 |
Форма заказа на выдачу дел
|
|
|
|
Учет документооборота
Вид документа
| Внутренняя | Входящая | Исходящая | Месяц | |
| Регистрир. | Не регистр | |||
| январь февраль март апрель май июнь июль август сентябрь октябрь ноябрь декабрь Всего за год |
Титульный лист к журналу учета документации
Вышестоящая организация
Организационно-правовая форма организации
«Название организации»
окпо 33189662 огрн 1234567890123 инн/кпп 1234567890 / 123456789
Наименование структурного подразделения
К Н И Г А У Ч Е Т А
входящей (исходящей) документации
20 _________ г.
Начало _______________ г.
Окончание ____________ г.
Журнал регистрации входящей, исходящей документации
Регистрация входящей документации
| Дата поступления, вход. номер документа | Корреспондент, дата, индекс документа | Краткое содержание | Кому адресовано | Ответ. за исполнение документа | Отметка об исполнении |
Регистрация исходящей документации
| Регистрац. номер, дата | Корреспондент | Краткое содержание | Кто подписал | Ответ. за исполнение документа |
Журнал исполнительской дисциплины
| № | Вид документа | Дата | Заголовок | Сроки исполнения | Ответственное лицо за исполнение поручения | Информация об исполнении | Причина неисполнения |
|
|
|
Перечень документов, не подлежащих регистрации в канцелярии[1]
ООО «Шифр»
| № п/п | Вид документов | Место регистрации | Примечание |
| Переписка с абитуриентами по приему в ВУЗ | Приемная комиссия | - | |
| Извещения, сообщения о встречах, переговорах | Ректорат | - | |
| Пригласительные билеты, письма открытки, поздравительные | - | При необходимости учитываются в подразделениях | |
| Письма по вопросам приема на работу | Отдел кадров | - | |
| Извещения на получение заказной почты | Бухгалтерия | - | |
| Печатные издания каталоги, журналы и т. п. | Библиотека | При необходимости учит. в библиотеке | |
| Программы совещаний, конференций | Ректорат | - | |
| Письма с пометкой “лично” | - | При необходимости после вскрытия адресатом регистрируются | |
| Бухгалтерские и финансовые | Бухгалтерия | - | |
| Рекламные письма | - | - | |
| Плановые документы, документы по ценообразованию | Планово - экономический отдел | - | |
| Научные отчеты по темам | В подразд. | - | |
| Договоры | Догов. группа | - |
Наименование организации
Фонд№______________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ №___________ Наименование должности
дел постоянного хранения руководителя организации
за________________год Подпись Расшифровка
подписи
Дата
| Название раздела (структурного подразделения организации) | |||||
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Примечание |
В данный раздел описи внесено___________________________________________________________ед.хр.,
(цифрами и прописью)
|
|
|
с №_______________________________по №________________________________________________, в том числе:
литерные номера:________________________________________________________________________
пропущенные номера:____________________________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
(лицо ответственного за архив)
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от______________№________ от______________№________
Наименование организации
Фонд№______________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ №___________ Наименование должности
дел временного (свыше 10 лет) хранения руководителя организации
за________________год Подпись Расшифровка
подписи
Дата
| Название раздела (структурного подразделения организации) | ||||||
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Срок хранения | Кол-во листов | Примечание |
В данный раздел описи внесено___________________________________________________________ед.хр.,
(цифрами и прописью)
с №_______________________________по №________________________________________________, в том числе:
литерные номера:________________________________________________________________________
пропущенные номера:____________________________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
(лицо ответственного за архив)
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от______________№________
Наименование организации
| АКТ _____________№____________ ___________________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению | УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата |
На основании _______________________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
_________________________________________________________________________________________________________________________отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы архивного фонда №_______________________________________________________________________
|
|
|
(название фонда)
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дела | Крайние даты | Номера описей | Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи | Кол-во ед.хр. | Сроки хранения и номера статей по перечню | Примечание |
Итого ______________________________________ ед. хр. за _________________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за __________________________годы утверждены, по личному составу
согласованы с ЭПК_________________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протоколы от___________________№___________________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от______________№________
Документы в количестве_____________________________________________________________________ед.хр.,
(цифрами и подписью)
весом______________кг сданы в___________________________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемно-сдаточной накладной от__________________№_____________
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива, внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210*297 мм)
Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
_____________№___________ руководителя организации
_________________________
(место составления) Подпись Расшифровка
подписи
На_____________год Дата
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во ед.хр. | Срок хранения и № статей по перечню | Примечание |
| Название раздела | ||||
Наименование должности руководителя
службы ДОУ организации Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
|
|
|
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учреждения
от______________№________ от______________№________
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _______________году в организации
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО: |
Наименование должности руководителя
службы ДОУ организации Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности, передавшего
сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ЛИСТ ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №________
В деле подшито и пронумеровано_______________________________________________листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов_____________________________________________________________;
пропущенные номера листов_________________________________________________________
+листов внутренней описи___________________________________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. №____________________
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документов | Номера листов ед.хр. | Примечание |
Итого_______________________________________________________________________документов,
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи_____________________________________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Код гос.архива__________
Код организации________
| Ф.№_________ | ||
| Оп.№________ | ||
| Д.№_________ |
____________________________________________________________________________
(Наименование архивного учреждения)
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(Наименование организации и структурного подразделения)
ДЕЛО №____ТОМ№______
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________(заголовок дела)
__________________________________________________________________________________________
(крайние даты)
На____________листах
Хранить________________
| Ф.№_________ |
| Оп.№________ |
| Д.№_________ |
Наименование организации
|
|
|
Название архива
ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ) РАЗРЕШАЮ выдачу дел
Руководитель архива
_______________№____________ (зав.читальным залом)
_____________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
на выдачу документов Дата
__________________________________________________________________________________________
(фамилия и инициалы исследователя; работника структурного подразделения)
__________________________________________________________________________________________
(темы исследования)
| Фонд № | Опись № | Ед.хр. № | Заголовок ед.хр. | Расписка пользователя в получении | Расписка сотрудника читального зала в приеме |
Формат А5 (148*210 мм)
Форма заказа на выдачу дел
(лицевая сторона)
Подписи исследователя
Формат А5 (148*210 мм)
|
|
|
