 |
Основные функции визитных карточек и требования к ним
|
|
|
|
В наше время визитная карточка выполняет следующие основные функции: экономии общественного времени, представительскую, информативную, рекламную. Причем эти функции могут относиться как к отдельному субъекту — владельцу карточки, организации, которую представляет данный субъект, так и к персоне и организации одновременно.
В России в бытовом сознании некоторых людей визитная карточка до сих пор ассоциируется с чем-то излишним, ненужным элементом чужого образа жизни. В деловой практике отголоском такого подхода является запрет отнесения расходов на изготовление визитных карточек на издержки предприятия для большинства менеджеров среднего ранга. Однако при этом упускается из виду основная функция карточки — экономия общественного времени, возможность сокращения времени для обмена необходимой информацией до минимума. Доста-
1См.: Акунин Б. Любовник смерти. М.: Захаров, 2003. С. 118.
точно сказать, что в Японии используется в среднем 300 млн. визиток в месяц. И если президент средней компании раздает в ходе деловых встреч около 200 своих визитных карточек в месяц, то коммивояжеры такой компании расходуют свыше 700 карточек за этот период.
Кроме того, следует иметь в виду, что при изменении места службы или должности число расходуемых визитных карточек в первые месяцы увеличивается в 1,5 раза.
Для России пока эти цифры значительно ниже, но и сейчас масштабы экономии времени при использовании визитных карточек весьма значительны. Менеджер среднего ранга расходует в год около 400 визит-пых карточек. Время, необходимое для подготовки и проведения записи реквизитов и других данных, содержащихся на визитной карточке, составляет около трех минут. Экономится 1200 минут, или 20 часов, рабочего времени в год, что приблизительно эквивалентно трем рабочим дням, непрерывно проведенным в бессмысленной механической работе по написанию одной и той же информации.
|
|
|
В связи с развитием рыночных отношений неминуемо увеличение контактов управленцев на всех уровнях иерархии, а значит, существенно возрастут масштабы экономии общественного времени в случае использования визитных карточек.
Визитная карточка потому и названа визитной, что способствует визитам, беседам, встречам, деловому общению. Владимир Иванович Даль определял: визитный билет или карточка — «к посещению относящиеся». Она придает знакомству официальный или доверительный статус или заменяет владельца в его отсутствие. Визитную карточку от лица, часто, занимающего определенную иерархическую ступень в организации, вручают человеку, с которым хотят познакомиться поближе или собираются продолжить отношения. Причем чаще всего лицо, принимающее карточку, также персонифицирует определенную организацию. Поэтому можно говорить, что визитная карточка несет представительскую функцию.
На визитной карточке официального лица, в особенности дипломатического работника, печатаются только имя, фамилия и должность. В российской практике — имя, отчество, фа-
милия и должность. В случае выполнения дипломатических функций в нижнем правом углу может указываться город, в котором размещено посольство или консульство. Номер телефона, домашний и служебные адреса не печатаются.
Кроме таких визитных карточек дипломатические работники имеют еще несколько видов визитных карточек. Во втором случае печатается только должность, например: посол. Третий вид используется только для неофициальных случаев. В такой карточке указываются имя, отчество, фамилия и некоторые другие сведения, характерные для обычной деловой практики.
|
|
|
В обычных деловых визитных карточках кроме фамилии и званий обычно указываются реквизиты организации, включая название, точный адрес, телефоны, факсы, телетайпы, электронные адреса и другие необходимые данные. С этой точки зрения визитная карточка как бы является информативной ячейкой, несущей и сохраняющей информацию об организации и лице, ее представляющем, а значит, выполняет информативную функцию.
Визитная карточка, выполненная в фирменном, оригинальном стиле, часто включающая изобразительный элемент товарного знака или другую атрибутику, несет весьма важную рекламную функцию. В этом отношении очень полезны подготовка и изготовление визитной карточки самой организации, фирмы или предприятия. На ней могут быть знак, полное название, почтовые и банковские реквизиты, слоган и логотип, краткое перечисление вида основных товаров, услуг или сферы деятельности. На обороте возможно повторение того же текста на другом языке или перечисление товаров, услуг, так как часть этой информации оказывается слишком объемной, чтобы ее можно было разместить на лицевой стороне визитки.
Максимальные размеры визитной карточки, с точки зрения удобства пользования ее и хранения в специальных альбомах типа «кляссеры», составляют 60 на 100 мм. Обычно такие форматы карточек имеют высшие должностные лица. Однако из тех же соображений, при условии размещения нескольких карточек в одну ячейку альбома, что бывает часто необходимо при командировках, лучше иметь визитные карточки чуть меньшего формата 55 на 90 мм. Кроме того, используются форматы 50 на 90 мм. Принято формат визитных карточек, при-
надлежащих женщинам — супругам официальных лиц, также несколько уменьшать, примерно па 10 мм по длине и ширине. Но такая практика наблюдается не везде. Например, в Великобритании визитные карточки женщин, напротив, больше мужских1.
На визитной карточке может размещаться различная информация, в различной комбинации, что может быть ограничено лишь площадью поверхности, с одной стороны, и дизайнерским подходом, с другой.
Общепринятые элементы информации и дизайна визитных карточек (хотя и необязательные):
|
|
|
1. Визитная карточка чаще всего изготовляется из не очень твердого белого картона (хотя иногда используют определенные сорта плотной бумаги и даже пластик), также применяют различную окраску и ламинирование.
2. Использование окраски, контрастных сочетаний цветов, золотого тиснения, голографически изготовленных элементов, простых и цветных фотографий владельцев, высокохудожественных монограмм, гербов, а также государственной символики характерно для так называемых представительских визитных карточек, отличающихся особой роскошью и высокой ценой. (Следует помнить, что стоимость карточки далеко не всегда отражает признаки хорошего тона и высокой культуры ее владельца. Стремление удивить роскошью может дать противоположный эффект, так как свидетельствует о расточительности.)
3. Как правило, текст визитных карточек печатается на языке страны пребывания. В Российской Федерации принято визитные карточки печатать на русском языке, а на обороте — на английском, иногда немецком, французском и др. В ряде случаев данные о владельце карточки на русском языке и аналогичную информацию на иностранном языке (преимущественно на английском) размещают на одной стороне визитной карточ-
1См.: Барыкин К. Визитная карточка//Коммерческий вестник. 1993. № 9; Деловая переписка с иностранными фирмами. М., 1991; Демидов Н.В. Деловой протокол и этикет. М, 1994; Дийков С.А., Воронцов Д.В. и др. Япония. М., 1991; Беттджер Ф. Вчера неудачник — сегодня преуспевающий коммерсант/Пер, с англ. Саратов, 1993; Головнин В.А. Азбука делового этикета//Эхо планеты. 1991. Ноябрь. № 47 (190) 16-22. С. 26-31.
ки. Это связано с тем, что оборотная чистая сторона оставляется для записей и необходимых пометок.
4. Шрифт визитных карточек строго не регламентируется и обычно зависит от местных региональных условий, вкусов и предпочтений. Общее правило: написание имени и фамилии владельца карточки более крупным шрифтом. Нет единого требования к цветовому решению, но следует помнить, что излишняя пестрота только вредит. Поэтому лучше использовать не более 2-3 цветов. Хотя согласно протокольным требованиям визитные карточки должны быть белыми. В отдельных случаях могут использоваться выпуклые элементы части поверхности карточки, например: поднимаются герб, товарный знак, фамилия и имя.
|
|
|
5. Иногда в оформлении визитных карточек используется комплекс различных элементов информации, обозначенных для экономии места соответствующими графическими символами, сигнатурами или пиктограммами, например: силуэтами телефона, конверта, такси и пр.
Наиболее часто встречается следующий вариант расположения отдельных графических и словесных элементов визитных карточек. Товарный знак или другие графические символы располагаются в левом верхнем углу либо в центре. Верхнюю часть, справа от графического символа, еще один вариант — над ним, занимает название предприятия или организации (аббревиатура и полностью написанное). В центральной части размещены фамилия, имя, отчество, степень и звания (в некоторых случаях, например при общении с друзьями и знакомыми, печатается сокращенный вариант, без указания излишней информации, исключая степени и звания, но с необходимой в данном случае информацией, например, домашний телефон и адрес). В нижней части карточки размещаются реквизиты: полный адрес, местный код, телефоны, факсы, электронные адреса и пр. Если данная информация из-за своего обилия композиционно перегружает центральную часть карточки, то она разбивается на две части: адрес с одной стороны, в левом нижнем углу и телефоны, факс, E-mail, с другой, в правом нижнем углу.
Если необходимы несколько вариантов визитных карточек, несущих разную информацию о владельце, но похожих по дизайну, необходимо выделять эти варианты, например, изменяя цвет графических символов. Тем самым можно легко и быстро визуальным способом выбирать требуемую в данный момент карточку. Это особенно важно при
идентичных лицевых сторонах разных вариантов и в то же время при различном оформлении оборотных сторон, например при использовании разных языков.
Увеличить количество информации, размещаемой на визитной карточке, величину пробелов, для внесения на них дополнительных сведений (имена членов семьи, секретаря, даты рождения и знакомства, следующего визита и пр.) позволяет форма визитки, выполненной в виде книжки или буклета, с симметричным или несимметричным перегибом вдоль или поперек, в один, два или три сгиба. По сгибу может проходить перфорация. Одно из полей карточки может оставаться чистым и при наличии перфорации легко отрываться. Такая карточка удобна при отсутствии визитной карточки у партнера, с которым состоялась встреча. Легко оторвав половину, на которой размещена информация, владелец передает ее партнеру, на оставшейся части могут быть записаны все необходимые сведения о партнере, не имеющем визитной карточки. Недостатком визитных карточек такой формы является то, что они занимают вдвое больше места в деловом снаряжении, так как при повседневной деятельности деловому человеку рекомендуется иметь в запасе 10-12 карточек, а при командировке значительно больше. Например, при посещении с деловыми целями выставок и ярмарок могут быть израсходованы десятки, а иногда сотни визиток.
|
|
|
6. Визитная карточка обычно имеет прямоугольную форму, но иногда встречаются и другие варианты, например, повторяющие силуэт товарного знака предприятия или разработанные с учетом фирменного стиля. Такие сложные конструкции могут быть весьма оригинальными и привлекательными с точки зрения выполнения рекламной функции, однако печать их обходится существенно дороже.
Могут встречаться и другие виды визитных карточек, как относительно простых так и самых необычайных форм и размеров, а иногда просто вычурных. К простейшему типу визитных карточек относятся так называемые типовые визитные карточки, имеющиеся в продаже и представляющие собой бланки визиток, требующие индивидуального заполнения. Ценность их невысока, однако они могут выручить в некоторых случаях, когда например, внезапно закончились фирменные визитки, но необходимо продолжать деловые контакты на длительной по времени выставке-продаже. Кроме того, они имеют низкую стоимость и стандартные размеры.
Примеры специальных визитных карточек, которые, являясь элементом фирменного стиля и рекламной кампании, способствуют победе в конкурентной борьбе:
1. Характерным примером, подтверждающим это положение, является письмо читателя в лондонскую газету «Таймс», которое приводится без сокращений1: «Во время своей недавней деловой поездки в Куала-Лумпур я как-то присел отдохнуть на бортике бассейна в отеле. К месту, где я сидел, подплыл японский джентльмен и заговорил со мной. Едва мы перешли на проблемы, интересные для пас обоих, он тотчас вытащил из кармана плавок и протянул мне свою водонепроницаемую визитную карточку. Разве можем мы тягаться с подобной конкуренцией в сфере экспортного маркетинга?..».
2. В Китае в рекламных целях изготавливают визитки из дорогих сортов чая. Для этого чай подвергается обработке методами прессовки. Подобные визитки можно употреблять для заваривания чая наивысшего качества.
3. Пример специальной визитки, характерный для современной российской действительности2: «Визитные карточки для пьяниц выпустил местный кооператив в городе Орске. Незнающим своей нормы рекомендуется постоянно носить памятку с собой. Текст визитки гласит: «Сегодня пьян! Не смогу найти дорогу домой! Пожалуйста доставьте меня по указанному адресу! Не оставляйте меня в незнакомом месте!». Новинку охотно раскупили в Оренбургской области Российской Федерации. Этот образец является более гуманным способом борьбы с пьянством, чем тот, который ввел в свое время Петр I, распорядившись вешать на шею пьяницам тяжелые отлитые из чугуна медали. Эти медали в какой-то мере играли роль специфических визитных карточек, позволяющих окружающим судить о дурных наклонностях их владельцев».
|
|
|
