Справочно-информационные документы.

К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, телеграммы, письма и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядитель­ным документам и не являются обязательными к исполнению. Справочно-информационные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю, от руководителя в вышестоящие организации.

Справка — это документ, содержащий описание и подтвержде­ние тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и вы­даваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удос­товерения того или иного юридического факта. Более многочис­ленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это — справки о подтверждении места учебы и рабо­ты, о занимаемой должности, заработной плате, месте прожива­ния, наличии иждивенцев и т.п. Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа "настоящая справка", "действительно учится» и т д. На справке ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о вы­полненной работе, а также содержащий выводы и предложения со­ставителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной док­ладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место фак­ты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об»). Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид докумен­та (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю доклад­ную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержа­ние отдельных положений основного документа (плана, отчета, про­екта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровож­дающие основной документ и поясняющие содержание его отдель­ных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедитель­ным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с вос­произведением тех же реквизитов и подписываются составителем [15].

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтвер­ждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и на­значаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдель­ных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреж­дений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене ру­ководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегуста­ции; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица), Начинается эта часть акта словом «Основание», которое пе­чатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименова­ние распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

Основание: приказ директора завода от 24.05.2000 № 89 «О про­ведении инвентаризации материальных ценностей на складе».

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется сло­во «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами со­ставителей акта либо приводится состав комиссии.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются ре­комендации. Эта часть текста не обязательна — акт может закан­чиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факс, электронное сообщение) использующихся для передачи информации между организациями. Деловая переписка занимает 80% входящей и исходящей документации. Она делится на почтовую и электронную.

Содержанием переписки могут быть: запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, претензия, приглашение и др.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

- письмо оформляется на бланке письма и подписывается руководителем организации (его заместителем)

- письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без исправлений

- письмо должно излагаться официально-деловым стилем, при необходимости иметь разъясняющие материалы

- переписка используется в том случае, когда невозможно связаться по другому (по телефону, личная встреча).

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Письма составляются на бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста.

Обязательные реквизиты: наименование организации автора, справочные данные, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных – печать.

Текст письма может быть простым (состоящим из одной - двух частей вступления и заключения), и сложным (состоящим из вступления, основной части и заключения).

Текст большинства писем излагается от первого лица множественного лица (просим, направляем). Письма, адресованные руководителям, и требующие особого рассмотрения могут начинаться с уважительного обращения к адресату: «Уважаемый господин мэр!» И заканчиваться с фразы: «С уважением»; местоимения «Вас», «Вам» пишутся с прописной буквы.

В одном письме содержится только один вопрос. Объем не превышает двух страниц. Письмо на бланке А4 должно содержать заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?» «О нарушении договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи». Если письмо является ответным, то указывают номер и дату письма, на которое дается ответ: «На №__от____»

Если письмо адресуется в более чем 4 места, то исполнитель составляет список рассылки. Письма подписываются руководителем организации или его заместителем. Вносить исправления и дополнения после подписания запрещается. Датой письма является дата его подписания.

Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее сроч­ности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Ка­тегория телеграммы указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фа­милия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения их обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращен­ный адрес.

Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента — заключе­ния. Знаки препинания пишутся сокращенно строчными бук­вами: точка — тчк, запятая — зпт, двоеточие — двтч, кавычки — квч, скобки — скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс),! (восклицательный знак),? (воп­росительный знак), % (проценты),: (деление) и др. Даты обозна­чаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.

В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя, наименование структурного подразделения, должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Эти сведения пишутся без сокращений, со знаками препинания и отправке не подлежат.

Факс – это получаемая на бумажном носителе копия документа, переданная по каналам факсимильной связи. При соблюдении установленных процедур факсограмма обладает юридической силой, в отличии от ксерокопии. Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шифром.

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по каналам телефонной связи. Используются для оперативной передачи информации служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Обязательными реквизитами являются: регистрационный номер, должность, ФИО, телефоны отправляющего и принимающего, подпись принимающего, дата, время. В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, не допускаются сложные обороты и труднопроизносимые слова. Телефонограмма составляется в одном экземпляре.

 

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: