Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!

Порядок выполнения лабораторной работы

Стр 1 из 3Следующая ⇒

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №4

Работа с Календарем приложения Outlook, планирование и создание встреч, планирование событий

по дисциплине:

«Информационный менеджмент»

Цель работы: Освоить технологию планирования встреч и событий; управления и организации памятки.

Краткая теория

Эффективное планирование является сегодня для менеджера залогом успеха. Календарь Microsoft Outlook позволяет легко планировать ваши дела и встречи, а также распечатывать план на день, на неделю или на весь месяц.

Планирование встреч и событий

Добавление записей по распределению времени в ваш календарь поможет планировать ваш день. Вы можете использовать календарь Outlook для планирования встреч (appointments) (которые, как правило, занимают только часть дня) или событий (events) (которые обычно занимают весь день). Например, вы можете назначить встречу в календаре Outlook на день, когда вы должны посетить вашего врача, а также вы можете запланировать событие длительностью в целый день, в котором вы собираетесь участвовать. Как встречи, так и события являются рекуррентными (повторяющимися), т.е. они происходят регулярно с определенными интервалами времени, например, ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Вы можете указать тему и расположение для каждого элемента календаря, точно так же, как дату и время. Вы можете обозначить степень вашей занятости как "свободен", "под вопросом", "занят" или "нет на работе" на определенный запланированный промежуток времени, а также вы можете включить оповещение о встрече или событии. Оповещения отображаются в небольшом диалоговом окне, которое появляется по приближении назначенного времени встречи или события. Чтобы получать оповещения, Outlook должен быть запущен.

Вы также можете пометить встречу как частную. Частные встречи отображаются в вашем календаре, однако подробности скрыты от других людей.

В календаре Outlook день разбит на получасовые промежутки, а периоды времени между 8:00 и 17:00 на днях недели выделены в качестве рабочей недели по умолчанию. Вы можете изменять рабочую неделю календаря для отображения ваших собственных рабочих часов, а также планировать ваше расписание на любое время любого дня недели.

Календарик (Date Navigator) помогает вам легко просматривать ваше расписание на определенные даты. Чтобы просмотреть ваше расписание на отдельную дату, просто щелкните на этой дате в календарике. Вы можете использовать Панель задач (Task Pad) для просмотра ваших текущих задач и для добавления новых задач, не пользуясь папкой Задачи (Tasks).

По умолчанию, календарь выглядит примерно так:

Порядок выполнения лабораторной работы

Упражнение 1.

В этом упражнении вы будете просматривать и изучать ваш календарь, планировать встречу, создавать повторяющуюся встречу и запланированное событие. Для выполнения этого упражнения учебные файлы не нужны.

1. Если программа Outlook не запущена, запустите ее сейчас и разверните ее окно.

2. В панели Outlook щелкните на значке Календарь (Calendar) . Календарь отобразится и покажет расписание на текущий день.

3. Если необходимо, закройте Список папок (Folder List), выбрав пункт Список папок (Folder List) в меню Вид (View). Затем щелкните в календарике на дате завтрашнего дня. Отобразится расписание на следующий день.

4. Дважды щелкните на ячейке времени 13:00 (1 P.M.). Появится форма встречи.

5. В поле Тема (Subject) введите Презентация нового товара.

6. Нажмите клавишу (Tab) и введите в поле Место (Location) текст Конференц-зал 1.

7. Щелкните на кнопке списка справа от второго поля Конец (End time) и выберите 14:00 в появившемся списке, чтобы установить длительность встречи в один час.

8. Щелкните на кнопке списка справа от поля Оповещение (Reminder) и выберите 30 мин. (30 minutes) в появившемся списке, чтобы установить время оповещения перед вашей презентацией. Форма встречи теперь выглядит следующим образом.

9. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close).

Встреча сохранится в вашем календаре и будет выглядеть примерно так, как показано на следующем рисунке.

Совет. Вы можете быстро создавать встречу, щелкая на соответствующем месте в календаре. Во встречах, создаваемых таким способом, будут использоваться настройки оповещения по умолчанию и не будет отображаться место встречи.

10. Щелкните в календарике на дне среды третьей недели следующего месяца. Отобразится расписание на выбранный день.

11. Дважды щелкните на ячейке времени 10:00 (10 A.M.). Появится форма встречи.

12. В поле Тема (Subject) введите Отчет о состоянии.

13. Нажмите клавишу (Tab) и введите в поле Место (Location) текст Офис начальника.

14. Нажмите кнопку Повторение (Recurrence) . Появится диалоговое окно Повторение встречи (Appointment Recurrence).

15. В области Повторять (Recurrence pattern) отметьте опцию Ежемесячно (Monthly) и затем отметьте опцию В [третий] [Среда] каждого [1] месяца (The third Wednesday of every 1 month[s]). Теперь диалоговое окно выглядит так:

16. Нажмите OK. Настройки повторения добавятся в форму встречи.

17. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close). Повторяющаяся встреча добавлена в ваш календарь.

18. Щелкните в календарике на стрелке, направленной вправо. Календарик отобразит следующий месяц и выделит третью среду месяца, обозначая, что на этот день запланирована встреча.

19. В меню Вид (View) наведите указатель мыши на пункт Перейти (Go To) и выберите Перейти к дате (Go to Date). Появится диалоговое окно Переход к дате (Go To Date), как показано на рисунке ниже.

20. В поле Дата (Date) введите 12/23/02 и нажмите OK. Отобразится расписание на 23 декабря 2002 года.

21. Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке времени 9:00 (9 A.M.) и в появившемся меню выберите Создать событие на целый день (New All Day Event). Появится форма события.

22. В поле Тема (Subject) введите текст Отпуск на праздники.

23. Снимите галочку с опции Оповещение (Reminder).

24. Щелкните на кнопке списка справа от поля В это время (Show time as) и выберите Нет на работе (Out of Office).

25. В правом нижнем углу формы события отметьте опцию Част-ное (Private). Форма теперь выглядит следующим образом.

Совет. Вы можете легко пометить существующее событие как частное. Просто щелкните правой кнопкой мыши на событии в календаре и выберите в появившемся меню Частное (Private).

26. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close). Новое событие добавится в ваш календарь со значком ключа, означающим, что событие помечено как частное.

Совет. По умолчанию Outlook добавляет в календарь традиционные для вашей страны праздники как события, однако вы можете добавлять и праздники других стран. В меню Сервис (Tools) выберите пункт Параметры (Options). Во вкладке Настройки (Preferences) нажмите кнопку Добавить праздники (Add Holidays). Выберите страны, праздники которых вы хотите добавить, и нажмите OK. Нажмите OK еще раз в появившемся окне подтверждения и дважды нажмите OK в оставшихся диалоговых окнах, чтобы закрыть их.

27. Перейдите к месту расположения памятки "Отчет о состоянии" и щелкните на ней правой кнопкой мыши.

28. В появившемся меню выберите Удалить (Delete). В диалоговом окне Подтвердите удаление (Confirm Delete) отметьте опцию Удалить все копии (Delete the series). Нажмите OK. Памятка удалена.

29. Перейдите к месту расположения записи "Презентация нового товара" и дважды щелкните на этой памятке.

30. В появившемся меню выберите Удалить (Delete). Памятка удалена.

31. В панели инструментов щелкните на кнопке Сегодня (Today) . Отобразится расписание на текущий день.

Планирование и организация встреч

Вы можете использовать календарь Outlook для управления и организации ваших встреч несколькими способами. Вы можете вводить детали о встрече, чтобы запомнить важную информацию, такую как повестка дня на собрание или данные об офисе клиента. Так же, как и при работе с электронными сообщениями, вы можете использовать категории для сортировки ваших встреч. Например, вы можете отнести встречу со стоматологом к категории личных встреч. Outlook содержит набор наиболее общих категорий, включая категории "Дела", "Личные данные" и "Разное", однако вы можете создавать ваши собственные категории, согласно вашим требованиям. При внесении изменений вы можете также перемещать, копировать и удалять встречи.

Упражнение 2.

В этом упражнении вы будете добавлять детали к памятке, присваивать памятке категорию, а также перемещать, копировать и удалять памятку.

1. Отобразите календарь в окне Outlook и щелкните на дате следующего дня в календарике. Отобразится расписание на следующий день.

2. Щелкните на ячейке времени 9:00 (9 A.M.), введите текст Собрание и нажмите (Enter). Памятка добавится в ваш календарь.

3. Дважды щелкните на памятке, чтобы отредактировать ее. Появится форма встречи.

4. Щелкните на поле Место (Location) и введите текст Конференц- зал 1.

Совет. Outlook запоминает названия мест проведения мероприятий, которые вы вводите в поле Место (Location). Вместо того чтобы указывать место заново, вы можете щелкнуть на кнопке списка справа от поля Место (Location) и выбрать нужное место.

5. Щелкните на кнопке списка справа от второго поля Начало (Start time) и выберите из списка 9:30 (9:30 A.M.).

6. Щелкните на кнопке списка справа от второго поля Конец (End time) и выберите из списка 10:30 (10:30 A.M.).

7. Убедитесь, что отмечена опция Оповещение (Reminder), и выберите в списке Оповещение (Reminder) пункт 1 час (1 hour).

8. Щелкните на области комментариев ниже списка Оповещение (Reminder) и введите примерную повестку дня собрания, наподобие того, как это показано на рисунке.

9. Внизу формы встречи нажмите кнопку Категории (Categories). Появится диалоговое окно Категории (Categories).

10. Щелкните на поле Элемент принадлежит следующим категориям (Item[s] belong to these categories), введите Финансы и нажмите кнопку Добавить (Add to List). Категория "Финансы" будет добавлена в список и выделена.

11. В списке Имеющиеся категории (Available categories) отметьте опцию Дела (Business) и нажмите OK. Выделенные категории будут добавлены в поле Категории (Categories) в форме встречи.

12. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close). Обновленная памятка добавится в ваш календарь.

13. Щелкните на ячейке времени 12:00 (12 P.M.) и введите Завтрак с Сьюзен.

14. Наведите указатель мыши на нижнюю границу памятки, и когда указатель сменится на вертикальную двустороннюю стрелку, перетащите нижнюю границу на 13:00 (1 P.M.) и нажмите (Enter). Памятка добавится в ваш календарь.

15. В панели инструментов нажмите кнопку Сегодня (Today) . Отобразится расписание на текущий день. В календарике дата следующего дня отображается жирным шрифтом; это означает, что на этот день запланированы встречи.

16. Щелкните в календарике на дате завтрашнего дня. Отобразится расписание на следующий день.

17. Наведите указатель мыши на левую границу памятки "Завтрак с Сьюзен".

Указатель сменится на четырехстороннюю стрелку.

18. Перетащите памятку на ячейку 11:30 (11:30 A.M.).

Теперь завтрак запланирован на 11:30.

19. Наведите указатель мыши на левую границу памятки Собрание.

Указатель сменится на четырехстороннюю стрелку.

20. Удерживая правую кнопку мыши, перетащите памятку на тот же день следующей недели в календарике.

Появится всплывающее меню.

21. Выберите в появившемся меню Копировать (Copy).

Отобразится расписание на тот же день следующей недели с памяткой "Собрание".

22. Щелкните в календарике на дате следующего дня. Отобразится расписание на завтрашний день с первоначальной памяткой "Собрание".

23. Щелкните на памятке "Завтрак с Сьюзен" и в панели инструментов нажмите кнопку Удалить (Delete) . Памятка будет удалена из вашего календаря.

12 3 Следующая ⇒