 |
Рекомендации по выполнению лабораторной работы
|
|
|
|
Все электронные текстовые документы требуют ввода и, обычно, редактирования, но форматирование документа не всегда является обязательным. Те программы, которые используются только для ввода и редактирования текста называются текстовыми редакторами. Если в программе документ можно также и форматировать, то она называется текстовым процессором.
Структура окна Word типична для приложений Windows. В каждом приложении Microsoft Office выполнение различных операций осуществляется с помощью команд. Команду можно выбрать несколькими способами: в ниспадающем или динамическом меню, путем нажатия кнопки в панели инструментов или комбинации горячих клавиш.
Строка меню
Строка меню располагается под строкой заголовка и содержит группы команд, объединенные по функциональному признаку.
Все приложения содержат восемь одинаковых меню:
- Файл (File) - содержит команды для управления документами: создания, открытия, сохранения, закрытия, предварительного просмотра перед печатью, печати и рассылки;
- Правка (Edit) - включает стандартный для среды Windows набор команд редактирования, предназначенных для отмены и повторения команд, выделения, копирования, удаления и перемещения по документу;
- Вид (View) - команды этого меню позволяют устанавливать режимы просмотра активного документа и способы отображения на экране панелей инструментов;
- Вставка (Insert) - объединяет команды, предназначенные для вставки в активный документ информации или объектов из других источников (поля, номера страниц, рисунки и т. д.);
- Формат (Format) - содержит все команды форматирования документа: установки шрифта, выравнивания элементов и т. д.;
- Сервис (Tools) - объединяет команды, предназначенные для выполнения специальных операций: проверки орфографии, автозамены, настройки панелей инструментов, меню и клавиш сокращения, установки параметров и опций;
|
|
|
- Окно (Window) - включает команды, которые позволяют задавать режимы отображения окон документов и выполнять переход из одного окна документа в другое;
- Справка (Help) - содержит команды доступа к справочной системе.
Кроме перечисленных пунктов меню, которые являются общими для всех приложений, в каждом приложении есть специфичные элементы. Например, в Word - это меню Таблица, которое содержит команды обработки таблиц, в Excel - меню Данные, объединяющее команды сортировки, фильтрации, создания сводных таблиц, в PowerPoint - меню Рисунок, включающее команды редактирования отдельных рисунков и групп рисунков, в системе управления данными Access - меню Записи, команды которого служат для сортировки, фильтрации и сохранения записей. Конечно, перечень и действие команд в одноименных меню приложений могут различаться. Однако назначение одноименных меню разных приложений остается неизменным.
Средства настройки, реализованные в каждом приложении, позволяют при необходимости изменить не только состав отдельных меню, но и состав строки меню: добавить новые или удалить ненужные команды, изменить порядок следования пунктов и т. д.
Новый дизайн Microsoft Office 2010 включает в себя вкладки Файл, Главная, Вставка и другие, которые заменяют соответствующие меню или кнопки Microsoft Office в выпуске 2007 системы Microsoft Office программ Word, Excel, PowerPoint, Access и Outlook (в окнах создания и чтения сообщений). Эти кнопки и вкладки заменяют меню Файл, Вставка и другие, которые присутствовали в некоторых программах 2007 системы Microsoft Office, в Microsoft Office 2003 и более ранних версиях.
Панели инструментов
Работа существенно облегчается в случае использования панелей инструментов. Они позволяют быстро выполнять действия по созданию и обработке документа. Вывод панелей инструментов выполняется по команде Вид → Панели инструментов. В Microsoft Office 2007, 2010 меню реализованы вкладками с лентой, уже содержащей панели инструментов (панель быстрого доступа) (рисунок 7):
|
|
|
Рисунок 7 - Меню Word в Microsoft Office 2010
В Word используются следующие панели инструментов: Стандартная, Форматирование, Обрамление, Базы данных, Рисование, Формы, Microsoft и др.
Панели инструментов могут выводиться на экран либо быть спрятанными. Для их вывода необходимо снять флажок слева от названия соответствующей панели. Панель инструментов включает в себя некоторую совокупность кнопок, каждая из которых соответствует определенной команде для создания и редактирования документа. Кнопка может быть цветной (установлен флажок «Цветные кнопки») или черно-белой (флажок «Цветные кнопки» снят), иметь стандартный размер или быть большой (флажок «Большие кнопки»), иметь подсказку или нет (флажок «Подсказки»). Подсказка позволяет узнать назначение кнопки.
Предлагаемые в Word панели инструментов не следует рассматривать как неизменяемую данность. Пользователь по своему желанию может создать новую панель инструментов. Необходимость создания новой панели инструментов может быть связана с желанием пользователя объединить в одной панели кнопки различных панелей, с тем чтобы держать на экране только одну панель инструментов. При этом пользователь, как правило, включает в свою пользовательскую панель кнопки, соответствующие наиболее часто выполняемым командам. Для создания новой панели инструментов следует выполнить команду Вид → Панели инструментов → Создать. Далее вводится имя создаваемой панели инструментов.
Все приложения Microsoft Office имеют панели инструментов, которые обеспечивают быстрый доступ к наиболее часто используемым командам и опциям. Каждая кнопка панели инструментов имеет уникальное имя. Чтобы узнать имя и назначение кнопки, следует установить на ней указатель мыши, не нажимая кнопку манипулятора. Имя и краткое назначение кнопки появится рядом с указателем мыши.
Независимо от типа и назначения создаваемого документа, пользователи стремятся оформить его профессионально и эффектно. Для оформления документов предназначены команды меню Формат. Однако намного быстрее и удобнее форматировать документы, используя панель инструментов Форматирование. В окнах всех приложений эта панель находится под стандартной панелью инструментов и содержит кнопки вызова основных команд форматирования.
|
|
|
При создании нового документа Word всегда опирается на шаблон. Бывают шаблоны следующих типов:
1) Normal, содержащий установки по умолчанию для стандартных документов;
2) шаблоны, поставляемые с Word или создаваемые пользователем;
3) мастера, уточняющие параметры шаблона в процессе диалога с пользователем. Они руководят процессом заполнения шаблонов.
Шаблоном называют специальный вид документа, представляющий основные средства форматирования создаваемого документа. Шаблон как понятие включает в себя ряд элементов:
- текст или форматирование, которые одинаковы в каждом документе определенного типа;
- стили;
- элементы автотекста;
- макрокоманды;
- панели инструментов;
- набор меню и «горячих» клавиш.
Шаблон можно считать своего рода пустым документом с заданными свойствами, который «накладывается» на создаваемый документ (или на основе которого строится новый документ). Причем могут задаваться как свойства собственно документа, так и свойства и способы работы с документом.
Для создания шаблона документа в Word можно воспользоваться командой Создать в меню Файл и в появившемся окне активизировать селективную кнопку Шаблон. Также шаблон документа можно создать как обычный документ, но при сохранении задать тип файла «Шаблон Word».
При помощи команды Параметры страницы из меню Файл выполняется настройка размеров полей документа. В Microsoft Office 2010 для этого используется вкладка Разметка страницы, диалоговое окно Параметры страницы (рисунки 8, 9).
Рисунок 8 - Вкладка Разметка страницы
Формирование колонтитулов документа происходит через команду Колонтитулы из меню Вид. При выборе этой команды раскрывается верхний колонтитул и активизируется панель инструментов Колонтитулы. Переход из верхнего колонтитула в нижний выполняется нажатием кнопки Верхний/нижний колонтитул на этой панели. В Microsoft Office 2010 для этого используется вкладка Вставка (рисунок 10).
|
|
|
Для задания в нижнем колонтитуле даты печати документа следует выбрать одноименную команду из панели инструментов Колонтитулы в раскрывающемся списке Вставить автотекст (в Microsoft Office 2010 -вкладка Вставка→ кнопка Экспресс-блоки→ команда Поле→ поле (функция) PrintDate).
Для создания списка выделяется фрагмент текста (каждый элемент списка должен заканчиваться символом конца абзаца, т. е. при вводе текста необходимо нажимать клавишу Enter после каждого элемента) и на панели инструментов Форматирование нажимается кнопка Нумерация (для нумерованного списка) или Маркеры (для маркированного списка). В качестве маркера пользователь может выбрать любой символ. Выбор символа и форматирование списка выполняется также командой Список из меню Формат. ВMicrosoft Office 2010 работа со списками осуществляется с помощью кнопок Маркеры, Нумерация и Многоуровневый список вкладки Главная.
Рисунок 9 - Диалоговое окно Параметры страницы
Рисунок 10 - Вкладка Вставка
«Водяной знак» (рисунок, располагающийся за текстом и отображающийся на каждой странице документа) помещается в область колонтитулов. Для этого необходимо выполнить следующие действия:
- активизировать область колонтитула документа (дважды щелкнуть левой клавишей мыши в области верхнего или нижнего колонтитула);
- вставить рисунок (можно при помощи команды Рисунок из меню Вставка (вMicrosoft Office 2010 при помощи кнопки Рисунок из вкладки Вставка));
- отформатировать рисунок, придав ему соответствующие размеры и вид обтекания текстом (выделить рисунок, в контекстном меню выбрать команду Формат рисунка, затем во вкладках установить нужные параметры);
- закрыть колонтитулы.
Сохранять шаблон нужно также, как и документ, в индивидуальной папке студента на сервере MATH, но указывается тип файла «Шаблон документа» (вMicrosoft Office 2010 указывается тип файла «Шаблон Word»). Следует помнить, что по умолчанию шаблоны сохраняются в папку «Шаблоны», которая, как правило, находится на диске С:\Program Files\Microsoft Office.
Создание документа на основании специального шаблона (шаблона пользователя) выполняется при помощи команды Создать из меню Файл. В появившемся окне выбирается имя требуемого шаблона и активизируется кнопка Документ. Кроме того, двойной щелчок мыши на пиктограмме шаблона также приводит к созданию документа на основании этого шаблона.
|
|
|
В текстовом процессоре Word установки по умолчанию имеют следующие значения: шрифт – Times New Roman / 10, выравнивание – по левому краю, межстрочный интервал – одинарный. В разных версиях Microsoft Office могут быть заданы другие параметры, например, в Microsoft Office 2010 шрифт – Calibri / 11.
Перед изменением шрифта абзаца его необходимо выделить. Для быстрого выделения абзаца достаточно трехкратного щелчка на нем левой клавишей мыши. Форматирование набранного текста выполняется при помощи команд Шрифт и Абзац из меню Формат, а также можно воспользоваться кнопками на панели инструментов Форматирование. При указании межстрочного интервала, красной строки, отступов и других параметров, абзац можно не выделять. Достаточно установить курсор на любую строку абзаца и выбрать нужные опции в диалоговом окне команды Абзац из меню Формат. Для быстрого форматирования абзаца можно также воспользоваться кнопками панели инструментов и маркерами на верхней линейке. В Microsoft Office 2010 указанные действия можно выполнить с помощью вкладки Главная (рисунок 11).
Рисунок 11 - Диалоговые окна Абзац и Шрифт вкладки Главная
Лабораторная работа 6
Слияние документов в текстовом процессоре
Word
Цель: приобретение практических навыков работы с документами, получаемыми в результате слияния.
Задание
1 На основании ранее сформированного шаблона создать документ, содержащий неизменяемый текст. Этот документ будет использован в роли основного при слиянии документов.
2 Создать источник данных, заполнив его десятью строками.
3 Поместить в основной документ поля слияния и требуемые в соответствии с вариантом задания поля Word.
4 Выполнить объединение документов.
5 Для отчета по лабораторной работе требуется распечатать: шаблон документа; бланк основного документа, содержащий поля слияния и поля Word; источник данных и не менее 3 итоговых документов слияния.
6 Оформить и защитить отчет по лабораторной работе.
Тема неизменяемого текста основного документа и перечень полей выбираются из таблицы (Приложение Е) в зависимости от последней цифры зачетной книжки студента.
|
|
|
