 |
Зарубежный опыт управления дебиторской задолженностью
|
|
|
|
В зарубежной практике при управлении дебиторской задолженностью предприятия, все чаще встречается использование различных программых средств. Это связано с тем, что одно из основных требований, предъявляемых к информационной системе управления дебиторской задолженностью, — способность структурировать покупателей на группы по степени надежности. Для оценки надежности того или иного дебитора необходимо изучить статистические данные, характеризующие полноту и своевременность погашения задолженности в предыдущие периоды. Информационная система, при помощи которой осуществляется управление дебиторской задолженностью, должна позволять учитывать дату признания дебиторской задолженности, условия отгрузки по каждому контрагенту, а также срок исполнения обязательств. Современные информационные системы позволяют:
- автоматически осуществлять рассылку писем с предупреждением о сроках платежа и информацией о том, какие меры будут применены к должнику при неисполнении обязательств в срок;
- автоматически блокировать отгрузку, если превышен лимит или период просрочки исполнения обязательств по предыдущей поставке;
- на основании договорных условий начислять пени и штрафы;
- оперативно обновлять данные о состоянии дебиторской задолженности и поступлении платежей от компаний-дебиторов.
В крупных компаниях, в которых ведением платежей и выверкой балансов с покупателями занимается бухгалтерия, а отгрузками - менеджеры по продажам, последним приходится согласовывать каждую отгрузку с бухгалтерией, чтобы не допустить превышения кредитных лимитов. А бухгалтерия в свою очередь должна всегда иметь актуальные данные по задолженности клиента. Этот дополнительный этап согласования может привести к возможным человеческим ошибкам и излишнему напряжению из-за конфликта интересов. Выходом из сложившейся ситуации может стать автоматический контроль над дебиторской задолженностью в комплексной системе управления компанией. Выбирая систему для автоматизации предприятия, необходимо проверить, входят ли в ее состав стандартные инструменты управления дебиторской задолженностью, которые в дальнейшем нужно будет только настроить под конкретные требования компании. Примером таких систем являются решения для управления предприятиями среднего и малого бизнеса, предлагаемые компанией SAP.
Надо отметить, что при внедрении той или иной автоматизированной системы очень помогает наличие в ней модуля управления дебиторской задолженностью, который нужно только настроить под конкретные нужды компании. Рассмотрим подробнее данный модуль.
|
|
|
Компонент «Управление финансовыми цепочками» (SAP Financial Supply Chain Management, SAP FSCM) включает следующие приложения [34]:
- «Электронная обработка счетов и платежей» (SAP Biller Direct): приложение для электронной обработки счетов, которое позволяет заказчикам и поставщикам утверждать счета, осуществлять платежи, сверять расчеты, погашать задолженность через Интернет;
- «Управление претензиями» (SAP Dispute Management): содержит инструменты для анализа и централизованной обработки неоплаченных, оплаченных неполностью либо опротестованных клиентами счетов;
- «Управление сбором дебиторской задолженности» (SAP Collections Management): содержит инструменты для управления процессами сбора просроченной дебиторской задолженности;
- «Кредитный менеджмент» (SAP Credit Management): содержит инструменты для управления кредитными лимитами клиентов;
- «Управление наличностью и ликвидностью» (SAP Cash and Liquidity Management): содержит инструменты для эффективного управления денежными средствами, и ликвидностью;
|
|
|
- «Внутренний расчетный центр» (SAP In-House Cash): содержит инструменты для централизации внешних и внутрикорпоративных денежных расчетов;
- «Казначейство и управление рисками» (SAP Treasury and Risk Management): содержит инструменты для управления финансовыми сделками и рисками.
Клиент может использовать эти приложения как все вместе, так и по отдельности в соответствии с индивидуальными потребностями бизнеса.
Рассмотрим подробнее такие приложения, как: «Управление претензиями» (SAP Dispute Management), «Управление сбором дебиторской задолженности» (SAP Collections Management), «Кредитный менеджмент» (SAP Credit Management).
1. «Управление претензиями» (SAP Dispute Management). Предприятия многих отраслей регулярно сталкиваются с ситуациями, когда заказчики платят по счету сумму меньше указанной в счете, либо не оплачивают счет вовсе. Для прояснения и разрешения таких спорных ситуаций компании тратят значительные ресурсы – зачастую требуется подключение различных служб и отделов компании и затрачивается значительное время, что повышает срок оборачиваемости дебиторской задолженности (Days Sales Outstanding – DSO). Компонент «Управление претензиями» (SAP Dispute Management) позволяет автоматизировать обработку претензий и интегрировать этот процесс в цикл расчетов «счет-оплата». Помогая обрабатывать претензии на ранней стадии осуществления расчетов, это приложение может значительно снизить затраты на сбор дебиторской задолженности. Еще одно важное преимущество - организация эффективного сотрудничества между коммерческим, бухгалтерским и финансовым департаментами и, как следствие, существенное повышение эффективности деятельности персонала.
