 |
Организационно – распорядительные документы
|
|
|
|
СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
3.1. Понятие СДОУ. Общие положения
Документационное обеспечение управления в крупных организациях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется руководителю организации; а в небольших – делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь.
Основными задачами СДОУ является внедрение единого порядка работы с документами в организации и совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.
Деятельность СДОУ отражается в Положении о СДОУ и инструкции по делопроизводству организации. Эти документы утверждаются руководителем организации.
Общие положения
1. В состав СДОУ включаются секретариат, инспекция при руководителе ведомства, канцелярия, отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.
2. Деятельность работников СДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются СДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач СДОУ должностные инструкции пересматриваются.
3. СДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами РФ, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями правительства РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.
|
|
|
4. Руководство СДОУ должно замещаться специалистами с высшим образованием со стажем работы по делопроизводству не менее 3-х лет.
5. СДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
3.2. Цели и задачи службы ДОУ
Основными целями СДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.
Задачи СДОУ
1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.
3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.
4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации.
3.3. Функции СДОУ
1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации и внесение в них изменений.
2. Обработка, регистрация документов и учетно – справочные работы с документами.
3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представленных на подпись.
4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.
6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
|
|
|
8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
9. Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины.
10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.
11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС РФ.
12. Повышение квалификации работников СДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.
13. Организация и автоматизация рабочих мест.
3.4. Права и ответственность СДОУ
СДОУ имеет право:
1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях (организациях отрасли).
2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации.
3. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы.
1. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления структурных подразделений и доводить итоги проверок до их руководителей для принятия соответствующих мер.
2. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.
3. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
4. Определять задачи автоматизации СДОУ.
5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
6. Разрабатывать положения о структурных подразделениях СДОУ и должностные инструкции работникам.
10. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, совершенствования форм и методов работы с ними.
12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников СДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
|
|
|
СДОУ несет ответственность за:
1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.
2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.
3.5. Взаимоотношения СДОУ с другими структурными подразделениями
СДОУ взаимодействует:
1. Со структурными подразделениями – по вопросам документационного обеспечения управления.
2. С юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
3. Со службами кадров, труда, заработной платы и с соответствующими научно – исследовательскими организациями – по вопросам подбора кадров и повышения их квалификации.
4. Со службами хозяйственного обслуживания – по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников СДОУ.
5. С вычислительным центром – по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно – методических документов.
ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
4.1. Понятие и общая характеристика ОРД
Документация организации включает в себя различные по назначению и порядку использования группы документов. Наиболее распространенными документами являются уставы, приказы, должностные инструкции, протоколы, акты, служебные письма и другие организационно – распорядительные документы. Они должны составляться и оформляться в соответствии ГОСТ 6. 38. 03. «Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и УСОРД (Унифицированная система организационно – распорядительной документации). В состав организационно – распорядительных документов входят организационные документы и распорядительные документы организации.
4.2. Организационные документы
К организационным документам относятся учредительные документы организации (устав и решение о его создании, учредительный договор), структура и численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурных подразделениях организации, должностные инструкции.
|
|
|
В уставе организации изложены правила, регулирующие ее деятельность, взаимоотношения другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Устав организации закрепляет организационно – правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления и контроля, порядок распределения прибыли и образования фондов, условия реорганизации и ликвидации.
Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица с момента ее государственной регистрации.
Учредительный договор содержит характеристику предмета, целей и принципов деятельности организации, права и обязанности учредителей, состав и компетенцию органов управления, срок действия и порядок прекращения договора и т.д.
На основании устава организации разрабатывается ее структура (указываются структурные подразделения) и определяется штатная численность (должности, количество штатных единиц).
В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав организации и указывается фонд заработной платы.
В правилах внутреннего распорядка организации указываются следующие разделы: общие положения; порядок приема, перевода и увольнения служащих; основные обязанности служащих и администрации; рабочее время и его использование; поощрение за успехи в работе; взыскания за нарушения трудовой дисциплины; внутриобъектный режим; организация работы. Этот документ обсуждается на собрании трудового коллектива организации и утверждается руководителем.
Должностные инструкции четко очерчивают круг вопросов и указывают должностных лиц, на которых распространяются эти инструкции.
Штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции утверждаются руководителем организации. Внесение изменений в организационные документы проводится приказом руководителя организации.
4.3. Распорядительные документы
К распорядительным документам организации относятся постановления, решения, распоряжения, приказы, инструкции, указания. Они являются средством передачи письменных указаний подчиненным организациям или конкретным исполнителям.
В приказах по основной деятельности решаются вопросы производственно – хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования т.д. В приказах по личному составу рассматриваются вопросы, связанные с прохождением службы сотрудниками организации. Указания администрации в основном рассматривают и решают оперативные административно – хозяйственные вопросы. В некоторых организациях распорядительным документом может быть решение.
|
|
|
Совместные распорядительные документы организаций (приказы, совместные решения) имеют одинаковую правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.
В инструкциях – нормативных актах, подписываемых руководителем организации, излагаются различные правила или регламентирующие правовые отношения между организацией и работником.
4.4. Составление и оформление организационно – распорядительных документов
Основными видами ОРД являются приказы, акты и протоколы.
Приказы являются одним из важнейших документов предприятия.
Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).
Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности. Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем.
Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя. Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.
Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.). Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу (персоналу предприятия).
Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?», например: «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков» и т.д. Недопустимо использовать заголовки типа: «Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора».
Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием для издания приказа являются:
– нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);
– решения совета директоров, общих собраний акционеров;
– производственная необходимость.
Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.
Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки ее окончания).
Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.
Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично.
В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится:
«Приложение к приказу директора ЗАО «Эра» от 01.03.09 № 7»
После составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание.
Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Такое согласование оформляется визой.
Приказы подписываются руководителем или его заместителем, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.
Секретарь-референт или работник службы делопроизводства после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы.
Аналогично происходит работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.
Одним из видов документов, с которыми в своей деятельности часто сталкиваются организация и ее кадровая служба, является акт. В широком смысле акты — это обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке. Специфика акта состоит в том, что этот вид документа применяется в различных системах документации (организационно-распорядительной, финансово-бухгалтерской, проектно-конструкторской и др.).
Акт – это документ, подтверждающий факты, события, действия. Акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми приказом руководителя организации или распоряжением вышестоящей организации. В комиссию включают специалистов, способных разобраться в фактах, подлежащих обследованию. Иногда акт составляется одним лицом.
Реквизиты акта:
Ÿ наименование организации;
Ÿ наименование вида документа;
Ÿ дата;
Ÿ регистрационный номер;
Ÿ место составления;
Ÿ заголовок к тексту;
Ÿ текст;
Ÿ отметка о наличии приложения(если имеется);
Ÿ подпись;
Ÿ гриф утверждения.
Ÿ отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Факты, записанные в акт, должны быть достоверно установлены членами комиссии. Датой акта является дата актируемого события, но не дата оформления и подписания акта.
Заголовок к тексту акта может формулироваться глагольным существительным в именительном падеже (например, «Списание бензина»).
Текст акта делится на две части: вводную и констатирующую. Во вводной части указывается основание для составления акта, перечисляется состав комиссии (председатель – должность с указанием организации, фамилия, инициалы; члены комиссии – должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке). Во второй части излагаются цели, задачи актирования, фиксируются установленные события, факты, иногда – выводы и рекомендации.
Акт оформляется в необходимом количестве экземпляров, в конце акта может быть указано их количество и местонахождение. Акт подписывают все члены комиссии. С ним могут знакомить и заинтересованных в его содержании лиц, которые визируют акт. Некоторые виды актов (списания, приема законченных строительных объектов, экспертизы, ликвидации организации и др.) утверждаются руководителем организации и заверяются печатью.
Протокол – вид ОРД, которым фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях и т.п.
Протокол ведет секретарь организации или другое назначенное (избранное) лицо. Оформляется он на основании записей хода совещания и других материалов, заранее подготовленных к совещанию: повестки дня, списка участников и приглашенных, регистрационного листа, текста докладов, выступлений, справок по обсуждаемым вопросам, проектов решений.
Реквизиты протокола:
Ÿ наименование организации;
Ÿ наименование вида документа;
Ÿ дата;
Ÿ регистрационный номер;
Ÿ место заседания;
Ÿ заголовок к тексту;
Ÿ текст;
Ÿ подпись.
Датой документа является дата совещания, но не дата оформления или подписания протокола. Если совещание проводится в течение нескольких дней, тогда дата оформляется следующим образом: 20 – 23. 12. 09.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Заголовок протокола указывает название коллегиального органа и вид коллегиальной деятельности («заседания педсовета», «производственного совещания» и т.п.).
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В первой части содержатся сведения о председателе, секретаре собрания, присутствующих и приглашенных, повестке дня. Фамилии присутствующих указываются либо в алфавитном порядке, либо указывается их общее число, а поименный список прилагается к протоколу («Присутствовали: 42 сотрудника (список прилагается)»). Вопросы повестки дня нумеруются и располагаются по степени их важности. Их начинают с предлога «о» или «об». Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня совещания. Эти разделы имеют 3 составные части: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Содержание выступлений в тексте протокола излагают от 3-го лица ед.числа. Текст решений должен быть конкретным и указывать действие, исполнителя и сроки исполнения.
Оформленный протокол подписывается председателем и секретарем собрания. Решения, принятые на собраниях, доводятся до исполнителей в виде постановлений, решений, приказов, копий и выписок из протокола.
|
|
|
