 |
Организационные документы и правила их оформления
|
|
|
|
организационный документ реквизит стандарт
К системе организационных документов относятся:
- устав организации;
- учредительный договор
- положение о структурном подразделении организации;
- организационная структура и штатная численность организации;
- штатное расписание;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- должностные инструкции работникам.
При создании и регистрации организации в государственные регистрирующие органы предоставляются организационные (учредительные) документы. Основными учредительными документами являются:
- устав (кроме товарищества);
- учредительный договор (кроме производственного кооператива и унитарного предприятия);
- протокол собрания участников будущего предприятия (кроме унитарного предприятия);
- приказ учредителя (для государственного унитарного предприятия).
Учредительные документы готовятся в количестве четырех экземпляров. После их регистрации в государственных органах они хранятся в сейфе у руководителя.
В уставе указываются состав учредителей будущего предприятия, местонахождение предприятия, оговариваются цели и определяются виды будущей деятельности, в том числе те, на которые требуется получение лицензии, размер уставного фонда. Все экземпляры устава должны быть прошиты, страницы пронумерованы. На обороте последней страницы устава ставится заверительная подпись руководителя предприятия и печать.
В уставе должно быть указано:
- наименование юридического лица;
- место его нахождения;
- цели деятельности;
- порядок управления деятельностью юридического лица;
- предмет деятельности юридического лица;
- порядок ликвидации юридического лица.
|
|
|
Устав подлежит государственной регистрации в установленном порядке.
Учредительный договор регламентирует цели, задачи и пути осуществления будущей хозяйственной деятельности, состав участников. Данный документ определяет долю внесения средств каждым участником. Кроме того, в учредительном договоре определяются права и обязанности участников предприятия, порядок распределения прибыли, избрания или назначения должностных лиц и другие вопросы, которые создатели предприятия считают необходимым внести в учредительный договор. Подписи учредителей юридического лица заверяются нотариально.
Положение о структурном подразделении организации определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность каждого конкретного подразделения. Согласно унифицированной системе положение о структурном подразделении должно включать в себя следующие основные разделы:
- общие положения;
- основные задачи;
- функции;
- права и обязанности;
- ответственность;
- взаимоотношения, связи;
- организация работы.
Структура и штатная численность организации разрабатываются в соответствии с её Уставом.
Структура организации является специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, наименования должностей работников и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке организации, подписывается заместителем руководителя организации, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.
Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав организации с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке организации и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы, утверждается руководителем организации.
|
|
|
Инструкция - это документ, издаваемый органом государственного управления или утверждаемый руководителем организации в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организации, должностных лиц и граждан.
При разработке должностных инструкций следует учитывать наименования должностей, предусмотренных Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих и Квалификационным справочником должностей служащих. Должностные инструкции обязательно утверждаются руководителем организации и доводятся до работников под расписку.
Организационные формы делопроизводства.
Выбор формы ведения делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и т.д.
Существует 3 формы организации делопроизводства:
1. Централизованная. Документооборот маленький, поэтому все работы по делопроизводству выполняет 1 человек или одно подразделение.
Достоинства централизованной формы организации делопроизводства:
ü Освобождение основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами.
ü Высокий уровень качества обработки документов.
ü Полная и равномерная загрузка работников.
2. Децентрализованная. Применяется при среднем документообороте. Делопроизводство ведёт каждое подразделение отдельно (самостоятельно).
3. Смешанная. Применяется при большом документообороте. При данной форме часть работ выполняется одним отделом, а все остальные виды работ выполняют структурные подразделения.
Достоинства смешанной формы организации делопроизводства:
ü Полная механизация работы с документами.
ü Рациональное использование технических средств.
В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы документационного обеспечения управления: машинописное бюро, копировально-множительный отдел, канцелярия, архив.
Основные функции службы документационного обеспечения управления:
ü Внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования.
|
|
|
ü Разработка и внедрение рациональных форм документов, организация работы с документами с учетом ведомственной специфики.
ü Контроль за соблюдением стандартов на документы.
ü Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.
ü Регистрация документов и учетно-справочная работа.
ü Контроль исполнения документов.
ü Формирование, оформление и хранение дел, выдача их для использования.
ü Оформление, издание и рассылка документов.
ü Машинописное изготовление, копирование и размножение документов.
ü Контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.
|
|
|
