 |
Информирование участников проекта
|
|
|
|
Реализуя план коммуникаций, необходимо руководствоваться рядом принципов для наиболее оптимального расходования ресурсов и получения запланированного результата - реакции от целевой аудитории. Для этих целей рекомендуется следовать ряду принципов [5] по построению содержания информационного сообщения.
Принципы построения информационного сообщения в рамках плана коммуникаций
- Проявлять уважение к получателю
Следует внимательно относиться к особенностям различных аудиторий: каждый участник проекта по-разному заинтересован в итоговом результате проекта и имеет собственное мнение на счет проекта. Для каждой заинтересованной стороны содержание информационного сообщения должно соответствовать правилу CLEAR:
- C (Connected) - связанный: должно быть связано деятельностью участника проекта как сотрудника организации или как заинтересованного лица проекта;
- L (List next steps) - перечень необходимых действий: что необходимо выполнить в ближайшем будущем;
- E (Expectations) - ожидание: ясно сформулированный образ успеха и неудачи проекта для понимания того, к каким результатам стоит стремиться, а какого исхода избегать;
- A (Ability) - возможности: перечень способов, методов и средств добиться поставленной цели;
- R (Return) - отдача: что конкретно получит соответствующий участник от приложения своих усилий к обозначенной задаче.
Рекомендуется использовать данную модель (CLEAR) в качестве проверочного списка каждый раз при разработке содержания коммуникации.
- Исторический контекст
Необходимо ознакомиться с предшествующей профессиональной историей соответствующей заинтересованной стороны - этот аспект оказывает немалое влияние на содержание сообщения и способ его реализации.
|
|
|
- Простые и лаконичные сообщения
Рекомендуется избегать длинных и громоздких информационных сообщений, а преимущественно использовать короткие и емкие, содержащие по одной мысли. В то же время, при раздельной отправке частей (потенциально) длинного сообщения крайне важно убедиться, что взаимосвязь между частями представлена в достаточной мере четко.
- Корпоративная лексика и терминология. Предпочтительно при коммуникациях использовать принятые в компании термины и жаргонизмы, это создаст образ "своего человека" - шансы на успех коммуникации значительно повышаются при применении локальных речевых единиц.
- Аккуратное форматирование и верстка текста
Аккуратно отформатированное сообщение имеет больше шансов быть прочитанным, хотя бы из-за эстетических соображений. Еще один важный момент, который стоит принимать в расчет, - это различная склонность к восприятию информации, характерная для разных людей. В этом отношении типично выделяют визуалов, кинестетиков и аудиалов.
Правила реализации плана коммуникаций
В табл. 11.1 описаны ключевые аспекты, которые необходимо контролировать, реализуя проектные коммуникации.
| Таблица 11.1. Контрольный список по реализации коммуникаций | |
| Аспект | Описание |
| Цель | Четко ли сформулирована цель сообщения? |
| Причины и потребность | Содержится ли в сообщение информация о причинах и необходимости реализации проекта? |
| Действия | Сформулирован ли набор действий, которые должны произвести участники проекта по результатам ознакомления с содержащейся информацией? Описано ли их целевое поведение? |
| Кому (целевая аудитория) | Кто является, а кто НЕ является целевой аудиторией данного информационного сообщения? |
| Кто (отправитель) | Был ли определен человек, который больше всего подходит для инициации данного сообщения соответствующей целевой группе? |
| Канал | Был ли определен коммуникационный канал, который больше всего подходит для инициации данного сообщения соответствующей целевой группе? |
| Срочность | Насколько срочный характер имеет данное информационное сообщение? |
| Обратная связь | Насколько критично получение ответа/обратной связи? Если да, организована ли для этого соответствующая инфраструктура? |
Планирование обучения пользователей
|
|
|
Определение ролей
Согласно Галоппену [5], исходной точкой планирования любой деятельности по обучению является определение целевой аудитории, которое представляет собой присвоение организационных ролей будущим пользователям системы. В соответствии с лучшими практиками принято формировать организационные роли, беря за основу профиль безопасности внедряемой системы. Таким образом, роль является по сути ограниченным набором транзакций в системе. Чаще всего роли формируются не раньше, чем за 2-3 месяца до начала продуктивной эксплуатации, хотя имеет смысл делать это несколько позже - и если обеспечена достаточная степень детализации моделирования проектируемых процессов, то это можно как раз сделать на стадии проектирования.
Примеры типовых ролей, реализуемых в ERP-системах:
- производственный оператор;
- ответственный за поступление материалов;
- бухгалтер по основным средствам;
- кредитный аналитик и т.п.
Определение ролей конкретных лиц
На основе информации о текущей организационно-штатной структуре, плановом ее состоянии, проектируемых бизнес-процессах и текущей квалификации сотрудников происходит присвоение каждому сотруднику конкретной роли. Присвоение производится путем организации фокус-групп, интерактивных опросов через интранет или электронную почту. Далее происходит формальное подтверждение произведенного распределения.
Определение курсов
Обучающий курс на проекте внедрения ИС представляет собой комбинацию объектов обучения, которые хранятся в качестве взаимозаменяемых и дополняемых модулей в репозитории данных. Такой подход значительно повышает гибкость программы обучения и позволяет повторно использовать отдельные фрагменты (модули) в различных курсах (см. рис. 11.1).
Рис. 11.1. Объекты обучения (адаптировано из [5])
|
|
|
Хотя строгих правил формирования курса не существует, но рекомендуется придерживаться следующего порядка: курс (точнее его ролевая часть) должен соответствовать процессу, а объект обучения - подпроцессу.
Примеры типовых курсов:
- исходящие поставки;
- управление инвестициями;
- управление материально-техническим обеспечением - и т.п.
|
|
|
