Занятие 3. Работа с формулами и функциями

В той ячейке, где находится формула, виден только результат вычислений над данными, содержащимися в заданных ячейках. Если меняются значения в ячейках, то автоматически меняется и результат в формуле. Саму формулу можно увидеть в строке формул, если сделать активной ячейку содержащую ее. Функция представляет собой выражение с уникальным именем, для которого пользователь должен задать конкретные значения аргументов. Аргументы указываются в скобках после имени функции. Функцию можно считать частным случаем формулы.

Ввод формулы в ячейку. Чтобы научиться вводить формулы в ячейки, создадим накладную, содержащую четыре графы: наименование товара, цена, количество и сумма. Сумма — это вычисляемая величина, поэтому нам необходимо в ячейки с суммой ввести формулы.

Начнем с оформления документа.

1. Заполните ячейки значениями, приведенными в табл.

2. В ячейку D4 введем формулу =В4*С4. Можно ввести формулу, набрав адреса ячеек с клавиатуры, но гораздо удобнее вводить формулы с помощью мыши (причем ячейки могут находиться на разных листах):

• в ячейке D4 наберите знак =;
• щелкните в ячейке В4 (обратите внимание, что ее адрес при этом попал в редактируемую ячейку);
• наберите математический знак умножить (*);
• щелкните во второй ячейке, которая участвует в формуле — С4;
• нажмите Enter.

После заполнения граф Цена и Количество в графе Сумма автоматически появится результат.

Если изменить значения граф Количество и Цена, в графе Сумма результат будет автоматически пересчитан. Если при вводе формулы была допущена ошибка, то в ячейке вместо результата будет выведено сообщение об ошибке. Сообщения об ошибке могут быть следующими:

В формуле может указываться диапазон ячеек: он показывается двоеточием. Например, диапазон ячеек от А1 до А10 будет указан так: А1:А10. В формулах могут также использоваться операторные скобки и логические функции. Например, при вычислении подоходного налога формула будет выглядеть так:

=(СЗ-400)*0,13,

где в ячейке с адресом СЗ находится оклад сотрудника.

Функции. Функции Excel — это специальные формулы, хранящиеся в памяти программы. Каждая функция включает две части: имя функции и ее аргументы. Аргументы — это данные, которые используются функцией для получения результата. Аргументом функции могут быть имена ячеек, текст, числа, дата, время. Аргументы указываются в круглых скобках справа от имени функции и разделяются точкой с запятой. У некоторых функций может не быть аргументов. Чтобы познакомиться с набором функций Excel, щелкните на кнопке панели инструментов Вставка функции. Откроется окно Мастера функций. Первые две категории функций — это группа Последние использовавшиеся (в списке10 функций, которые использовались последними) и Полный алфавитный перечень, включающий все функции, перечисленные в алфавитном порядке. Следующая группа функций — Финансовые. В этой группе перечислены специальные функции, вычисляющие финансовые величины: проценты во вкладу или кредиту, амортизационные отчисления, норму прибыли и тому подобные величины. При выборе конкретной функции в окне мастера появляется информационная строка, описывающая действие выбранной функции. Рассмотрим примеры использования некоторых наиболее часто используемых функций.

Функция СУММ. Наиболее простой способ суммирования — сделать активной ячейку, в которую необходимо поместить сумму, и нажать кнопку Автосумма на панели инструментов. Таким образом, удобно суммировать данные в столбцах и строках. Если суммируются ячейки, которые расположены в разных столбцах, удобнее воспользоваться Мастером функций. Откройте окно Мастера функций, выберите необходимую категорию — Математические, затем выберите функцию — СУММ и нажмите OK. В открывшемся диалоговом окне наберите адрес ячейки или выберите его щелчком мыши на рабочем листе.

Для того чтобы лист стал доступным, щелкните на кнопке справа в поле ввода.

Выделите ячейки листа и вернитесь в окно Мастера функций, нажав кнопку справа в свернутой строке ввода.

Примеры использования некоторых функций: СУММ(СЗ:Р5) — суммируются числа из диапазона C3-F5, СРЗНАЧ(А1:АЗ;ВЗ:В5) — вычисляется среднее значение всех чисел из указанных диапазонов.

ОКРУГЛ(М8;2) — округляет значение ячейки М8 до второго знака после запятой.