 |
Передача дел в государственный архив
|
|
|
|
242. По истечении сроков ведомственного хранения дела в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом передаются на постоянное хранение в государственный архив.
243. Дела передаются по описям, утвержденным в установленном порядке. При этом передаются два экземпляра описи дел постоянного хранения и два экземпляра историко-архивной справки к фонду.
244. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составляемым государственным архивом в 2-х экземплярах.
245. В случаях утраты документов постоянного хранения Мингорисполком принимает меры к их розыску.
При необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, составляется соответствующий акт. Причины отсутствия дел оговариваются в историко-архивной справке к фонду.
246. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств Мингорисполкома.
247. При ликвидации Мингорисполкома образовавшиеся в его деятельности архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам. При отсутствии правопреемника документы постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив, а по личному составу — в Государственное учреждение «Минский городской архив».
В состав комиссий, создаваемых для передачи дел и имущества, включаются представители Государственной архивной службы Республики Беларусь.
| Приложение 1 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете |
Дзяржаўны герб
|
|
|
Рэспублікі Беларусь
| МIНСКI ГАРАДСКІ ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ (Мінскі гарвыканком) РАШЭННЕ _________ №_________ г. Мінск | МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ (Минский горисполком) РЕШЕНИЕ г. Минск |
Форма бланка решения
Приложение 2
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете
Дзяржаўны герб
Рэспублікі Беларусь
| МIНСКI ГАРАДСКІ ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ (Мінскі гарвыканком) | МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ (Минский горисполком) |
| ВЫПІСКА З РАШЭННЯ _________ №____________ г. Мінск | ВЫПИСКА ИЗ РЕШЕНИЯ г. Минск |
Форма бланка выписки из решения
Приложение 3
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете
Дзяржаўны герб
Рэспублікі Беларусь
| МIНСКI ГАРАДСКІ ВЫКАЎНАЧЫ КАМIТЭТ (Мінскі гарвыканком) РАСПАРАДЖЭННЕ ___________ № ____________ г. Мінск | МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ (Минский горисполком) РАСПОРЯЖЕНИЕ г. Минск |
Форма бланка распоряжения горисполкома
Приложение 4
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете
Дзяржаўны герб
Рэспублікі Беларусь
| МІНСКІ ГАРАДСКІ ВЫКАНАЎЧЫ КАМІТЭТ ПРАТАКОЛ ________ № _________ г. Мінск | МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ ПРОТОКОЛ г. Минск |
Форма бланка протокола
Приложение 5
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете
Государственный герб
Республики Беларусь
| МІНСКІ ГАРАДСКІ ВЫКАНАЎЧЫ КАМІТЭТ пр. Ф.Скарыны, 8; 220050 г. Мінск тэл. (017) 200-64-88, факс (017) 227-68-66 Р/р № 3730201040010 у філіяле МГД Белінвестбанка г. Мінска, код 764 _______________ № __________ На № ________ ад ___________ | МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ пр. Ф.Скорины, 8;220050 г. Минск тел. (017) 200-64-88, факс (017) 227-68-66 Р/с № 3730201040010 в филиале МГД Белинвестбанка г. Минска, код 764 |
|
|
|
Форма бланка для письма
Приложение 6
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете
| Минский городской исполнительный комитет НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _____________№______ г.Минск на _________ год | УТВЕРЖДАЮ Председатель горисполкома Подпись Расшифровка подписи Дата |
| Индекс дела | Название раздела, заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
| Начальник управления по контролю и делопроизводству Дата | Подпись | Расшифровка подписи |
Виза лица, ответственного
за архив горисполкома
Дата
| СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК горисполкома _______________№_____ Председатель ЭК Расшифровка Подпись подписи | СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК органа управления по архивам и делопроизводству Миноблисполкома _______________№_____ Председатель ЭПК Расшифровка Подпись подписи |
Форма номенклатуры дел горисполкома
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в _________ году в горисполкоме
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| постоянного | |||
| временного (свыше 10 лет) | |||
| временного (до 10 лет включительно) | |||
| Итого: |
Начальник управления по контролю
и делопроизводству Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
| Наименование должности лица, ответственного за архив горисполкома Дата | Подпись | Расшифровка подписи |
Форма итоговой записи к номенклатуре дел горисполкома
Приложение 7
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете
| Минский городской исполнительный комитет Наименование структурного подразделения (общественной организации) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _____________№______ г.Минск на _________ год |
___________________________________________________________________________________________________________
|
|
|
(название раздела)
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
| Наименование должности руководителя структурного подразделения (общественной организации) Дата | Подпись | Расшифровка подписи |
Виза лица, ответственного
за архив горисполкома
Дата
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
(общественной организации) горисполкома
Итоговая запись о категории и количестве дел,
заведенных в _________ году в ____________________________________________
(наименование структурного подразделения или
________________________________________________________________________
общественной организации)
| По срокам хранения | Всего | с отметкой «ЭПК» | В том числе переходящих |
| постоянного | |||
| временного (свыше 10 лет) | |||
| временного (до 10 лет включительно) | |||
| Итого: |
| Руководитель структурного подразделения (общественной организации) | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата | ||
| Итоговые сведения переданы в управление по контролю и делопроизводству | ||
| Наименование должности лица, передавшего сведения | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата | ||
Форма итоговой записи к номенклатуре дел структурного
подразделения (общественной организации) горисполкома
Приложение 8
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете
| Минский городской исполнительный комитет АКТ ___________ № ____ г.Минск | УТВЕРЖДАЮ Председатель горисполкома Подпись Расшифровка подписи Дата |
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
|
|
|
На основании____________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
________________________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы и дела фонда №
________________________________________________________________________________
(название фонда)
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) за год(ы) | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи | Количество дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню |
Итого_________________________________ дел за__________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за____ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК органа управления по архивам и делопроизводству Миноблисполкома
(протокол __________№_______)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности Расшифровка
документов Подпись подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК горисполкома
________№ __________
Председатель ЭК
Подпись Расшифровка подписи
Документы в количестве__________________________________________________дел,
(цифрами и прописью)
весом__________________кг сданы в_____________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________________________
№_______________
Наименование должности работника
горисполкома,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности лица,
ответственного за архив
горисполкома Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Приложение 9
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ___________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано _________________________________________
(цифрами и прописью)
листа(ов), в том числе:
литерные листы __________________________________________________________________
пропущенные номера _____________________________________________________________
+ листов внутренней описи ________________________________________________________
| Наименование должности лица, составившего заверительную надпись Дата | Подпись | Расшифровка подписи |
Форма листа-заверителя дела
|
|
|
Приложение 10
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела №_______________
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
Итого _____________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________________________
(цифрами и прописью)
| Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Дата | Подпись | Расшифровка подписи |
Форма внутренней описи документов дела
Приложение 11
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете
_______________________
_______________________
_______________________
Минский городской исполнительный комитет
Управление по контролю и делопроизводству
Отдел по подготовке заседаний исполкома
Дело № 01-04. Том 1
Протоколы № 1 — 32
заседаний горисполкома
и решения к ним
Начато: 02.01.2003
Окончено: 29.07.2003
На 200 листах
Хранить постоянно
Ф._________________________
Оп.________________________
Д._________________________
Форма обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу
Приложение 12
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете
Минский городской исполнительный комитет
Наименование структурного подразделения
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОПИСЬ №
| (название раздела) | ||||||
| № п/п | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Примечание |
| 6* | ||||||
В данную опись внесено__________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № _____ по № _____, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
| Наименование должности составителя описи Дата | Подпись | Расшифровка подписи |
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления по контролю
и делопроизводству Подпись Расшифровка подписи
Дата
___________________
* Графа 6 отсутствует в описях дел постоянного срока хранения.
Передал ___________________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
| Наименование должности лица, ответственного за делопроизводство структурного подразделения Дата | Подпись | Расшифровка подписи |
Принял ___________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
| Наименование должности лица, ответственного за архив горисполкома Дата | Подпись | Расшифровка подписи |
Форма описи дел структурного подразделения постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу
Приложение 13
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете
| Минский городской исполнительный комитет Фонд № _________________ Опись № ________________ дел постоянного хранения за __________________год | УТВЕРЖДАЮ Председатель горисполкома Подпись Расшифровка подписи Дата |
| № п/п | Индекс дела | Наименование раздела (структурного подразделения), заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
В данный раздел описи внесено _________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № _____________________ по №________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности составителя
описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
| Наименование должности лица, ответственного за архив горисполкома | Подпись | Расшифровка подписи | |
| Дата | |||
| УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК органа управления по архивам и делопроизводству Миноблисполкома ___________№____ Председатель ЭПК Подпись Расшифровка подписи | СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК горисполкома ___________№____ Председатель ЭК Подпись Расшифровка подписи | ||
орма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Приложение 14
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете
| Минский городской исполнительный комитет Фонд № _________________ Опись № ________________ дел по личному составу за __________________год | УТВЕРЖДАЮ Председатель горисполкома Подпись Расшифровка подписи Дата |
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
В данный раздел описи внесено _________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № _____________________ по №________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
| Наименование должности лица, ответственного за архив горисполкома Дата | Подпись | Расшифровка подписи | |
| Начальник отдела кадров | Подпись | Расшифровка подписи | |
| СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК горисполкома ____________ № _____ Председатель ЭК Подпись Расшифровка подписи | СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК органа управления по архивам и делопроизводству Миноблисполкома __________ № _____ Председатель ЭПК Подпись Расшифровка подписи | ||
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Приложение 15
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете
| Минский городской исполнительный комитет Фонд № _________________ Опись № ________________ дел временного (свыше 10 лет) хранения за ____________год | УТВЕРЖДАЮ Председатель горисполкома Подпись Расшифровка подписи Дата |
| № п/п | Индекс дела | Наименование раздела (структурного подразделения), заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
В данный раздел описи внесено _________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № _____________________ по №________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
| Наименование должности лица, ответственного за архив горисполкома Дата | Подпись | Расшифровка подписи |
| СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК горисполкома ___________№_________ Председатель ЭК Подпись Расшифровка подписи |
Форма годового раздела сводной описи дел временного
(свыше 10 лет) хранения
Приложение 16
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете
Минский городской
исполнительный комитет
АКТ
_____________№____
г.Минск
о выдаче дел во временное пользование
___________________________________________
(наименование организации, ее почтовый индекс и адрес)
Основание_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела_____________________________________________________
________________________________________________________________________________
Выдаются следующие дела из фонда №______________________________________________
(название фонда)
________________________________________________________________________________
| № п/п | Опись № | Дело № | Заголовок дела | Дата дела | Кол-во листов в деле | Примечание |
Всего выдается ___________________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
срок возвращения ________________________________________________________________
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документов без разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
| Управляющий делами | Наименование должности руководителя организации-получателя |
| Подпись Расшифровка подписи | Подпись Расшифровка подписи |
| Дата | Дата |
| Гербовая печать горисполкома | Гербовая печать организации |
Выдал дела по поручению руководства_____________________________________________ _____________________________________________________________________________
(наименование организации)
| Наименование должности лица, ответственного за архив горисполкома | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
Принял дела по поручению руководства ____________________________________________
_______________________________________________________________________________
(наименование организации)
| Наименование должности лица, принявшего дела | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата | ||
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал по поручению руководства организации-поручителя.
| Наименование должности лица, сдавшего дела | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата | ||
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
| Наименование должности лица, ответственного за архив горисполкома | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата | ||
Форма акта выдачи дел во временное пользование
Приложение 17
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _________________________________________________________________________
(№, заголовок)
Опись ________________________________________________________________________
(№, название)
Фонд _________________________________________________________________________
(№, название)
Дата выдачи ___________________________________________________________________
Кому выдано ___________________________________________________________________
Дата возврата __________________________________________________________________
Наименование должности лица,
ответственного за архив горисполкома Подпись Расшифровка подписи
Форма карты-заместителя дела
* Приводимые в настоящей Инструкции примеры не могут рассматриваться как подстрочные примечания к пунктам, части или абзацы пунктов.
|
|
|
