Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!

Ввод и форматирование данных

Большинство работ, выполняемых с таблицей, включая ввод и форматирование данных, требуют, как правило, предварительного выделения ячеек. Ячейка, в которой находится курсор, является выделенной или активной. Чтобы выделить блок ячеек необходимо щелкнуть мышью в левом верхнем углу блока и, удерживая левую кнопку, потянуть курсор мыши в правый нижний угол блока, при этом выделенный блок будет выглядеть на экране черным. Иногда необходимо выделить сразу несколько блоков, для этого следует повторить вышеуказанные действия для одного (первого) блока, а затем, нажав и удерживая клавишу Ctrl, повторить то же самое для остальных.

Для того чтобы выделить сразу всю строку или весь столбец достаточно щелкнуть мышью по номеру строки или заголовку столбца. При необходимости можно выделить всю таблицу, щелкнув мышью на прямоугольнике (угловом элементе- см. рис. 1) в левом верхнем углу таблицы.

Отменить любое выделение можно щелкнув мышью в любом месте таблицы.

Ввод данных в ячейки таблицы осуществляется через строку формул (см. рис. 1). Данные, помещаемые в строку формул, располагаются в активной ячейке, т.е. в той, где находится курсор. Чтобы активизировать строку формул достаточно щелкнуть по ней мышью. Конец ввода отмечается нажатием клавиши Enter. Для редактирования введенных данных требуется навести курсор на соответствующую ячейку, при этом в строке формул появятся вся находящаяся в ней (ячейке) информация, затем щелкнуть мышью по строке формул.

Любая формула должна начинаться со знака =, иначе MS Excel воспринимает вводимое как текст. Практически всегда формула содержит ссылки на другие ячейки. Ссылки записываются буквами (только!) латинского алфавита и цифрами, при этом не имеет значение прописные буквы или строчные. Необходимо внимательно вводить ссылки (адреса) на ячейки и не допускать циклических ссылок, т.е. ссылок ячейки на саму себя: например, вводимая в ячейку А1 формула не должна содержать ссылку на А1 или ссылки на ячейки, в которых есть адрес А1.

Рассмотрим основные математические операторы (в порядке их приоритета): " ^ "- возведение в степень, " * " и " / "- умножение и деление (обладают одинаковым приоритетом), " + " и "–" - сложение и вычитание (обладают одинаковым приоритетом). Пользователь имеет возможность самостоятельно определять приоритеты вычислений, т.е. устанавливать порядок вычислений в формуле, для этого используются скобки. Например, в формуле A1*B1+C1 сначала будет выполнена операция умножения, затем сложения, чтобы поменять порядок вычислений необходимо записать A1*(B1+C1). Следует отметить, что количество открывающихся скобок в формуле должно совпадать с количеством закрывающихся, иначе MS Excel выдаст сообщение об ошибке.

В формуле допускается наличие пробелов - программа их просто не воспринимает; иногда это удобно, т.к. делает формулу более наглядной. К наглядности следует относиться серьезно, при вводе формулы нужно стараться свести количество логических ошибок (когда MS Excel не имеет претензий к синтаксису формулы, но вычисляет неправильно) к нулю и проверять корректность формулы сразу, т.к. разбираться в "многоэтажных" формулах по прошествии времени довольно трудно.

Закончить ввод формулы следует нажатием клавиши Enter.

Обычно после ввода формулы в ячейке отображается результат вычисления по ней, тогда как в строке формул всегда видна только формула. В этом смысле строка формул представляет как бы правую часть обычной формулы, а ячейка - левую.

Рассмотрим форматирование ячеек. Данную операцию можно осуществить с помощью меню Формат – Ячейки, в диалоговом окне Формат ячеек (см. рис. 2).

Рис. 2. Окно форматирования ячеек

Форматирование ячеек предполагает определение типа данных, содержащихся в ячейке. Основными типами данных в MS Excel являются число, дата, время, текст. Существует возможность пользователю определять свой формат или выносить в эту категорию наиболее часто используемые форматы.

Диалоговое окно позволяет также с помощью ярлычка:

Выравнивание - располагать информацию в ячейках различным образом (в том числе и переносить текст в одной ячейке по словам);

Рис. 3. Вкладка выравнивания текста

Шрифт - задавать параметры шрифта (тип, размер и т.д.);

Рис. 4. Вкладка настройки шрифта

Граница (Рамка) - обрамлять выделенный блок ячеек;

Рис. 5. Вкладка изменения границ ячеек

Вид - заливать ячейки узорами и цветами;

Рис. 6. Вкладка изменения фона ячеек

Защита - предотвращать доступ к ячейкам рабочего листа.

Рис. 7. Вкладка настройки защиты ячеек

Непосредственно рабочее поле можно настраивать в соответствии со специфическими требованиями конкретной решаемой задачи. Данное замечание относится, в частности, к возможности форматирования ширины строк и столбцов, что позволяет сделать таблицу более наглядной. Можно осуществлять указанную операцию через меню Формат – Строка (Столбец), однако удобнее делать это мышью. Необходимо подвести курсор мыши к границе заголовка изменяемого столбца, при этом курсор превратится в перекрестие, горизонтальная палочка которого имеет вид двунаправленной стрелки, затем, нажав и удерживая левую кнопку мыши нужно тянуть границу в сторону, пока ширина столбца не достигнет нужной величины. Чтобы изменить размер сразу нескольких столбцов необходимо выделить их и проделать указанную процедуру для какого-либо столбца, при этом изменения затронут все выделенные столбцы.

Применение копирования существенно ускоряет работу с электронной таблицей, т.к. зачастую приходится вводить однотипные данные и формулы. В MS Excel имеется достаточно много различных процедур копирования.

Как и большинство операций, операцию копирования можно осуществлять через пункт меню Правка – Копировать (или с помощью панели инструментов специальными кнопками), а также с помощью мыши.

Чтобы скопировать ячейку или блок ячеек в другое место таблицы, необходимо их выделить, после чего курсор мыши подводится к границе блока, затем нажимается клавиша Ctrl, при этом к курсору мыши добавится знак "плюс". Теперь блок можно "тащить", нажав и удерживая левую кнопку мыши. На протяжении всей процедуры клавиша Ctrl должна быть нажата.

Удобным является копирование объектов с помощью маркера автозаполнения.

Рис. 8. Маркер автозаполнения

Копировать таким способом можно только по столбцу (вниз или вверх) или только по строке (вправо или влево). Для осуществления процедуры курсор, установленный в какой-либо ячейке ухватывают за маркер (при этом курсор превращается в крестик) и, при нажатой левой кнопке мыши, "протаскивают" по столбцу или строке, при этом данные, находящиеся в родительской ячейке, копируются в соответствующий, оказавшийся выделенным, блок ячеек.

Механизм копирования маркером автозаполнения обладает удобными возможностями, связанными с построением рядов данных. Например, в ячейке А1 находится число, если установить в нее курсор и протащить его по столбцу или строке, нажав и удерживая клавишу Ctrl, то число будет копироваться в каждую новую ячейку увеличенным на единицу относительно предыдущей ячейки. Пусть имеется блок из двух ячеек- А1 и А2, содержащих числа 10 и 20. Если этот блок выделить и протащить вниз по столбцу, то получим ряд, каждое число которого образуется прибавлением 10 к предыдущему. Если при этом удерживать клавишу Ctrl, то изменение чисел не происходит, числа не меняются и при копировании блока по строке.

При копировании маркером автозаполнения может осуществляться пересчет не только чисел, но и дат, времени и даже текста.

Перемещение (перенос) отличается от копирования тем, что переносимые данные в источнике не сохраняются. Перенос содержимого блока ячеек осуществляется также с помощью мыши. Необходимо выделить блок, затем навести курсор мыши на его границу и, удерживая левую кнопку, переносить информацию в нужное место таблицы.

При копировании формул, содержащих ссылки на другие ячейки, адреса ячеек в формуле будут изменяться. Если ячейку с такой формулой копируют по строке (горизонтально), то изменяется буквенная часть адресов (ссылок), если по столбцу- то числовая. Если ячейка копируется по диагонали, то изменяется и то и другое.

Например, в ячейке С1 содержится формула =А1+В1. При копировании ее в ячейку F1 формула в ячейке F1 будет выглядеть по другому: =D1+E1, при копировании в С5: =А5+В5, а при копировании в F5: =D5+E5. Ссылки в рассмотренных формулах называются относительными, т.к. они изменяются относительно тех ячеек, куда эти ссылки копируются. Относительные ссылки удобны при вводе однотипных формул.

Иногда необходимо, чтобы в формулах ссылки на ячейки не изменялись при копировании. В этом случае в ссылку включается символ "$", который является признаком постоянства. Перед какой частью ссылки он стоит, та и не будет изменяться.

Например, в формуле =$А$1+В1 ссылка на ячейку А1 не изменится при любом копировании, тогда как B1, будучи скопирована, преобразуется. Если $ убрать перед числом в ссылке (формула будет выглядеть: =$А1+В1), тогда имя столбца будет фиксировано, а номер строки - нет. Наоборот, оставим признак постоянства перед номером строки (формула будет выглядеть: =А$1+В1)- номер будет не изменен, а буква от копирования к копированию - будет меняться. Ссылки, в которых присутствует символ "$", называются абсолютными, т.к. при копировании всегда указывают на постоянный адрес.

Основным достоинством электронной таблицы MS Excel является наличие мощного аппарата формул и функций. Любая обработка данных в MS Excel осуществляется при помощи этого аппарата. Можно складывать, умножать, делить числа, извлекать квадратные корни, вычислять синусы и косинусы, логарифмы и экспоненты. Помимо чисто вычислительных действий с отдельными числами, вы можете обрабатывать отдельные строки или столбцы таблицы, а также целые блоки ячеек. В частности, находить среднее арифметическое, максимальное и минимальное значение, средне-квадратичное отклонение, наиболее вероятное значение, доверительный интервал и многое другое.

Понятие функции

Функции в MS Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами. Помимо встроенных функций вы можете использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств MS Excel.

Чтобы использовать функцию, нужно ввести ее как часть формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в которой должны располагаться используемые в формуле символы, называется синтаксисом функции. Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса. Если вы нарушите правила синтаксиса, MS Excel выдаст сообщение о том, что в формуле имеется ошибка.

Если функция появляется в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле.

Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от друга символом точка с запятой “;”. Скобки позволяют MS Excel определить, где начинается и где заканчивается список аргументов. Внутри скобок должны располагаться аргументы. При записи функции должны присутствовать открывающая и закрывающая скобки, при этом не следует вставлять пробелы между названием функции и скобками.

В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. В свою очередь эти формулы могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах MS Excel можно использовать до семи уровней вложенности функций.

Задаваемые входные параметры должны иметь допустимые для данного аргумента значения. Некоторые функции могут иметь необязательные аргументы, которые могут отсутствовать при вычислении значения функции.

Мастер функций

MS Excel содержит более 400 встроенных функций. Поэтому непосредственного вводить с клавиатуры в формулу названия функций и значения входных параметров не всегда удобно. В MS Excel есть специальное средство для работы с функциями — Мастер функций. При работе с этим средством сначала предлагается выбрать нужную функцию из списка категорий, а затем в окне диалога предлагается ввести входные значения.

Мастер функций вызывается командой Вставка – Функции или нажатием на кнопку Мастер функций. Эта кнопка расположена на панели инструментов Стандартная, а также в строке формул.

Рис. 9. Окно Мастера функций

Мастер функций делит все имеющиеся функции на несколько категорий.

10 недавно использовавшихся – содержит список последних 10 функций, которые использовались в MS Excel.

Полный алфавитный перечень – содержит список всех функций MS Excel, расположенных в алфавитном порядке.

Финансовые – содержит список функций для вычисления величин доходов, прибыли, вычисления амортизации и др.

Дата и время – содержит список функций, с помощью которых можно решить практически любые задачи, связанные с учетом даты или времени (например, определить возраст, вычислить стаж работы, определить число рабочих дней на любом промежутке времени).

Математические – содержит математические функции и функции для работы с матрицами.

Статистические – содержит список функций для статистических расчетов: вычисление среднего арифметического значения, вычисление среднего геометрического значения, нахождение максимального значения из списка и др.

Ссылки и массивы – содержит список функций позволяющих работать группами ячеек. Результатами некоторых функций могут являться ссылки на другие ячейки.

Работа с базой данных – содержит функции рабочего листа, используемые для анализа данных из списков или баз данных

Текстовые – позволяют обрабатывать текст: извлекать символы, находить нужные, записывать символы в строго определенное место текста и многое другое.

Логические – позволяют создавать сложные формулы, которые в зависимости от выполнения тех или иных условий будут совершать различные виды обработки данных

Проверка свойств и значений – содержит функции для проверки истинности указанных значений, а также для проверки значений на ошибки.

Мастер функций позволяет выбрать из списка категорий необходимую функцию, например СУММ – функцию суммирования. При выборе функции ниже окна выбора появляется пояснение по данной функции. А после запуска второго шага мастера функций и пояснения по синтаксису выбранной функции.

Рис. 10. Задание аргумента функции

В строке Число 1 задается диапазон ячеек, по которым будет проводиться суммирование. Если диапазон указан через двоеточие, то берется прямоугольная область смежных ячеек. Например, запись A1:C5 обозначает, что будут выделены ячейки начиная с верхней левой A1 и заканчивая правой нижней ячейкой области C5. А запись A1;C5, что будут выделены только две ячейки: A1 и C5.

Рис. 11. Диапазон смежных ячеек

Логические функции позволяют строить выражения, вырабатывающие разные результаты в зависимости от некоторых условий. Эта группа функций является чрезвычайно полезным инструментом MS Excel, придавая ему необходимую гибкость. Формат функции имеет следующий вид:

ü ЕСЛИ(<условие>;<результат, если условие истинно>;[<результат, если условие ложно>]) - функция оценивает логическое <условие>, и если оно истинно, возвращает первый результат, если нет – второй.

Пример. Следующая функция в зависимости от результата сравнения содержимого числовых ячеек А1 и В5 выдает первое «А1 больше В5» или второе «А1 меньше или равно В5» сообщение в ячейке, куда она была внесена

=ЕСЛИ(А1>В5; «А1 больше В5»;«А1 меньше или равно В5»)

Здесь результатом является выражение текстового типа.

Пример. Пусть требуется выяснить не какое из чисел А1, В5 является большим, а показать само это число

=ЕСЛИ(А1>В5;А1;В5).

Результатом будет значение числового типа. Очевидно, что его можно использовать в качестве слагаемого, сомножимого и т.п. Так, корректным будет выражение вида =5*ЕСЛИ(А1>В5;А1;В5)-24.

Контрольные вопросы

1. Какой редактор называется табличным?

2. Как задаются имена ячейкам?

3. Какие виды ссылок существуют?

4. Что такое строка формул?

5. Что такое маркер автозаполнения?

6. Что такое циклические ссылки?

7. Какие типы данных может содержать ячейка в MS Excel?

8. Какими способами можно выделить ячейки (блок ячеек) в MS Excel?

9. Что такое формула и функция?

10. Какие символы и знаки могут использоваться в формулах?

11. Как можно изменить обрамление ячейки (блока ячеек)?

12. Как вставить функцию?

13. Какие категории функций существуют?

14. Что такое синтаксис функции?

15. Как задать ряд несмежных ячеек в функции?

16. Что такое аргумент функции?

17. Что можно использовать в качестве аргумента функции?

18. Приведите примеры синтаксиса 2-3 функций из различных категорий.

Задание

В трех записаны числа, задающие длины сторон треугольника. Написать формулу:

определения типа треугольника (равносторонний, равнобедренный, разносторонний),
определения типа треугольника (прямоугольный, остроугольный, тупоугольный),
вычисления площади треугольника, если он существует. В противном случае в ячейке в качестве результата вывести слово “нет”.

Для диапазона ячеек (15 смежных ячеек) найти:

· сумму трех наименьших элементов диапазона;

· сумму трех наибольших элементов массива;

· отношение наибольшего элемента к наименьшему.

⇐ Предыдущая 12