Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!

Как определить количество полученных в результате слияния документов, не выполняя само слияние?

ВЫПОЛНЕНИЕ

(или ответы на контрольные вопросы)

Какие документы необходимы для процесса слияния?

Шаблон(основной документ) и некоторая база данных(источник данных).

Как подготовить источник данных для слияния?

Требуется создать нужное количество экземпляров документа, вставив в каждый экземпляр данные из базы данных. Таким источником данных может служить таблица текстового документа MS Word, электронная таблица MS Excel или таблица или запрос базы данных MS Access.

Процесс слияния состоит из нескольких общих действий.

1. Настройка основного документа. Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.

2. Подключение документа к источнику данных. Источником данных является файл, содержащий таблицу, с шапкой, поля которой совпадают с тем, что необходимо вставить в содержание посылаемых сообщений, например, фамилии и адреса получателей письма.

3. Уточнение списка получателей или элементов. Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных. Если файл данных – это список рассылки, то элементами, вероятно, являются получатели этой рассылки. Если нужно создать копии только для определенных элементов файла данных, элементы (записи), которые требуется включить в список, можно выбрать.

В какой момент можно расставить поля слияния?

После уточнения списка получателей или элементов(пункт2.3).

Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния). При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.

Предварительный просмотр и завершение слияния. Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть.

Для слияния с почтой используются команды вкладки Рассылки.

Примечание! Слияние можно также выполнить с помощью области задач Слияние, которая позволяет шаг за шагом осуществить весь процесс. Чтобы воспользоваться областью задач, в группе Начать слияние на вкладке Рассылки выберите пункт Начать слияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния.

Как выполняются фильтрация и сортировка?

- Отобразите Мастер слияния в области задач.

- Перейдите к этапу 3 Выбор получателей или к этапу 5 Просмотр писем.

- Щелкните кнопку Изменить список. В открывшемся окне диалога Получатели слияния отображаются все записи источника слияния.

- Провести сортировку можно одним из двух способов:

ü щелкните соответствующий заголовок столбца;

ü щелкните кнопку Изменить, а в окне формы для работы с записями - Фильтр и выберите вкладку Сортировка, выберите хотя бы одно поле данных, а затем задайте порядок сортировки (по возрастанию).