Требования к тексту служебного письма.

5. Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу.

В большинстве случаев текст служебного письма состоит из двух частей. В 1-й части (вступление) формируется тема письма, дается описание событий, явлений, послуживших основанием для составления письма. Если во вступлении имеется ссылка на какой–либо документ, то указывают его реквизиты: название документа, автора, дату, регистрационный номер, заголовок. Во 2-й части (заключение) излагаются выводы, предложения, просьбы, гарантии и т.п. Если содержание письма не нуждается в пояснении, то оно может состоять только из заключения.

Служебные письма разделяют на входящие (поступающие в учреждение) и исходящие (отправляемые учреждением), а также на письма, требующие ответа (просьба, предложение, претензия и т.п.), и письма, не требующие ответа (напоминание, информационное и т.п.).

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условно относят письма содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма содержат рекламу, цену предлагаемых товаров, услуг.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации (претензии по качеству товара), ответы на рекламации, кредитные письма и т.п.

В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров и услуг.

В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.

В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, так как в этом случае они становятся ненужной формальностью.

Для составления писем, факсов используется специальный бланк письма.

В письмах, факсах название вида документа не указывается.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: «дата»; «номер»; «ссылка на регистрационный номер и дату документа» (если письмо является ответом); «заголовок к тексту», изложенный одной фразой.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма; структурное подразделение; должность; фамилия и инициалы; почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

В зависимости от назначения письма и от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста.

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять тексты различных писем.

Из множества форм обращения к адресату, таких как «дамы», «господа», «судари», «сударыни», «товарищи», среди деловых людей снова укореняется обращение «господа» («господин», «госпожа»). Это явление исторически обосновано: слово «господин» в своем значении как «форма вежливого обращения и упоминания» использовалась в дореволюционной России перед фамилией при непосредственном общении и в переписке.

Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:

Ÿ «Уважаемый Игорь Леонидович!».

Ÿ «Господин Зорин!».

Ÿ «Игорь Леонидович!».

Ÿ «Уважаемый г-н Зорин!».

Ÿ «Уважаемые господа!»; (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).

Большинство писем продолжаются далее словами:

Ÿ «В связи с …».

Ÿ «Согласно контракту от …№…».

Ÿ «Нами рассмотрены Ваши предложения».

Ÿ «В соответствии с Вашей просьбой…» и т.д.

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В письмах используют следующие формы изложения:

Ÿ от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);

Ÿ от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);

Ÿ от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).

В зависимости от вида письма при составлении текста используются следующие обороты:

Отправка груза, документа:

Ÿ Отправляем Вам…

Ÿ Направляю Вам…

Напоминание:

Ÿ Напоминаем Вам, что ….

Ÿ По истечении…. Срока предложение нашей фирмы теряет силу.

Подтверждение:

Ÿ Концерн… подтверждает получение…

Ÿ Подтверждаю, что партия ТНП получена…

Извещение:

Ÿ Сообщаем Вам, что…

Ÿ Ставлю Вас в известность, что…

Ÿ Извещаем Вас, что…

Письма могут заканчиваться фразами:

Ÿ «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной».

Ÿ «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества».

Ÿ «Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей».

Ÿ «С уважением» и т.п.

5.2. Телеграмма

Телеграмма – разновидность служебного письма. Ее передают в том случае, если необходимо срочно доставить информацию адресату. Телеграммы передаются по телеграфу через отделения связи. Их визируют, подписывают и регистрируют по правилам оформления служебных писем.

Реквизиты телеграммы:

Ÿ наименование вида документа;

Ÿ отметка о категории телеграммы;

Ÿ отметка о виде телеграммы;

Ÿ адрес;

Ÿ текст;

Ÿ регистрационный номер;

Ÿ ссылка на номер входящего документа;

Ÿ подпись;

Ÿ наименование организации – автора;

Ÿ наименование должности лица, подписавшего документ;

Ÿ дата.

Оформляются телеграммы на специальных бланках или чистых листах бумаги (тогда пишется название вида документа).

Отметка о категории определяет срочность обработки, передачи и доставки телеграммы адресату («правительственная», «срочная», «авария», «воздух» и др.).

Отметка о виде - «С уведомлением о вручении», «С доставкой на художественном бланке», «Заверенная», «С оплаченным ответом» и др. – пишется после отметки о категории телеграммы перед адресом получателя.

Адрес телеграммы может быть полным, сокращенным и условным телеграфным.

Текст телеграммы должен быть кратким. В нем не излагаются цели, причины документа, а только просьба, напоминание, извещение и т.п. Не употребляют союзов, предлогов, местоимений. Сокращая текст, необходимо следить за тем, чтобы не исказилось его содержание. Цифры рекомендуется писать словами. Знаки препинания обозначаются условными сокращениями (тчк, зпт, квч, двтч, скб, нр). Число в начале текста обозначает ссылку на индекс входящей корреспонденции.

Исходящий номер телеграммы печатают на отдельной строке под текстом.

Телеграммы подписывают руководители организаций, их заместители, руководители структурных подразделений. Подпись на телеграмме должна соответствовать напечатанной фамилии. Она заверяется печатью организации.

Телеграмма делится на две части горизонтальной чертой. Над чертой в реквизите «Подпись» наименование должности может быть указано сокращенно, а инициалы перед фамилией не ставятся. Под чертой указывают полное наименование организации, отправляющей телеграмму, ее почтовый адрес, наименование должности лица, подписавшего документ, его фамилию.

На последней строке документа печатают дату телеграммы.

5.3. Телефонограмма

Телефонограмма – разновидность служебного письма, переданного по телефону. Телефонограммы могут оформляться на чистых листах бумаги, на специальных бланках, в журналах.

Реквизиты телефонограммы:

Ÿ наименование организации;

Ÿ наименование вида документа;

Ÿ дата, время приема (передачи);

Ÿ регистрационный номер;

Ÿ текст;

Ÿ подпись;

Ÿ адресат;

Ÿ данные о передающем и принимающем телефонограмму (фамилия, должность, номер телефона).

Если документ передается нескольким адресатам, то к телефонограмме прилагается их список с указанием номеров телефонов. Обычно в телефонограммах передается просьба о передаче необходимой информации, приглашения на совещание и т.п. Текст не должен превышать 50 слов, не должен содержать трудно выговариваемых слов и сложных оборотов. Отдельные слова, которые плохо воспринимаются на слух, можно передавать по буквам.

Оформляются телефонограммы в 1 экз., подписываются руководителем организации или ответственными исполнителями. Обязательно фиксируется информация о передающем и принимающем информацию. После приема телефонограммы с ее содержанием знакомят руководителя, специалиста – исполнителя, а затем подшивают в дело. Срок хранения – 1 год.

5.4. Справки

Справка - документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации или подтверждение каких – либо фактов, событий. Информационная справка по вопросам производственной деятельности организации может адресоваться на имя руководителя предприятия или в вышестоящее учреждение.

Реквизиты информационной справки:

Ÿ наименование организации;

Ÿ наименование вида документа;

Ÿ дата;

Ÿ регистрационный номер;

Ÿ место составления;

Ÿ заголовок к тексту;

Ÿ текст;

Ÿ подпись.

Если справка готовится на имя руководителя предприятия, то ее подписывает автор. Если справку готовят в вышестоящую или иную организацию, то она оформляется на бланке предприятия и подписывается руководителем. При наличии в справке сведений финансового характера ее подписывают руководитель и главный бухгалтер и заверяют печатью.

Наиболее многочисленным в организациях являются справки, удостоверяющие какой – либо юридический факт, подтверждающие сведения биографического или служебного характера. Такие справки выдаются по просьбе граждан и содержат разные сведения: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, размер заработной платы и др.

Реквизиты справки:

Ÿ наименование организации;

Ÿ наименование вида документа;

Ÿ дата;

Ÿ регистрационный номер;

Ÿ место составления;

Ÿ текст;

Ÿ подпись;

Ÿ печать;

Ÿ адресат.

Часто для таких справок применяются трафаретные бланки, которые имеют типовой текст и свободные строки для заполнения их конкретной информацией.

Текст справки обычно начинается с указания Ф.И.О. лица, о котором даются сведения. Затем указывают необходимые сведения.

Справки подписываются руководителем организации и заверяются печатью. Если указываются сведения финансового характера, то справку подписывает и главный бухгалтер организации.

После оформления, подписи и регистрации справку выдают на руки заинтересованному лицу.

5.5. Докладные и объяснительные записки

Докладная записка – это документ, информирующий руководство о фактах с выводами и предложениями. Она может быть написана сотрудниками организации после выполнения ими поручения руководства, как отчет о проделанной работе, или быть инициативной, информирующей руководство о сложившейся ситуации.

Реквизиты докладной записки:

Ÿ наименование организации;

Ÿ наименование вида документа;

Ÿ место составления;

Ÿ дата;

Ÿ заголовок к тексту;

Ÿ текст;

Ÿ подпись;

Ÿ адресат.

Ее пишут на чистом листе бумаги рукописным или машинописным способом. Текст обычно состоит из 2-х частей: в 1-й излагаются факты, события, послужившие причиной для составления докладной записки; во 2-й содержатся выводы и предложения по изложенным фактам.

Подписываются докладные записки составителем. Если докладная записка адресуется в вышестоящую организацию, то она подписывается ее руководителем, оформляется на бланке предприятия и имеет регистрационный номер.

Объяснительные записки могут быть разными по содержанию. Одни – поясняют содержание отдельных пунктов основного документа (плана, отчета и т.п.), другие – пишутся для объяснения каких – либо фактов, событий, поступков.

Реквизиты объяснительной записки:

Ÿ наименование организации;

Ÿ наименование вида документа;

Ÿ дата;

Ÿ заголовок к тексту;

Ÿ текст;

Ÿ подпись;

Ÿ адресат.

Текст таких объяснительных записок должен быть очень убедительным. Они пишутся на чистом листе бумаги рукописным или машинописным способом.