Настольный календарь-еженедельник

Достоинства — видна вся неделя, много места для каждого дня.

Недостатки: непереносной, нет главных недельных ориентиров, нет выделения главных дел дня.

Комбинированный дневник времени

Структура такого еженедельника представлена в табл. 20.

Таблица 20 Структура комбинированного еженедельника Дневник времени (планы личной работы руководителя на 200 ­_год)

Содержание	Кол-во страниц
1. Титульный лист
2. Календарь на 200 год
3. Мероприятия года
4. Дни рождения
5. Справочные телефоны
6. Список наиболее важных дел на год
7. Список дел на каждый месяц года (12 месяцев)
8. Распорядок рабочей недели (52 недели)
9. Режим дня
10. Биоритмы на год
11. Перспективные проблемы, идеи, новации
12. Календарь на следующий год
Всего:
Дополнительные материалы
1. Список сотрудников
2. График работы основных сотрудников

 

Календарная часть

• В эту часть можно внести различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами.

• Особое значение придается плану дня. Основной принцип: один лист на один день.

• В календарной части можно найти листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целевых установок на отдельные недели и дни.

• Отдельные дневные листки можно после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени они составят архив времени и успехов в жизни — надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.

• Новые «входящие» дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т.п. Таким образом, все личные дела можно интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.

Раздел служебных и частных дат

Здесь на соответствующих листках и формулярах можно записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например:

- календарь на год;

- важнейшие понятийные сокращения;

- списки дней рождения близких людей;

- сроки проведения важных мероприятий;

- листки-памятки.

Раздел адресов и телефонов

Благодаря данному разделу у вас всегда под рукой важнейшие телефонные номера и адреса, которыми чаще всего пользуетесь.

Обитая часть. Различные отделения, как в бумажнике, позволяют разместить здесь фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск и другие документы.

В заполнении дневника не должно быть мелочей, при этом:

• все записи должны быть достаточно подробными, понятными;

• в дневнике должно быть место для некоторых, важных для секретаря пометок, которые можно было бы расшифровать в отсутствие руководителя;

• записи должны делаться карандашом, чтобы при необходимости их можно было бы легко изменить или стереть, не допуская неряшливости в дневнике.

Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.

Например, для пометки тех или иных действий можно применять следующие символы:

­- срочно;

! - важно;

? - выяснить;

+ - приоритет категории А;

· - задача выполнена;

О - перенос на более поздний срок;

Х - невыполнимое или само собой разрешившееся дело.

Дневник — это важный и необходимый документ, и с ним следует обращаться соответственно. Здесь сосредоточена важнейшая деловая информация, которая всегда под рукой у руководителя (адреса, фамилии, даты, данные по контрактам, ответственные исполнители и пр.).

Существует еще много других форм планирования времени.

Главное, что надо запомнить и понять: нет универсальных средств. Каждое в чем-то удобно, но имеет и какие-то недостат­ки. Книжка-календарь удобна, когда за день надо сделать много нефиксированных дел. А вот картину недели в целом по ней получить нелегко. Еженедельник удобен при значительном объеме фиксированных дел и незначительном числе нефиксированных занятий, которые нетрудно отмечать и на полях, и в разделах. Ежемесячник удобен, когда работа заранее известна и надо только кое-что записать дополнительно. К тому же он занимает мало места.

Надо выбирать то средство планирования времени, которое наиболее вам подходит. Часто поступают так: берут что-то наиболее приемлемое, но в него вносят дополнения с учетом своих проблем. Если, например, вы работаете рано по утрам, то надо «дорисовывать» сверху еще строки — скажем, с 6 ч.

Можно поступать и так: сделать на картоне постоянное расписание недели, в еженедельнике же отмечать только изменения и перестановки, а также другие нефиксированные дела. Можно такую картонку-расписание дополнить не еженедельником, а книжкой-календарем небольшого формата и в ней записывать все, что не отражено в постоянном расписании.

В последнее время персональный компьютер взял на себя часть обязанностей дневника и стал стремительно вытеснять его с письменного стола руководителя.

Компьютерные системы организации труда

Такие системы организации труда позволяют решать следующие задачи:

• «.Календарное планирование» мероприятий на год, квартал, месяц, неделю, день с контролем достижения результатов;

• «Документооборот» — автоматизированное изготовление, запись, поиск и печать входной и выходной информации, причем поиск информации организован по целой совокупности реквизитов (название, дата, фамилия, предприятие и т.д.);

• «.Справочник», содержащий адреса и телефоны юридических и физических лиц с возможностью их автоматизированного поиска;

• «Калькулятор», обеспечивающий арифметические и логарифмические действия в процессе работы.

При этом сохраняются изменения на диске, информация печатается па принтере и защищается паролем.

И все же, отдавая дань уважения техническому прогрессу, не стоит торопиться выбрасывать старые дневники и ежегодники.

Идея приспособить персональный компьютер в качестве инструмента повышения личной эффективности труда менеджера, специалиста любого профиля получила «второе дыхание», когда в программное обеспечение были заложены главные идеи «Тайм-менеджера».

Тайм-менеджер

Он позволяет менеджеру четко контролировать и распоряжаться своим временем, исходя из поставленных целей, связать воедино «что» и «как» вы хотите сделать. Тайм-менеджер (ТМ) создает единую технологическую базу для принятия и исполнения решений на основе гибкого календаря (планы на год, месяц, неделю, день).

Достоинства ТМ:

• позволяет добиваться поставленных целей на основе повседневного решения основных задач;

• дает возможность расставить приоритеты, иметь обзор дел и рационально использовать свое время;

• помогает развить в себе более гибкое и спокойное отношение к изменениям за счет оперативного внесения изменений и использования сменных блоков бланков.

Например, отмечается рост производительности труда управленческого персонала, когда ТМ стал базовым инструментом работы всего предприятия.

Очень непростое дело дать совет — на каком инструменте личной работы остановить свой выбор. Это зависит от целого ряда факторов: типа предприятия, категории руководителя, планируемых годовых расходов, уровня владения компьютером и т.д. Поэтому выбирайте то, что подходит лучше всего для вас.

Конечно, самое сложное — это строго придерживаться своего же графика. Планирование работы и строгое соблюдение плана — вот два кита, на которых опирается вся наука управления временем.

План и распорядок рабочего дня

План и план—график рабочей недели сами по себе тоже не решают всех практических задач планирования. Остаются еще учет текущих дел и планирование каждого отдельного дня, не похожего один на другой, несмотря на любую регламентацию. Выборка делается из списка дел на месяц, плана—графика недели и из за­писей текущих дел.

Руководитель должен лично ежедневно, завершая очередной день, проверять, выполнен ли план этого дня, составлять новый план, подготавливаться к наступающему рабочему дню.

Этот реальный рабочий план на день должен состоять из вре­менных блоков, заполненных А-делами, исполнению которых не должны помешать никто и ничто. То, что не предусмотрено, а значит, не запланировано, но все-таки неизбежно наваливается на руководителя, следует вмещать в те временные блоки, в которых запланировано выполнение Б- и В-дел. Тогда уже эти Б- и прежде всего В-дела руководитель может и не выполнять.

Никому не позволяйте прервать А-занятие. Если руководитель добился успеха, и притом большого, его никто не станет спрашивать, почему он не выполнил те или иные Б- и В-дела. Его будут уважать, он станет респектабельной личностью, его будут ценить и не захотят потерять.

Если руководитель выполнил некоторые дела Б и В, но едва приступил к выполнению А-дел, вследствие чего обнаружатся лишь незначительные успехи, никто не похвалит его за выполне­ние Б- и В-дел. Его будут ценить не слишком высоко.

Сколько часов в день можно запланировать для выполнения той или иной работы? Если распорядок дня в основном «свободен» от различных неожиданностей, руководитель спокойно может выделить 6 ч. Если неожиданности не только не исключены, но даже и возможны, следует ограничиться 3 или 4 ч.

Те, кто полагают, что их распорядок дня вообще не допускает никакого планирования, могут прибегнуть к планированию «клином». Начинать планирование следует с одного-единственного часа в день. Это может позволить себе каждый. Когда появится опыт планирования, можно перейти к 2 часам и т.д.

Хорошо зарекомендовал себя следующий метод: планировать время следует таким образом, чтобы в каждый час 15 мин остава­лись свободными и их можно было бы использовать для телефонных звонков, визирования документов, непредусмотренных работ и отдыха и т.п. Благодаря этому распорядок дня станет гибким, можно будет многое сделать сверх плана. А план работы на день, согласованный накануне с секретарем, является прекрасным стимулом для тех, кто медленно раскачивается.

На основе действующего в организации единого распорядка рабочей недели руководитель разрабатывает личный режим труда — такой уклад деятельности, в котором необходимо учитывать возможность утомления в разные периоды рабочего дня и в связи с этим изменения характера труда и перерывов для отдыха (табл. 19).

Режим дня — это такая организация деятельности, которая рационально делит сутки на определенные отрезки времени, отведенные для работы, самообразования, питания, отдыха и др. Режим является своеобразным жизненным порядком. Его значение заключается в том, что человек, следующий ему, не упустит и не забудет важных дел, получит уверенность в успехе своих дел (табл. 21).

Таблица 21 Примерный укрупненный режим рабочего дня мастера

Вид деятельности	Время работы, ч	Вид деятельности	Время работы, ч
Подготовительная работа	7:45—8:00	Управление производством	13:00—14:00
Управление производством	8:00—9:50	Работа с документацией	14:00—14:50
Отдых	9:50—10:00	Отдых	14:50—15:00
Работа с документацией	10:00—11:00	Управление производством	15:00—17:00
Управление производством	11:00—12:00	Заключительная работа	17:00—17:15
Обеденный перерыв	12:00—13:00

 

Режим создает в жизненном укладе, деятельности руководителя определенный ритм, позволяет выработать устойчивые положительные привычки, сокращает затраты времени на вхождение в работу, выбор того, чем заняться, и т.п. Режим дня должен не только соблюдаться, но и уточняться, улучшаться, превращаясь постепенно в постоянные нормы жизненного уклада.

Например, подготовительная работа у мастера строительной организации может включать обход участка и проверку состояния техники безопасности и выполнения противопожарных ме­роприятий; обеспечения рабочих средствами механизации, строительными материалами; своевременности выхода рабочих на работу и их расстановки по рабочим местам; выдачи из кладовой материалов, инструмента, инвентаря, спецодежды, а также проведение инструктажа рабочих перед началом работы и др.

Например, управление строительной организацией включает, прежде всего, организацию работы бригад и организацию рабочих мест, контроль за наличием конструкций и материалов, за применением и правильным использованием инструмента, инвентаря, соблюдением требований техники безопасности, организа­цию состязательности в коллективе, мобилизацию коллектива на выполнение плановых заданий и обязательств, другие виды работ и функции в соответствии с Положением о мастере.

Во второй половине рабочего дня мастер переносит основные акценты на обход участка с целью контроля качества, приема выполненных работ, подготовки к следующему рабочему дню.

Если в первой половине дня работа с документами ориентируется прежде всего на изучение справочно-нормативной и специальной литературы, оформление оперативной документации, заполнение табеля, то в конце рабочего дня основное внимание следует уделить составлению заявок на материалы, анализу итогов рабочего дня, планированию работы на очередной день, подготовке заданий бригадам и др.

Заключительная работа предусматривает сдачу смены, заполнение журнала работ.

Установление определенного регламента, четкого распорядка рабочего времени способствует организации времени руководителя. Практика составления рабочих графиков дня и недели, а иногда и месяца дисциплинирует труд не только самого руководителя, но и руководимого им коллектива.

Для выполнения постоянных обязательных видов работ руководитель намечает определенное время дня или определенный день недели. Например, ежедневно планируются в определенное время обход рабочих мест, оперативное совещание, работа с документами и др.

Распорядок рабочей недели (табл. 19) регламентирует личную работу руководителя. Соблюдение его обеспечивает полноту выполнения запланированных работ. В недельном плане для руководителя строительной организации должны найти место следующие дела:

- рассмотрение состояния финансового положения;

- проверка выполнения директивных графиков строительных работ;

- посещение строящихся объектов и анализ дел на них;

- проверка выполнения планов работы с кадрами, улучшение условий труда, быта и отдыха;

- проверка выполнения плана организационно-технических мероприятий;

- прием работников по личным вопросам;

- прием посетителей из сторонних организаций;

- день качества;

- день бригады;

- рассмотрение проектно-сметной документации, проектов про­изводства работ, проектов организации строительства и др.;

- оперативные совещания по анализу состояния дел и др.

В недельном плане следует предусмотреть время для ежедневного решения текущих вопросов с субподрядными организациями, поставщиками, смежниками и собственными подразделениями.

Для непредвиденных работ, решения оперативно возникших текущих вопросов планируются резерв времени и соответствую­щие периоды рабочего дня.

На первых порах руководителю не следует создавать жесткого распорядка дня, можно запланировать только основные работы. Пересматривая график рабочего дня в процессе работы, он совершенствует, уточняет его и впоследствии меняет график уже значительно реже.

Все планы должны, в конечном счете, учитывать выполнение текущих дел и планирование каждого конкретного дня.

Форма записи текущих дел во многом влияет на четкость планирования. Нужно выбрать ту форму записи, которая в наибольшей степени отвечает реальным условиям работы руководителя. Наиболее удобной является такая форма, в которой имеется сетка времени.

На основе месячного плана и распорядка рабочей недели со­ставляется ежедневный рабочий план (табл. 22 и 23).

Таблица 22 Вариант формы рабочего плана руководителя на«» 200 г.

 

 

 

 

День недели	Пн.	Вт.	Ср.	Чт.	Пт. Сб. Вс.
Служебные дела	Где необходимо быть
Где быть	Время	Вопрос
Кого	Пригласить для беседы
Время	Вопрос
Кого	Принять
Время	Вопрос
Домашние дела	Здоровье, досуг		Позвонить
Кому	Телефон Время Вопрос

 

Чтобы перейти к конкретным рабочим планам на каждый день, руководителю нужно решить, как наиболее целесообразно построить свою работу: каким временем он располагает, какое время необходимо на те или иные виды работ, в какой последовательности их следует выполнять, каким образом распределять время в пределах рабочего дня.

Одним из полезных технических приемов планирования личного труда руководителя является применение «Дневника личной работы». Он представляет собой записную книжку в виде общей тетради и состоит обычно из трех разделов. Первый предназначен для записей справочной информации (телефоны, адреса и т.д.), второй включает план наиболее важных дел года, а также планы личной работы на месяц, неделю, каждый день с учетом выполненных работ по времени. Третий раздел предназначен для общих записей.

Таблица 23 Рабочий план руководителя на день «» _ __ 200 г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

День недели Пн. Вт. Ср.	Чт. Пт. Сб. Вс.
Профиль дня
Служебные дела	Распорядок дня
	6:00 7:00
	7:00 8:00
	8:00 9:00
	9:00 10:00
	10:00 11:00
	11:00 12:00
	12:00 13:00
	13:00 14:00
	14:00 15:00
	15:00 16:00
Где быть	16:00 17:00
Организация (служба)	Время	Вопрос
			17:00 18:00
			18:00 19:00
Пригласить для беседы
Кого	Время	Вопрос	19:00 20:00
			20:00 21:00
Принять	21:00 22:00
Кого	Время	Вопрос
			Позвонить
			Кому Телефон Время Вопрос
Домашние дела, здоровье

 

Смысл ведения руководителем «Дневника личной работы» заключается не только в систематизации намеченных дел, но и в возможности учета и анализа всех выполненных работ, в обоснованном планировании личной работы.

Резюме

Увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на использование и, в конечном счете, к экономии времени в целом.

Эффективность труда руководителя повышается за счет четырех составляющих:

• планирования,

• реализации плана,

• мониторинга и контроля,

• взаимодействия и связи людей.

Руководитель обязан уметь анализировать свое рабочее время, составлять планы личной работы, при этом необходимо учитывать все выполняемые им работы, уметь расположить их в порядке важности.

Если руководителю необходимо всерьез подойти к планиро­ванию личной работы, целесообразно придерживаться системы, которая выполняется в следующей последовательности:

• проанализировать бюджет времени;

• определить содержание планируемых дел;

• определить время, необходимое для выполнения этих дел;

• сопоставить необходимые затраты времени на планируемые дела с вашим личным бюджетом времени и своими личными возможностями;

• составить перспективный план дел или перечень на год;

• составить тематический список дел па месяц;

• составить план действий на неделю;

• записывать текущие дела и составлять рабочие планы на день.

Начинать следует с долгосрочных планов. Для этого необходимо составить перечень наиболее важных работ на несколько лет, а затем установить сроки их начала и окончания.

На основании имеющихся данных о перечне дел, их характере и трудоемкости составляется перспективный план на более или менее продолжительный период.

Чтобы перейти к конкретным текущим планам на каждый день. нужно решить, как наиболее целесообразно построить свою работу.

График работ значительно облегчает оперативное планирование и организацию времени руководителя, установление определенного регламента, четкого распорядка рабочего времени.

Если вы «задыхаетесь от груды дел», действуйте по методу «Альпы»:

• составление заданий;

• оценка длительности акций;

• резервирование времени (в соотношении 60:40);

• принятие решений по приоритетам и с перепоручением;

• контроль (учет несделанного).

Наиболее удобной формой плана работы на день является такая, в которой имеется сетка времени, а сами дела систематизированы.

При составлении распорядка дня необходимо учитывать расположение временных зон, чтобы планирование второстепенных работ не попало во временные зоны «первого класса».

Для планирования времени целесообразно пользоваться следующими инструментами:

• календарем-еженедельником;

• дневником времени;

• компьютерной системой организации труда;

• тайм-менеджером.

⇐ Предыдущая18192021222324252627Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: