 |
Разработка Альбома форм документов, применяемых в организации
|
|
|
|
При проведении работ по совершенствованию документационного
обеспечения управлении в организации разрабатывается Альбом форм
документов (вслед за Табелем форм). Как правило, Табель и Альбом
разрабатываются одновременно, так как в Альбом включаются
унифицированные формы документов, зафиксированные в Табеле. Но можно
Альбом разрабатывать и использовать самостоятельно, без предварительной
разработки Табеля.
Если Альбом разрабатывается одновременно с Табелем, то сбор
исходных документов ведется одновременно со сбором сведений для Табеля
и заполнением карт документов. Если разрабатывается только Альбом, то
отбираются образцы тех документов, которые будут в него включаться. Это
могут быть только некоторые из видов и разновидностей документов,
применяемых в организации. Например, может быть разработан Альбом
форм деловой (или коммерческой) переписки или Альбом форм
организационно-распорядительных документов и др. В любом случае
необходимо иметь массив документов, который будет использоваться в
качестве исходного материала для разработки форм документов.
При разработке Альбома выполняют следующие этапы.
1. Постановка задачи (определение назначения Альбома и состава
документов).
2. Классификация форм документов с целью определения структуры
Альбома и распределения всех документов на две группы: а) имеющие
унифицированные формы и б) нуждающиеся в унификации.
3. Унификация форм документов.
4. Формирование Альбома и подготовка инструктивных материалов
по применению форм документов, включенных в Альбом.
Если Альбом разрабатывается одновременно с Табелем, первый этап
осуществляется при разработке Табеля, поэтому работа над Альбомом
|
|
|
начинается с классификации документов на имеющие унифицированные
формы и не имеющие их, а соответственно, нуждающиеся в унификации.
Чтобы правильно провести классификацию документов, нужно знать,
что в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 под унифицированной системой
документации (УСД) понимается система документации, созданная по
единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую
для управления в определенной сфере деятельности
В настоящее время в России разработаны следующие
унифицированные системы документации, включенные в Общероссийский
классификатор управленческой документации (ОКУД):
1. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации (ОРД);
2. Унифицированная система первичной учетной документации;
3. Унифицированная система банковской документации;
4. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной
документации бюджетных учреждений и организаций;
5. Унифицированная система отчетно-статистической документации;
6. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской
документации предприятий;
7. Унифицированная система документации по труду;
8. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;
9. Унифицированная система внешнеторговой документации.
Все эти системы являются действующими и используются в
деятельности организаций, предприятий и учреждений. Формы документов,
входящие в состав УСД, обязательны для применения. Применяемые в
организации унифицированные формы документов УСД включаются в
состав Альбома как готовые формы. Остальные документы должны быть
сначала унифицированы, а затем включены в Альбом.
В общем смысле под унифицированной формой документа
понимается (ГОСТ Р 51141-98) унифицированный текст документа и
совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением
|
|
|
документа и расположенных в определенном порядке на носителе
информации.
При разработке унифицированных форм документов организации
необходимо:
1. Определить набор реквизитов, необходимых и достаточных для
подготовки документов,
2. Установить последовательность расположения реквизитов на
носителе информации и правила их оформления,
3. Унифицировать текст документов.
Унификация текстов заключается в установлении единой формы
языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно
повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унификация
текстов документов проводится методом выделения постоянной и
переменной информации. Постоянной является информация, повторяющаяся
во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях.
Переменной считается информация, позволяющая различать повторяющиеся
управленческие ситуации.
Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме
документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть текста. В
унифицированной форме документа должно быть предусмотрено свободное
место для записи переменной, новой информации.
Чтобы отделить постоянную информацию от переменной, необходимо
иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного
назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях. Только
анализ конкретных документов дает основание для разделения информации
на постоянную и переменную.
Унифицированный текст документа может быть представлен в
унифицированной форме документа (УФД) в виде трафарета, анкеты или
таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста является
характер информации, содержащейся в нем.
Рассмотрим все три формы представления унифицированных текстов.
Текст-трафарет – это форма представления текста, содержащая
постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения
переменной информации, характеризующей конкретную управленческую
ситуацию.
В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, то
есть это – грамматически связный текст, построенный по нормам деловой
письменной речи. Представление унифицированного текста в виде трафарета
|
|
|
выбирается в том случае, когда основным содержанием документа является
информация об управленческих действиях. К таким документам относятся
приказы, распоряжения, указания, протоколы, акты, договоры, соглашения,
докладные записки, письма, справки и т.п. Текст-трафарет может содержать
«подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации,
которую следует вносить в пробельные места.
Пример построения УФД с использованием текста-трафарета показан на рисунке 1.
Следующим видом унифицированного текста является анкета. Анкета
– форма представления текста, в котором дается характеристика одного
объекта по определенным признакам.
Постоянной информацией в анкете являются обобщенные
наименования признаков, по которым дается описание объекта, а переменной
– конкретные характеристики признаков. Анкета строится по принципу
«вопрос-ответ». В тексте-анкете постоянная информация выражается
существительным в именительном падеже или словосочетанием, опорным
словом которого является существительное в именительном падеже.
Переменная информация в анкете может записываться также
словосочетанием в именительном падеже, глаголом (например, имеет, не
имеет и т.п.), числительным (чаще в цифровой форме) или словами «да»,
«нет».
Пример построения УФД с использованием анкеты показан на Рисунке 2.
Наименование структурного Руководителю организации
подразделения
Инициалы, Фамилия
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
_________ № __________
Прошу Вас назначить на должность ___________________________________
(наименование должности)
________________________________________________________________________
(указание структурного подразделения)
________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество представляемого)
с окладом согласно штатному расписанию.
_________________________ года рождения, образование______________________, (фамилия, инициалы)
в 19___ году окончил (а) __________________________________________________
(наименование учебного заведения)
по специальности ________________________________________________________
Имеет большой опыт работы в области ______________________________________
|
|
|
Продолжительное время занимался (ась) _____________________________________
Руководитель структурного___
подразделения Подпись Инициалы, Фамилия
Рисунок 1 – УФД для докладной записки о представлении на должность
НАИМЕНОВАНИЕ
ОРГАНИЗАЦИИ
ОТЧЕТ
_______ № ______
управляющего предприятия-должника,
действующего на основании договора подряда
1. Общие сведения
1. Управляющий предприятия должника____________________________
(Фамилия, имя, отчество)
Главный бухгалтер предприятия должника __________________________
(Фамилия, имя, отчество)
2. Предприятие-должник _________________________________________
(наименование, юридический адрес,
_______________________________________________________________
ведомственная принадлежность, наличие ограничений на приватизацию,
_______________________________________________________________
наличие мобилизационных мощностей и мобилизационных ресурсов)
3. Орган исполнительной власти, заключивший договор подряда с
управляющим предприятием-должником____________________________
(наименование)
4. Срок действия договора подряда _________________________________
5. Отчетный период ______________________________________________
Рисунок 2 – Унифицированная форма отчета в виде анкеты
И третий вид текста в УФД это таблица. Таблица, по определению, –
форма представления текста, содержащего описание нескольких или
множества объектов по определенному набору признаков.
Таблица имеет два уровня членения текста – вертикальный и
горизонтальный. В таблицах, как и в анкетах, текст упрощен, в нем
преобладают конструкции именного типа: наименование объекта,
количество, размер, тип, марка и т.д.
В таблице постоянная информация представлена наименованиями
признаков, по которым описывается некоторое множество объектов,
записанных в крайней левой графе таблицы – боковике. Переменная
информация в таблице записывается в ячейки, образуемые пересечением
горизонтальных строк и вертикальных граф.
Таблицы, как правило, применяются для изложения цифровой
информации в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских,
организационно-распорядительных и других документах.
Пример построения УФД с использованием простой таблицы показан
на рисунке 3.
Налогоплательщик _________________________________________
(наименование предприятия, адрес, ИНН)
СПРАВКА
|
|
|
