 |
Работа в модуле «календарь»
|
|
|
|
ВВЕДЕНИЕ
ONLYOFFICE - это многофункциональный портал для совместной работы, управления документами и проектами. Он позволяет Вам планировать рабочие задачи и вехи, хранить корпоративные или персональные документы и совместно работать над ними, использовать инструменты социальной сети, такие как блоги и форумы, а также общаться с членами коллектива через корпоративную программу обмена мгновенными сообщениями.
ONLYOFFICE предназначается для небольших и средних компаний, которые ищут эффективную платформу для управления бизнес-процессами.
Созданный на базе ONLYOFFICE портал работает на основе следующих веб-сервисов: Amazon EC2, Amazon S3 и Amazon RDS. Amazon Web Services (AWS) предоставляет надежную инфраструктуру в облаках, которая используется тысячами разработчиков во все мире. Кроме того, Вы можете в любое время создать резервную копию данных, сохраненных на Вашем портале. Значит, Вы можете быть уверены, что Ваша конфиденциальная информация надежно защищена.
ОСНОВНЫЕ МОДУЛИ ONLYOFFICE
Модуль «Документы»
Документы - это модуль для хранения, просмотра, редактирования и совместной работы над документами, изображениями, электронными таблицами, презентациями и т.д. Он содержит пять разделов:
· 
Мои документы - это приватное хранилище. У каждого участника портала (кроме гостей) есть этот раздел, где можно загружать, импортировать или создавать документы только для персонального использования;
· 
Доступно для меня - этот раздел содержит документы, к которым участнику портала предоставили доступ другие участники;
· 
Общие документы - это общее хранилище, содержащее файлы и папки, доступные всем участникам портала;
· 
Документы проекта - этот раздел содержит папки, соответствующие существующим проектам, и представляет собой хранилище для всех документов модуля 'Проекты';
|
|
|
· 
Корзина - раздел, где хранятся все удаленные файлы, которые можно восстановить или окончательно удалить позже.
Модуль «Проекты»
Проекты ONLYOFFICE - это инструмент для управления проектами, позволяющий успешно пройти все этапы осуществления проекта: спланировать ход работ, управлять командой проекта и распределить задачи между ее участниками, отслеживать ход проекта и получать по нему отчеты, чтобы достичь главной цели созданного проекта.
Проект - это уникальная совместная деятельность, имеющая определенные временные рамки, направленная на достижение конкретной цели. Как правило, на протяжении всего своего жизненного цикла каждый проект проходит через пять основных этапов:
· Инициация - Определение главных целей и задач проекта.
· Планирование - Разработка плана реализации проекта: расстановка вех, создание команды проекта, распределение задач.
· Исполнение - Выполнение работ в соответствии с разработанным планом.
· Мониторинг - Отслеживание и анализ хода работ по реализации проекта для выявления возможных проблем и внесения необходимых корректировок.
· Закрытие - Приём результатов выполнения проекта и завершение проекта.
Модуль «CRM»
CRM, или Управление взаимоотношениями с клиентами, - это стратегия, используемая многими компаниями и направленная на получение информации о потребностях и поведении клиентов, чтобы улучшить взаимодействие с ними, что, в свою очередь, позволит снизить расходы и повысить прибыль компании.
ONLYOFFICE CRM - это удобный инструмент для управления взаимоотношениями с клиентами, который помогает достигнуть этих целей, предоставляя следующие возможности:
1) единое пространство для ведения базы клиентов. ONLYOFFICE CRM - это современная альтернатива электронным таблицам, которые используются во многих компаниях для хранения информации о клиентах. В отличие от электронных таблиц, ONLYOFFICE CRM предлагает многопользовательский доступ к сохраненным данным, кроме того, позволяет ограничить доступ к некоторым контактам, сделав их приватными, чтобы просматривать и редактировать их могли только те, у кого есть соответствующие права доступа.
|
|
|
2) несколько способов добавления новых контактов в базу клиентов. Возможно добавление контактов вручную по одному, указывая имеющиеся сведения, или импортируйте сразу все контакты из файла .csv, или добавление контактов автоматически, создав форму "Контакты с сайта".
3) простой метод классификации контактов. Распределение контактов по типам и добавление тегов. Такая возможность поможет проводить специальные маркетинговые кампании, отслеживать контакты и упростит поиск нужного контакта.
4) прекрасная возможность отслеживания потенциальных продаж. Создание возможных сделки и связывание их с проектами, чтобы организовать работу и сделать управление продажами проще и эффективнее.
5) возможность мгновенно выставлять счета клиентам. В рамках данного модуля можно выписыть счет за предоставленные товары и услуги и отправлять его клиенту, используя контактные данные, сохраненные в базе клиентов.
6) эффективный способ организации совместного мероприятия для клиентов. Используйте мероприятия для планирования и отслеживания совместных мероприятий: ставьте задачи для координации командной работы, централизованно храните всю сопутствующую документацию, прослеживайте историю работы.
Модуль «Люди»
Люди - это модуль, в котором представлены все участники портала, а также группы, в которые они входят.
На портале может быть два типа участников:
· Пользователи - те, кто принимает активное участие в жизни портала и может создавать свой собственный контент.
· Гости - сторонние пользователи с правами только на просмотр.
Каждый участник обладает одним из следующих статусов:
· Активный - такие участники отображаются в основном списке, они уже подтвердили свой регистрационный адрес электронной почты, получают оповещения по электронной почте и могут вести совместную работу с другими участниками портала.
|
|
|
Среди активных участников портала может быть группа участников со статусом ожидание. Такие участники были добавлены на портал или изменили свой регистрационный адрес электронной почты, но еще не подтвердили его; они могут заходить на портал и вести совместную работу с другими участниками, но не могут получать оповещения по электронной почте.
· Заблокирован - такие участники были перенесены в список заблокированных участников, который можно просмотреть, выбрав соответствующий параметр фильтра; они больше не могут заходить на портал.
Администратор с полным доступом может изменить тип и статус участников портала, установив флажки в списке рядом с ними и нажав на кнопку 'Изменить тип' или 'Изменить статус' над списком, или изменить тип и статус участника на странице его профиля. Пожалуйста, имейте в виду, что нельзя изменить тип для администраторов.
Модуль «Сообщество»
Модуль Сообщество предлагает полный набор инструментов для построения социальной сети внутри компании. Он позволяет общаться и совместно работать не только с командой проекта, но и со всем коллективом компании. Используя модуль Сообщество, вы можете:
· создавать и вести корпоративный блог, где любой человек, зарегистрированный на портале, может поделиться интересной информацией, идеями и опытом,
· публиковать события: новости, приказы, объявления для остальных пользователей,
· собирать мнения других пользователей, создавая опросы,
· обсуждать проблемы и делиться своими идеями и знаниями, проводя обсуждения на форумах,
· создавать и хранить закладки непосредственно на портале, а также делиться ими с другими пользователями портала,
· создать собственную базу знаний с помощью wiki-разметки.
Модуль «Почта»
Почта ONLYOFFICE - это инструмент общения, предназначенный для управления корреспонденцией непосредственно на портале. Данное решение для управления сообщениями помогает работать более рационально и улучшить деловую коммуникацию. Оно позволяет:
|
|
|
· управлять одним или несколькими почтовыми аккаунтами,
· быстро общаться и эффективно управлять контактами,
· получать доступ к адресам пользователей портала и контактов CRM,
· объединить все адреса электронной почты в едином пространстве,
· управлять сообщениями электронной почты на портале,
· читать все сообщения в одной программе и отвечать на них,
· получать доступ к истории сообщений, контактам и файлам в любом браузере, в любое время, из любой точки мира,
· связывать отдельное письмо из цепочки или всю цепочку писем с элементами CRM,
· отправлять счета из модуля CRM,
· создавать подпись,
· сохранять вложения из писем в любую папку модуля Документы,
· создавать, настраивать и применять теги для быстрого и легкого управления сообщениями,
· использовать оповещения на портале при получении новых сообщений.
Модуль «Чат»
Чат ONLYOFFICE - это система обмена мгновенными сообщениями, которая обеспечивает общение между коллегами в реальном времени. Она предлагает все традиционные функции, которых вы ожидаете от мессенджера: выбор статуса, сохранение истории, передача файлов, поддержка многопользовательских чатов, функция поиска, смайлики.
Как инструмент для совместной работы, Чат ONLYOFFICE помогает облегчить взаимодействие и достижение общих целей. Чтобы обеспечить эффективную совместную работу, Чат ONLYOFFICE помимо базового функционала предлагает следующие возможности:
· список рассылки для отправки сообщения сразу множеству людей,
· чат-комната для создания конференции в режиме реального времени,
· оповещения для предоставления информации обо всех новостях на портале.
Модуль «Календарь»
ONLYOFFICE Calendar это встроенный инструмент планирования, который помогает:
· одним взглядом охватить все персональные и корпоративные события,
· отслеживать вехи, задачи Проектов и CRM, дни рождения пользователей,
· добавлять события разных типов: однократные события с заданным временем начала и завершения, события на весь день, которые продолжаются в течение одного или нескольких дней, или повторяющиеся события,
· не пропустить ни одной важной даты благодаря напоминаниям,
· приглашать других пользователей портала к участию в ваших мероприятиях,
· создать персональное расписание или предоставить доступ к календарю определенному пользователю или группе,
· указать, кто может только просматривать ваш календарь, а кто может также редактировать его и создавать новые события,
· экспортировать/импортировать календари, синхронизируя их с другими календарными приложениями, которыми вы пользуетесь.
|
|
|
РАБОТА В МОДУЛЕ «Календарь»
Создание событий
Чтобы начать добавление событий в персональный календарь:
1. нажмите на кнопку Создать в левом верхнем углу или щелкните левой кнопкой мыши по тому дню, где требуется создать новое событие,
2. введите название события,
3. отметьте опцию Событие на весь день, если надо создать событие, которое продолжается целый день или дольше,
Если вы планируете двухдневный семинар или тренинг, можно выбрать даты начала и завершения и отметить опцию Событие на весь день, вместо того чтобы вводить время.
4. задайте даты и время начала и окончания события,
Введите нужную дату в полях Начало: и Окончание: с помощью клавиатуры или щелкнув по соответствующему значку 
и выбрав нужную дату.
В том случае, если флажок Событие на весь день снят, введите требуемые значения времени начала и окончания.
5. настройте напоминание о событии,
По умолчанию вы получите оповещения о событии, добавленном в Мой календарь, за 15 минут до его наступления. Если необходимо изменить время напоминания, откройте выпадающий список Предупреждать и выберите одну из доступных опций: за 5 минут, за 15 минут, за полчаса, за час, за 2 часа, за день. Для отключения напоминания выберите из выпадающего списка опцию никогда.
Имейте в виду, что оповещения отправляются в соответствии с часовым поясом, установленным для календаря, в который вы добавляете событие.
6. задайте период повторения, если требуется регулярно повторять событие,
Раскройте выпадающий список Повторять и выберите один из доступных вариантов: каждый день, каждую неделю, каждый месяц, каждый год. Чтобы задать пользовательский период повторения, выберите из выпадающего списка Повторять опцию настройка и настройте доступные параметры.
7. откройте доступ к событию, если необходимо,
Нажмите на ссылку Добавить пользователей для совместного доступа и используйте одну из следующих ссылок, чтобы выбрать тех людей, которым требуется предоставить доступ к событию:
o используйте ссылку Добавить пользователей, если надо открыть доступ к событию для одного или более людей;
o используйте ссылку Добавить группы, если надо открыть доступ к событию для всех пользователей портала, для группы, или только для администраторов портала.
Затем задайте уровень доступа для каждого пользователя или группы и нажмите кнопку Сохранить.
8. из выпадающего списка выберите Календарь, в который требуется добавить событие,
9. добавьте краткое Описание события,
10. нажмите кнопку Сохранить.
Рисунок 1 – Создание нового события
Добавленное событие будет выделено цветом выбранного календаря.
Если требуется отредактировать событие,
1) щелкните левой кнопкой мыши по событию, которое требуется отредактировать,
2) нажмите кнопку Редактировать внизу окна,
3) внесите все необходимые изменения и нажмите кнопку Сохранить.
Для удаления события щелкните по нему левой кнопкой мыши и используйте соответствующую кнопку внизу окна.
|
|
|
