 |
Совещание по принятию решений
|
|
|
|
Цель совещания: исследовать идеи с точки зрения перспектив и добиться консенсуса на предмет того, какие из них должны получить финансирование и быть реализованными организацией, подразделением или командой[96].
Этап № 1. Расклейка
Цель этапа: выявить как можно больше возможностей, порождаемых разными идеями и проектами. (Они потребуются на следующем этапе.)
Число инфодудлеров: сколько угодно, от одного до сотен[97]!
Продолжительность: 5–7 минут на каждую идею или проект.
Важные предпосылки:
1. Каждая из рассматриваемых идей действительно таит в себе хорошие возможности. (К сожалению, многие организации тратят кучу времени на оценку возможностей, которые в конечном счете приводят к нежелательному результату.)
2. Участники обладают достаточной информацией по каждой идее, чтобы обнаружить в ней хотя бы одну благоприятную возможность.
Прохождение этапа
Это один из самых важных этапов инфодудлинга, поэтому уделите самое пристальное внимание тому, как он работает, потому что вам предстоит воспользоваться им еще неоднократно. Все это необыкновенно просто, и, если вы сделаете это один раз, больше к моим инструкциям вам возвращаться не придется. Вот как это делается.
Обеспечьте каждого участника пачкой клеящихся листков и фломастером. Сообщите всем первую идею (проект), которую им предстоит оценить на предмет кроющихся за ней благоприятных возможностей. Попросите участников в тишине подумать и записать как можно больше возможностей за отведенное время. Пусть они записывают по одной мысли на отдельный клеящийся листок (это важно для выполнения следующего этапа). Если используются рисунки или дудлы, важно для пущей ясности сопровождать их подписями. Все это должно делаться (преимущественно) в тишине. В результате вы должны получить весь спектр взглядов группы на рассматриваемый вопрос.
|
|
|
Когда участники будут готовы[98], попросите их подойти к стенду и расклеить на нем свои записки (отсюда и название этапа). Все записки должны быть на виду; не следует наклеивать их поверх друг друга.
Ваш коллективный инфодудл будет выглядеть примерно так.
Повторяйте этот процесс в отношении следующих идей (проектов) столько раз, сколько нужно. Но новые комплекты записок, относящихся уже к другим проектам, следует развешивать на других визуальных пространствах (стендах), чтобы не было путаницы. Вот что я имею в виду.
Рассматривайте этот инфодудл под таким углом: вы и члены команды выкладываете все свои карты на стол, чтобы все видели, что у каждого на руках. Расклейка обеспечивает информационную полноту, необходимую для взвешенного принятия решений. И чем больше мыслей высказано, тем больше уверенности в том, что никакие важные аспекты рассматриваемых вопросов не остались без внимания.
Пример расклейки из реальной жизни
Несколько рекомендаций
• В этом упражнении важно количество, а не качество высказываемых идей[99]. Поэтому попросите участников работать быстро и не относиться критически к своим мыслям. На данном этапе сгодится все. Ваша цель – собрать гору информации, которая послужит фундаментом для следующего этапа.
• Не позволяйте участникам обмениваться мнениями и пытаться согласовывать позиции. Это отнимает много времени, а нужды в обсуждении нет никакой. На данном этапе речь не идет об оценке или сравнении идей. Попросите участников думать самостоятельно и генерировать как можно больше информации.
• Процесс сортировки на следующем этапе совещания можно упростить и ускорить, если участники будут наклеивать свои предложения сразу по мере готовности, не дожидаясь остальных. Другими словами, можно нацелить участников на предварительное группирование расклеиваемых предложений. Тот, кто закончил работу первым, пусть подойдет к стене и расклеит свои записки в разных местах пустого пространства. Затем подходит следующий и расклеивает свои предложения рядом с теми, которые на них похожи. Это позволяет разумнее распорядиться временем. Когда все одновременно сбегаются к стенду, добиться группирования информации из‑за толкотни и сумбура обычно не получается. Но если люди подходят к стенду по одному или тоненьким ручейком, это дает им возможность сгруппировать информацию. Если с группированием ничего не получается, не страшно. Вы сделаете это на следующем этапе.
|
|
|
Этап № 2. Группирование
Цель этапа: выявить и сгруппировать схожие идеи.
Число инфодудлеров: от 2 до 5 человек группируют предложения на каждую тему (проект). Больше не нужно, потому что они будут только мешать друг другу. Если работы немного, остальные могут просто наблюдать; сам процесс наблюдения зачастую позволяет собрать полезную информацию, и участники могут время от времени что‑то подсказывать тем, кто занимается группированием.
Продолжительность: столько, сколько потребуется, но обычно это занимает от 10 до 20 минут в зависимости от объема и разнообразия информации.
Важная предпосылка: информация, содержащаяся на каждом листке, однозначно позволяет отнести ее в ту или иную категорию. (Если обнаруживаются записки с расплывчатым, бессмысленным содержанием, узнайте, кто их автор, и потребуйте объяснений, прежде чем относить это предложение в ту или иную группу. Пусть участник изменит текст на более четкий).
Прохождение этапа
Как и расклейка, группирование является ключом ко многим сессиям коллективного инфодудлинга. Положите этот ключ себе в карман и не теряйте. Умение группировать подобное с подобным (и одновременно выявлять различия) всегда пригодится.
На предыдущем этапе вы собрали большое количество предложений, касающихся рассматриваемой темы. Теперь нужно как‑то упорядочить полученную информацию. Достичь этого можно группированием схожих предложений по кластерам. Это действительно очень просто. Собирайте схожие идеи по группам. В результате у вас получится что‑то вроде этого.
|
|
|
В завершение этого этапа попробуйте вместе с группой определить, как лучше озаглавить выявленные семейства информации, к каким категориям их отнести. Не забывайте, что вы проходите через целую последовательность этапов инфодудлинга и ваша конечная цель – принятие правильных решений. Значит, всегда желательно завершать этап таким образом, чтобы удобно было приступать к следующему. Поэтому обозначьте полученные кластеры какими‑то категориями и подпишите эти категории на более крупных или другого цвета клеящихся листках, разместив их над кластерами. Используйте термины, понятные всей группе и действительно имеющие смысл, ведь нас ждет шкала важности.
Несколько рекомендаций
• Не беспокойтесь насчет предложений, не попавших ни в одну категорию или кажущихся вообще неуместными. Просто пристройте их в более или менее подходящую группу или выделите им отдельную зону на стенде. На этапе оценки значимости идей не забудьте про эти непристроенные листки, потому что они могут содержать ценную информацию.
• Хотя вычисление частоты повторяющихся идей не входит в нашу программу, в конечном счете вы будете иметь наглядное отображение того, сколь многие люди видят похожие возможности в рассматриваемом проекте. Можете даже отметить про себя или записать, сколько повторений одной и той же идеи вы обнаружили. В качестве дополнительного слоя информации можно принять во внимание, насколько выделяется то или иное предложение, по крайней мере, с точки зрения группы.
• Если команда большая и вы хотите, чтобы все ее члены хоть как‑то поучаствовали в процессе группирования, то объявите короткий перерыв и сами проведите предварительное группирование, после чего члены группы (15–20 человек), расположившись полукругом перед стендом, выскажутся насчет перемен, которые им хотелось бы видеть. Когда люди выступают сообща, вы как ведущий можете почувствовать, одобряют они или нет ваш выбор категорий.
|
|
|
Этап № 3. Шкала важности
Цель этапа: оценить выявленные возможности и расположить их на шкале важности.
Число инфодудлеров: может выполнять один человек или группа численностью до 20 человек (или около того). Если обсуждаются несколько проектов, лучше всего разбить участников на группы по 2–4 человека, каждая из которых занимается оценкой возможностей, относящихся к одному проекту.
Продолжительность: от 10 до 30 минут.
Важная предпосылка: участники группы хорошо понимают, в чем состоит важность оцениваемых возможностей, знают критерии ее оценки. (А если нет, то должны разобраться по ходу этапа.)
Прохождение этапа
Шкала – удобный способ расположить мысли в порядке их соответствия какому‑либо критерию. Будучи хорошо подготовленным инфодудлером, вы знаете, что этот визуальный инструмент имеет много областей применения, и выбор критерия, согласно которому производится оценка, зависит целиком от вас. В качестве критерия могут выступать трудоемкость проекта (в порядке возрастания), вероятность успеха (от 0 до 100 процентов), уровень вздора (от умеренного до крайнего). Вы можете выбрать собственную линзу, через которую будете смотреть на идеи и расставлять их от худших к лучшим. Как и многие другие коллективные инфодудлы в данной главе, это простое наглядное пособие оказывается чрезвычайно полезным с точки зрения более глубокого понимания вещей.
Выступая в роли ведущего, проведите на доске прямую горизонтальную линию (мы работаем в крупном масштабе, так что рисуйте линию на метра полтора‑два). В одном конце линии напишите «Наименее важные», на другом – «Наиболее важные». Затем, ориентируясь на определенные категории, начинаете размещать возможности вдоль этой линии. Просто приклеивайте листки к доске согласно мнению группы. Да, на этой стадии могут развернуться бурные дискуссии, и это хорошо. Озвучиваемые мысли должны помочь группе правильно разместить каждую из возможностей.
Когда все возможности (или категории возможностей) оценены и размещены на шкале, этап можно считать успешно завершенным. Поблагодарите всех участников за хорошо проделанную работу. Дело в том, что, сами, быть может, не сознавая того, они медленно, но верно преобразуют свою информационную вселенную в сторону все более глубокого понимания. Разве это не важно для того, чтобы принимать хорошие решения?
|
|
|
Несколько рекомендаций
• Вы имеете полное право записывать и дудлить мысли, возникающие у группы в связи с рассматриваемыми возможностями. Пространство вокруг шкалы не обязано быть девственно чистым – совсем наоборот. Записывайте некоторые объяснения, почему одни возможности важнее других. Задавайте заставляющие задуматься вопросы по поводу логики, скрывающейся за тем или иным выбором, и визуализируйте ответы на чистом пространстве. Чем более тщательно аргументировано размещение возможностей на шкале, тем обоснованнее будет окончательное решение – что и составляет смысл данного совещания. Быстро набросайте интеллект‑карту вокруг очередной возможности – вы же умеете делать это.
• Время от времени неизбежно возникнут ситуации, когда несколько возможностей представляются одинаково важными или возникают непримиримые разногласия в их оценке. Если нет оснований выбрать из двух возможностей более или менее важную, никаких проблем – расположите их на шкале параллельно. Если имеют место существенные расхождения, разместите одну и ту же возможность или категорию в двух местах – на разных концах шкалы. Люди имеют право по‑своему оценивать информацию. Это не мешает общему движению к цели и позволяет честно отразить точки зрения членов группы, что в инфодудлинге важнее всего.
• Если вы и группа не желаете видеть какие‑то возможности или категории на следующем этапе совещания, то можете отказаться от них. Выбирайте сами, с какого именно места на шкале наименее важные возможности утрачивают шансы пройти дальше. На следующей стадии возможности подвергаются еще более глубокому анализу и уже по другим критериям, но, если вы видите, что какие‑то из них не заслуживают того, чтобы тратить на них время и внимание, можете просто избавиться от них. Проредите возможности, прежде чем двигаться дальше.
• Люди по‑разному оценивают информацию. Многие считают, что важность – слишком расплывчатый критерий, им непонятно, как она измеряется. Может быть, через величину дохода? Или через уровень удовлетворения потребителей? Что на самом деле означает важность? Если члены вашей группы хотят как‑то конкретизировать понятие значимости, позвольте им сделать это. Выберите 2–3 критерия и обозначьте их пиктограммами. (Величину дохода можно обозначить символом доллара, удовлетворение потребителей – улыбкой и т. д.) Если участники хотят подробностей, не отговаривайте их, а, наоборот, подумайте над тем, как им помочь реализовать эту потребность.
Завершив данный этап, вы и ваша группа сделаете еще один шаг к успешному достижению целей совещания. И, что немаловажно, сделаете этот шаг с радостью и удовольствием. Вот почему я так люблю коллективный инфодудлинг. Много ли найдется занятий, где мы можем одновременно общаться, рисовать и разбираться в сложных вопросах?
|
|
|
