 |
Рекомендации по совершенствованию организационной культуры
|
|
|
|
В нашем случае нет необходимости проводить изменения глубинного устройства исследуемой организации, так как у коллектива присутствует единое видение целей инспекции, также выработана оптимальная организационная структура предприятия - все это помогает эффективно работать по выбранным направлениям. Но все же некоторые вопросы остаются открытыми.
Организационная культура - это уникальная совокупность формальных и неформальных правил, норм поведения, установок и ценностей, определяющих отношения персонала с руководством и посетителями. Именно организационная культура связывает воедино сотрудников организации, в значительной мере мотивирует их желание работать.
Важно понимать, что в любом случае в организации существует та или иная культура, даже если она нигде не прописана. Важно сформировать культурное пространство, включающее в себя нормы поведения, и определить идеальные модели собственно самого поведения. Несовпадение целей, системы коммуникаций, моделей поведения сотрудников может приводить к возникновению конфликтов и, как следствие, к серьезным проблемам в развитии организации.
Создание эффективной системы управления персоналом предполагает выявление ценностных установок и культурных стереотипов поведения персонала инспекции и анализ того, насколько соответствует им существующий тип организационной культуры. В связи с этим нами был разработан алгоритм управления организационной культурой. Данный алгоритм отражает последовательность и содержание основных этапов практических действий по достижению гармонизации интересов отдельного работника и организации в целом и обеспечению личностного и организационного развития. Алгоритм управления организационной культурой представлен на рисунке 14.
|
|
|
О наличии официальной организационной культуры можно говорить, если прописаны организационные ценности, правила и нормы поведения. Безусловно, ее абсолютная регламентация невозможна. Вместе с тем официальное изложение организационной культуры, представленное в соответствующих документах, дает организации немало преимуществ: сотрудники ощущают себя частью единого целого, хорошо понимают "правила игры", что позволяет им быстрее и без лишних затрат достигать нужного результата.
Основой развития организационной культуры служит Кодекс деловой этики сотрудников. Он не только отражает систему ценностей компании, но и помогает транслировать эту систему ценностей вовне.
Кодекс деловой этики сотрудников отражает целевой образ организационной культуры как список стандартов общения, информационного обмена, ценностей, которые подходят для конкретной деятельности и могут соответствовать ожиданиям сотрудников.
На основе теоретических исследований, представленных в первом разделе, и полученных результатов анкетирования, мы разработали Кодекс деловой этики сотрудников межрайонной ИФНС России №15 по Иркутской области, который представлен в Приложении Г.
| Выявление ценностных установок и культурных стереотипов поведения персонала |
| Анализ существующей в организации организационной культуры |
| Анализ соответствия организационной культуры ценностным установкам персонала |
| Проектирование организационной культуры |
| Разработка этического кодекса |
| Привитие персоналу системы ключевых ценностей организации |
| Повышение трудовой мотивации |
| Повышение эффективности трудовой деятельности |
| Повышение удовлетворенности трудом работников организации |
|
|
|
Рисунок 14 - Управление организационной культурой как подсистема управления персоналом
Предлагаемый нами Кодекс состоит из следующих разделов:
- назначение документа;
- структура инспекции и взаимоотношения сотрудников;
- найм сотрудников;
- оформление трудовых отношений;
- порядок прохождения испытательного срока;
- обучение (подготовка, переподготовка и повышение квалификации) персонала;
- деловая оценка сотрудников;
- вознаграждение сотрудников;
- работа с кадровым резервом инспекции;
- меры поощрения и взыскания;
- страхование и социальные компенсации;
- отпуска;
- прекращение трудовых отношений;
- трудовые споры;
- рабочее время сотрудников;
- внешний вид сотрудников;
- рабочее место;
- курение и употребление алкоголя на рабочем месте;
- стиль общения сотрудников по телефону;
- стиль общения сотрудников между собой;
- общие правила внутреннего распорядка.
Сотрудники должны понимать, что Кодекс - это стандарт, который необходимо соблюдать неукоснительно. Ведь инспекция не может функционировать, если ее работники не владеют, помимо набора необходимых умений и навыков, сводом писанных и неписаных правил, законов, не выбирают определённого отношения к своей работе, к своей организации, коллегам и посетителям. Именно вместе эти навыки, умения, взгляды, нормы поведения, правила организации и создают организационную культуру.
По нашему мнению, не стоит оформлять Кодекс в виде красивых буклетов, конечно качественное оформление корпоративных правил привлекает внимание. Но, как правило, через три-четыре месяца такие буклеты могут устареть, потраченные же деньги заставляют не менять правила в организации. Таким образом, получается, что у сотрудников на руках имеются красочно изготовленные, но неживые правила. Достаточно распечатать Кодекс на листах формата А4 с одной стороны, сделать титульный лист и скрепить. Необходимо, чтобы в каждом отделе инспекции, а также у начальника инспекции и его заместителей были свои экземпляры Кодекса деловой этики сотрудников межрайонной ИФНС России № 15 по Иркутской области.
Следующим мероприятием, которое можно предложить для совершенствования организационной культуры инспекции, является создание комнаты психологической разгрузки.
|
|
|
В данной организации на человека воздействует множество факторов, вызывающих сильное эмоциональное напряжение. Это состояние не всегда проходит бесследно. Оно может стать причиной не только плохого самочувствия, но и основой самых различных болезней: сердечнососудистых, нервно-психических, желудочно-кишечных, и как следствие возникают частые уходы сотрудников на больничные. Основой снятия психологического и физиологического напряжения является релаксация (расслабление). Наиболее глубокой релаксации можно достигнуть в комнатах психологической разгрузки.
Комната психологической разгрузки должна быть создана для восстановления работоспособности сотрудников инспекции. В комнате необходимо создать оптимальные условия для быстрого и эффективного снятия эмоционального перенапряжения, восстановления работоспособности.
Данная комната может быть использована и для других целей:
- проведение торжественных мероприятий;
- награждения отличившихся сотрудников;
- проведение семинаров, на которых сотрудникам рассказывают о нововведениях, связанных с их профессиональной деятельностью;
- и др.
Сотрудники могут посещать данную комнату во время технических перерывов в 10.00 и 15.00, в ней они могут общаться друг с другом, пить чай, тем самым, отвлекаясь от рутинной, монотонной работы, которая требует концентрации внимания.
В исследуемой организации есть свободное помещение, которое может быть переоборудовано в комнату психологической разгрузки.
Для этого инспекция должна осуществить затраты, связанные с созданием в комнате соответствующей атмосферы.
В цветосветовом решении интерьера должны преобладать голубой и зеленый цвета, успокаивающие нервную систему. Желательно, чтобы создавалось впечатление пребывания на лоне природы. Пол покрывается линолеумом на мягкой основе, гармонирующим по цвету с окраской стен. Также в комнате для создания более полной иллюзии пребывания на лоне природы можно использовать картины с изображением пейзажей, рождающих положительные эмоции. Это могут быть картины с изображением леса, моря, озера и др. Для оформления комнаты можно использовать также декоративные элементы - валуны, гальку, коряги, вьющиеся растения и др.
|
|
|
Эффект от водных интерьерных систем (водопады, фонтаны) состоит из создания умиротворяющего фона, они нормализуют влажность в помещении, а также являются сами по себе прекрасным элементом интерьера. Текущая вода притягивают взгляд, настраивают на спокойный лад.
В первую очередь необходимо сделать косметический ремонт, перечень связанных с этим расходов представлен в таблице 29.
Таблица 29 - Перечень расходов, связанных с косметическим ремонтом
| Наименование | Ед. измерения | Количество | Цена, руб. | Сумма, руб. |
| Шпатлевка | кг | |||
| Обои на потолок | рулон | |||
| Обои на стены | рулон | |||
| Клей обойный | упаковка | |||
| Кисть | шт. | |||
| Валик | шт. | |||
| Краска | кг | |||
| Линолеум | кв.м. |
Продолжение таблицы 29
| Розетка | шт. | |||
| Выключатель | шт. | |||
| Оплата труда нанятых рабочих | руб. | - | ||
| Итого | - | - | - |
Данную комнату также необходимо оборудовать. Перечень расходов на оборудование представлен в таблице 30.
Таблица 30 - Перечень расходов на оборудование
| Наименование | Количество, шт. | Цена, руб. | Сумма, руб. |
| Светильник | |||
| Стул | |||
| Стол | |||
| Тумба | |||
| Картина | |||
| Фонтан настольный | |||
| Жалюзи | |||
| Магнитофон | |||
| Итого | - | - |
Расходы, связанные с ремонтом помещения, составят 22885 руб., а затраты на оборудование комнаты - 20900 руб. Таким образом, все расходы, связанные с созданием комнаты психологической разгрузки составят 43785 руб.
За счет создания комнаты психологической разгрузки в инспекции будет достигнут, прежде всего, социальный эффект, так как исследования показывают, что кратковременный отдых в комнате психологической разгрузки, в среднем, на 25 % продуктивнее равного по времени отдыха в обычных условиях. Небольшое уменьшение рабочего времени из-за отвлечения работников компенсируется повышением у них работоспособности, внимания, скорости реакции и созданием бодрого настроения. По наблюдениям медиков, улучшается общее состояние центральной нервной системы, повышаются адаптационные ресурсы всего организма, нормализуется кровяное давление, повышается иммунитет, уменьшается степень утомления, снижается психо-эмоциональное напряжение. За счет этого сотрудники инспекции будут реже ходить на больничные, делать меньше ошибок при выполнении своих должностных обязанностей.
|
|
|
В результате отдыха в комнате создается и более благоприятное мотивационное отношение к работе.
Возможно, что сотрудники будут более внимательны, станут находить гораздо больше ошибок, совершенных организациями, при проведении проверок. Благодаря чему, бюджет будет пополняться суммами, полученными от уплаты штрафов и санкций, наложенных на организации, нарушающие правила. В среднем каждый месяц межрайонная ИФНС России №15 по Иркутской области пополняет бюджет за счет штрафов и санкций на 184 тыс. рублей.
Работники инспекции также занимаются рассылкой уведомлений и требований об уплате налога, недоимки или штрафов и санкций, по невнимательности они отправляют письма с неправильным или не полностью указанным адресом, вкладывая письма в конверт, переворачивают их таким образом, что адрес становится невидно.
Данные письма франкируют, отвозят на почту, в итоге теряют деньги, потраченные на конверты, бумагу, оплату услуг почты и другое.
Также по поводу ошибочно начисленных сумм налогов возникают споры, которые возможно решить только в судебном порядке, в связи с этим возникают расходы на командировки работников.
Эффект, который можно получить, при использовании предложенных мероприятий представлен в таблице 31.
Таблица 31 - Прогнозируемый эффект от достигнутых результатов
| Достигаемый результат | Экономический эффект | Социальный эффект |
| Сокращение потерь рабочего времени: - из-за уходов по больничным листам; - из-за опозданий на работу и нерегламентированных перерывов. Повышение качества исполняемых служебных обязанностей. | Увеличение пополняемости бюджета за счет штрафов и санкций (А1). Снижение затрат на фланкирование писем (А2). Сокращение затрат на конверты (A3). Сокращение затрат на писчую бумагу (А4). Сокращение командировочных расходов (А5). | Снижение психологической нагрузки. Улучшение морально-психологического климата. Снижение утомляемости. Улучшение состояния здоровья сотрудников. Повышение работоспособности. |
По мнению специалистов, организационная культура может повысить эффективность деятельности организации примерно на 10%.
Вычислим годовой прирост средств, полученный за счет предложенных мероприятий, результаты представлены в таблице 32.
Таблица 32 - Годовой прирост денежных средств после внедрения
предложенных мероприятий (руб./год)
| Фактическая величина в 2009 году | Проектируемая величина | Годовой прирост | |
| Пополняемость бюджета за счет штрафов и санкций | |||
| Затраты на фланкирование писем | |||
| Затраты на конверты | |||
| Затраты на писчую бумагу | |||
| Командировочные расходы | |||
| Итого |
Следующим нашим шагом будет расчет срока окупаемости предложенных мероприятий.
Рассчитаем данный показатель по следующей формуле:
(8)
где Ток - срок окупаемости, год;
- затраты на организацию комнаты психологической разгрузки.
Результаты расчета срока окупаемости представлены в таблице 33.
Таблица 33 - Расчет срока окупаемости предложенных мероприятий
| Наименование показателя | Стоимостная оценка |
| Затраты на организацию комнаты психологической разгрузки (3), руб. | |
| Годовой прирост денежных средств (Д1+ Д2+ ДЗ+ Д4+ Д5), руб./год | |
| Срок окупаемости (Ток), год | 0,12 |
Таким образом, срок окупаемости создаваемой комнаты психологической разгрузки составит 0,12 года. Это означает, что необходимо 0,12 года для того, чтобы дополнительный прирост денежных средств покрыл затраты на внедрение предложенных мероприятий.
Также можно предложить межрайонной ИФНС России №15 по Иркутской области следующие методы совершенствования организационной культуры:
- празднование общегосударственных праздников в инспекции или ресторане;
- совместные туристические поездки;
- спортивные мероприятия (футбол, бассейн);
- совместный досуг (боулинг, танцы);
- особые корпоративные традиции (например, капустники в день налогового инспектора).
Заключение
В данной выпускной квалификационной работе были разработаны рекомендации по совершенствованию организационной культуры межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы №15 по Иркутской области.
Для того чтобы разработать данные рекомендации, были рассмотрены теоретические основы организационной культуры, была собрана общая информация об исследуемой организации. Далее мы провели анализ деятельности межрайонной ИФНС России №15 по Иркутской области, который заключался в анализе ее кадрового потенциала и экономическом анализе деятельности инспекции. Следующим шагом было проведение социологического исследования, в процессе которого нами были разработаны инструменты исследования и методика оценки его результатов. На основании полученных результатов и были разработаны рекомендации по совершенствованию организационной культуры межрайонной ИФНС России №15 по Иркутской области.
В основе нашего социологического исследования лежат две наиболее известные классификации организационной культуры:
- классификация, предложенная К. Камероном и Р. Куином;
- классификация типов культуры С. Ханди.
В результате проведенного опроса было выявлено, что среди типов культуры, относящихся к классификации К. Камерона и Р. Куина, доминирующим типом является бюрократическая культура. Инспекция является государственной структурой, и она, прежде всего, ориентирована на соблюдение всех правил и внутренний комфорт, нежели на потребителей.
Исследовав организационную культуру с использованием классификации предложенной С. Ханди, мы выявили, что в инспекции доминирует культура власти. В качестве источника власти заметное место принадлежит ресурсам, находящимся в распоряжении руководителя. Межрайонная ИФНС России №15 по Иркутской области имеют жесткую иерархическую структуру, в ней имеется единственный четко выделенный центр принятия решений.
Далее мы проанализировали зависимости между степенью выраженности различных типов культуры и такими параметрами, как пол, возраст, стаж работы, уровень образования респондентов, также мы оценили степень выраженности типов культуры в отделах инспекции.
В целом можно сделать вывод, что организационная культура в межрайонной инспекции может быть признана сформировавшейся, так как ее поддерживает большинство сотрудников. Но данная организационная культура была сформирована стихийно, под действием существующих стереотипов. Известно, что организационной культурой необходимо управлять, чтобы повысить эффективность деятельности организации, поэтому нами были предложены следующие рекомендации по совершенствованию организационной культуры межрайонной ИФНС России №15 по Иркутской области.
Во-первых, мы разработали Кодекс деловой этики сотрудников межрайонной ИФНС России №15 по Иркутской области, который отражает целевой образ организационной культуры как список стандартов общения, информационного обмена, ценностей, которые могут соответствовать ожиданиям сотрудников.
Во-вторых, нами было предложено создание комнаты психологической разгрузки, которая поможет сотрудникам восстанавливать работоспособность, отвлекаться от рутинной, монотонной работы, совершать меньшее количество ошибок, общаться между собой и многое другое.
Данная комната может быть использована и для других целей:
- проведение торжественных мероприятий;
- награждения отличившихся сотрудников;
- проведение семинаров, на которых сотрудникам рассказывают о нововведениях, связанных с их профессиональной деятельностью;
- и др.
С помощью данных мероприятий будет достигнут, прежде всего, социальный эффект. Экономический же эффект может быть достигнут за счет совершения сотрудниками инспекции меньшего количества ошибок, проведения более продуктивных проверок за счет, которых пополняется бюджет.
Практическая значимость исследования состоит в том, что оно может быть использовано для решения задач управления персоналом не только в исследуемой организации, но и других организациях, причем не только бюджетной сферы. Данные и выводы исследования могут быть учтены при определении перспективных планов социального развития организаций. Они могут учитываться в работе по формированию концепций организационной культуры различных российских предприятий.
|
|
|