Приложение «Управление претензиями» поддерживает управление претензиями, связанными с выставленными счетами. Так, при возникновении спорной ситуации, в приложении «Управление претензиями» открывается централизованный объект - история претензии. Вся информация, относящаяся к претензии, структурируется и накапливается в истории претензии. В ней хранятся код причины выставления претензии, ссылка на ответственное лицо, оспариваемая сумма и фактически полученная сумма. Кроме этого, доступны документы по всем действиям, которые были предприняты для разрешения данной претензии, а также вся сформированная в системе корреспонденция для отправки дебитору.
|
|
|
Система также регистрирует статус претензии как «открытой» или «разрешенной». Статус, вместе с кодами причин, позволяет контролировать последовательность действий по претензии, таких как уведомление сотрудников средствами маршрутизации потока документов или составление электронного письма покупателю. Компонент «Управление претензиями» позволяет финансовой службе компании анализировать претензии и проверять счета, авизо и бухгалтерские записи, связанные с данным покупателем. Возможности приложения по осуществлению поиска позволяют пользователям просматривать необходимую информацию из других приложений решения «Управление финансовыми цепочками», таких как «Электронная обработка счетов и платежей» (SAP Biller Direct), «Кредитный менеджмент» (SAP Credit Management), и «Управление сбором дебиторской задолженности» (SAP Collections Management).
2. Управление сбором дебиторской задолженности (SAP Collections Management). Эффективное управление дебиторской задолженностью является одной из важнейших задач для многих компаний. Однако в условиях современного бизнеса массовая рассылка писем-напоминаний должникам с требованием немедленной оплаты часто не является эффективной и не приводит к повышению собираемости дебиторской задолженности. Поэтому многие компании выбирают индивидуальный подход к своим клиентам, в том числе и в вопросах сбора дебиторской задолженности. Однако на практике применение индивидуального подхода зачастую оказывается невозможным, так как сотрудники, занятые сбором дебиторской задолженности, должны обрабатывать огромное количество позиций в крайне сжатые сроки.
С помощью приложения «Управление сбором дебиторской задолженности» (SAP Collections Management) специалисты по сбору дебиторской задолженности и аналитики получают мощный инструмент для организации своей работы, что позволит повысить эффективность управления дебиторской задолженностью. Анализ западных рынков показывает, что эффективное управление дебиторской задолженностью может обеспечить компаниям сокращение просрочек оплаты выставленных счетов.
|
|
|
Приложение «Управление сбором дебиторской задолженности» предоставляет инструменты, позволяющие управлять всеми этапами сбора дебиторской задолженности.
Определение стратегии сбора задолженности. Менеджеры по сбору дебиторской задолженности могут определять критерии, в соответствии с которыми оцениваются заказчики и определяются приоритеты сбора задолженности.
Составление рабочих списков. На основе стратегий сбора задолженности автоматически составляются рабочие списки по дебиторской задолженности. Рабочий список содержит перечень заказчиков, с которыми должен связаться специалист по сбору дебиторской задолженности. После внесения информации о контакте с заказчиком, соответствующий пункт удаляется из списка.
Подготовка контакта с заказчиком. Для подготовки контакта с заказчиком специалист по сбору задолженности должен получить всю необходимую информацию.
Рабочий список предлагает обзор всей информации, которая может понадобиться сотруднику при работе с покупателем. Отчет по лицевому счету покупателя отражает все открытые счета, включая их текущий статус, все открытые обещания произвести платеж и истории претензий. Возможно также просмотреть историю по каждому счету вместе с соответствующими обязательствами по оплате и историями претензий.
Документирование контактов с заказчиками. Приложение позволяет специалистам по сбору дебиторской задолженности документировать результаты контакта с покупателями. Например, сотрудник может создать запись об обещании произвести платеж и затем прослеживать его на уровне счета к оплате.
Обещания, которые покупатели не выполняют, автоматически получают статус «нарушенных» или, если полученная оплата не соответствует указанной сумме, «частично выполненных». Повысить эффективность работы специалистов по сбору дебиторской задолженности помогают такие удобные характеристики приложения, как возможность ведения истории претензий и наличие информации о статусе существующего случая.
Приложение «Управление сбором дебиторской задолженности» позволяет:
- активно работать с дебиторской задолженностью;
- определять и устанавливать приоритетность лицевых счетов клиентов;
- определить специфичные для каждого отдельного клиента процедуры управления отдельными дебиторскими задолженностями для улучшения взаимоотношений с клиентами;
- уменьшить время от выставления счета до оплаты по нему (DSO);
|
|
|
- улучшить показатели движения денежных средств;
- повысить эффективность работы специалистов по сбору дебиторской задолженности.
3. Кредитный менеджмент (SAP Credit Management). В условиях современного бизнеса многие компании сталкиваются с такими проблемами, как ухудшение платежного поведения заказчиков и увеличение дебиторской задолженности. При этом, большинство компаний не предпринимает активных действий до тех пор, пока не истечет срок оплаты по счету. Однако современный кредитный менеджмент требует выявления кредитных рисков задолго до наступления срока оплаты задолженности и принятия соответствующих мер. Приложение «Кредитный менеджмент» (SAP Credit Management) обеспечивает возможность проактивного контроля кредитоспособности заказчиков, позволяет заблаговременно распознавать кредитные риски, возникающие в процессе продаж, и предпринять необходимые шаги для предупреждения возникновения неоплаченной задолженности.
Интеграция финансовых и нефинансовых аспектов управления клиентской базой с помощью приложения «Кредитный менеджмент» позволяет снизить кредитные риски и оптимизировать условия кредитования для каждого покупателя. Это приложение является стандартизованным решением по кредитному контролю, которое может объединять данные различных систем.
Управление кредитными лимитами. Функциональность управления и контроля кредитными лимитами позволяет вести данные, относящиеся к кредитному менеджменту, для каждого клиента. Эти данные включают в себя текущий кредитный лимит заказчика, рейтинги кредитоспособности, определяемые внешними агентствами, класс риска для данного заказчика и максимальную сумму возможного заказа, если эти данные изменяются, то история изменений сохраняется в системе.
Информация о кредитоспособности клиента. Приложение «Кредитный менеджмент» включает в себя функции получения информации о кредитоспособности клиентов как из внешних, так и из внутренних источников. Эта информация затем используется в процессе расчета правил кредитования. Данный инструмент позволяет автоматизировать вычисление кредитных рейтингов, расчет лимитов кредитования и процесс принятия решений о кредитовании заказчиков.
Информация из внешних источников. Система позволяет получать информацию из внешних источников (рейтинговых агентств) через Интернет.
Информация из внутренних источников. Можно использовать внутренние данные для того, чтобы определять собственный кредитный рейтинг каждого заказчика. Собственный кредитный рейтинг может основываться на таких данных, как основные данные заказчика в системе, информация о платежном поведении, история напоминаний о задолженности, данные управления претензиями.
Как внешняя, так и внутренняя информация о кредитоспособности клиента сохраняется в системе и позволяет усовершенствовать процедуру принятия решений и снизить кредитные риски.
Инструмент расчета правил кредитования. Данный инструмент позволяет автоматизировать многие процессы кредитного менеджмента:
Определение кредитного рейтинга заказчика – инструмент расчета правил кредитования позволяет определить процедуру расчета кредитного рейтинга для каждого заказчика с использованием определяемых пользователем формул.
Определение лимита кредитования – инструмент расчета правил кредитования также позволяет определить лимит кредитования для каждого заказчика.
Проверка лимита кредитования. Дополнительно можно определить правила проверки лимита кредитования и определить процедуры контроля, например, анализ срока самой давней задолженности или наивысший уровень напоминания. Также можно определять действия системы в случае негативного результата, например, блокирование заказа, счета или другие действия.
Поддержка принятия решений по кредитованию. Благодаря возможности консолидации различной информации, касающейся кредитоспособности заказчика, данный компонент позволяет быстро и эффективно принимать решения по кредитованию заказчика. С помощью интеграции мощного набора предварительно сконфигурированных отчетов в компоненте «Бизнес-аналитика» (SAP NetWeaver BI), компания получает возможность выявлять покупателей с высоким кредитным риском и планировать мероприятия по снижению рисков при ведении бизнеса с такими клиентами. Инструменты для анализа кредитного портфеля позволяют привести общую кредитную практику компании в соответствие с ее стратегическими целями. С помощью данной информации вы сможете планировать маркетинговые мероприятия по группам выгодных клиентов и применять адекватное ценообразование и условия платежа для покупателей с высокой степенью риска.
С помощью приложения «Кредитный менеджмент» можно создать кредитное дело для работы с лимитами кредитования. Используя кредитное дело, различные подразделения компании смогут запрашивать актуальные лимиты кредитования покупателя. Кредитное дело управляется через рабочий список соответствующего менеджера по кредитованию, который сам работает с кредитными заявками или направляет их другим лицам для дальнейшей проверки. В рамках данного процесса есть возможность отслеживать все решения по лимиту кредитования в системе, определять, какой управляющий принял или отклонил лимит кредитования, и фиксировать причину того или иного решения. При составлении прогноза ликвидности, финансовый менеджер может комбинировать возможности приложений «Кредитный менеджмент» и «Управление наличностью и ликвидностью» для разграничения новых и подтвержденных заказов и заказов, которые система заблокировала.
Используя эти и другие функции компонента «Кредитный менеджмент», компания получает возможность:
- контролировать кредитные риски с помощью размещения кредита и дальнейшего его мониторинга в режиме реального времени;
- ускорить процедуры кредитных проверок для более быстрого принятия решений;
- снизить задержки оплаты и объем безнадежных долгов;
- увеличить прибыль по безрисковым счетам клиентов;
- снизить операционные издержки с помощью автоматизации процесса рассмотрения кредитныхзаявок;
- учитывать напоминания и информацию о претензиях в процессе принятия решения;
- улучшить взаимоотношения с покупателями благодаря возможности сосредоточить основное внимание на самых прибыльных клиентах.
|
|
|
