 |
Глава 3. Обработка и использование данных слияния
|
|
|
|
4. Вниз.
Для изменения структуры документа можно использовать символы структуры. Чтобы переместить раздел на несколько уровней выше или ниже, перетащите с помощью мыши символ структуры этого раздела влево или вправо. Место,
Глава 3. Обработка и использование данных слияния
Часто возникает необходимость напечатать несколько однотипных документов, отличающихся, например, только адресом и фамилией клиента. В таких случаях в Word используется слияние документов.
Отметим, что в Word 2002 процедура слияния значительно упростилась. Новая версия Word предоставляет пользователю мастер слияния, с помощью которого можно:
Ø создать письмо;
Ø отформатировать документ как сообщение электронной почты;
Ø отформатировать документ как конверт;
Ø отформатировать документ как лист с наклейками;
Ø создать список, каталог или другой перечень.
Пояснить принцип слияния проще всего на примере. Типичная задача, решаемая с помощью слияния, — это создание комплекта приглашений на прием. Каждое из приглашений должно начинаться со слов: " Уважаемый господин (госпожа)", и далее следует фамилия человека, которому адресовано приглашение.
Слияние подразумевает наличие, по крайней мере, двух основных компонентов слияния: источника данных и основного документа слияния. Источник данных — документ, содержащий список приглашенных. Word позволяет создавать источники данных своими средствами, но можно для этого воспользоваться уже готовыми списками, созданными в Excel или Access, и адресной книгой Outlook. Основной документ — документ Word, представляющий собой текст приглашения, где вместо фамилии приглашенного вставлено поле слияния — поле Word, связывающее основной документ и источник данных.
|
|
|
Документ-источник представляет собой последовательность записей данных, каждая из которых состоит из полей данных. В полях данных содержится информация, которая заносится в основной документ. Каждое поле данных имеет свое имя, уникальное для данного источника. Все записи имеют одинаковый формат, т. е. состоят из одних и тех же полей данных.
Чаще всего документ-источник организован как таблица. Столбцы являются полями данных источника, строки – записями данных. Первая строка таблицы содержит название полей данных.
При формировании составного документа сведения из записей заносятся в поля слияния основного документа. Для формирования одного составного документа используются данные из одной строки таблицы.
Поля слияния, которые вставляются в основной документ, имеют такие же имена, что и поля данных источника. При объединении документов в поле слияния заносится значение соответствующего поля данных.
§1. Работа с Мастером слияния
Для работы с основным документом слияния используется Мастер слияния, предназначенный для выполнения основных действий при слиянии документов: создания основного документа, создания или подключения источника данных, объединения документов.
1. 1. Выбор способа создания документа
На первом шаге необходимо выбрать тип основного документа из пяти предложенных вариантов. После чего следует щелкнуть по ссылке Далее: Открытие документа.
Для того чтобы запустить мастер слияния, выберите команду Сервис, Письма и рассылки, Мастер слияния. Ha экране появится панель слияния. Выберите переключатель Письма и щелкните по ссылке Далее: Открытие документа для перехода к следующему шагу.
1. 2. Выбор способа создания документа
На данном шаге необходимо выбрать способ, с помощью которого будет создан основной документ слияния. Для этого нужно выбрать один из трех предложенных переключателей: Текущий документ, Шаблон или Существующий документ.
|
|
|
Если выбрать переключатель Шаблон, появится ссылка Выбор шаблона, щелкнув по которой можно выбрать шаблон для создания основного документа слияния.
При выборе переключателя Существующий документ становится возможным выбрать существующий документ в качестве основного документа слияния.
Выберите переключатель Существующий документ и щелкните по ссылке Другие файлы. В появившемся диалоговом окне Открытие документа выберите нужный файл и нажмите кнопку Открыть.
Для того чтобы перейти к следующему шагу, необходимо щелкнуть по ссылке Далее: Выбор получателей.
1. 3. Создание списка получателей
На данном шаге необходимо определить список получателей (перечень предметов и т. п. ). Определите способ создания списка получателей, выбрав один из трех переключателей: Использование списка, Контакты Outlook или Создание списка.
Для использования уже существующего списка получателей необходимо переключатель Использование списка. Чтобы найти существующий список нужно щелкнуть по ссылке Обзор.
Для того чтобы использовать в качестве списка получателей контакты Microsoft Outlook, щелкните по ссылке Контакты Outlook. Выбрать соответствующую папку Outlook можно, щелкнув по появившейся ссылке Выбор папки контактов.
Выбрав переключатель Создание списка, вы можете создать новый список получателей. Для этого необходимо щелкнуть по ссылке Создать. На экране появится диалоговое окно Новый список адресов.
После того как список получателей определен, его можно отредактировать. Для этого нужно щелкнуть по ссылке Изменить список. На экране появится диалоговое окно Получатели слияния.
Для того чтобы перейти к следующему шагу, необходимо щелкнуть по ссылке Далее: Создание письма.
|
|
|
