Показатели библиотечной статистики – это количественные характеристики того или иного явления или процесса библиотечной деятельности, выражающиеся в абсолютных, относительных и средних величинах.

Абсолютные показатели – это число читателей, книговыдач, посещений, мероприятий массовой работы (выставок, читательских конференций, обзоров и др.), библиографических справок, поступивших изданий и т. д. за определенный период времени (месяц, квартал, год). Все сведения берут из форм оперативного учета.

Средние показатели – это общая или сводная характеристика нескольких или многих величин (средняя дневная посещаемость, средняя нагрузка на одного работника отдела обслуживания по читателям и книговыдаче и др.).

Относительные показатели – это отношение одной сравниваемой величины к другой. Виды относительных показателей:

· Показатели динамики – это перечень числовых значений однородных статистических показателей в последовательные периоды времени. Основными характеристиками динамических рядов является абсолютный прирост (разница между данным и начальным уровнем ряда, может иметь знак + или -), темп роста (получается в результате деления двух уровней и выражается в процентах; в качестве постоянного (базисного) уровня, с которым производится сравнение, принимается начальный уровень ряда); темп прироста (показывает на сколько процентов уровень больше или меньше начального уровня; рассчитывается как процент соотношения абсолютного прироста к начальному уровню или путем вычитания 100% из показателя темпа роста). В библиотеках исчисляется динамика численности читателей, динамика книговыдачи, динамика библиотечного фонда и др.

· Показатели структуры – определяют состав статистической совокупности, рассчитываются путем деления части на целое и выражаются обычно в процентах, что показывает удельный вес ее части. Сумма относительных показателей структуры какой-либо совокупности всегда равна 1,0 (в коэффициетах) или 100 (в %). В библиотеках рассчитывается структура библиотечного фонда и структура книговыдачи.

· Показатели интенсивности – это относительные величины, измеряющие соотношение двух различных по содержанию, но взаимосвязанных показателей. Это читаемость, посещаемость, обращаемость книжного фонда, книгообеспеченность. Рассчитываются они следующим образом:

Читаемость (Ч) – отношение книговыдачи (В) к числу читателей (А) – характеризует интенсивность чтения (Ч=В/А).

Посещаемость (Пос) – среднее число посещений (П), приходящихся на одного читателя (А), характеризует активность посещения читателями библиотеки (Пос=П/А).

Обращаемость книжного фонда (Об) – отношение книговыдачи (В) к объему фонда (Ф) – характеризует степень использования книжного фонда (Об=В/Ф).

Книгообеспеченность (К) – среднее число книг, приходящееся на одного читателя, - характеризует величину книжного фонда на конец года (Ф) в отношении к числу читателей (А), то есть его достаточность (К=Ф/А).

Коэффициент использования фонда – это соответствие фонда и книговыдачи.

Учет – это регулярный и систематический сбор сведений и данных о состоянии и развитии библиотеки путем регистрации конкретных данных, характеризующих количественную и качественную стороны библиотечных процессов.

Функция учета заключается в наблюдении, измерении и фиксации всех процессов деятельности библиотеки в установленных формах. Благодаря организации учета и отчетности органы управления обеспечиваются информацией, необходимой для принятия управленческих решений и контроля за их осуществлением.

Требования к учету: систематичность, полнота, достоверность, единство методологии, аккуратность.

Виды учета:

· Оперативный (первичный) учет – регистрация результатов работы по мере ее выполнения, опирается на регулярное ведение первичной библиотечной документации и охватывает все участки работы. Осуществляется в натуральных единицах (количество читателей, посещений, выданных, поступивших, списанных книг и т. д.). Основа оперативного учета – индивидуальный учет (регистрация повседневной деятельности каждого работника библиотеки). Данные первичного учета периодически суммируются в заданных интервалах: месяц, квартал, полугодие, год (кумулированный учет);

· Статистический учет – получение, группировка и обобщение данных о состоянии библиотеки в целях изучения ее деятельности, обобщения опыта и планирования развития (осуществляется на основе государственной отчетности или статистических исследований);

· Бухгалтерский учет – система документального отражения хозяйственной деятельности библиотеки. Он фиксирует производство и сбыт продукции и услуг, кругооборот денежных средств, поступление и расходование материальных ценностей.

Учетные формы: книга суммарного учета библиотечного фонда, инвентарная книга, регистрационная картотека периодических изданий, учетный алфавитный каталог и др. (учет фонда); карточка регистрации читателя, формуляр читателя, книжный формуляр, листок читательского требования, бланк-заказ по МБА, дневник работы и др. (учет читателей, книговыдачи, массовых мероприятий); смета, акты, счета, накладные, квитанции, платежные требования и т. п. (бухгалтерский учет); картотека кадров, личные дела и др. (учет кадров).

Все виды учета являются базой для отчетности и планирования работы.

2. Отчетность библиотеки – это официальный свод сведений о результатах работы и состоянии библиотеки за год или другой отчетный период, представляемых ее учредителю, органам государственной статистики и читательской общественности.

Отчетность библиотеки – завершающий этап учетного процесса, основа рационального управления.

Требования к отчетности: простота и ясность показателей, достоверность, своевременность, сравнимость отчетных показателей с плановыми (нормативными) и с отчетными данными предшествующих периодов, аккуратность.

Выделяют текущие отчеты (за месяц, квартал) и годовые.

С 2009 года формой государственной статистической отчетности являются Информационные карточки по библиотечной работе, на основании которых формируется отраслевой интегрированный банк данных организаций культуры. Сводные данные по библиотекам предоставляются в Национальный статистический комитет Республики Беларусь согласно сведеньям интегрированного банка данных.

В библиотеках традиционно составляется информационный (текстовый)отчет. Основная задача годового информационного отчета – дать всестороннюю характеристику библиотеки. Он является основным источником для изучения инноваций, интересного опыта в технологии, управлении и др., в нем отмечаются успехи библиотеки, недостатки в ее работе и пути их устранения. При составлении информационного отчета изучаются планы, квартальные отчеты, отчеты за прошлый год, дневники работы, справки о проверках, протоколы, материалы конференций и др. Примерная схема информационного отчета, как правило, рекомендуется методическим центром; он должен иметь логичное построение, быть понятным не только библиотекарям. Многолетняя практика общедоступных библиотек - Отчет перед читателями и населением. Это своеобразный способ презентации деятельности библиотеки, формирования ее позитивного имиджа у реальных и потенциальных пользователей. Библиотеки отчитываются перед населением в различных формах: путем издания печатных отчетов, на конференциях, собраниях читателей, в электронной форме на сайте библиотеки и т. п.