Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности де­лятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руковод­ства предприятием (организацией) и его производственной деятель­ностью. Эти документы могут составлять работники всех подраз­делений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, по­ступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);по форме: индивидуальные, когда содержание каждого доку­мента имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполня­ется при составлении, и типовые, созданные для группы однород­ных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные доку­менты печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в оп­ределенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;по происхождению: служебные, затрагивающие интересы пред­приятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.Подлинник — это подписанный и надлежащим образом офор­мленный экземпляр документа, составленный в первый раз.Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение под­линника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в уста­новленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостове­рения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.Иногда для работы требуется не копия с подлинного доку­мента, а выписка из того или иного его раздела. При оформле­нии выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и орга­низациям предоставлено право в случае утери владельцем под­линного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат.»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Билет №27

Комплекс организационных документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.. Основные разделы текста устава:

1. общие положения;

2. организационное единство;

3. регламент деятельности;

4. финансово - материальная база;

5. отчетная и ревизионная деятельность;

Порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами. Ниже предлагаем основные реквизиты, входящие в формуляр устава.

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. название вида документа;

4. дата, номер;

5. место издания;

6. гриф утверждения;

7. текст;

Подпись руководителя.

Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия. Основные разделы текста должностной инструкции:

1. общие положения;

2. должностные обязанности;

3. права;

Ответственность.

Реквизиты формуляра должностной инструкции:

1. наименование министерства или ведомства;

2. наименование организации;

3. наименование вида документа;

4. дата, номер;

5. место издания;

6. заголовок в именительном падеже;

7. гриф утверждения;

8. текст;

9. подпись автора;

Визы.

Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

Формуляр - образец положения состоит из реквизитов:

Наименование ведомства,

Название организации,

Наименование структурного подразделения,

Гриф утверждения,

Наименование вида документа - положение,

Дата, номер,

Место издания (город),

Заголовок,

Текст,

Подписи,

Гриф согласования,

Визы.

Штатное расписание - один из основных видов организационных документов. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

1. организация работы предприятия;

2. взаимные обязанности работников и администрации;

3. предоставление отпусков;

4. командирование сотрудников;

Внутриобъектный режим.

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: