Основные требования к тексту письма

Ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Делопроизводство по заявлениям, предложениям и жалобам граждан ведется отдельно от общего делопроизводства. Все поступающие обращения граждан в офисы, учреждения, организации или на предприятии должны быть зарегистрированы в регистрационно-контрольных карточках в день их поступления и переданы на рассмотрение в этот же день. На обращении не должно быть более одной резолюции. Срок рассмотрения обращения граждан, который исчисляется с момента получения установлен не менее 1 месяца со дня поступления, а не требующего дополнительного изучения и проверки – не позднее 15 дней. Письменные обращения, не содержащие подписи гражданина с указанием фамилии, имени и отчества, данные о месте жительства или работы (учебы), считаются анонимными и рассмотрению не подлежат. Регистрационный индекс и дата регистрации обращения указываются в регистрационном штампе, расположенном в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте первой страницы. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс. Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр карточки вместе с обращением передается исполнителю, второй - помещается в контрольную картотеку. Контроль за своевременным обращением граждан возлагается на должностных лиц или структурные подразделения, осуществляющие непосредственное ведение делопроизводства по письменным и устным предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия мер по разрешению обращения. Решение о снятии контроля обращений граждан принимают руководители и другие должностные лица органов, ответственных за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дело для обеспечения их сохранности и оперативного поиска в справочных целях. Срок хранения таких документов – 5 лет.

Бланки документов

Бланк документа - это стандартный лист бумаги (формат), с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа. Но, бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только полиграфическим способом.

В организации обычно применяются два вида бланков - для письма и общий бланк для всех других видов документов. Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов. Максимальный набор реквизитов:

 

БЛАНК ПИСЬМА	ОБЩИЙ БЛАНК
РЕКВИЗИТЫ
Герб	Герб
Эмблема организации	Эмблема организации
Наименование организации - автора документа	Наименование организации – автора документа
Справочные данные об организации - авторе	Место для наименования вида документа (или вид документа)
Дата документа	Дата документа
Регистрационный номер документа	Регистрационный номер документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа	Место составления или издания документа

Герб (реквизиты 01и 02).

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ от 03.11.93 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их систему, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учёту.

В новом ГОСТе Р 6.30-2003 введён раздел Требования к изготовлению, учёту, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. В нём указывается, что гербовые бланки подлежат особому учёту:

"На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учёт гербовых бланков ведётся раздельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- дата поступления;

- номер сопроводительного документа;

- наименование организации - поставщика гербовых бланков;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков;

- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

- расписка в получении;

- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатанных шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно - регистрационной форме" (ГОСТ Р 6.30-2003 п. 5.4, 5.5, 5.6).Заказывая бланки с изображением герба Российской Федерации, помните, что Правительством Российской Федерации издано Постановление "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", в котором установлено, что "изготовление... бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические... предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне".Эмблема (реквизит 03)В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с Уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стране эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка, на уровне названия организации. За рубежом эмблема в большинстве случаев располагается на левом или на правом поле бланка, на уровне наименования фирмы.Наименование автора документа (реквизит 06)В бланке мы находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях - наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

Например:

 

Министерство общего и профессионального образования	Центральный административный округ
Российский Государственный гуманитарный университет	Муниципальная школа № 28

 

Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.), должно всегда соответствовать требованиям, установленным законодательства, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным договором).

Например:

 

Товарищество с ограниченной ответственностью "Экспресс – Тур"	ИЧП "Лора"
Фирма "Центр"	Акционерное общество закрытого типа "Грин"
Школа менеджеров "Арсенал"	Торговый дом "Ресурс-контракт"

Сокращённое наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещается сокращенное наименование организации ниже полного.Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации (а также адрес или место составления документа в общем бланке) на двух языках - национальном и русском на одном уровне продольного бланка.Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.Справочные данные об организации-авторе (реквизит 07)Так как письмо, как правило, предполагает переписку, в бланке для письма помещается адрес организации-автора. В состав этого реквизита входит индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и WWW-страницы (если они есть), номера счетов в банке. Здесь же можно привести номер государственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения.Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы (площади), затем название города, штата или округа, почтовый индекс и в конце название страны. С 1 января 1998 года наша страна также переходит на международную систему написания адреса.В настоящее время быстро растет количество организаций, имеющих постоянных иностранных корреспондентов. Для переписки с ними разрабатываются специальные бланки, в которых наименование организации и адрес воспроизводятся дважды на русском и иностранном (чаще всего английском) языках.Имеют свои особенности и бланки совместных международных объединений, предприятий, фирм. В них указываются страны и адреса сторон, входящих в объединение. Реквизиты таких бланков также изготавливаются на двух языках.Реквизиты бланка могут располагаться двумя способами: вдоль верхнего поля документа (продольный бланк) или в левом верхнем углу (угловой бланк).Например:В общем бланке на месте справочных данных указывается вид документа.Дата и регистрационный номер документа (реквизит 09 и 10)В бланке документа ограничительными черточками отмечены места даты и индекса документа. Это важнейшие поисковые признаки документа. Именно по этим реквизитам находят нужный документ среди других аналогичных. Образно говоря, дата и индекс - "имя и отчество" документа.Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов - приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, отметка для автоматического поиска и контроля информации.В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков - шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например, 03.04.98. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Но можно писать год и полностью. Тогда дата выглядит так: 03.04.1998. Словесно-цифровой способ оформления дат (21 мая 1998 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан.Дата оформляется без кавычек.Международным стандартом предусмотрена обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число. Например: 1998.03.08.При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.Регистрационный номер документа - это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов - обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности - в канцелярии, по кадрам - в отделе кадров. Обязательным элементом реквизита "Регистрационный номер документа" является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются буквы К (кадры) или Л\С (личный состав). Например: Приказ №8к или приказ № 21 л/с.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02-15/ 89, где 02 - индекс структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 - номер дела по номенклатуре, 89 - порядковый номер отправляемого документа.При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии. Например: В-17, Д-124.На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения).Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11)Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит появился в ГОСТе лишь в 1972 году. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста письма. Обычно ответное письмо начиналось такой фразой "На Ваше письмо от 12 апреля 1969 г. за № 0514.83 сообщаем...". Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ и включает регистрационный номер и дату документа, на который даётся ответ.Получив ответный документ, по этому реквизиту секретарь должен подобрать копию инициативного документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе доложить руководителю. В этом случае у руководителя сразу будет полная информация: как и что, писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.Место составления или издания (реквизит 12)В общем бланке, на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 он указывается только в тех случаях "если затруднено его определение по реквизитам "наименование организации" и "справочные данные об организации". Так, например, этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название организации. АО Пермские авиамоторы не указывает в г. Пермь, а АО Шарикоподшипник должен указать - Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Казань, пос. Ягодное и т.д.Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 13)В верхнем правом углу документа на первой странице может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации (секретно, для служебного пользования, конфиденциально и др.). Гриф ограничения доступа проставляется в соответствии с действующим законодательством и располагается у верхней правой границы текстового поля на первом листе документа без кавычек. Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.

4. 5.Общие требования к деловой переписке

Подготовка деловых писем проходит несколько стадий.

1. Определение цели составления письма.

На этом этапе необходимо продумать, что мы хотим довести до адресата или на какую реакцию рассчитываем. Можно переслать информацию, чтобы ее приняли к сведению, а можно побудить адресата к совершению каких-либо действий, принятию решений и т.п. Целевая установка во многом определяет стиль, характер изложения текста, его структуру.

2. Изучение государственных правовых актов и ведомственных нормативных и нормативно-методических документов, которые регулируют соответствующие вопросы.

Под законодательной и нормативно-методической базой деловой переписки понимается комплекс правовых положений, требований и методов, которые в совокупности устанавливают нормы создания и обработки документов. Этот комплекс включает в себя:

- федеральные законы;

- нормативно-правовые акты федеральных органов власти РФ;

- нормативно-правовые акты субъектов РФ;

- государственные стандарты;

-межотраслевые нормативно-методические документы, регламенти-рующие работу с документами.

Изучение этого комплекса является важным этапом, т.к. текст делового письма отличается не только информационной составляющей - часто он является юридическим доказательством при решении различных вопросов. Юридическая сила любого документа зависит, в частности, от того, насколько он соответствует законодательным и нормативным актам. Законы Российской Федерации имеют высшую правовую значимость и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются. Законодательные акты придают нормам, которые они в себе содержат, официальный статус, являются отражением государственной деятельности в коммерческой или какой-либо иной области. Кроме того, знание правовых основ позволяет грамотно составить текст письма, детально проанализировать ситуацию, аргументировано обосновать свое мнение.

В Российской Федерации активно развивается законодательное регулирование деятельности организаций, создаваемых в различных организационно-правовых формах, и вместе с ним складывается законодательная основа сбора, обработки, использования, хранения и передачи информации. Этот процесс оказывает заметное влияние на возрастание правовой культуры всех специалистов, занятых работой с документами. В настоящее время правовая культура становится важнейшим профессиональным качеством современного управленца. Специалисты государственных, муниципальных учреждений, коммерческих фирм, а также делопроизводственный и секретарский персонал проявляют интерес к проблемам законодательного регулирования их деятельности. Современный работник основывает многие свои функции и принимаемые решения на действующем законодательстве, которое, в свою очередь, определяет порядок документирования той или иной деятельности.

3. Сбор информации по существу вопроса, в т.ч. изучение ранее изданных документов, затрагивающих данную проблему.

Этот этап позволяет избежать дублирования, противоречий и акцентировать внимание на действительно нерешенных вопросах.

4. Составление проекта письма.

Служебное письмо, как правило, посвящено одному вопросу. Его содержание может касаться и нескольких вопросов, но тогда они должны быть взаимоувязаны. Если же вопросы разнородны, целесообразно составлять несколько писем. Текст письма не должен превышать одной - двух страниц. Более длинное письмо будет трудным для восприятия. Если материала больше, и он не укладывается в указанное количество страниц, оставшуюся часть данных представить в виде приложения к письму. При подготовке проекта делового письма важно выяснить цель этого письма, либо цель и основные вопросы формулирует перед составителем руководитель.

Основные вопросы необходимо четко сформулировать и расположить их в последовательности наиболее оптимальной для восприятия. Опыт показывает, что наиболее важные и сложные вопросы следует располагать в начале письма. Если они адресатом будут решены, то будут решены и другие вопросы, затронутые в письме...

Крайне важно определить характер письма и отношение к адресату. Характер письма определяется его целью, это может быть письмо-просьба, письмо-извещение, письмо-ответ и т.п. Отношение к адресату определяет стилистику его изложения, характер этического наполнения. Если адресат - это более высокопоставленный, более сильный, мощный и независимый представитель структур управления, то это должно быть отражено в письме. Если адресат менее влиятелен, чем фирма-отправитель, то это также неизбежно должно найти отражение в письме. При этом тот, кто готовит письмо, должен решить, какое впечатление необходимо оставить о своей организации у адресата. Может быть, необходимо убедить его в растущей силе своей фирмы, ее надежности и т.п., может быть, необходимо сетование на недостаток средств и возможностей по развитию фирмы и т.п.

С учетом изложенного составляется план письма. Обычно это этическое вступление, знакомство с фирмой, основные вопросы и просьбы, пожелания и заключение. Аргументация в письме должна быть не столько исчерпывающей, сколько достаточной. Деловые письма пишутся в нейтральном тоне изложения, в них не допускаются эмоционально-экспрессивная окраска и нелитературные обороты, даже если между сторонами существует серьезная конфликтная ситуация. Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул, т.е. устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи - следствие регламентации служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.

Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко являются юридически значимыми компонентами текста, без которого документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в письме-претензии:

«...в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции»;

«...в противном случае дело будет передано в арбитражный суд».

Владение деловым стилем - это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Письмо конкретному лицу должно исходить от конкретного лица. Не следует увлекаться терминологией, сокращениями и аббревиатурами. Употребляя термины в коммерческой документации, необходимо предусматривать, что термин должен быть понятен и автору, и адресату. Нередки случаи неправильного употребления терминов в текстах документов - чаще всего с незнанием их значения. Трудности в употреблении терминов объясняются еще и постоянным изменением системы терминов: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает и обозначающиеся их термины выходят из употребления; один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность (полисемию). Текст делового письма не должен быть многозначным. При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае термин употребляется только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколькими терминами, возникает синонимия терминов. Термины-синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению (например, термины «анкета» и «вопросник»). Они могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). При употреблении терминов-синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить, выделить в контексте.

Например, даже такие термины-синонимы, как «договор», «контракт», «соглашение» различаются практикой употребления; в трудовом законодательстве установлен трудовой договор (контракт); в гражданском законодательстве двух- и многосторонние сделки называются договорами; во внешнеторговых коммерческих сделках употребляется преимущественно термин «контракт», а договоренности в ряде областей фиксируются в соглашениях («тарифное соглашение»; «соглашение о научно-техническом сотрудничестве» и др.).

Особенность делового стиля - употребление так называемых универсальных слов, т.е. слов со стертым, неопределенным значением. Универсальные слова являются многозначными, что позволяет использовать их в различных контекстах вместо точных смысловых определений, например:

«До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции и ремонту инженерных сетей» (слово слабо означает, что работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, плохо).

«Протокол слабо отражает позиции сторон в вопросе формирования парковой зоны на территории жилого района Марьино» (слово слабо означает «неточно», а может быть, и «предвзято»).

Если в других стилях языка употребление таких слов воспринимается как нежелательное явление, то в деловых текстах оно является нормой. Они употребляются, как правило, в описательной части текста, цель которой - изложить события, дать общую оценку ситуации.

Следует помнить, что деловые письма форматом письма А5 свидетельствует о скупости или бедности автора.

Основные требования к тексту письма

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

ТЕКСТ - основной элемент каждого документа, а значит, и делового коммерческого письма. От того, каким будет содержание письма, как излагается информация, зависит достижение цели его автором. Текст письма должен быть таким, чтобы оно служило средством коммуникации, могло побуждать к действию, помогать принимать нужные решения.

Специфика составления текстов деловых писем определяется условиями, в которых протекает деловое общение;

Участниками делового общения являются преимущественно юридические лица (различные организации) в лице действующих от их имени должностных лиц;

Предметом переписки являются различные аспекты деятельности организации;

Информационные взаимосвязи, как правило, достаточно жестко регламентированы. Их особенности зависят от организационно-правового положения и компетенции организации;

Ситуации, возникающие в деятельности организации, часто повторяются, т.е. являются типовыми. Это оказывает влияние на их письменное оформление. Общие требования к содержанию всех управленческих документов, включая письма, сводятся к соблюдению следующих правил:

- достоверность и объективность информации;

- полнота информации и кратность изложения;

- актуальность информации;

- аргументированность сведений и доказательств;

- точность, рациональность построения текста;

- логичность изложения;

- простота стиля.

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ПИСЬМА

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил реквизиты (отдельные информационные элементы - подпись, печать, название вида документа и т.д.) всех видов документов, которые входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа. Следование требованиям стандарта обеспечивает правильное оформление документов, рациональное размещение реквизитов.

Система организационно-распорядительной документации включает в себя унифицированные формы и правила оформления приказов, распоряжений, постановлений, положений, инструкций и переписки (внешней и внутренней).

При оформлении писем используются следующие реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации.

2. Герб субъекта Российской Федерации.

3. Эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания).

4. Код организации - автора письма.

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.

6. Идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

7. Код формы документа.

8. Наименование организации - автора письма.

9. Справочные данные организации - автора письма.

10. Дата письма.

11. Регистрационный номер письма.

12. Ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа (используется только при подготовке ответных писем).

13. Адресат.

14. Резолюция.

15. Заголовок к тексту.

16. Отметка о контроле.

17. Текст.

18. Отметка о наличии приложения.

19. Гриф согласования и визы согласования.

20. Подпись.

21. Печать.

22. Отметка о заверении копии.

23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

24. Отметка об исполнителе.

25. Отметка о поступлении документа в организацию.

26. Идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты 1-9 используются при подготовке бланка письма.

Если документ создается не на бланке, но его действие предполагается за пределами организации, эти реквизиты (кроме графических символов) воспроизводятся в обязательном порядке.

Для документов, которые не выходят за пределы организации (внутренние документы), также обязательно название автора, т.е. наименование организации, её структурного подразделения.

Реквизиты 10-26 включены в формуляр письма и служат для оформления его юридической силы и фиксации на документе тех операций, которые производятся на особой делопроизводственной службе.

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Применение бланков сокращает время на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

В бланке документа (письма) рекомендуется использовать шрифты гарнитуры Times New Roman размеров 13, 14, 15 или гарнитуры Arial размеров 12, 13, 14. Текст документа печатается через 1,2 или 1,5 межстрочных интервала. Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если текст документа занимает более одной страницы, то, начиная со второй, страницы нумеруют арабскими цифрами без точек, тире и других дополнительных значков. Номер страницы проставляется в середине верхнего поля.

В соответствии с ГОСТ Р 630-97 бланки документов с изображение Государственного герба, гербов субъектов Российской Федерации и гербов муниципальных образований являются полиграфической продукцией и подлежат учету. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам организаций. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков осуществляет служба делопроизводства организации.

3. Виды деловых писем

Письма систематизируются по следующим группам:

1. Информационные письма:

- письма-сообщения;

- рекламные письма;

- письма-извещения;

- письма-уведомления;

- сопроводительные письма.

2. Просьбы, запросы, предложения.

3. Согласие, отказ, разъяснение.

4. Коммерческие письма:

- заключение договоров;

- запросы, предложения;

- поиск компромисса;

- исполнение договоров;

- заказы;

- подтверждение заказа;

- получение и экспертиза образцов;

- оплата счетов.

5. Гарантийные письма.

6. Письма-претензии, письма-рекламации.

7. Письма по вопросам участия в выставках, ярмарках.

8. Приглашения, визиты.

9. Письма, содержащие выражения внимания, участия:

- поздравления;

- приветствия;

- соболезнования;

- извещения о происшедших изменениях.

4. Особенности делового письма

В практической работе над деловым текстом при хорошем общем знании материала письма или иного документа у автора нередко возникает проблема «Как начать?», «Как продолжить?», «Как перейти к другому вопросу?», «Как завершить документ?» и т.п. В работе над деловым письмом важно применять точные фразы, не только верно передающиеся суть вопроса, но и привычные, узнаваемые и понятные его адресатам. Иначе недостаточ- ная полнота информации приводит к составлению повторных писем с дополнениями и разъяснениями содержания первого письма, откладывается решение вопросов. Важно уметь кратко и точно излагать суть вопроса. Не следует уделять внимания малозначащим фактам или подробнос

123456789Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: