А теперь рассмотрим особенности информации.

· оптимальность;

· оперативность;

· своевременность (с момента сбора информации до ее получения, обработки и использования проходит определенный промежуток времени, в течение которого информация стареет, теряет актуальность и в конце концов вообще не может быть использована, поэтому необходимо определение оптимальной периодичности сбора информации с учетом динамики изменений внешней и внутренней среды организации);

· соответствие информации полномочиям и компетенции субъекта управления;

· возможность многократного использования;

· соответствие информации диапазону управления субъекта;

· релевантность (необходимость, достаточность по объему) и т.д.

Рассмотренные критерии на практике применить непросто. Полнота информации и ее достоверность требуют определенного периода времени, что противоречит требованиям своевременности. В свою очередь критерий достаточности может противоречить требованию своевременности, поскольку этот критерий весьма субъективен и может меняться по мере углубления в рассмотрение проблемы и изучение альтернатив возможного выхода из создавшегося положения.

Вывод: Все критерии управленческой информации необходимо знать руководителю и стремиться применять в практике для эффективного управления как можно большее количество критериев.

Важной стороной управленческой информации, имеющей большое практическое значение, является проблема источников информации. Каковы источники управленческой информации?

Все источники управленческой информации условно можно разделить на 2 большие группы: внешние и внутренние (более подробно их можно посмотреть у Бирмана Л.А. Управленческие решения. – М., 2004.).

Внешняя информация может быть получена различными путями:

· во-первых, информация, являющаяся результатом деятельности других организаций и зафиксированная в монографиях, статьях в журналах и сборниках, докладах на семинарах и совещаниях;

· во-вторых, сведения, которые получены в ходе деловых встреч и переговоров, проводимых сотрудниками функциональных подразделений фирмы (снабжение, сбыт, маркетинг, технология), о состоянии дел у партнеров и конкурентов, а кроме того, полученные от третьих лиц – покупателей, сотрудников государственных и частных кредитных, страховых, инвестиционных организаций;

· в-третьих, официальные публикации законодательных актов, инструкций, отчетов крупнейших банков и акционерных обществ о состоянии баланса, размерах прибыли и т.п.;

· в-четвертых, сведения из Интернета и долговременной памяти собственной компьютерно-информационной системы;

· в-пятых, коммерческий шпионаж, т.е. скрытый сбор сведений об инновационном, маркетинговом, финансовом потенциале конкурента, объекта инвестирования или кредитования, которые не могут быть получены из других источников.

Вывод: Все источники внешней информации руководитель должен учитывать в своей практической деятельности.

Рассмотрим содержание внутренней информации.

Внутренняя информация – это:

· информация о положительных или отрицательных результатах,

· информация предыдущих решений, которые являются следствием обратной связи (отчетов нижестоящих работников и организаций, поступающих в процессе контроля: бухгалтерская и статистическая отчетность, внутренний аудит и т.п.).

Вывод: Внутренняя и внешняя информация находятся в тесной взаимосвязи, что тоже должен учитывать руководитель в своей практической работе.

Рассматривая источники управленческой информации, следует обратить внимание на способы ее фиксации. Они играют важную роль. Наиболее распространенными являются различного рода документы: приказы, инструкции, служебные записки, т.е. материальные объекты, закрепляющие информацию в письменной форме.

Вывод: Чтобы эффективно управлять информацией, руководитель должен овладеть многообразными способами фиксации информации.

Теоретически и практически актуальной проблемой является проблема операций с управленческой информацией. Ввиду системного характера информации и сложности ее содержания, в практике существует многообразие видов операций с управленческой информацией:

· сбор;

· производство (исследования, изобретения, разработки);

· аналитико-синтетическая переработка (описание, классификация, предметизация, реферирование);

· кодировка (раскодировка);

· хранение (материальный носитель);

· преобразование;

· передача (обязательные элементы данного процесса: отправитель, сообщение, канал, получатель);

· сортировка (классификация по заданным признакам);

· синтез (объединение различных информационных блоков для получения полного сообщения);

· размножение;

· использование (в виде, необходимом для осуществления управленческих операций);

· оценка (зависит от потребности в ней);

· контроль за эффективностью использования;

· уничтожение (устранение информации).

Для эффективного управления руководителю необходимо овладеть не только операциями с информацией, но и многообразными видами информации, осмыслить их и постоянно использовать в практической деятельности. Каковы виды информации?

Как правило, все сложные системные объекты можно представить в виде различных классификаций.

Классификация – это (распределение по группам, видам) (Ожегов).

Сложные явления классифицируются по различным основаниям и классификации раскрывают многообразие их сторон, свойств, особенностей.

· 1 вид классификации - по функциональным задачам:

- собственно управленческая,

- технологическая,

- социально-психологическая,

- идейно-воспитательная,

- организационно-экономическая;

· 2 вид классификации - по характеру восприятия:

- визуальная,

- звуковая,

- обонятельная,

- комбинированная;

· 3 вид классификации - по носителю:

- электронная,

- вещественная;

· 4 вид классификации - по времени использования:

- постоянная,

- переменная;

· 5 вид классификации - по степени надежности:

- достоверная,

- вероятностная (обусловлена принципиальной невозможностью получить из существующего источника надежные сведения, так как имеющиеся методы не позволяют это сделать из-за неизбежных искажений при их передаче, распространения заведомо ложных сведений);

Работники представляют ложную информацию из желания показать себя с лучшей стороны, скрыть ошибки, застраховаться от возможных конфликтных ситуаций и неприятностей. Причинами этого могут быть: неразумные распоряжения и излишняя строгость руководства, его чрезмерное вмешательство в выполняемую работу, излишне жесткий контроль, стремление руководителя сваливать вину на подчиненных, отсутствие критериев достоверности информации, неэффективность системы ее проверки и оценки.

· 6 вид классификации - по отношению к системе:

- внутриорганизационная,

- входящая,

- исходящая;

· 7 вид классификации - по роли в процессе управления:

- основная информация (позволяет принимать важные решения),

- вспомогательная;

· 8 вид классификации - по форме представления:

- аналоговая,

- знаковая цифровая,

- знаковая буквенная,

- знаковая кодированная;

· 9 вид классификации - по возможности закрепления и хранения:

- фиксируемая на носителях,

- нефиксируемая;

· 10 вид классификации - по возможности использования:

- полезная,

- избыточная,

- ложная,

- лживая,

- шум;

· 11вид классификации - по степени готовности для использования:

- первичная информация (совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащих много лишнего),

- промежуточная информация (содержит сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющие решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования),

- конечная информация (дает возможность принимать обоснованные управленческие решения);

· 12 вид классификации - по содержанию:

- экономическая,

- финансовая,

- нормативно-правовая,

- кадровая,

- техническая;

· 13 вид классификации - по спектру применения:

- одноцелевая (связана с решением одной конкретной проблемы),

- многоцелевая (используется при решении нескольких различных проблем);

· 14 вид классификации - по назначению:

- отчетная (служит для анализа деятельности организации):

статистическая (т.е. собираемая в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемая государственным органам),

нестатистическая,

- оперативная (служит для корректировки деятельности организации);

· 15 вид классификации - по степени важности:

- особо важная (включает сведения, необходимые для выполнения задачи: указания, предписания, инструкции),

- желательная (включает сведения об итогах работы, перспективах на будущее, внутренней жизни и т.п., без которых можно обойтись);

· 16 вид классификации - по полноте:

- частичная информация (может использоваться лишь в совокупности с другой),

- комплексная (дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте управления);

· 17 вид классификации - по предназначению:

- универсальная информация (необходима для решения любых задач),

- функциональная информация (необходима для решения родственных задач),

- индивидуализированная (необходима для решения данной, конкретной, уникальной проблемы);

· 18 вид классификации - по способам распространения:

- устная,

- письменная,

- комбинированная.

Форма передачи информации оказывает большое психологическое воздействие, нарпимер, устная информация, как правило, эффективнее письменной.

Специфической разновидностью управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную, эмоционально значимую для них ситуацию при недостатке или отсутствии официальных сведений. При этом исходная версия, переходя от одного работника к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории.

Теоретически и практически важной проблемой является проблема информационных систем. Эту проблему я рекомендую для самостоятельного изучения. Рассмотрим ее подробно на практическом занятии. При подготовке данного вопроса обратите внимание на: принципы построения, типы инф.систем, основные составляющие. Литература, которой можно воспользоваться при подготовке данного задания:

1) Тренев Н.Н. Внедрение информационных систем//Консультант директора. – 2002. - № 11.

2) Кравченко Т.К., Пресняков В.Ф. Инфокоммуникационные технологии управления предприятием: Учебное пособие. – М., 2003. С.16-18.

3) Информационные технологии управления: Учебное пособие / Под ред. Г.А. Титоренко. – М., 2003.

ВЫВОД: Итак, мы рассмотрели 1 вопрос нашей лекции «Управленческая информация: понятие, особенности, виды», из которого можно сделать вывод. Информация – очень сложное социальное явление по своей структуре, функциям, типологии. И руководитель, чтобы успешно и эффективно управлять, должен хорошо это все усвоить и применять в практической деятельности.