 |
Требования к оформлению реквизитов международного письма.
|
|
|
|
ЛЕКЦИЯ № 7
ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ МЕЖДУНАРОДНОЙ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ.
Вопросы:
Международное деловое письмо и правила его оформления.
Требования к оформлению реквизитов международного письма.
7.1.Международное деловое письмо и правила его оформления.
Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков. Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.
При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации – ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.
В процессе международной деловой переписки обращайте внимание на следующие моменты:
• В письменной речи употребляйте простые и понятные слова. Ни в коем случае нельзя употреблять жаргонные словечки, сленг. Иностранцы с трудом их понимают.
• Предпочтительнее писать письмо на языке той страны, в которую его направляете, если, конечно, Вы владеете этим языком.
• Убедитесь, что правильно употребляете обращение: например, месье — по-французски, герр — по-немецки и т.д.
|
|
|
• На конверте обязательно пишется код страны, в которую посылаете письмо. Название страны лучше выделить прописными буквами.
• Не путайте адреса с телефонными номерами; убедитесь, что правильно написали адрес получателя.
• Терпеливо ждите ответ; его едва ли напишут немедленно.
• Если с ответом затянули, лучше напомнить о письме по телефону.
• Важное и срочное письмо лучше отправить по факсу.
Немаловажное значение в международной переписке имеют формы пунктуации.
Пунктуация в основной части письма такая же, как и в любом другом письменном тексте. По отношению к другим частям письма существуют три различные формы пунктуации: открытая, закрытая и смешанная. В письме с закрытой пунктуацией знаки препинания ставятся после даты, каждой строки внутреннего адреса, приветствия и заключительной фразы. При открытой пунктуации эти знаки препинания опускаются. В Великобритании это относится также к точкам после сокращения. В письме со смешанной пунктуацией ставится запятая (в Американском письме двоеточие) после приветствия и запятая после заключительной фразы. Язык деловой корреспонденции приближается к разговорному языку, но деловая переписка требует четкости и лаконичности.
Международное деловое письмо состоит из нескольких основных частей, которые должны строго соблюдаться при его написании. Можно выделить следующий типовой состав зон:
1. Реквизиты, напечатанные на бланке (Issuer Field);
2. Ссылка на данные получателя и отправителя (Reference Line);
3. Дата (Date);
4. Адресат (Address);
5. Указание на конкретное лицо (Attention Line);
6. Общее содержание письма (Subject Line);
7. Обращение (Salution);
8. Текст письма (Body of the Letter);
9. Завершающая формула вежливости (Complimentary Close);
10. Подпись (Signature);
11. Приложения (Enclosure);
12. Указание на рассылку копий (СС Notation).
7.2.Требования к оформлению реквизитов международного письма.
|
|
|
1. Реквизиты, напечатанные на бланке (Issuer Field). Обычно включают в себя эмблему фирмы, её наименование, почтовый и телеграфный адрес с указанием индекса, номера телефона, телекса и телефакса. Могут содержать указание о роде деятельности фирмы, характеристику её как корпорации или компании с ограниченной ответственностью (сокращенно Inc. или Ltd.). По законодательству некоторых стран на бланке требуется определенная дополнительная информация (например, имена директоров фирмы, адрес зарегистрированного офиса, регистрационный номер и т. п.), например:
Mitchell Diesel, Ltd.; International Office Equipment, Inc.
Помимо предоставления фактической информации о фирме, бланк определенным образом характеризует её с другой стороны: его дизайн, эмблема фирмы (а иногда и её девиз), применение цветной краски, использование особой бумаги - все это создает своеобразный образ фирмы. Читая письмо, вы, безусловно, прежде всего интересуетесь его содержанием, однако невольно обращаете внимание и на оформление бланка, которому мысленно даете оценку, иногда перенося её и на деятельность самой фирмы.
В целях экономии времени при печатании реквизита поощряется открытая пунктуация, что означает почти полное отсутствие знаков препинания.
2. Ссылки на индексы отправителя (Reference Line), которые отправитель письма просит адресата упомянуть в своем ответе. В ссылках обычно приводятся инициалы составителя письма, инициалы того, кто письмо набирал, сокращенное обозначение отдела, номер дела:
Our reference AC/DK/156
In your reply please refer to FL/KD/1516
In your reply please mention our reference CF/DB
Kindly mention Ex. 16/1716 in your reply
Please quote #161/AC when replying
(Наша ссылка АС /DK/156
В вашем ответе просим сослаться на FL/KD/1516
В вашем ответе просим упомянуть нашу ссылку СF/DB
Просим упомянуть Ex. 16/1716 в Вашем ответе
В ответе просим сослаться на №161/АС.)
Или:
Your reference (или: Your ref.) HND/RP HND/RP – (Ваша ссылка)
Our reference (или: Our ref.) LA/DK/187 LA/DK/187 – (Наша ссылка)
В случае набора текста секретарём, ссылка будет состоять из инициалов диктующего, за которыми будут следовать инициалы того, кто набирал данный текст (в британских письмах ссылка обычно помещена над датой, в американских - в левом нижнем углу письма).
Дж. Д.С./М.Б.
(имя диктующего - Дж. Д. Смит; имя того, кто набирал - Мери Браун).
|
|
|
3. Дата (Date). Встречаются две разновидности оформления дат - британская и американская. Британский способ подобен словесно-цифровому способу, принятому в российском делопроизводстве и применяемому в финансовой документации с некоторыми вариациями:
В Великобритании обычный порядок таков - день, месяц, год:
6 Feb. 2017
6 February, 2017
6th February, 2017.
Американцы обычно ставят сначала месяц, затем день и год:
February 6, 2017
February 6th, 2017.
Перед числительным, обозначающим год, обычно ставится запятая. В последние годы все более заметной становится тенденция к минимальному употреблению знаков препинания в деловой корреспонденции, поэтому можно встретить и такое написание даты: 10 August 2017. Не рекомендуется употреблять в датах цифры вместо названий месяцев, поскольку цифровое обозначение даты может быть истолковано по-разному в различных странах. Так, дата 2/5/2017 будет воспринята представителем американской фирмы как 5 февраля 2017 года, а представителем британской фирмы - как 2 мая 2017 года. Это связано с особенностями прочтения дат в разных странах: США 2 / 5 / 2017 – месяц, день, год; Великобритания 2 / 5 / 2017 – день, месяц, год.
Международная организация по стандартизации (ISO) в связи с компьютеризацией делопроизводства рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат - год, месяц, день:
2017.02.06
2017-02-06
Замена цифровым обозначением названий месяцев в англоязычных странах не принята. Допускается сокращение названий некоторых месяцев, имеющих много знаков в написании. Названия месяцев, кроме March, May, June и July, часто сокращаются:
January - Jan. September - Sept.
February - Feb. October - Oct.
April - Apr. November - Nov.
August - Aug. December - Dec.
4. Адресат (Address). Наименование и почтовый адрес организации или фамилия и почтовый адрес лица, которому направляется письмо, представляются на левой стороне бланка письма у линии поля немного ниже строки с датой. Название организации или фамилия лица обычно пишутся на отдельной строке.
Каждая фирма имеет свое определенное название. Частные фирмы, принадлежащие одному лицу, могут быть зарегистрированы под именем собственным (именем основателя или владельца) или под нарицательным. В названиях некоторых товариществ нет собственных имен. Названия государственных компаний Великобритании включают в себя сокращение PLC, а частные с ограниченной ответственностью - слово Limited(Ltd).Американские корпорации имеют названия, оканчивающиеся словом Company(Co), Corporation(Corp) или Incorporated(Inc);Pty.Ltd (propriety limited) обозначает частные компании с ограниченной ответственностью в Австралии и Южной Африке;Pte. Ltd - сокращение, используемое частными компаниями с ограниченной ответственностью в Сингапуре.
|
|
|
Если письмо направляется фирме, то сначала указываются её название, затем адрес в такой последовательности: номер дома, название улицы, название города, обозначение почтового района (при необходимости). При адресовании письма в США приводится сокращенное название штата, при адресовании в Англию - название графства.Последней строкой указывается страна. Например:
Continental Supply Company
312 Sixth Avenue
New York, NY, 11011
U.S.A.
Указание в адресе штата и графства связано с тем, что сама фирма или ее филиал, возможно, расположены в провинциальном населенном пункте, названия которых нередко повторяются. Названия графств и штатов могут приводиться в сокращении. В том случае, когда в названии фирмы указана фамилия (несколько фамилий), перед названием приводится слово Messrs., например: Messrs John Brown and Co., Ltd.
