1.2 Особенности системы документооборота в государственных организациях

В последние годы в государственных учреждениях активно развивается электронный документооборот и, прежде всего, системы документооборота в государственных и муниципальных учреждениях должны соответствовать стандартам и нормам, устанавливаемым на федеральном уровне для данных структур.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

В статье «Система электронного документооборота» информационного блога российской ИТ компании «Хоулмонт» приводятся вариации общепринятой аббревиатурой системы электронного документооборота (СЭД). Помимо нее используются и другие системы:

- система автоматизации документооборота – САДО;

- система электронного документооборота – СЭДО;

- система автоматизации делопроизводства – САД.

В соответствии с указанной статьей, СЭД – это организационная техническая система, которая обеспечивает процесс создания, управления доступом и распространения электронной документации в компьютерных сетях. Этой системой обеспечивается эффективный контроль над документационными потоками в компании [24].

Первоначально такие системы рассматривались в качестве средства автоматизации задач классического делопроизводства. Однако с течением времени ими стал охватываться гораздо больший круг задач.

В настоящее время разработчики СЭД ориентируют разрабатываемые продукты на работу с распорядительными, организационными документами и корреспонденцией, а также с разной внутренней документацией. К их числу относятся кадровые, проектные, нормативные и справочные документы.

СЭД нередко используются в целях решения прикладных задач, важнейшей составляющей в которых является работа с электронной документацией (например, организация и обеспечение проектного документооборота; полная автоматизация функционирования сервисной службы; обработка обращений клиентов; управление взаимодействием с клиентами и т. д. ).

По своей сути, СЭДом является любая информационная система, которая обеспечивает работу с электронной документацией.

Основные потребители технологий электронного документооборота – организации разной специализации и масштаба.

По оценке экспертов интернет-издания о высоких технологиях «Cnews»: государственный сектор является одним из основных потребителей СЭД. Около 30 процентов проектов, связанных с внедрением в практику технологий электронного документооборота, приходится на органы и учреждения государства [25].

Немаловажно то, что именно высокий интерес государства выступает в качестве основы стабильности и устойчивости рынка СЭД, который даже в кризисных условиях продолжал активно развиваться.

Российская IT-компания «Хоулмонт» опубликовала в сети Интернет статью под названием «СЭД в госсекторе», в которой электронный документооборот был обозначен как основная составляющая концепции «электронного правительства». В статье отмечалось, что реализация данной концепции способствует снижению коррумпированности, устранению бюрократических барьеров при взаимодействии бизнеса, государства и населения [24].

Главной особенностью реализации проектов в крупных институтах государства и органах власти состоит в повышенных требованиях к информационной безопасности. Следует отметить, что речь в данном случае идет о разработке и построении защищенных СЭД на базе тиражируемых программных продуктов.

Согласно статье «СЭД: Введение» онлайн-проекта «ДоксВижн», в период с 2009 по 2010 годы в нашей стране началась реализация сразу нескольких глобальных инициатив государства. Эти инициативы связаны с организацией и введением в практику официального электронного взаимодействия между государством, частным сектором и населением. Цель инициатив – повышение уровня проникновения ИТ-технологий в разные стороны жизни общества и государства. К их числу относятся:

- разработка и утверждение списка государственных услуг, которые могут предоставляться гражданам посредством сети Интернет;

- разработка и утверждение положений, касающихся системы межведомственного документооборота, ставших первыми важными шагами на пути реализации государственной концепции «электронное правительство» [26].

Стандарты в области систем электронного документооборота.

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется.

Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы (табл. 1. 8).

Таблица 1. 8 – Нормативно-правовые акты, регулирующие работы по внедрению СЭД

№	Нормативно-правовые акты
	ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
	Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. От 08. 11. 2007);
	ГОСТ Р 6. 30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
	Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
	Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

 

При реализации проектов по внедрению системы электронного документооборота, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами.

Сегодня существует ряд оптимальных систем электронного документооборота (табл. 1. 9).

Таблица 1. 9 – Оптимальные системы электронного документооборота

№	Системы электронного документооборота
	системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы);
	системы с развитыми системами workflow;
	системы, ориентированные на поддержку управления организацией;
	системы, ориентированные на поддержку совместной работы;
	системы с развитыми дополнительными сервисами.

 

Основные свойства систем электронного документооборота (табл. 1. 10).

Таблица 1. 10 – Свойства систем электронного документооборота

№	Свойства	Особенности свойства
	Открытость	Построение всех систем осуществляется в соответствии с модульным принципом, а их интерфейсы API продолжают оставаться открытыми. Благодаря этому в случае необходимости к системам могут быть добавлены новые функции либо расширены имеющиеся.
	Высокая степень интеграции с прикладным ПО	Важнейшая специфическая особенность систем заключается в высокой степени их интегрированности с прикладными программами посредством использования следующих технологий: MAPI, ODMA, ActiveX, DDE, OLE Automation.
	Особенности хранения документов	Функционирование системы происходит с использованием распределенных архитектур и разных сочетаний технологий собирания, поиска, хранения, индексирования и просмотра электронной документации. Иерархическая система хранения документации реализована в каждой системе.
	Особенности маршрутизации документов	Модули системы, обеспечивающие документооборот, называются «модули маршрутизации документов». Чаще всего используется маршрутизация двух видов – жесткая и свободная. В случае использования свободной маршрутизации, любой пользователь, принимающий участие в документообороте, может на свое усмотрение менять существующие или создавать новые маршруты прохождения документации.
	Мощные средства разграничения доступа	В системах реализован ряд надежных и эффективных средств (инструментов) контроля над доступом к документам и разграничения полномочий пользователей. Во многих случаях благодаря их использованию определяются такие виды доступа: - отсутствие любых прав доступа к документу; - право доступа пользователя к карточке документа, но не к его содержимому; - право чтения документа (без редактирования); - право аннотации документа (без возможности редактирования и создания новых версий документа); - право создания новых версий (без права редактирования документа); - право редактирования документа (без права его уничтожить); - полные права над документом. При работе с системой все действия, совершаемые пользователем, протоколируются. Это дает возможность проконтролировать всю историю работы с документом.
	Отслеживание версий и подверсий документов	Если с одним документом одновременно работает несколько пользователей, то довольно удобным свойством систем является использование разных версий одного документа.
	Наличие утилит просмотра документов разных форматов.	В состав большей части систем входят различные утилиты для просмотра документов
	Возможность аннотирования документов	Данная возможность полезна в случае организации групповой работы над документом.
	Поддержка различных клиентских программ	Клиентами большей части систем являются персональные компьютеры с операционными системами MS Windows 95 и Windows NT. В отдельных системах предусмотрена возможность использования платформ Macintosh и UNIX. Большинство современных систем позволяют работать с документами, используя стандартные веб-браузеры.

⇐ Предыдущая123456Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: