 |
Разработка Табеля форм документов организации
|
|
|
|
Разработка локальных нормативных актов по делопроизводству
Для регламентации всех работ по ДОУ в каждой организации
необходимо иметь свою Инструкцию по ДОУ, Табель и Альбом
унифицированных форм документов, разрешенных к применению в
организации, утвержденную Номенклатуру дел.
Инструкция по документационному обеспечению
Управления
Любая инструкция (юридический словарь) - правовой акт,
издаваемый руководящим органом организации (или утверждаемый
руководителем организации) в целях установления правил,
регламентирующих организационные, научно-технические, технологические,
финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений,
организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и
граждан.
В соответствии с Государственной системой документационного
обеспечения управления (ГСДОУ) на территории РФ установлены единые
правила работы с документами в организациях с различными формами
собственности и видами деятельности. Однако организации, работающие в
различных отраслях производства, имеют специфические особенности,
требующие специальной регламентации.
Инструкция по ДОУ (делопроизводству) - нормативный документ,
регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания
документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом
условий и специфики деятельности.
Основополагающим документом при разработке Инструкции по
документационному обеспечению управления должна служить ГСДОУ. Она
включает в себя общие правила ведения делопроизводства на территории РФ.
Структура ГСДОУ имеет следующий вид:
1. Основные положения.
|
|
|
2. Документирование управленческой деятельности
2.1. Состав управленческих документов.
2.2. Унификация и стандартизация управленческих документов.
2.3. Оформление управленческих документов.
2.4. Составление текстов управленческих документов.
3. Организация работы с документами.
3.1. Организация документооборота.
3.1.1.Порядок обработки отправляемых документов.
3.1.2.Передача документов внутри организации.
3.1.3.Учет количества документов.
3.2. Информационно-поисковые системы по документам организации (ИПС).
3.2.1.Правила регистрации и индексации документов.
3.2.2.Справочные картотеки, информационно-поисковые массивы на
машинных носителях.
3.2.3. Оперативное хранение документов.
3.2.4.Оперативное хранение машиночитаемых документов.
3.2.5.Составление номенклатуры дел.
3.2.6.Формирование дел.
3.3. Контроль исполнения документов.
3.3.1.Сроки исполнения.
3.3.2.Организация контроля исполнения в условиях традиционной
обработки документов.
3.4. Подготовка документов к передаче в ведомственный архив.
3.4.1.Экспертиза ценности документов.
3.4.2.Оформление дел.
3.4.3.Составление описей дел.
4. Механизация и автоматизация работы с документами.
4.1.Состав комплекса средств механизации и автоматизации работы с
документами.
4.2.Применение средств механизации.
4.3. Автоматизация работы с документами.
Инструкция по ДОУ разрабатывается с целью рационализации труда
при решении управленческих задач и предполагает создание таких условий,
при которых конечная цель управления достигается с наименьшими
затратами. Работы по функциям управления включают все стадии, от сбора и
обработки первичной информации до принятия управленческого решения и
контроля за его реализацией.
Значительная часть работ, выполняемых по технологическому циклу
прохождения и обработки информации, является типовой и циклично
повторяющейся. Следовательно, при разработке Инструкции все эти работы
|
|
|
должны быть формализованы.
Можно предложить следующую последовательность действий при
составлении Инструкции по ДОУ:
1. Изучить структуру аппарата управления, распределение функций,
прав и обязанностей работников.
2. Изучить виды документов и состав систем документации.
З. Провести анализ документооборота конкретного объекта.
4. Разработать рекомендации, включающие не только организационные,
но и технические аспекты ведения делопроизводства на предприятии.
Составление Инструкции по ДОУ должно отражать постановку
делопроизводства на конкретном предприятии. Поэтому при проектировании
основных технологических процессов выявляются основные показатели,
характеризующие организацию управления на предприятии. Например:
объем документооборота; время прохождения основных категорий
документации; информативность документации, поступающей по
запросам; коэффициент унификации служебных документов; время,
затрачиваемое различными сотрудниками на подготовку основных видов
служебной документации.
Анализ этих показателей позволяет оптимизировать технологический
процесс, создать комплекс автоматизированных рабочих мест в соответствии
с уровнем организации управления.
Теоретические разработки в области проектирования Инструкций и
практический опыт создания и внедрения их для различных организаций и
учреждений показывают возможность и необходимость регламентации
проектных работ, выделения типовых этапов.
Типовая схема разработки Инструкции включает три стадии:
1. Предпроектную стадию, включающую ориентировочное и детальное
обследование деятельности предприятия.
2. Проектную стадию, состоящую из последовательной разработки
технического и рабочего проектов.
3. Стадию внедрения.
Предпроектная стадия проводится в целях определения уровня
организации управленческого и инженерно-технического труда на
предприятии. Комплекс данных, полученных на этой стадии, должен
включать:
• общие сведения об аппарате управления (наименование,
местонахождение, территориальная общность или разобщенность,
подчиненность, объекты управления);
• основные функции аппарата управления;
|
|
|
• положение об аппарате управления;
• должностные __________инструкции всех категорий служащих;
• штатное расписание;
• номенклатуры дел всех структурных подразделений;
• состав и объемы входящей, исходящей и внутренней
корреспонденции;
• перечень имеющихся средств оргтехники.
Детальное рассмотрение постановки делопроизводства дает
характеристику существующей технологии выполнения работ, их
документирования, уровня механизации и автоматизации управленческого
труда.
Анализ организационной и функциональной структуры аппарата
управления начинается с изучения функций и задач организации. При этом
должны быть рассмотрены вопросы разделения функций между
руководством, структурными подразделениями, сотрудниками аппарата
управления.
Основным методом сбора данных является изучение нормативно-
методических документов. Эти данные также могут быть получены путем
опросов и бесед, анкетирования, так называемой фотографии и
самофотографии рабочего дня. При анализе данных материалов необходимо
составить организационно-структурную схему и определить, насколько она
соответствует выполнению возложенных на аппарат управления задач.
Проектная стадия начинается с разработки технического проекта, где
должны быть выбраны, уточнены, взаимоувязаны и в целом согласованы
основные технологические схемы управленческих процессов:
• состав и порядок обработки основных документов;
• предлагаемый регламент работы;
• схемы организации административно-управленческих связей;
• рациональные формы документов;
• типовые тексты.
Для четкой организации документооборота необходимо получить
сведения об объемах входящей и исходящей документации по видам
документов, о распределении документов по документопотокам и наличии
стандартных и унифицированных форм документации. Необходимо также
точно установить, сколько и какие инстанции проходит документ каждого
вида в ходе обработки. При этом особое внимание следует обратить на
|
|
|
дублирование операций, излишние маршруты.
С использованием методов управленческого проектирования
предприятиями разрабатываются следующие инструкции по документационному обеспечению:
• типовые;
• примерные;
• индивидуальные.
Типовые инструкции по ДОУ разрабатываются для
подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами
соответствующей отрасли народного хозяйства.
Примерная инструкция по документационному обеспечению
управления составляется для близких по структуре организаций схожих
направлений деятельности с учетом требований Типовой инструкции, но без
учета особенностей конкретной организации.
Организации на основе типовой и примерной инструкции
разрабатывают индивидуальные инструкции применительно к конкретным
условиям деятельности данной организации.
Так как инструкция содержит много указующих моментов, ее текст
должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются
слова: «следует», «необходимо», «не допускается», «должен»,
«рекомендуется», «запрещается» и т. п. Инструкция является
организационным документом длительного действия, поэтому в ней нет
указаний на конкретных исполнителей, нет сроков исполнения.
Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты.
Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в котором излагаются
цели, область применения и порядок пользования инструкцией. Изложение
текста должно вестись или от третьего лица, или в безличной форме.
Например:
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность
за полноту и достоверность информации по исполнению документа.
или:
За формирование дел отвечают руководители структурных
подразделений.
Структура текста инструкции зависит от целей создания, объема
документационных работ и уровня автоматизации документационного
обеспечения управления.
Любая инструкция по ДОУ должна включать в себя правила документирования, организацию работы с документами и порядок оперативного хранения документов.
В Инструкции по ДОУ обычно не отражаются правила работы со
спецсистемами документации (конфиденциальной, бухгалтерской,
финансовой, кадровой и т. п.), так как они регламентируются отдельно
издаваемыми документами инструктивного характера: правилами, порядком,
положениями.
В приложение к Инструкции по ДОУ, как правило, включают:
1. Перечень документов, не подлежащих регистрации в журнале
входящей корреспонденции.
2. Образец регистрационно-контрольной карточки.
3. Журнал регистрации входящих документов.
4. Образец углового (продольного) бланка письма.
|
|
|
5. Образец углового (продольного) общего бланка.
6. Образец углового (продольного) бланка конкретного вида документа
и/или должностного лица.
7. Образцы оформления организационных документов.
8. Образцы оформления распорядительных документов.
9. Образцы оформления справочно-информационных документов.
10. Образец согласования проекта распорядительного документа.
11. Перечень документов, подлежащих утверждению и на которых
ставится круглая печать, в организации.
12. 0бразец листа-заверителя дела.
13. Образец обложки дела.
14. Образец внутренней описи.
15. Образец формы номенклатуры дел.
16. Образец формы описи дел.
17. Образец акта об уничтожении дел.
18. Перечень документов, подлежащих обязательной постановке на
контроль.
Современная практика организации ДОУ предлагает следующую
структуру построения Инструкции по делопроизводству на предприятии:
1. Общее положение
2. Подготовка служебных документов
2.1 Общие требования
2.2 Фирменные бланки
2.3 Требования к оформлению реквизитов
3. Оформление отдельных видов документов: приказ, распоряжение,
протокол, письмо, докладная записка, акт и т.д.
4. Порядок согласования документов
5. Порядок удостоверения документов
6. Изготовление документов с помощью компьютерной техники
7. Организация документооборота
7.1 Прием, обработка и прохождение поступающих документов
7.2 Регистрация и учет документов
7.3 Организация справочной работы
7.4 Организация работы с отправляемыми документами
8. Контроль исполнения документов
9. Работа исполнителей с документами
10. Организация хранения документов
10.1 составление и ведение номенклатуры дел
10.2 порядок хранения документов
10.3 формирование дел
10.4 оформление дел
10.5 оперативное хранение дел
10.6 передача дел на архивное хранение
11. Ксерокопирование и тиражирование документов
12. Хранение, учет и использование бланков печатей и штампов
13. Использование факсимильной связи
Чтобы грамотно разработать разделы 2.2 и 2.3 Инструкции по
делопроизводству необходимо знать установленные правила оформления 30
реквизитов (ГОСТ Р 6.30-2003) и адаптировать их в конкретной организации.
В первом разделе следует подчеркнуть ответственность должностных
лиц за работу с документами, в том числе с конфиденциальными. Здесь
должна быть ссылка на существующую нормативную базу как в стране в
целом, так и на предприятии, обозначены основные технические способы
подготовки групп документов (компьютерный, машинописный, ручной).
Далее определяются требования к оформлению отдельных реквизитов
документов и фирменных бланков. Если организация относится к
государственной структуре, то на ее бланке нужно использовать герб РФ или
субъекта РФ (негосударственные структуры не обладают такой
прерогативой). В том же случае, когда на бланке намериваются разместить
эмблему организации, использование герба РФ или субъекта РФ исключено.
Если название организации и сведения об организации «длинные», то есть заголовочная часть документов слишком объемная, будет удобнее использовать бланк с продольным расположением реквизитов. Это
высвободит пространство для содержательной и оформляющей части
будущих документов. Угловое же размещение реквизитов боле
целесообразно при подготовке бланков для писем.
Если анализ организационно-правовых документов предприятия
(фирмы) показывает, что правом подписи обладает не только руководитель
предприятия, но и руководители структурных подразделений и некоторые
должностные лица, то имеет смысл продумать и разработать бланки
подразделений и должностных лиц кроме традиционных бланков (общего,
для письма и для конкретного вида документа).
Необходимость описания правил подготовки кадровых документов и
включения отдельного раздела в общую Инструкцию по делопроизводству
определяется отсутствием кадрового подразделения (если фирма небольшая
и кадровые документы готовит секретарь или бухгалтер)
Выбор системы регистрации документов (централизованная,
децентрализованная, смешанная) зависит от размеров и особенностей
построения организации, степени оснащенности техническими средствами,
наличия квалифицированного персонала. В свою очередь система
регистрации документов влияет на описание ранее перечисленных разделов 5
– 10 в Инструкции по делопроизводству.
Если организация небольшая, то регистрацию входящих документов
можно организовать после просмотра их руководителем. Такой порядок
экономит время работника, проводящего регистрацию, так как к журналу он
обращается один раз. При этом сразу записываются данные о самом
документе и сведения из резолюции руководителя. но данный вариант может
быть использован при условии неукоснительного обеспечения сохранности
документов руководителем и его постоянного присутствия на рабочем месте.
Последнее весьма проблематично.
Если в организации существует электронный документооборот, нужно
продумать систему оперативного хранения электронных документов,
определить круг лиц и критерии доступа. Даже если в организации процент
электронной документации невелик, регистрацию электронных документов
следует проводить в обязательном порядке. Для этого рекомендуется в
журнале/карточке регистрации в регистрационную форму добавить
дополнительную графу, которая будет идентифицировать тип материального
носителя: НОСИТЕЛЬ (бумажный, факсовый, электронный документ).
Следует выделить категорию электронных документов, которые будут
дублироваться на бумажный носитель.
Разработка Инструкции по делопроизводству с учетом перечисленных
рекомендаций позволит создать нормативный документ, адаптированный к
условиям конкретного предприятия, и устанавливающий общие правила и
единый порядок документирования и организации работы с документами.
Положения инструкции распространяются как на традиционное
делопроизводство, так и на работу с документами, создаваемыми средствами
вычислительной техники.
Инструкция по ДОУ оформляется на общем бланке организации
и утверждается либо непосредственно подписью руководителя
организации, либо распорядительным документом — приказом,
распоряжением. В приказе дается указание на срок введения инструкции,
называются ответственные исполнители, перечисляются организационные
мероприятия, необходимые для введения инструкции. При утверждении Инструкции распорядительным документом ставится отметка о
том, что она является приложением к распорядительному документу.
Разработка Табеля форм документов организации
Табель – это перечень разрешенных к применению унифицированных
форм документов необходимых и достаточных для реализации функций и
задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического
статуса, этапов подготовки и прохождения. Табель является способом
нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и
процедуры их подготовки. В табель включают только документы, создание
которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.
Табель форм предназначен для:
♦ оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их
закрепления в едином нормативном документе,
♦ классификации применяемых в деятельности организации форм
документов по функциям управленческой деятельности (или по
структурным подразделениям),
♦ унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее
отдельных важных этапов) управленческих документов в организации,
♦ унификации форм документов в организации,
♦ упорядочения документальной базы организации в целях повышения
эффективности использования компьютерных технологий в
управленческой деятельности.
В текущей деятельности организации табель форм документов
выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде
наименование форм документов, используемых для документирования
собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять
оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных
этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле
указаны все или основные этапы подготовки документов, он является
одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет
осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая
возможность появления непредусмотренных форм документов
Разработка табеля форм документов включает следующие этапы:
1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав
применяемых в организации (на предприятии) документов, состав
управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному
документированию. На этом этапе работы изучаются действующие
законодательные акты и нормативно-методические документы,
регламентирующие процедуры документирования; организационные
документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию
должностных лиц и порядок работы с документами в организации.
Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.
2. Выбор формы Табеля.
В проекте новой ГСДОУ предлагается примерная форма табеля.
Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.
Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления
текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров,
тираже рассылки, месте хранения подлинника.
3. Определение структуры табеля. Как и любой классификационный
справочник, применяющийся в делопроизводстве, табель может быть
построен по функциональному или структурному принципу. В первом
случае разделами табеля будут управленческие функции, подразделами
– задачи свойственные аппарату управления, во втором – названия
структурных подразделений. Внутри разделов документы
систематизируются либо по степени важности, либо по алфавиту
наименований документов.
4.Отбор форм документов для включения в табель.
При выполнении первого этапа документы в организации или на
предприятии обычно изучаются по группам.
Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели:
выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности
организации и создаваемых в процессе их реализации документов.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся
определенной последовательностью их создания, постоянством (или
относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в
структурных подразделениях организации по всем направлениям
деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в
карте документа в которую вносится следующая информация:
♦ Полное наименование формы документа, включая заголовок,
если он имеется,
♦ Код формы,
♦ Имя файла (если имеется электронный вариант документов),
♦ Функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например,
штатное расписание создается в процессе реализации функции
«организация системы управления» и задачи «регламентация
численного и должностного состава».
♦ Сведения об основных этапах подготовки документа:
подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование,
удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление
печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).
Карты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при
работе над Табелем являются основным рабочим массивом.
Зафиксированные в них сведения далее используются для выработки
структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм
документов для включения в Табель.
На втором этапе после изучения карт документов и на основе анализа
примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной
формы. Например, может быть исключена колонка 4, если нет собственного
локального классификатора в организации. Может быть добавлена колонка
количество экземпляров документа, если все документы готовятся в разном
количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. То есть, все, что
есть в карте каждого документа и нужно и важно для организации, - можно
учесть при выборе формы Табеля.
Формирование структуры Табеля (3-й этап) связан с особенностями
организации.
Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично
классифицировать документы по подразделениям, а в Табеле перечислять
виды форм документов, образующихся в деятельности каждого
подразделения. То есть: указывается __________подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.
Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать
формы документов по функциям управления или по направлениям
деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру табеля как
классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться
описания форм документов.
После определения структуры Табеля (названий колонок и деление
строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к 4-му этапу –
собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена
работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например,
если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование
докладных служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем
управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму
(докладную записку). Точно также, если были указания, распоряжения и
предписания, как документы, используемые по одним и тем управленческим
ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).
После оптимизации списка форм документов организации заполнение
Табеля осуществляется на основе карт документов.
Окончательно оформленный табель форм документов организации
должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и
утвержден руководителем организации.
Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и
«инвентаризации» форм документов. Его наличие особенно необходимо в
условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.
Для введения разработанного Табеля необходимо подготовить проект соответствующего приказа.
|
|
|