Если у адресата имеется почтовый ящик, то номер почтового ящика проставляется вместо номера дома и улицы. Когда письмо посылают на временный адрес человека (или частное письмо человеку на адрес компании), то используют сокращение c/o (care of).
Mr. Jeorge Broun c/o Hilton Hotel (М-ру Джорджу Брауну по адресу отель Хилтон)
При адресовании письма управляющему фирмой, фамилия которого неизвестна, адрес пишется по образцу:
The Manager
The Hong Kong Banking Corporation
Если письмо адресуется управляющему фирмой такого же ранга, фамилия которого известна, то в этом случае фамилия приводится первой, затем указывается должность:
Mr. Edward W. Hertzfeld, President Hertzfeld Home Appliances, Inc.
Приведенные способы характерны для адресов письма менеджеру или президенту компании. При адресовании письма сотруднику меньшего ранга указывают фамилию сотрудника, затем название фирмы, по возможности название отдела и, наконец, полный адрес.
Почтовый адрес может содержать специальные инструкции для почты и/или адресата:
(By) Air Mail Авиапочтой
Registred Заказной корреспонденцией
Express Delivery Срочная доставка
Poste Restante До востребования
To be called for До востребования
Printed matter Бандероль
Please forward Пожалуйста, направьте
To be forwarded Переслать (отправить по месту
|
|
|
назначения)
If undelivered, return to... В случае неполучения адресатом
письма, вернуть...
Urgent Срочное
Personal Личное
Confidential Конфиденциальное
Письмо, помеченное Personal не должно распечатываться никем, кроме самого адресата; письмо, помеченное Confidentiаl, может быть распечатано также личным помощником или секретарем.
5. Указание на конкретное лицо (Attention Line). Реквизит предназначен для того, чтобы в случае отсутствия фамилии получателя в адресате указать фамилию конкретного должностного лица, кому именно следует читать данное письмо. Если фамилия должностного ЛИЦА неизвестна, указывается название должности или отдела фирмы.
Строка с указанием должности или фамилии помещается непосредственно под адресом и особо выделятся (печатается другим шрифтом, в разрядку, подчеркивается), например:
Messrs Black and Sons, название фирмы
115 Churchill Avenue адрес
Maidstone, Kent
ZH8 92B
Great Britain
Attention: Mr P.Wilson строка привлечения внимания
Последняя строка может быть записана так: Attention: Mr. P.Wilson или For attention of Mr. P.Wilson, или Attention: Sales Manager. Слово Attention можно сократить Att. или Attn.
При печатании реквизита используют минимальное число знаков препинания.
6. Общее содержание письма (Subject Line). В российском делопроизводстве реквизит носит название «Заголовок к тексту». Реквизит в сжатой форме отражает краткое содержание делового письма. В англоязычных странах он нередко опускается.
Общее содержание письма предваряет основной текст, размещается на отдельной строке и всегда выделяется, например:
Order № 1234 for Snow Racers
We have received your letter...
Может предваряться словами Re:, Subject:, Conc.:. Re является сокращением от латинского выражения in re, которое обозначает «по делу», «по поводу». «Conc.» - сокращение от английского слова «concerning» («касательно, относительно»). Вариант оформления реквизита выглядит так:
Subject: Up-to-date List of Addresser
Re: Policy №714056
In re: Letter of Credit № 12/146
Или:
Dear Ms. Lynn Waters:
SUBJECT: OVERDUE ACCOUNT (просроченный счет)
Our company appreciates…
В реквизите поощряется открытая пунктуация.
7. Обращение (Salution). Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. Оно помещается на левой стороне бланка письма под внутренним адресом и пишется на отдельной строке. В деловой корреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся своей «тональностью».
Если письмо адресуется мужчине, то перед его фамилией следует писать: Mr (Мистер) (Mr Alan White; Mr D. C. Robinson). При адресовании делового письма замужней женщине следует указывать Mrs (Миссис), для незамужней пишется полностью Miss (Мисс) (Mrs Rosesst, Mrs C. Davies, Miss G. Palmer), это обычные вежливые формы обращения.
Множественная форма:
Messrs (Messieurs) Месье
Mmes(Mesdames) Мадам
- используется тогда, когда пишут двум или более мужчинам или женщинам, как отдельным лицам или как членам товариществ.
В письме двум или более мужчинам, либо фирме или другой организациисостоящей из мужчин используют приветствие Sirs и Gentlemen. Первое предпочитают в Великобритании, второе - В Соединенных Штатах.
Mesdames - в США также Ladies - приветствие, используемое в письме двум или более женщинам или фирме или организации, полностью состоящей из женщин.
Если партнерами товарищества являются как женщины, так и мужчины, то форма обращения Messrs наиболее подходящая. К фирмам, не имеющим в своих названиях имен собственных, такая форма не подходит.
Если имя и фамилия адресата неизвестны, то приемлемы следующие обращения: Sir, Madam, Dear Sir, Dear Madam - обращения строго официальные. В циркулярах и подобных письмах используется объединенная форма Dear Sir/Madam. Приветствие Dear Mr. (Mrs., Miss) подходит тогда, когда корреспонденты лично знакомы друг с другом или, когда пишущий желает установить дружеские отношения с адресатом, например: Dear Mr Alien; Dear Mrs Alien.
Люди, хорошо знающие друг друга и называющие друг друга по имени, используют неофициальное обращение Dear... (Dear Ms. Smith:, Dear Mr. Brown:). Пишущий может написать приветствие от руки, чтобы придать своему письму менее официальный тон. Если он хочет придать своему письму вид личного послания, он может поставить внутренний адрес в нижнем левом углу бланка или опустить его совсем.
Другие формы вежливого обращения:
The Honourable Уважаемый
The Reverend Почтенный
С вежливой формой The Honourable (Hon.) обращаются к лицам, занимающим высокое государственное положение, членам законодательных органов, судов, мэрам и (в Великобритании) членам титулованной аристократии. За ней следует полное имя адресата.
Esq. Эсквайр - редко употребляемая в США форма, ставится вместо Mr. после полного имени адресата, как знак уважения.
Этикет требует, чтобы в обращении были указаны академические степени доктора и профессора. К обладателю докторской степени обращаются Dr. или после имени ставят буквы, ставящие его или ее докторскую степень в конкретной области. При обращении к лицу, занимающему или занимавшему должность профессора, обращаются Professor (Prof).
К зарегистрированным компаниям и другим корпоративным органам часто обращаются через официальное лицо, имя которого не упоминается.
При печатании реквизита используют минимальное число знаков препинания.
8. Текст письма (Body of the Letter). Основная часть письма печатается ниже указания на его общее содержание (заголовка) через 3-4 интервала и содержит сообщение. Текст большинства писем умещается на одной странице. Если письмо длиннее, оно продолжается на дополнительном листе. Текст письма разбивается на абзацы, которых обычно два: в первом содержится смысловая часть документа, во втором приводится заключительная фраза вежливости.
Смысловая часть должна излагаться деловым, однако подчеркнуто уважительным тоном, отличаться ясностью лексики, быть логичной и убедительной.
Заключительная фраза вежливости носит стереотипный характер. Вот ряд примеров фразы вежливости:
Your prompt reply be appreciated (Мы были бы благодарны за ваш скорый ответ);
Please accept thanks in advance (заранее примите нашу благодарность);
With my personal regards and good wishes (Примите мои наилучшие пожелания).
Если письмо носит характер приглашения, то под текстом письма с правой стороны встречается сокращение:
R. S. V. R., которое означает: «пожалуйста, ответьте».
Если после того, как деловое письмо уже было написано надо сообщить о событиях, которые произошли позже, в конце письма ставится символ P.S – постскриптум. Напечатанный в нижней части письма, он добавляется для того, чтобы информировать читающего о происходящем в последнюю минуту событии или подчеркнуть важный момент.
Знаки препинания в тексте письма употребляются в соответствии с правилами пунктуации.
9. Завершающая формула вежливости. Заключительные фразы должны согласовываться с приветствием. В Великобритании подходящей заключительной фразой для письма, начинающегося с Dear Sir(s)/Madam(s) является Yours Faithfully (Преданный Вам).
Строго официальное завершение: Yours respectfully (С уважением) - подходит только для писем, начинающихся с Sir или Madam, и поэтому обычно не встречаются в деловых письмах.
Письма, начинающиеся с Dear Mr. ( Mrs, Miss), завершаются словами:
Yours truly
Yours very truly, строго официально (С уважением искренне Ваш)
Yours very sincerely,
Yours sincerely, официально (С уважением Ваш)
Sincerely yours,
Very cordially
Yours cordially, менее официально (Искренне Ваш)
Cordially yours.
Письма, начинающиеся с неофициального приветствия, завершаются дружескими фразами:
With best regards
With kind regards неофициально (С наилучшими пожеланиями).
Наиболее часто употребляемыми заключительными фразами в американских деловых письмах являются:
Yours sincerely,
Sincerely Yours,
Yours very truly,
Very truly yours,
Truly yours.
Надо избегать причастных оборотов, за которыми следуют такие заключительные фразы, как I am, We are, we remain.
При печатании реквизита поощряется открытая пунктуация.
10. Подпись (Signature). Реквизит помещается под формулой вежливости. При этом отдельной строкой приводится название фирмы, совпадающее с приведенным в заголовке. Затем приводится подпись лица с указанием занимаемой должности, иногда включается и название отдела, например:
Dennis J. Stenberg, Manager
L. К. Thompson Manager
Export Department
Или:
Yours Truly, Заключительная формула вежливости
Handwritten signature Роспись
John Smith Расшифровка подписи
Vice-President Должность
General Widgets Название компании
Полномочием подписывать от имени фирмы наделены владелец, партнеры совместной компании, официальные лица компании и служащие, которым это полномочие было передано (уполномоченные стороны). Так как многие подписи трудно прочитать, имя подписывающего обычно печатается ниже подписи. Партнер, подписывающийся за свою фирму, пишет название фирмы, не добавляя своего собственного имени. Должностное лицо должно указывать свою должность. Название фирмы или организации часто пишут над подписью, это необходимо, если письмо писалось от первого лица множественного числа.
Служащий, которому предоставлено полномочие подписывать на основании доверенности, добавляет сокращение per pro. или p.p. (per procurationem).
per pro. Anderson & Co Ltd.
Gerald Jones
sales Manager
Там, где ясно, что обладатель доверенности является уполномоченным компании, можно обойтись без добавления per pro. (в Соединенных Штатах нет подписи per pro). Секретарь, подписывающий письмо в отсутствии своего босса, может пользоваться следующей формой:
P.S. Wilson
Managing Director
Signed in Mr. Wilson's absence
Mary Woodson
secretanly to Mr. P.S. Wilson.
Рекомендуется открытая пунктуация.
11. Приложения (Enclosure). Когда письмо посылается с приложениями или, когда филиал фирмы должен получить копию, это указывается в левом нижнем углу бланка письма. В Американских письмах эти обозначения ставятся прямо под начальными буквами ссылки. Наименованию приложения предшествует слово Enclosure (сокращенно - Encl., или Enc.), например:
Enclosure: Contract
Encl: 1. Contract
2. Cheque.
Используются следующие типы обозначений приложения:
Enclousure (s) Two enclousures
Enc(s) Encs(2)
Encl Encl(2)
Приложения могут указываться простановкой горизонтальной линии (___), диагональной черточки (/) или рядом точек (...) в левом поле, напротив строки, в которой упоминается приложение, или прикреплением цветных наклеек и к приложению, и к письму.
Нумерация и расстановка знаков препинания осуществляются в соответствии с приведенными примерами.
12. Указание на рассылку копий (СС Notation). При необходимости рассылки письма нескольким адресатам в левом нижнем углу, после указания на наличие приложений, пишется сокращение СС или c/c и ставится двоеточие. СС означает carbon copy, т. е. «копия». Затем указываются фамилии лиц и наименования организаций, куда направляются копии, например:
СС: MrJelfrey H. Winston
Mr Robert Baily
сс: Regional Sales Department
c/c: Mr. John Kent
Использование знаков препинания - минимальное.
Список использованной литературы:
1. Тейлор, Ш. Деловая переписка и образцы документов на английском языке / Ш. Тейлор. – М.: Проспект, 2002.
2. Фролова П.И. Аксиомы делового письма и делового общения: Учебно-методическое пособие / П.И. Фролова. – Омск, 2012. – 80 с.
3. http:// eos.ibi.spb.ru/ Электронное учебное пособие (ЭУП) по дисциплине «Английский язык». Раздел 3 «Деловая документация» / 2016.
4. Шевелева С.А., Скворцова М.В. Деловая переписка на английском языке/ С.А. Шевелева, М.В. Скворцова. – М.: Издательский дом «Филология три», 2002.
|
|
|
