 |
Наполнение базы данных. Создание таблиц.
|
|
|
|
Так как данные будут представлены в табличном виде, введем в базу данных таблицу 1 Товары, таблицу 2 Покупатели и таблицу 3 Заказы.
1) Для добавления в базу данных новой таблицы мышью выберите ярлычок Таблицы и нажмите в правой части окна Вашей базы данных кнопку Создать.
2) Появится окно "Новая таблица" правая часть которого отображает перечень способов создания таблицы.
3) Выберите Конструктор, нажмите OK.
Откроется окно Таблица1: в котором надо описать структуру новой таблицы, т.е. ввестиназваниявсехполей, выбратьтипданных,описатьиххарактеристики, задать первичный ключ – ключевое поле.
Для каждого поля обязательноуказываетсяимя (в колонке Имя поля), типхранимых в этом поле данных (в колонке Тип данных). В колонке Описание, нужно дать характеристику поля в качестве комментария, облегчающего понимание содержимого таблицы.
Создадим макет будущей таблицы Товары, используя ее описание.
4) Заполните поля в окне "Таблица":
В первую ячейку введите название поля – Номер, нажмите Enter (курсор перейдет в следующий столбец, где по умолчанию программа предложит тип данных Текстовый) из предложенного списка выберите Числовой, опять нажмите Enter, введите описание– Уникальный номер, приписанный каждому товару.
У каждого поля, кроме имени, типа и описания, имеется еще и набор свойств, перечисленных внизу окна в закладке "Общие". На рис. 1 текущим полем является поле "Номер" (на текущее поле указывает треугольник слева от имени поля). У него есть свойства – "Размер поля", "Формат поля", "Число десятичных знаков" и т.п. Измените свойство "Размер поля" на "Длинное целое", т.к. номер продавца – целое число. Аналогично заполните остальные поля в окне Таблицы1.
|
|
|
После правильного выполнения всех операций по описанию полей таблицы 1 диалоговое окно Таблица1: должно иметь вид, показанный на рис. 1.
Рис 1. Окно Таблица с описанием полей Таблицы 1. Товары.
5) Необходимо определить первичный ключ таблицы " Товары ". Пусть, например, им будет поле " Номер ". Щелкните правой кнопкой мыши на строке таблицы с описанием поля " Номер ". Появится контекстное меню, из которого выберите команду " Ключевое поле ". После этого в сером столбце слева от имени поля "Номер" появится изображение ключа (как на рис.1).
6) Сохраним созданный макет таблицы в базе данных. Для этого щелкните на значке Закрыть системного меню этого окна. На вопрос о сохранении изменений в "Таблице1" ответьте "Да", а затем в окне "Сохранение" введите новое имя таблицы – "Товары". Теперь Ваша база данных состоит из одной таблицы Товары, но она пока пуста.
7) Аналогично создайте макеты для таблиц Покупатели и Заказы.
Указание. В макете таблицы Заказы:
a) для поля, содержащего дату, используйте тип данных " Дата/время " и дополнительно укажите ему формат "Краткий формат даты" (в кратком формате не придется указывать время в часах, минутах и секундах).
b) для поля " Стоимость " укажите тип – " Денежный " и задайте количество десятичных знаков 2.
Не забудьте определить ключевое поле в каждой таблице (это – Номер)!
Теперь база данных состоит из трех пустых таблиц. Необходимо ввести данные в каждую таблицу. Введем данные только в одну таблицу – "Товары".
Для этого: откройте таблицу Товары (двойной щелчок мыши).
Введите данные в поля таблицы, используя сведения из Таблицы 1 Товары.
Примечание.
1. Для поля " Комиссионные " установите в графе Размер Поля – двойное с плавающей точкой.
2. При вводе данных в поле Комиссионные программа Access может не отображать целую часть, если она равна нулю, а также отбрасывать незначащие нули в конце дробных чисел, например число 0,12 будет отображено в виде ,12, а число 0,10 будет отображено в виде ,1.
|
|
|
Если вы заметили ошибку в одной из ячеек, то ее можно исправить так: перейти в ячейку с ошибкой с помощью клавиш курсора или щелчком левой кнопкой мыши, затем нажать F2 и исправить ошибку.
ВНИМАНИЕ!!! Остальные таблицы заполнять не надо.
3. Внесение информации в базу данных. Создание форм.
Сейчас с помощью Мастера форм создайте две формы и заполните их данными из таблиц – "Покупатели" и "Заказы". Выполните следующие действия:
1. В окне "База данных" щелкните на ярлычке Формы.
2. Появившийся список форм пока пуст. Нажмите кнопку Создать в окне "База данных". Появится диалоговое окно "Новая форма".
3. В списке способов создания формы выберите Мастер форм, в поле источники данных выберите Покупатели, нажмите OK. Далее выберите поля исходной таблицы, чтобы использовать их в Форме этой таблицы.
Поскольку в создаваемой форме должны присутствовать те же поля, что и в макете таблицы, нажмите кнопку со знаком >>, в этом случае все поля таблицы будут продублированы в Форме (если нажать на кнопку со знаком > перенос полей будет производиться по одному). Затем нажмите Далее >.
4. На втором шаге выбирается внешний вид формы. Выберите, например, В один столбец. Затем нажмите Далее >.
5. На третьем шаге Мастер предлагает выбрать стиль отображения Формы, выберите в списке стилей Обычный, затем нажмите Далее >. Готово.
6. Внесите данные в поля Формы о покупателе ОАО «СИБНЕФТЕПРОВОД», используя данные Таблицы 2. Покупатели (рис. 2).
Рис. 2. Окно формы "Покупатели" с первой записью.
7. Введите в форму данные об остальных покупателях, используя сведения Таблицы 2. Покупатели.
8. После того, как закончите ввод информации, закройте форму.
9. Аналогично создайте форму Заказы и заполните её данными.
10. С помощью Мастера форм создайте форму Товары путем переноса полей из табличного варианта представления данных этой таблицы.
4. Установление связей между таблицами.
В нашей базе данных связи между таблицами осуществляются через ключевые поля Номер. Создание и удаление связей производится в окне Схема данных ( меню Сервис). Если вы открываете его не впервые, окно появится точно в таком виде, в каком вы сохранили его в последний раз. При первом установлении связи окно будет пустым, и сразу же появится диалог Добавление таблицы.
|
|
|
Теперь добавьте таблицы к окну Схема данных:
1. Если MS Access автоматически не выводит на экран диалог Добавление таблицы, выберите команду меню Связи – Добавить таблицу.
2. В закладке Таблицы выделите строку Заказы, а затем щелкните на кнопке Добавить.
3. Таким же образом поступите с таблицами Покупатели и Товары. Названия каждой из таблиц со списками полей появятся в окне Схема данных.
4. Щелкните на кнопке Закрыть, чтобы закрыть окно Добавление таблицы.
5. Расположите таблицы в окне Схема данных так, как показано на рис. 3. Для перемещения таблицы установите курсор на названии таблицы, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите таблицу в нужное место.
Рис. 3. Три таблицы в окне Схема данных.
Теперь установите связь между таблицами.
1. Находясь в окне Схема данных, перетащите поле Номер (удерживая на нем курсор с нажатой левой кнопкой мыши) из списка полей таблицы Покупатели на поле Номер покупателя в таблице Заказы. Тем самым вы перемещаете поле из первичной таблицы Покупатели в связанную таблицу 3аказы. Когда вы отпускаете клавишу мыши, появляется диалог Связи. Убедитесь, что в списке находятся имена связываемых полей.
2. Щелкните на кнопке Создать (таблица Покупатели связана с таблицей Заказы). Вы видите линию, которая соединяет два связанных поля в этих таблицах. Связь будет сохраняться до тех пор, пока вы сами ее не удалите.
|
|
|
