2.5 Управление командой, коммуникациями и рисками проекта

Команда проекта — это совокупность отдельных лиц, групп и/или организаций, привлеченных к выполнению работ проекта и подчиненных руководителю проекта;

Команда управления проектом — члены проектной коман­ды, которые непосредственно вовлечены в работы по управлению проектом. В мелких проектах эта команда может включать в себя практически всех членов команды проекта.

Управление командой включает следующие процессы:

§ формирование проектной команды;

§ развитие проектной команды;

§ управление проектной командой.

Рассмотрим эти процессы подробно.

Формирование проектной команды

Основными характеристиками команды являются состав и структура. Состав — это совокупность характеристик членов команды, важных для ее анализа как единого целого (например, численный, возрастной, половой, профессиональный состав). Формирование состава проектной команды осуществляется в процессе кадрового планирования, которое основывается на знании ответов на следу­ющие вопросы:

§ сколько специалистов, какой квалификации, когда и где по­требуется;

§ каким образом можно привлечь нужный персонал;

§ как лучше использовать персонал в соответствии с его спо­собностями, умениями, внутренней мотивацией;

§ каким образом обеспечить условия для развития персонала.

Ответ на первый вопрос очевиден: он определяется объемом работ, предусмотренным в проекте. Менеджеры функционально или предметно ориентированных групп составляют команду.

Второй вопрос связан с системой стимулов и мотиваций ко­манды. Распространенные теории мотивации:

§ теория справедливости — люди постоянно сравнивают собственные трудозатраты с получаемыми результатами;

§ теория ожидания — усилие прикладывается больше в том случае, когда работники ожидают, что смогут выполнить свое за­дание и получат вознаграждение;

§ теория поощрения — оно должно быть непрерывным, но не фиксированным;

§ теория постановки цели — цель должна быть четко постав­ленной, интересной и достижимой;

§ модель рабочих характеристик — люди должны использо­вать разнообразные навыки, получать задания с видимыми резуль­татами и иметь определенную автономию.

Структура — это характеристика команды с точки зрения функ­ций, выполняемых членами команды. Структура команды опреде­ляется в процессе организационного моделирования проекта.

Организационная структура — совокупность элементов ор­ганизации (должностных позиций, структурных подразделений) и связи между ними.

Административные связи — вертикальные связи, в рамках ко­торых решаются проблемы власти и влияния, протекают админи­стративные процессы принятия решений.

Технологические связи — горизонтальные связи, по которым протекают процессы выполнения работ.

К общим принципам построения организационных структур управления проектами можно отнести следующие:

§ соответствие организационной структуры содержанию про­екта;

§ соответствие организационной структуры системе взаимо­отношений участников проекта.

Управление коммуникациями проекта — управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, ге­нерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации^[4]. Содержание процесса управления коммуникациями представлено:

§ планирование коммуникаций;

§ распространение информации;

§ отчетность по исполнению;

§ управление участниками проекта

Коммуникационное взаимодействие между участниками и ко­мандой проекта — составная часть управления проектами. Ее ос­новой является необходимая в процессе разработки и управления проектом информация — ее сбор, хранение, кругооборот. На про­цессах обмена и использования информации строится координа­ция и синхронизация действий команды и всех участников проек­та. Таким образом, можно сказать, что взаимодействие в команде осуществляется на основе коммуникации проекта.

Планирование системы коммуникаций определяет информаци­онные и коммуникационные нужды заинтересованных лиц (кто они, уровень их заинтересованности и степень влияния в проекте; кому, когда, какая информация необходима и как она будет передана).

Ключевой элемент планирования коммуникаций — это опреде­ление того, кто с кем будет взаимодействовать, кому и какая будет передаваться информация.

Сбор и распределение информации в рамках проекта может быть внутренним (внутри команды проекта) и внешним (с участ­никами проекта). С точки зрения способов распространения информации, они могут быть неавтоматизированными (на бумаж­ных носителях и устно) и автоматизированными (с использовани­ем компьютерных технологий и современных средств связи).

Письменная коммуникация имеет традиционный вид и облада­ет рядом преимуществ и недостатков. К безусловным преимуще­ствам следует отнести легкость хранения и распространения. К не­достаткам — длительное время доставки, отсутствие немедленной обратной связи и т. д.

Коммуникация при помощи компьютерных технологий позво­ляет существенно расширить возможности управления проектом, в частности, возможности электронной почты позволяют мгновен­но пересылать информацию, программные продукты — разраба­тывать и хранить документацию по проекту, многообразные отче­ты, документы, планы и т. д.

Подобная информация по исполнению предусматривает сбор всех данных базового плана и предоставление участникам проек­та информации о выполнении работ. Обычно такая информация относится к текущему использованию ресурсов для достижения целей проекта. Отчетность по исполнению обычно содержит ин­формацию о содержании, сроках, стоимости и качестве. Иногда требуется также предоставление информации о рисках и постав­ках. Отчеты могут быть полными либо касаться только отклоне­ний

Говоря об управлении рисками проекта, рассмотрим понятие «риск». Это слово в переводе с испанского или португальского обо­значает «подводная скала», что ассоциируется с выражением «лави­ровать между скалами», другими словами, подвергаться опасности. Риск — потенциальная, численно измеримая возможность не­благоприятных ситуаций и связанных с ними последствий в виде какого-либо ущерба, это степень опасности подвергнуться воздействию не­гативных событий и их возможных последствий.

Проектные риски — возможность возникновения в ходе реали­зации проекта неблагоприятных ситуаций и последствий, связан­ных с нанесением ущерба.

Элементы риска:

§ рисковое событие — точное описание того, что может повре­дить проекту, фиксация особенностей неблагоприятного события;

§ вероятность проявление риска — степень вероятности на­ступления рискового события;

§ величина ставки — значение возможных последствий, раз­мер возможного ущерба.

Проекты всегда существуют в условиях неопределенности. Не­определенность — это совокупность неизвестных параметров бу­дущего, отсутствие точного знания о вероятных событиях, которые могут быть как благоприятными, так и неблагоприятными. В каче­стве причин неопределенности выступают: недостаток информа­ции, наличие элемента случайности, противодействия. Реакция на риск, работа с ним индивидуальны и с необходимостью отражают личностные качества проект-менеджера. Восприятие рисков несет на себе печать личности проект-менеджера, его управленческого стиля.

Планирование управления рисками — это процесс определе­ния подходов и планирования операций по управлению рисками проекта. Планирование процессов управления рисками позволяет обеспечить соразмерность уровня, типа, прозрачности управления рисками и важности проекта для организации, а также выделить достаточное количество времени и ресурсов для минимизации рисков.

План управления рисками описывает способы осуществления всех процессов управления рисками. В него может входить:

§ методология управления рисками;

§ роли и ответственность участвующих в управлении рисками;

§ бюджет управления рисками;

§ определение периодичности процедур управления рисками;

§ пороговые критерии для распознавания наступления риска;

§ категории рисков;

§ матрица вероятности и воздействия рисков;

§ форматы и шаблоны отчетов.

Идентификация рисков предусматривает определение рисков, способных повлиять на проект, и документальное оформление их характеристик. При необходимости в операциях по идентифика­ции рисков может принимать участие менеджер проекта, члены ко­манды, команда управления рисками (если таковая создана), экс­перты в определенных областях, не входящие в команду проекта, заказчики, конечные пользователи, другие менеджеры проектов, участники проекта и эксперты по вопросам управления рисками. Идентификация рисков — это выявление и классификация рисковых событий для проекта и видов потерь (ущерба) от на­ступления данных рисковых событий. Качественный анализ включает расстановку приоритетов для идентифицированных рисков, результаты которой используются впоследствии в ходе количественного анализа рисков и планиро­вания реагирования на риски. Организации могут существенно по­высить эффективность исполнения проекта, сосредоточив усилия на рисках, обладающих наивысшим приоритетом. При качествен­ном анализе рисков определяются приоритеты идентифицирован­ных рисков на основании вероятности их возникновения и влияния на достижение целей проекта в случае возникновения этих рисков, а также с учетом ряда других факторов.

Качественный анализ рисков — процесс оценки вероятности наступлений рисков и их потенциального влияния на проект.

Управление рисками осуществляется на всех фазах жизненно­го цикла проекта.

Этап 1. Предпроектное обоснование инвестиций, формули­ровка концепции проекта и его технико-экономическое обоснова­ние. Анализ рисков производится в процессе предварительной экс­пертизы проекта. Необходимые действия этого этапа:

§ идентификация;

§ анализ рисков.

Этап 2. Планирование проекта. Работа с рисками включает­ся в разработку сметы и бюджет проекта. Необходимые действия:

§ корректировка дерева решений;

§ определение структуры и объема резервирования средств;

§ учет рисков в финансовом плане проекта.

Этап 3. Реализация проекта. Работа с рисками ведется в про­цессе мониторинга. Необходимые действия:

§ формирование рабочего бюджета проекта;

§ страхование рисков;

§ контроль использования средств на непредвиденные расходы;

§ корректировка бюджета.

Этап 4. Завершение проекта. Работа с рисками ведется на эта­пе итоговой экспертизы проекта. Необходимые действия:

§ анализ использования средств на непредвиденные расходы;

§ анализ и обобщение фактических проявлений рисков и не­определенности по результатам проекта.

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: