 |
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
|
|
|
|
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное агентство по образованию
Санкт-Петербургский государственный университет сервиса и экономики
Кафедра «Государственное и муниципальное управление»
Н.В. Соколова
Делопроизводство.
Документирование управленческой деятельности.
Документационное обеспечение управления.
Документационное обеспечение управления
социально-культурного сервиса и туризма
Методические указания
по выполнению контрольной работы
для студентов специальностей 100110.65 (230600) «Домоведение»,
080502.65 (060800) «Экономика и управление на предприятии в сфере сервиса», 080504.65 (061000) «Государственное и муниципальное управление», 10013.65 (230500) «Социально-культурный сервис и туризм»
Санкт-Петербург
Одобрены на заседании кафедры ГМУ, протокол №2 от 15.03.2004 г.
Утверждены Методическим Советом ИГМУ, протокол №2 от 15.03.2004 г.
Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности. Документационное обеспечение управления. Документационное обеспечение управления социально-культурного сервиса и туризма. Методические указания по выполнению контрольной работы для студентов специальностей 230600 – Домоведение; 060800 - Экономика и управление на предприятии; 061000 – Государственное и муниципальное управление; 230500 – Социально-культурный сервис и туризм. – СПб.: Изд-во СПбГУСЭ, 2007. – 39 с.
Методические указания знакомят студентов с организационной стороной выполнения контрольных работ, требованиями, предъявляемыми к содержанию и оформлению контрольных работ.
Составитель: ст. преп. Н.В. Соколова
|
|
|
Рецензент: к.ф.н., доц. А.П. Бравцев
Ó Санкт-Петербургский государственный университет сервиса и экономики
2007 г.
Оглавление
ВВЕДЕНИЕ.. 3
Методические указания по выполнению контрольной работы... 3
Варианты тем для теоретической части контрольной работы... 3
Рекомендуемая ЛИТЕРАТУРА.. 3
Приложение 1. 3
Приложение 2. 3
Приложение 3. 3
Приложение 4. 3
Приложение 5. 3
Приложение 6. 3
ВВЕДЕНИЕ
Предлагаемые методические указания предназначены для студентов по специальности 061000 «Государственное и муниципальное управление».
Цель дисциплины – дать знания, сформировать умения, навыки, необходимые для организации делопроизводства на предприятии, для документирования управленческой деятельности и договорно-правовых отношений, для ведения претензионной документации и деловой корреспонденции с российскими и иностранными партнерами.
Задачи дисциплины:
· ознакомить слушателей с современным законодательством по делопроизводству и архивному делу;
· дать представление о государственной системе делопроизводства в Российской Федерации, об основных этапах ее развития, о системах документации, о классификациях документов;
· научить правилам составления и оформления организационно-распорядительных документов, в том числе деловой и коммерческой корреспонденции, дать теоретические знания и практические навыки по составлению учредительных документов, по ведению документации по личному составу, по документированию предпринимательской и внешнеэкономической деятельности, по претензионной документации, по охране и защите коммерческой тайны;
· обучение студентов технологии работы с документацией и организации документооборота в фирме;
· ознакомить с порядком обработки входящей, исходящей, внутренней документации, с правилами систематизации, оформления дел, подготовкой дел к сдаче в архив и к уничтожению;
|
|
|
· ознакомить с машинописными правилами, с библиографическим описанием документов.
Место д исциплины в учебном процессе и требования к знаниям и умениям специалист:
Дисциплина "Документационное обеспечение управления " является одной из общепрофессиональных дисциплин подготовки и основывается на знании экономики, юриспруденции, иностранного языка и компьютерных технологий.
Знание делопроизводства позволит специалисту рационально организовать работу с документами и информацией, поможет повысить эффективность управления фирмой, предохранит от штрафов и финансовых потерь при решении производственно-хозяйственных споров и трудовых конфликтов.
Знание законодательства в области делопроизводства и архивного дела облегчит взаимоотношения с налоговой инспекцией, аудиторскими фирмами и органами государственного контроля.
В результате изучения дисциплины специалист должен:
· знать принципы организации делопроизводства на предприятиях с различной структурой и технические средства для работы с документами;
· знать системы документации, современные способы и технику созданиядокументов,машинописные правила оформления документов;
· уметь составлять документы, необходимые для ведения управленческой деятельности;
· уметь организовать документооборот на предприятии;
· знать правила и формы деловой и коммерческой корреспонденции, в том числе и с зарубежными партнерами.
Методические указания по выполнению
контрольной работы
Контрольная работа оформляется в соответствии с правилами, приведенными в приложении 2.
Контрольная работа должна включать две части: теоретическую и практическую.
Для написания теоретической части студенты выбирают из таблицы 1 свой вариант темы, соответствующий начальной букве фамилии студента.
В таблице 1 приводится 14 вариантов контрольных заданий по теоретической части, ответ на который позволит судить о подготовленности студента в основных вопросах изучаемой дисциплины.
Таблица 1
Номер варианта теоретической части контрольного задания
(Номер варианта соответствует начальной букве фамилии студента)
| Номер варианта | ||||||||||||||
| Начальная буква фамилии студента | А-Б | В-Г | Д-Е | Ж-З | И-К | Л-М | Н-О | П-Р | С-Т | У-Ф | Х-Ц | Ч-Ш | Щ-Э | Ю-Я |
Варианты тем для теоретической части
контрольной работы
|
|
|
1. История делопроизводства в России.
2. Обзор законодательства по делопроизводству и архивному делу.
3. Характеристика «Единой системы классификации и кодирования» в РФ.
4. Характеристика унифицированных систем документации.
5. Понятие и организация документооборота на предприятии.
6. Документирование трудовых отношений.
7. Деловые и коммерческие письма: классификация, структура, стандартные фразы и выражения.
8. Организация работы с документами, имеющими ограниченный доступ.
9. Организация службы документационного обеспечения управления, ее задачи и функции на современном этапе.
10. Составление договоров. Документирование предварительной стадии заключения договора (оферта и акцепт). Ведение претензионной работы (протоколы разногласия).
11. Составление положения о структурном подразделении.
12. Должностная инструкция, ее важность, правила составления.
13. Составление инструкции по делопроизводству на предприятии.
14. Составление номенклатуры дел.
В практическую часть работы должны входить нижеследующие самостоятельно составленные документы.
1. Штатное расписание.
2. Положение о структурном подразделении.
3. Должностная инструкция.
4. Приказ.
5. Протокол.
6. Акт.
7. Договор.
8. Письмо.
Количество документов может быть увеличено по желанию студента, но вышеперечисленный набор документов является необходимым минимумом, при отсутствии любого из них в контрольной работе, работа не зачитывается.
Все документы необходимо разработать для конкретной (своей) фирмы, название и организационно-правовую форму которой надо придумать так, чтобы она соответствовала Гражданскому кодексу.
Нельзя выполнять одну работу группой лиц или представлять документы для одинаковых юридических лиц.
В контрольной работе все документы должны иметь правильную форму и соответствующее содержание. Нельзя вместо документов конкретной фирмы включать пустые бланки без содержания или повторять образцы документов (шаблоны) из ГОСТА, учебников, ПК и других источников.
|
|
|
Все виды документов разрабатываются самостоятельно на основании рекомендаций ГОСТ Р 6.30 - 2003 (см. приложение 1).
В приложении 1 даны необходимые выписки из ГОСТ Р 6.30 -2003. Рекомендуется внимательно прочитать, обратить внимание на формуляры-образцы, представленные на рис 1 и 2. На формулярах – образцах показано расположение 30 реквизитов для организационно-распорядительной документации (далее – ОРД). Конкретные виды документов содержат всегда меньшее количество реквизитов и задача студентов научиться пользоваться формуляром - образцом и самостоятельно определить достаточное количество реквизитов на всех 8 документах контрольной работы.
В приложении 1 показаны примеры заполнения всех 30 реквизитов, которых следует придерживаться.
При заполнении реквизитов документов необходимо соблюдать указанные линиями рабочие поля реквизитов и соблюдать ту последовательность расположения реквизитов, которая дана в формулярах-образцах.
На рис.1 показан Формуляр-образец с угловым расположение реквизитов, на рис.2 показан формуляр-образец с продольным расположением реквизитов. То и другое расположение реквизитов равноправно и может быть применено для любого вида документа, но для экономии рабочего места листа угловое расположение применяют на письме или на тех документах, где имеется гриф утверждения.
При составлении организационно-распорядительных документов необходимо пользоваться схемой расположения реквизитов документов (смотрите формуляры-образцы в приложении 1).
Студент должен определять, какие реквизиты проставляются на приказе, на акте, протоколе и т.д. Прежде чем приступить к составлению документа, необходимо:
- установить поля (параметры страницы); размеры полей указаны в ГОСТ Р 6.30-й2003 (разрешается делать левое поле от 20 до 35 мм, правое поле – не менее 10 мм, верхнее поле – не менее 20 мм, нижнее поле – не менее 20 мм);
- выбрать наиболее рациональный способ расположения реквизитов (угловой или поперечный);
- ознакомиться с описанием каждого реквизита по приложению 1, обратить внимание на примеры его исполнения[1];
- определить код документа (ОКУД) в соответствии с классификатором управленческой документации (см. приложение 3);
- определить код предприятия (ОКПО) по регистрационному свидетельству фирмы;
- ознакомиться с приложением 4 и определить, на каких документах проставляется гриф утверждения;
- ознакомиться с приложением 5 и определить, на каких документах проставляется реквизит – печать (показать на документе место расположения печати окружностью диаметром 2 см).
|
|
|
Текст положения о структурном подразделении должен содержать следующие элементы:
1. Общие положения.
2. Цели и задачи.
3. Функции.
4. Права.
5. Обязанности.
6. Ответственность.
7. Организация работы.
8. Взаимоотношения (служебные связи) с другими подразделениями.
Текст должностной инструкции должен содержать следующие элементы:
1. Общие положения
2. Функции
3. Права
4. Должностные обязанности
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (служебные связи).
Рекомендуемая ЛИТЕРАТУРА
Основная
1. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт, 2003.
2. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. / Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – 359 с.
3. Организация работы с документами: Учебник. / В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 1998. – 575 с.
4. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. – М.: ПРИОР, 2001.
Дополнительная
1. Деловая переписка: правила написания немецких деловых писем; типовые фразы и обороты; образцы писем и документов. – Изд. второе, исправленное. – М.: Издательство «ЭТС», 2000. – 240 с.
2. Демидова А.К., Смирнов Э.А. Русская коммерческая корреспонденция. Словарь клишированных выражений: русско-английский, русско-итальянский, русско-немецкий, русско-французский. – М.: Рус.яз., 1998. – 256 с.
3. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. – 320 с.
4. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. – М., 1989.
5. Разинкина Н. М., Гуро Н.И., Зенкевич Н.А. Международные контакты. Русско-английские соответствия: Справочник. – 2-е изд., доп. – М.: Высшая школа, 1992.
Приложение 1
Выписки из ГОСТ Р 6.30 -2003
ГОСТ Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов"
Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
Дата введения 2003-07-01
1. Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
2. Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
3. Требования к оформлению реквизитов документов
3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).
3.2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
3.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
3.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
3.9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
3.11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
3.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
3.14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ОАО "Северные регионы"
В.А. Лагунину
или
АО "Электроцентромонтаж"
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Московской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
Главному редактору
Издательского дома
"Медиадом"
Н.В. Семиной
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
3.16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО "Ростекстиль"
Личная подпись В.А. Степанов
Дата
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО "Электронные технологии"
Личная подпись Л.В. Кузнецов
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 №14
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 05.04.2003 № 82
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
3.17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой группой
"ТЕРМИКА" к 05.10.2003
Личная подпись
Дата
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
3.18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
- о чем (о ком)? Например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
- чего (кого)? Например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
3.19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
3.20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального
кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 №02-6/172 и
приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение №2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ №2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 № 251
3.22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Вице-президент Ассоциации
региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов
или на бланке:
Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Исполнительный директор Личная подпись Н.А. Федоров
ЗАО "Партнер"
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института Личная подпись М.В. Ларин
Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора Заместитель директора
по научной работе по научной работе
Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова
Личная подпись А.С. Красавин
Личная подпись О.И. Рысков
3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 № 430-162
3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
3.27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А. Жуков
924 45 67
3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
3.30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
4. Требования к бланкам документов
4.1. Документы изготавливают на бланках.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
4.3. Бланки документов оформляют в соответствии с Приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
4.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой (рис. 1) и продольный (рис. 2).
