Текущее хранение, списание, уничтожение документов.

В процессе деятельностипредприятия получается большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как "Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура радел.

Номенклатура дел - "Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов.

Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел.

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.

После окончания работы с документом он передаётся для помещения в дело.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года. В небольших фирмах формирование и хранение дел ведётся централизованно, обычно в секретариате. Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и подшиваются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или (ватерных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Документы предприятия стоят на текущем хранении в течении двух лет. По документам, для которых указанный срок истек, специальной комиссией организации принимается решение о порядке их последующего хранения на период до 10 лет, направлении в учреждение Росархива или на уничтожение. Предельный срок хранения документов – 75 лет.

Документы организации, состоящие на хранении, подвергаются проверке раз в год. С этой целью создается комиссия в составе председателя и двух-четырех членов, по результатам работы которой составляется акт, в котором перечисляются все проверенные и отобранные на уничтожение документы. Члены комиссии лично уничтожают документы, фиксируют процесс в акте, который после подписи председателя и члена комиссии подписывается руководителем учреждения. После утверждения акта об уничтожении производится списание документов с журнала учета, с указанием номера и даты утверждения акта.

 

Персональный компьютер в делопроизводстве.

Подготовка текстов с использованием компьютерной системы подготовки текстовых документов (СПТД) заключается в выполнении ряда этапов: набор текста, редактирование введенной информации, оформление отдельных структурных документов, печать документа, сохранение текста документа и ведение архива текстов.

Каждый этап состоит из множества операций. При работе с текстом обычно происходит чередование отдельных операций, так если при наборе текста обнаружились ошибки, то прибегают к операциям этапа редактирования.

Пользователи ПК часто забывают, а порой и не знают о том, что наряду с пользой компьютер наносит и вред здоровью. Отрицательное воздействие на человека является комплексным.

1. Монитор ПК является источником: электростатического поля, электромагнитных излучений, рентгеновского, ультрафиолетового, инфракрасного, светового излучения. Особенно сильно влияние на мозг.

2. Неподвижная поза оператора приводит к усталости и боле в шее, позвоночнике, плечевых суставах.

3. Интенсивная работа с клавиатурой вызывает боль в суставах рук.

4. Значительной нагрузке подвергается зрительный аппарат оператора.

Уберечься полностью от вредного влияния ПК на здоровье невозможно, однако существуют общие рекомендации при работе с компьютером, которые позволяют сделать работу оператора более комфортной, безопасной и продуктивной:

1. Правильная рабочая поза: не сутультесь, не скрещивайте ноги, ступни, не гните руки в кисти, плавно вставайте и садитесь на рабочее место, старайтесь расслабиться.

2. Правильное дыхание, релаксация: дышите глубоко, в одном ритме, свободно, расслабьтесь, особенно лицо, лоб, шею, спину. Если чувствуете напряжение в какой-либо части тела, сделайте глубокий вдох, напрягите эту часть тела на 3-5 секунд, на выдохе расслабьтесь.

3. Работа зрительного аппарата: легко моргайте каждые 3-5 секунд, бросайте взгляд на более удаленные предметы каждые несколько минут, используйте периферийное зрение.

4. Делайте короткие регулярные перерывы.

5. Выполняйте оздоровительно-профилактические комплексы упражнений.

6. Организация рабочего места: минимальная площадь на один компьютер – 6 м, объем – 20 м; освещение соизмеримо с яркостью монитора, источник освещения слева, допускается справа или сзади, следить чтобы свет не вызывал бликов на мониторе; расстояние от монитора до глаз – 60-70 см; не ставить монитор ближе чем на метр к стене; уровень глаз на 15-20 см выше центра экрана; уровень колен на (или ниже) уровня бедер; уровень запястий на (или ниже) уровня локтей; удобный стол, кресло; современный монитор [16].

 

Глоссарий

Адресат — получатель.

Адресант — отправитель.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтвер­ждающий установленные факты или события.

Анкета — документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

Аннотация — краткое изложение первоисточника.

Архивная выписка — дословное воспроизведение части тек­ста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.

Архивная справка — справка об имеющихся в документаль­ных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмете или биографических сведениях, заверенная в установ­ленном порядке.

Бланк — белый лист с частично напечатанным текстом и про­белами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).

Ведомость — перечень каких-либо данных (сведений), распо­ложенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).

Виза — подпись, подтверждающая факт ознакомления долж­ностного лица с документом.

Внутренний адрес письма — наименование и адрес организа­ции или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.

Внутренний документ — документ, предназначенный для ис­пользования тем учреждением, в котором он создан.

Входящий документ — документ, поступивший в учреждение.

Выписка — копия части текстового документа.

График — текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

Гриф — пометка, указывающая на особый характер или осо­бый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).

Дата — число, месяц и год составления или подписания доку­мента, указанные на нем арабскими цифрами.

Дело — единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

Деловое письмо — документ, применяемый для связи, пере­дачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Делопроизводство — ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по орга­низации документов в них.

Директивный документ — документ, содержащий обязатель­ные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность — документ, дающий полномочия его предъя­вителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договоренность — документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.

Докладная записка — документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложения­ми составителя.

Документ — информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Документооборот — 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

Досье — документы, относящиеся к какому-либо делу.

Дубликат — экземпляр документа, составленный взамен отсут­ствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридичес­кую силу.

Заявление — документ, содержащий просьбу или предложе­ние лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.).

Извещение — документ, информирующий о предстоящем ме­роприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие.

Индекс — условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Индексация — проставление индекса.

Индекс дела — порядковый номер дела по номенклатуре и ус­ловное обозначение структурной части учреждений, проставляе­мые на обложке дела.

Инициативный документ — документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

Исходящий документ — документ, отправленный из учреждения.

Консервация документа — предохранение документа от раз­рушающего действия внешней среды.

Контракт — договор об установлении, изменении или прекра­щении правоотношений.

Контрольный лист — талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.

Корреспондент — учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Кредит — включенная в смету сумма, в пределах которой раз­решен расход на определенную потребность.

Лимит — документ, определяющий предельный размер ассиг­нований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государ­ственных фондов.

Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражающий пере­дачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инстру­ментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.

Личное дело — дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

Машиночитаемый текст — документ, использование которо­го требует применения специально предназначенных технических средств.

Наряд — документ, содержащий сведения о распределении ра­бот между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет при­читающейся им заработной платы.

Наряд-заказ — плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.

Номенклатура — перечень наименований.

Номенклатура дел — систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве уч­реждения.

Номер входящего письма — регистрационный номер докумен­та, проставляемый адресатом.

Номер исходящего дела — регистрационный номер докумен­та, проставляемый отправителем.

Нормативные документы — документы, в которых устанав­ливаются какие-либо правила, нормы.

Нормативы — документы, содержащие показатели затрат вре­мени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготов­ляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изде­лие, операцию и т.д.).

Нормы — документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо).

Объяснительная записка — 1) документ, поясняющий содер­жание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Опись — юридически оформленный перечень документов.

Оригинал документа — 1) первоначальный экземпляр доку­мента; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материа­лом для копирования.

Особые отметки — отметки о степени секретности и срочнос­ти исполнения документов.

Отчет — документ, содержащий сведения о подготовке и про­ведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командиро­вок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреж­дению как должностному лицу.

Официальные документы — документы, составленные учреж­дением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

Письмо — обобщенное наименование различных по содержа­нию документов, служащих средством общения между учрежде­ниями, частными лицами.

Повестка — официальное сообщение частному лицу с предло­жением куда-либо прийти или учреждению — выслать своего пред­ставителя.

Подлинник документа — 1) документ официального проис­хождения в окончательной редакции, удостоверенный соответству­ющим образом; 2) рукопись.

Подпись на документе — подпись должностного лица или ав­тора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяю­щая копию документа.

Положение — 1) правовой акт, устанавливающий основные пра­вила организации и деятельности государственных органов, струк­турных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; 2) свод правил, регулирующих опре­деленную отрасль государственного управления, политической, об­щественной, культурной или хозяйственной жизни.

Предложение — письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; оферта.

Представление — документ, содержащий предложение о на­значении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопро­сам деятельности учреждения.

Прейскурант — перечень видов работ, услуг, продукции това­ров и т.д. с указанием цен и расценок.

Претензионное письмо — письмо, отправленное виновной сто­роной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.

Приказ — 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основ­ных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В от­дельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, вы­даваемый органами государственного и ведомственного арбитра­жа на обязательное исполнение его решения.

Программа — документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период вре­мени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления круп­ных работ, испытаний.

Проект документа — предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Протокол — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, со­вещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Распорядительные документы — документы, в которых фик­сируется решение административных и организационных вопро­сов.

Расписание — объявление о времени, месте и последователь­ности совершения чего-либо.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руко­водителем, главным образом коллегиального органа государствен­ного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

Регистрационная карточка — карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

Регистрационный номер документа — порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его ре­гистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.

Регистрационный штамп — штамп, содержащий название уч­реждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.

Регистрация документов — запись в учетных формах (журна­лах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Реестр — перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгал­терском учете и делопроизводстве (например, Р. описей).

Резолюция — решение, принятое совещанием, съездом, кон­ференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

Резолюция на документе — письменное указание руководите­ля исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

Реквизиты — обязательные элементы служебного документа.

Реквизит документа — обязательный информационный эле­мент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письмен­ного документа.

Рекламационное письмо — заявление об обнаружении недо­стачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной ра­боте.

Реферат — краткое письменное изложение первоисточника.

Решение — 1) правовой акт, принимаемый исполкомами Сове­тов народных депутатов в коллегиальном порядке в целях разре­шения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими не­однородными органами — коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и обществен­ными организациями и т.д.; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже; 3) резолюция собрания, совещания и т.д.

Система документирования — принятый в учреждении поря­док создания, оформления и исполнения документов.

Служебная записка — записка о выполнении какой-либо ра­боты, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Состав удостоверения — подпись и печать.

Спецификация — документ, содержащий подробное перечис­ление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установ­ки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа.

Список — перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

Справка — 1) документ, содержащий описание и подтвержде­ние тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждаю­щий факты биографического или служебного характера.

Стандарт — нормативно-технический документ, устанавлива­ющий требования к группам однородной продукции и в необходи­мых случаях требования к конкретной продукции, правила, обес­печивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ.. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на ос­нове специальных постановлений Правительства РФ.

Стенограмма — дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиаль­ных органов, осуществленная методом стенографии.

Счет — документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.

Табель — перечень каких-либо показателей, составленный в оп­ределенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости).

Таблица — документ, содержащий текстовые или цифровые све­дения, размещенные по графам.

Талон обратной связи — документ, уведомляющий о получе­нии чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).

Тезаурус — словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрип­торы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и клю­чевые слова и словосочетания естественного языка.

Тезисы — краткое изложение текста документа или выступле­ния.

Телеграмма — обобщенное название различных по содержа­нию документов, переданных по телеграфу.

Телекс — телеграмма, посланная по телетайпу.

Телетайп — телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишу­щей машинки.

Текстовой документ — документ, содержание которого изло­жено посредством любого вида письма.

Техническая документация — обобщающее название доку­ментов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и дру­гих работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению промышленного производства.

Технологическая документация — обобщающее название до­кументов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), пред­назначенных для описания и оформления технологических процес­сов.

Типовые документы (тексты-аналоги) — 1) документы, отра­жающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым об­разцам; 2) нормативные и распорядительные документы, опреде­ляющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для со­ставления учреждениями одноименных документов с учетом спе­цифики их деятельности.

Трафаретный документ — документ, имеющий заранее отпе­чатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его кон­кретное содержание.

Указание — 1) правовой акт, издаваемый органом государст­венного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов дан­ного органа и вышестоящих органов управления; 2) документ, со­держащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

Указатель — систематизированное перечисление наименова­ний, имен, предметов со справочными данными о них.

Факсимиле — 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяю­щая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

Физическое лицо — гражданин, являющийся участником граж­данских правоотношений (носителем гражданских прав и обязан­ностей).

Формуляр документа — совокупность расположенных в уста­новленной последовательности реквизитов документа (автор, ад­рес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

Циркулярное письмо — письмо, направленное из одного ис­точника в несколько адресов.

Экспедиция — специальный аппарат учреждения для приема документов.

Юридическое лицо — учреждение, предприятие или органи­зация, выступающее в качестве самостоятельного носителя граж­данских прав и обязанностей.

Языковая формула (документа) — слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основ­ной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом доку­мента. Языковой формулой гарантийного письма служит конструк­ция: «Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в... отделе­нии... банка»; сопроводительного — «Направляю...», «Высылаю...» и т.д.

Тесты

1. Документооборот — движение документов в организации с момента их создания до:

1.1. передачи на исполнение

1.2. подшивки в дело

1.3. завершения исполнения или отправки

 

2. При регистрации какого документа дату регистрации ука­зывают не в день его подписания?

2.1. приказ

2.2. протокол

2.3. решение

2.4. постановление

 

3. Реквизит документа — это:

3.1. его отдельный элемент

3.2. часть служебного письма

3.3. фирменный бланк

 

 

4. В реквизите «Адресат» инициалы ставят:

4.1. перед фамилией адресата

4.2. после фамилии адресата

 

5. С какой целью на служебном письме указывают фами­лию и телефон исполнителя?

5.1. для оперативной связи с исполнителем

5.2. для придания документу юридической силы

 

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: