 |
Раздел 4. Организация работы с документами.
|
|
|
|
Тема 8. Организация документооборота.
· Понятие, структура и объем документооборота.
· Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение документов.
· Регистрация документов.
· Рассмотрение руководством и направление документов в структурные подразделения или исполнителям (резолюции).
· Исполнение документов.
· Обработка, составление и движение отправляемых (исходящих) и внутренних документов.
Тема 9. Контроль исполнения документов.
· Этап постановки документов на контроль.
· Этап ведения контроля.
· Этап анализа исполнительной дисциплины.
Тема 10. Формирование и оформление дел.
· Технология работы с документами.
· Инструкция по делопроизводству на предприятии.
· Номенклатура дел.
· Процедура передачи документов в архив и уничтожения документов.
· Роль секретаря-референта в организации делопроизводства.
· Технические средства составления, обработки, пересылки и копирования информации.
Примерное содержание раздела.
Документооборот и документопотоки. Структура документооборота предприятия. Требования, предъявляемые к документообороту предприятия. Документооборот состоит из потока поступающих в учреждении документов (входящий), поток отправляемых документов (исходящий), поток внутренних документов (внутренний). Поэтому к документообороту предъявляют следующие требования: прямоточность движения документов, прохождение документов кратчайшим путем, избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии и их функциональными обязанностями, единообразие маршрута движения.
Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение входящих документов.
|
|
|
Порядок обработки отправляемых документов. Передача документов внутри организации.
Регистрация и контроль исполнения документов. Контроль сроковый, предупредительный (текущий), последующий (итоговый). Индексирование документов. Порядок снятия документов с контроля.
Регистрационные учетные формы (журнальная, карточная, автоматизированная).
Систематизация и хранение дел. Правила составления и применение номенклатуры дел предприятия. Конкретная, примерная и типовая номенклатура дел. Группировка документов в первичные комплексы. Понятие «дело». Принципы формирование дел: номинальный, предметно-вопросный, авторский, хронологический, экспертный.
Передача документов в архив. Типовые сроки хранения дел. Дела постоянного и временного сроков хранения. Оформление дел и составление описи. Уничтожение дел.
Службы и работники, ответственные за ведение документооборота.
Ведение делопроизводства на компьютере. Создание и ведение баз данных. Оформление документов с помощью программ Microsoft Office. Современные средства оргтехники: копировальные, факсовые аппараты, мини-АТС.
Методические указания.
При изучении этой темы следует обратить внимание на то, что делопроизводство на предприятии состоит из двух стадий: документирование – создание, составление документа, правила его оформления и организация работы с документами, т.е. документооборот, регистрация, контроль исполнения, составление номенклатуры дел и подготовка документов к передаче в архив.
Следует отметить, что инструкция по делопроизводству определяет распределение функций, обязанностей работников предприятия без дублирования. В соответствии с функциональными обязанностями составляются должностные инструкции каждого сотрудника, сотрудники, выполняющие сходные функции объединяются в отделы, отделам присваиваются порядковые номера и составляется сводная номенклатура дел предприятия.
|
|
|
Особое внимание следует уделить процедуре передачи дел в архив, составу и задачам экспертной комиссии по передаче дел в архив, хранению документов в архиве, передаче дел в государственный архив. При этом отдельно рассматривается процедура передачи документов на уничтожение.
Вопросы для самоконтроля к теме 8:
1. Определение и целевое назначение документооборота.
2. Что является документопотоком?
3. Типы документопотока.
4. Исходя из чего рассчитывается объем документооборота?
5. Этапы технологической цепочки обработки и движения поступивших документов.
6. Для чего необходимо предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов?
7. С какой целью регистрируются документы?
8. Что такое индексирование документа? Как, из чего формируется регистрационный номер поступившего, отправляемого и внутреннего документа?
9. Что такое резолюция? Из каких элементов она состоит?
10. Этапы обработки и движения отправляемых и внутренних документов.
Вопросы для самоконтроля к теме 9,10:
1. Задачи, которые можно решить с помощью системы срокового контроля.
2. Функции, которые выполняет документационная служба в процессе контроля исполнения документа.
3. Какие операции входят в этап ведения контроля исполнения документа?
4. Каким образом документ снимается с контроля?
5. Каким образом, и с какой целью ведется анализ исполнительной дисциплины?
6. Процедура передачи документов в архив.
7. Процедура уничтожения документов.
8. Роль секретаря-референта в организации делопроизводства.
9. Технические средства составления, обработки, пересылки и копирования информации.
10. Какая информация содержится в номенклатуре дел?
Темы практических и семинарских занятий, тематических дискуссий и круглых столов
Цель практических и семинарских занятий – практическое применение полученных студентами знаний. Умение составлять и соответствующим образом оформлять различные виды документов и дел.
Раздел 1. Введение в документационное обеспечение управления
В рамках практических занятий по данному разделу проводится контрольный письменный опрос по теоретическому материалу, а также дискуссии и представление докладов по темам: «Государственные стандарты в системе делопроизводства», «История документов»
|
|
|
Раздел 2. Особенности составления и оформления служебных документов различных видов
В рамках практических занятий по данному разделу проводится контрольное тестирование по теоретическому материалу, а также после разбиения студентов на подгруппы по 3-5 человек и образования таким образом нескольких «рабочих предприятий» студенты составляют в Word устав предприятия, положения об отделах, акты, справки. Рукописно оформляют докладные и объяснительные записки, заявления и представления. Создают деловые письма с использованием мастера писем в Word.
|
|
|
