 |
Виды информационно-справочных документов и правила их оформления.
|
|
|
|
Информационно-справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
Виды:
- Акт - это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты, события или действия. Акт может оформляться на общем бланке или на специальном бланке акта (например, для актов о несчастном случае на производстве существует утвержденная форма бланка). На оформление актов распространяются требования государственного стандарта «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов).
- Справка - документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера. Текст справки состоит из одной-двух частей. В первой части, как правило, излагается предыстория вопроса – факты, события, документы, послужившие основанием или поводом для составления справки, во второй части приводятся конкретные сведения, отражающие суть сложившейся ситуации. Справка может состоять только из одной (второй) части. Тексты аналитических справок, как правило, состоят из трех частей: основание составления справки, анализ ситуации или вопроса, выводы и предложения.
|
|
|
- Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Реквизитами докладной записки являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер (если в организации ведется регистрация внутренних документов), адресат, заголовок к тексту (если текст документа имеет более 4–5 строк), текст, подпись, визы. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализируется сложившаяся ситуация, даются возможные варианты ее решения, в третьей делаются выводы и перечисляются конкретные действия, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
- Служебная записка - это документ, содержащий изложение какого-либо вопроса по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Например: "Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ". Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. В письмах используют следующие формы изложения:- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным")
|
|
|
- Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Объяснительные записки в целом оформляются так же, как и докладные записки. Текст объяснительной записки во втором значении, как правило, состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия. Объяснительная записка подписывается составителем.
- Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности.
- Протокол заседания - это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
- Электронное сообщение — это документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).
Организационные формы делопроизводства и их краткая характеристика.
Факторы, определяющие организацию службы ДОУ:
- масштаб организации т.е. количество структурных подразделений, их размещение, общая численность л/с, число уровней принятия решений, нормы управляемости);
- принятая система ДОУ;
- объем интенсивность документооборота;
- функции ДОУ и объем работ по каждой из них;
- уровень компьютеризации и автоматизации документационных процессов.
Задачи службы документационного обеспечения:
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;
- организация контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив;
- рационализация документооборота и унификация форм документов;
|
|
|
- нормативно-методическое обеспечение ДОУ;
- внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.
Функции службы документационного обеспечения:
Технологического характера, Организационного характера, Контрольного характера, Методического характера
Наименование и структура служб ДОУ:
1) устанавливается в соответствии с принадлежностью к определенной группе организаций; 2) определяется ее целями, задачами и функциями
Наименования служб:
- управление делами;
- отдел ДОУ;
- административно-хозяйственный отдел
- канцелярия;
- секретарь (должностное лицо)
Должностные лица служб:
- Руководители
(управления делами, канцелярии, отдела);
- Специалисты
(архивист, методист, инспектор);
- Технические исполнители (экспедиторы, делопроизводители, машинистки)
|
|
|
