе менеджеры при приеме различной информа­ции часто сталкиваются с такими явлениями, как всевозможные слухи и дезинформация. Слухи возникают и распространяются весьма быстро вследствие недостатка или несвоевременности получения официальной информации. Таким образом, люди стремятся объяснить себе и окру­жающим сложившуюся ситуацию, высказывают догадки и выдвигают версии.

Затем эти версии, как снежный ком, обрастают несуществующими подробностями, сообщаются «по секрету» от одного человека к другому, а иногда возбуждают целые коллективы, сеют беспорядки и недовольст­во. Чтобы пресечь слухи, менеджеры должны выступать с соответствую­щими разъяснениями, информировать работников о действительном по­ложении дел, опровергать досужие вымыслы.

Дезинформация возникает, как правило, сознательно и целенаправ­ленно. Ею пользуются в конкурентной борьбе, чтобы скрыть настоящее положение дел на предприятии, для приукрашивания непопулярных мер и введения в заблуждение общественности. Дезинформация может побу­дить менеджеров к действиям, выгодным предприятию-конкуренту, и на­нести экономический и моральный урон. Поэтому получив информацию из источников, не вызывающих доверия, важно ее проверять. Бороться с дезинформацией можно только с помощью разъяснительной работы и устранения источника, порождающего ее. Следует учитывать, что работ­ники, довольные своей работой и положением дел на предприятии, не поддаются слухам и дезинформации.

Информационные базы данных включают весь комплекс статистиче­ских показателей, характеризующих хозяйственную деятельность пред­приятия в целом и его производственных и вспомогательных подразделе­нии, а также фактологический материал относительно всех факторов, оказывающих влияние на состояние и тенденции развития этого предпри­ятия. Набор статистических показателей для базы данных тщательно раз-

 

Глава 4. Роль информации в менеджменте

рабатывается и уточняется. Он должен охватывать показатели, необхо­димые для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования предприятия.

Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, осуществляется обоснованная увязка данных, их взаимная согласованность, возможность проведения сравне­ний и сопоставлений оценок, хранимых в банке данных.

Это имеет существенное значение при объединении всех первичных данных в укрупненные группы (файлы) со своими реквизитами.

Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематиче­ской основе с учетом требований управляющих — основных пользовате­лей базами данных. Во многих предприятиях созданы базы данных, в ко­торых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство ЭВМ, что позволяет следить за укомплектован­ностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и уволь­нением работников, повышением их квалификации.

Пользование банками данных, введенными в ЭВМ, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной инфор­мации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного мето­да исследований для решения современных научных и технических про­блем. Создание пакетов прикладных программ, разработка стандартных программных средств фирмами, выпускающими персональные ЭВМ, по­лучили в современных условиях существенное развитие.

Вопросы для проверки

1. Каковы внутренние источники информации?

2. Перечислите основные внешние источники информации.

3. Что представляет собой промышленная разведка?

4. Какова цель проверки достоверности источников информации?

5. Из каких разделов состоит база стратегических данных по инфор­мации?

6. Перечислите основные источники управленческой информации на предприятиях.

7. Что понимается под восприятием информации? 136

 

4.3. Технология информационной деятельности

8. От каких факторов зависит восприятие информации?

9. Как происходит отбор информации?

10. Как происходит систематизация информации?

11. Что представляют собой слухи и дезинформация и как с ними бо­роться?

12. Что включает информационная база данных предприятия?

4.3. ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Особое значение для четкой работы системы менеджмента на пред­приятиях приобретает обеспечение достоверности и оперативности полу­чаемой информации.В частности, информация играет важную роль в пре­доставлении сведений для принятия оперативных управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение из­держек производства и повышение его эффективности.

Движение любой информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов.

На первом этапе происходит отбор передаваемых сведений, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплош­ным, предписанным руководством или проводимым по собственной ини­циативе, произвольным или основывающимся на определенных правилах.

На втором этапе отобранная информация кодируется, т.е. облекается в ту форму, в которой она будет доступна и понятна получателю (пись­менную, звуковую, графическую, табличную и др.). В соответствии с этим подбирается рациональный способ ее передачи: устный, письмен­ный, с помощью различного рода сигналов или условных знаков.

На третьем этапе осуществляется передача информации. В случаях передачи крайне важной информации целесообразно производить это од­новременно несколькими способами. Например, сначала можно позво­нить по телефону, а затем послать подробное письмо. Помимо этого такая информация может передаваться с периодическими повторами.

На четвертом этапе получатель принимает, расшифровывает и ос­мысливает информацию. Отправитель данной информации обычно ждет, чтобы получатель каким-то образом на нее отреагировал и донес до него

 

Глава 4. Роль информации в менеджменте

эту свою реакцию, иными словами, установил бы обратную связь, под которой понимается сигнал, подтверждающий факт получения сообще­ния и степень понимания или непонимания его смысла, а также принятия или отклонения присланного сообщения. Такой сигнал должен соответст­вовать ситуации, быть понятен партнеру и отправлен без промедления. В непосредственном обращении это может быть, например, знак одобрения или какой-либо уточняющий вопрос.

Устойчивая обратная связь позволяет значительно повысить надеж­ность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее возможных потерь, а также различных помех, искажающих ее смысл. Такие искаже­ния и потери возникают в результате фильтрации информации, пропуска или неполного восприятия сигналов, а также отключения ее от источника.

Следует знать основные причины подобных искажений и потерь ин­формации. Среди таких причин можно выделить:

• ненужность поступающих сведении;

• излишнее количество поступающих сведений;

• несоответствие сведений реальным потребностям;

• избыток негативных моментов в переданных сведениях;

• монотонность подачи сведений;

• психологические особенности восприятия информации людьми.

В некоторых случаях помехами при обмене информацией могут быть и «технические неполадки». Например, неодинаковое понимание симво­лов, с помощью которых данная информация передается. Это бывает вы­звано различиями в образовании, квалификации, национальными особен­ностями, слабым знанием языка и др. Помимо этого к возникающим помехам при обмене информацией относятся чисто физические или пси­хологические факторы:

• усталость;

• рассеянность;

• слабая память;

• импульсивность;

• нетерпеливость, не позволяющая сосредоточиться;

• излишняя эмоциональность.

Все это не дает возможности одному из участников обмена информа­цией в полном объеме донести ее до другого, а тому — соответственно ее усвоить, что в конечном итоге может негативно отражаться на качестве управленческих решений. 138

 

4.3. Технология информационной деятельности

Менеджеры предприятий должны знать и учитывать в практической деятельности основные факторы, способствующие получению

⇐ Предыдущая22232425262728293031Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: