Организация хранения, сдачи в архив и уничтожения дел

Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов, обеспечение сохранности всех доку­ментов, имеющих научную и практическую ценность, является важнейшей задачей делопроизводственной службы и архива су­да. Общей нормативной правовой базой для организации ар­хивного дела в судах общей юрисдикции является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[5], а также ряд подзаконных норматив­ных актов. В частности, архивное дело в судах должно органи­зовываться с учетом положений Основных правил работы архи­вов организаций, утвержденных решением коллегии Росархива от б февраля 2002 г.

Порядок хранения, сдачи в архив и унич­тожения дел в судах общей юрисдикции установлен в приказе Судебного департамента от 28 декабря 2005 г. № 157 «Об утвер­ждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив фе­деральных судов общей юрисдикции документов, их комплекто­вания, учета и использования»).

В разделе 1 Инструкции определены общие положения ар­хивного делопроизводства в судах общей юрисдикции.

В разделе 2 Инструкции содержатся требования к оформле­нию судебных дел, производств и документов общего делопро­изводства к последующему хранению в архиве суда. В частно­сти, установлено, что решение на передачу в архив дел и мате­риалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда (судебной коллегии). При этом судья проверяет все произ­водство по делу, материалу. Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учетно-статистических карточек принимает председатель суда (судебной коллегии). Решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принимает на­чальник (специалист) отдела дело/судопроизводства суда (сек­ретариата судебной коллегии).

Все оконченные производством судебные дела (наряды), апелляционные, кассационные и надзорные производства и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263.

В судебных делах (нарядах), апелляционных, кассационных и надзорных производствах, подлежащих сдаче в архив на по­стоянное и временное хранение (свыше 10 лет), работники от­дела дело/судопроизводства суда (судебной коллегии) должны прошить и пронумеровать все приобщенные к делу, производ­ству документы, составить их внутреннюю опись (приложе­ние 1 к названной Инструкции), а также произвести другие действия по подготовке дела к сдаче.

В конце дела (наряда), производства на отдельном листе-за­верителе составляется заверительная надпись (приложение 2 к названной Инструкции). На обложке дела проставляется ин­декс дела и срок хранения.

Работник отдела дело/судопроизводства (секретариата судеб­ной коллегии) обязан тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащему сдаче в архив, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного реше­ния.

В соответствии с Основными правилами работы ведомствен­ных архивов полное оформление дел предусматривает:

— подшивку или переплет дела;

— изъятие из дела металлических скрепок и скобок;

— нумерацию листов и заполнение листа-заверителя дела (приложение 2);

— составление внутренней описи документов (приложе­ние 1);

— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.).

На обложках дел и производств, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указываются:

— наименование суда;

— фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное на­именование статьи УК РФ, по которой лицо осуждено;

— фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование ор­ганизации), суть иска (заявления);

— даты начала и окончания дела;

— номер производства по делу;

— количество листов в деле и срок хранения дела, производ­ства.

Заголовки должны быть написаны светостойкими чернила­ми и четким почерком.

Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и временному хранению (свыше 10 лет), производят работники отделов дело/судопроиз­водства судебных коллегий и судов, на которых возложена обя­занность по ведению архивов.

Судебные дела и другие документы, оформленные небреж­но, с нарушением установленных требований, архивом не при­нимаются.

В разделе 3 Инструкции установлены правила проведения экспертизы ценности документов и отбора документов на уничтожение. Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соот­ветствии с нормативными и методическими документами, ут­вержденными специальным уполномоченным Правительст­вом РФ федеральным органом исполнительной власти в облас­ти архивного дела.

Экспертиза проводится при определении сроков хранения судебных дел, составлении номенклатуры дел, формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения доку­ментов к делам, подготовке дел к последующему хранению в архиве суда и их передаче на постоянное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценно­сти документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов создается постоянно действующая экс­пертная комиссия суда. Экспертная комиссия создается прика­зом председателя суда (судебной коллегии) из числа наиболее квалифицированных работников в составе не менее трех чело­век. Председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей председателя суда, при отсутствии такой должно­сти — один из судей, секретарем — работник суда, ответствен­ный за ведение архива. В состав экспертной комиссии целесо­образно включить представителя соответствующего государст­венного архива, для которого суд является источником комплектования. Решение вопроса о включении в состав экспертной комиссии представителя государственного архива должно приниматься председателем суда. Экспертная комиссия работает в соответствии с Примерным положением о постоян­но действующей экспертной комиссии учреждения, организа­ции, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. №2.

Заседания экспертной комиссии суда проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Заседания эксперт­ной комиссии оформляются протоколом, который подписыва­ется председателем и секретарем комиссии и утверждается председателем суда (судебной коллегии).

Находящиеся в архиве дела (наряды) и дела общего делопро­изводства, по которым истек срок хранения, установленный Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Судеб­ного департамента от 28 декабря 1999 г. № 171, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел (нарядов) и дел общего де­лопроизводства к уничтожению осуществляют работники архи­ва суда.

Отбор дел (нарядов) и дел общего делопроизводства к унич­тожению оформляется актом и производится только после со­ставления сводных описей дел (нарядов) постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

Акты судов о сдаче дел (нарядов) на постоянное хранение, согласованные с экспертной комиссией суда, подлежат утвер­ждению председателем суда (судебной коллегии) только после соответствующего утверждения экспортно-проверочной комис­сией государственного архива описей дел постоянного хране­ния за этот период. После этого суд имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установлен­ным порядком.

Из отобранных к уничтожению дел (нарядов) на постоянное хранение необходимо оставлять подлинники решений, приго­воров и последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по ис­кам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить под­линники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения.

Из дел (нарядов), подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. Не­востребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются.

Дела (наряды) и дела общего делопроизводства, подлежащие уничтожению, сдаются на утилизацию. В случае отсутствия ор­ганизаций, производящих утилизацию в данном регионе, эти документы уничтожаются комиссией путем сожжения в отве­денных для этого местах. Уничтожение документов путем со­жжения оформляется комиссией актом с указанием количества дел. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд.

В разделах 4—7 Инструкции определены технические вопро­сы ведения архивного делопроизводства в судах общей юрисдик­ции: порядок нумерации листов; порядок определения сроков хранения дел (нарядов); правила составления описей на судеб­ные дела (наряды) постоянного хранения, общего делопроиз­водства и дела по личному составу; порядок представления опи­сей дел постоянного хранения на рассмотрение и утверждение экспортно-проверочной комиссии.

В разделе 8 Инструкции определен порядок передачи дел (нарядов) временного срока хранения и других документов в архив суда, порядок их хранения и использования. Установле­но, что документы временного хранения (свыше 10 лет) переда­ются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хра­нения, по описям, составленным отдельно от описей на дела (наряды) постоянного хранения и по личному составу. Доку­менты временного хранения (до 10 лет) или «до минования на­добности» в архив не передаются. По истечении срока хране­ния или по миновании надобности они уничтожаются. Резуль­таты сдачи оформляются актом, в котором указываются: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные но­мера. Акт подписывается секретарем, работником, отвечающим за ведение архива, и начальником отдела дело/судопроизводст­ва и утверждается председателем суда (судебной коллегии).

Дела, по которым судебные решения не обращены к испол­нению, в архив суда не сдаются.

Из архива суда дела (наряды) выдаются в структурные под­разделения по служебной необходимости во временное пользо­вание с письменного разрешения председателя суда (судебной коллегии), заместителя председателя суда.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: