 |
ТЕМА 5: Технология работы с документами
|
|
|
|
Рассматриваемые вопросы
1. Организация работы с входящим и исходящими документами.
2. Оформление номенклатуры дел.
3. Оформление дел.
4. Подготовка дел к сдаче на архивное хранение.
Цель: формирование профессиональных навыков организации эффективной работы с документами, составления и оформления дел, номенклатуры дел и подготовка дел к сдаче на архивное хранение.
Задание 1
В соответствии с технологической цепочкой обработки документов составить маршрут движения документа:
а) приказа по основной деятельности (тема 2, задание 1);
б) ответного письма (тема 4, задание 4).
Таблица 5. Форма маршрута движения документа
| № п/п | Операции | Исполнители | |||
| Автор-исполнитель | Руководитель подразделения | Юрисконсульт | Другие | ||
| Составление Проекта | 
| ||||
| Печать документа | 
| 
| |||
| Согласование | |||||
| Другие | |||||
| Утверждение документа |
Задание 2
Составить и оформить номенклатуру дел следующих документов по категориям дел:
а) инд. 01. Организация и управление
Учредительные документы предприятия. Срок хранения постоянно.
Штатное расписание предприятия: постоянно.
Приказы по основной деятельности: постоянно.
б) инд. 02. Планирование по основным видам деятельности
Годовой план работы предприятия: постоянно.
в) инд. 03. Учет и финансирование
Годовой финансовый план предприятия: постоянно.
Хозяйственный контракт: 3 года.
Кассовые заявки: 1 год.
Задание 3
Составить и оформить обложки дел, используя номенклатуру дел (задание 2), остальные данные укажите самостоятельно::
а) годовой план работы ООО "Сокол";
|
|
|
б) приказы по основной деятельности;
в) кассовые заявки.
Задание 4
Определить сроки хранения документов, представленных в таблице 6, на основании "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (утв. Росархивом 06.10.2000 г.).
Таблица 6. Документы и сроки их хранения
| Наименование документа | Срок хранения документа |
| Штатное расписание | |
| Правила внутреннего трудового распорядка | |
| Положение о персональных данных работников | |
| Положение о премировании и стимулировании работников | |
| График отпусков | |
| Табель учета рабочего времени | |
| Трудовой договор | |
| Приказы (распоряжения) по личному составу | |
| Личная карточка работника | |
| Личное дело работника (руководителей/ работников) | |
| Командировочное удостоверение | |
| Трудовая книжка | |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | |
| Журналы инструктажа по технике безопасности | |
| Журналы проведения аттестации по технике безопасности | |
| Книги (журналы) регистрации листов нетрудоспособности |
ТЕМА 6: Деловое общение
Рассматриваемые вопросы:
1.Служебный этикет.
2. Ведение деловой беседы.
Цель: овладение способностью осуществлять деловое общение и публичные выступления, вести переговоры, совещания.
Задание 1
Ролевая игра "Приветствие и знакомство". Игра начинается с распределения "ролей - заданий".
Студенты делятся на 4 группы по 2-3 человека. Остальные выступают в роли экспертов, дают оценки и рекомендации.
Ситуации:
1 группа - по улице идут женщина и мужчина - оценить правила их расположения;
2 группа - мужчина идет по улице с женщиной, он встречают знакомого - оценить каким образом произойдет знакомство;
3 группа - мужчина и женщина садятся в автомобиль - оценить каким образом произойдет посадка;
|
|
|
4 группа - звонок работника предприятия бывшему генеральному директору с целью приглашения его в праздновании юбилей предприятия.
Задание 2
Ролевая игра "Самопрезентация". Заключается в самопрезентации студента. Студентом самостоятельно определяется предприятие и вакантная должность, готовится текст, в котором он должен представить себя работодателю. Время выступления 5 минут.
Студенты делятся на 5 групп экспертов:
- специалисты по вербальному общению;
- специалисты по невербальному общению;
- имиджмейкеры;
- руководители предприятий;
- менеджеры по персоналу.
Каждый из студентов по очереди презентует себя по заранее подготовленному тексту, отвечает на вопросы работодателей.
В заключении студенты - эксперты дают свои оценки и рекомендации по презентации студента.
Задание 3
Тестирование "Умение вести переговоры".
Способность вести переговоры облегчает взаимоотношения с другими людьми, позволяет расположить к себе клиента, выбрать тон беседы, найти правильную и убедительную аргументацию в подтверждение доводов.
Варианты ответа "да" и "нет".
1) Удивляют ли Вас реакции людей, с которыми вы видитесь впервые?
2) Есть ли у Вас привычка заканчивать фразу за других, так как Вы считаете, будто знаете, что они скажут?
3) Часто ли Вы жалуетесь, что Вам не создают подходящих условий, чтобы вы могли довести до конца свою работу?
4) Возражаете ли Вы или хотя бы имеете такое намерение, когда критикуется мнение, которое Вы разделяете, или коллектив, к которому Вы принадлежите?
5) Способны ли Вы представить себе, что будете делать в последующие шесть месяцев?
6) Стараетесь ли Вы не раскрывать свою точку зрения на совещании, на котором Вы не знаете всех участников?
7) Считаете ли Вы, что во всех переговорах всегда бывает победитель и побежденный?
8) Говорят ли о Вас, что Вы упрямы и твердолобы?
9) Считаете ли Вы, что на переговорах, где надо добиться 5, следует начинать с запроса 10?
10) Трудно ли Вам скрывать плохое настроение, когда Вы играете с друзьями (например, в шахматы) и проигрываете?
11) Считаете ли Вы необходимым отвечать пункт за пунктом кому-то, кто высказывает на совещании мнение, не совпадающее с Вашим?
|
|
|
12) Неприятно ли Вам часто менять вид занятий?
13) Считаете ли Вы занимаемый Вами (или предполагаемый) пост и зарплату такими, каких Вы заслуживаете?
14) Считаете ли Вы, что дозволено использовать слабости других, чтобы достичь своих целей?
15) Уверены ли Вы, что легко найдете аргументы, чтобы убедить других в Вашем праве настаивать на своем?
16) Тщательно ли Вы готовитесь к предстоящим встречам и совещаниям?
За каждый совпадающий ответ поставьте 1 балл:
| нет | да | нет | да | ||||
| нет | нет | да | нет | ||||
| нет | нет | да | нет | ||||
| нет | да | да | нет |
Подведение итогов.
0 - 5 баллов -Вы не рождены для переговоров. Для Вас лучше всего выполнять работу, при которой другой человек принимает решения и справляется с проблемами.
6 - 11 баллов - Вы умеете вести переговоры. Но для Вас существует опасность проявить властные черты характера в неподходящий момент. Известное самосовершенствование в искусстве ведения переговоров не помешает.
12 - 16 баллов - Вы ловки в переговорах. Но будьте осторожны: люди, которые Вас окружают, могут подумать, что за этой ловкостью кроется что-то нечестное, что Вы пользуетесь недозволенными средствами.
Задание 4
Тестирование "Этикет неформального делового общения".
1. Кто поедет встречать почетного гостя?
а) глава фирмы;
б) его секретарь;
в) сотрудник фирмы;
г) заместитель главы фирмы.
2. Кто выходит первым из здания аэропорта?
а) почетный гость;
б) встречающий;
в) водитель машины;
г) не имеет значения.
3. Кто несет чемодан почетного лица?
а) он сам;
б) встречающий;
в) водитель машины;
г) не имеет значения.
4. Водитель открывает дверь машины. Куда посадить почетного гостя?
а) рядом с водителем;
б) сзади справа от водителя;
в) за водителем;
г) посередине.
5. Машина подъехала к отелю. Кто первый входит в отель?
а) встречающий;
б) гость;
в) водитель;
г) не имеет значения.
6. Поведение встречающего после регистрации. Идет ли он в номер с гостем?
|
|
|
а) должен;
б) не должен;
в) может идти, может не идти;
г) не имеет значения.
7. Гость приезжает из гостиницы к ресторану на такси. Кто его встречает?
а) глава фирмы с женой;
б) его секретарь;
в) тот, кто встречал в аэропорту;
г) еще кто-нибудь.
8. Обед накрыт в зале с прямоугольным столом. Где будет место гостя?
а) спиной к входной двери;
б) у стены слева от двери;
в) у стены справа от двери;
г) напротив двери.
9. На обеде хозяин и хозяйка заняли места напротив друг друга. В этом случае почетным будет место:
а) справа от хозяина;
б) справа от хозяйки;
в) слева от хозяина;
г) слева от хозяйки.
10. Обед подходит к концу. Кто встает из-за стола первым?
а) хозяйка;
б) хозяин;
в) почетный гость;
г) другие гости.
Вопросы к текущему контролю знаний
1. Понятие и функции документа.
2. Классификация документов.
3. Кадровая документация: классификация и особенности оформления.
4. Нормативная документация в области делопроизводства.
5. Реквизиты организационно-распорядительной документации: понятие, состав и оформление.
6. Бланки документов, их классификация.
7. Правила, этапы и требования к оформлению документов.
8. Язык и стиль служебных документов.
9. Понятие распорядительной документации, их содержание и особенности оформления.
10. Кадровая распорядительная документация.
11. Понятие организационной документации, их содержание и особенности оформления.
12. Оформление трудовых отношений. Трудовой договор.
13. Понятие информационно-справочной документации, их содержание и особенности оформления.
14. Характеристика документов личного характера.
15. Порядок работы с письменными обращениями граждан.
17. Понятие и содержание документооборота.
18. Виды документопотока. Текущее хранение документов.
19. Понятие, виды и особенности оформления номенклатуры дел.
20. Подготовка дел к архивному хранению.
21. Формы делового общения. Искусство делового общения.
21. Подготовка к проведению деловых мероприятий.
22. Правила и основы ведения переговоров, совещаний и т.п.
23. Отечественная история развития делопроизводства.
24. Правила этики служебных отношений.
25. Национальные особенности делового этикета.
Библиографический список
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам к службам документационного обеспечения. (ГСДОУ)
2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов»
3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. «Управление документами. Общие требования»
|
|
|
5. Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения (в ред. решения Росархива от 27.10.2003)
6. Гваева, И.В. Делопроизводство [Электронный ресурс]: справочник/ И.В.Гваева, С.В. Собалевский - Электрон. текстовые данные.- Минск: ТетраСистемс, Тетралит, 2014.- 224 c.- Режим доступа: http:// www.iprbookshop.ru/28072. - ЭБС «IPRbooks»
7. Дорошенко В.Ю. Психология и этика делового общения [Электронный ресурс]: учебник/ Дорошенко В.Ю., Зотова Л.И., Лавриненко В.Н.- Электрон. текстовые данные.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012.- 415 c.- Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/15477.- ЭБС «IPRbooks»
8. Захарова, Т.И. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Т.И.Захарова - Электрон. текстовые данные.- М.: Евразийский открытый институт, 2010.- 156 c.- Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/10665.- ЭБС «IPRbooks»
9. Крюкова,Н.П. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие УМО /Н.П. Крюкова.- М.: ИНФРА,2014.-272с.
10. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство [Электронный ресурс]: учебно-справочное пособие/ Кузнецов И.Н.- Электрон. текстовые данные.— М.: Дашков и К, 2014.- 460 c.- Режим доступа: http:// www.iprbookshop.ru/24781.- ЭБС «IPRbooks»
11. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводства: учебник для бакалавров / И.Н. Кузнецов. - М.: Юрайт, 2014. - 576 с.
12. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот [Электронный ресурс]: учебник/ Н.Н. Куняев [и др.].- Электрон. текстовые данные.- М.: Логос, 2013.-452 c.- Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/9083.- ЭБС «IPRbooks»
13. Медведева О.В. Основы документационного обеспечения управления [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Медведева О.В.- Электрон. текстовые данные.- Краснодар: Южный институт менеджмента, 2011.- 181 c.- Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/9565.- ЭБС «IPRbooks»
14. Макаров Б.В. Психология делового общения [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Макаров Б.В., Непогода А.В.- Электрон. текстовые данные.- Саратов: Вузовское образование, 2012.- 209 c.- Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/8539.- ЭБС «IPRbooks»
15. Парова Л.М. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Парова Л.М.- Электрон. текстовые данные.- Калининград: Российский государственный университет им. Иммануила Канта, 2008.- 112 c.- Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/23843.- ЭБС «IPRbooks»
16. Раздорожный, А.А. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие умо /А.А. Раздорожный.-М.:ИНФРА,2011.-304с.
17. Семенова М.А. Этикет делового общения [Электронный ресурс]: учебно-методическое пособие для студентов 3 курсов очного и заочного отделений всех специальностей по дисциплине «Основы делового общения»/ Семенова М.А.- Электрон. текстовые данные.- Астрахань: Астраханский инженерно-строительный институт, ЭБС АСВ, 2009.- 106 c.- Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/17075.- ЭБС «IPRbooks»
18. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, учет и хранение служебной документации [Электронный ресурс]/ Смирнова Е.П.-Электрон. текстовые данные.- Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2010.- 209 c.- Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/1533.- ЭБС «IPRbooks»
19. Титова Л.Г. Деловое общение [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Титова Л.Г.- Электрон. текстовые данные.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012.- 271 c.- Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/10495.- ЭБС «IPRbooks»
20. Чернецкая, Л.М. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). Учебное пособие [Электронный ресурс]: учебное пособие. — Электрон. дан. — Томск: ТГУ (Национальный исследовательский Томский государственный университет), 2013. - 234 с. - Режим доступа: http://e.lanbook.com/books/element.php?pl1_id=44261
|
|
|
