Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!

Изменение внешнего вида календаря

Чтобы еще больше облегчить использование календаря, Outlook предоставляет выбор возможностей по настройке внешнего вида календаря. При ежедневном использовании календаря вы можете просматривать единовременно один день недели. При краткосрочном планировании вы можете просматривать всю пяти- или семидневную рабочую неделю. Вы также можете просматривать весь месяц при долгосрочном планировании. Существует возможность установить ваше рабочее расписание по умолчанию, выбрать внешний вид памяток, используя набор настраиваемых представлений и фильтров, аналогичным тем, которые применимы к электронным сообщениям.

Чтобы наиболее важные памятки выделялись в вашем календаре, вы можете обозначать их, помечая цветом. Цветовые метки позволяют вам выделять цветом записи в календаре таким образом, что вы будете сразу определять тип памятки. Имеющиеся метки включают в себя метки "Важно", "Служебное" и "Личное". Метки помогают вам подготовиться к намеченным мероприятиям. Вы можете присвоить метку Требуется поездка (Travel Required), которая напомнит вам о том, что встреча состоится не в вашем офисе, а в другом месте, или же вы можете присвоить метку Требуется подготовка (Needs Preparation) запланированному мероприятию, к которому вам необходимо, например, подготовить презентацию.

Представления календарей

Outlook предоставляет набор различных представлений для вашего календаря. Чтобы выбрать представление, войдите в меню Вид (View), наведите указатель мыши на пункт Текущее представление (Current View) и выберите нужное вам представление.

DayCareVisit, TeamMeeting

Упражнение 3.

В этом упражнении вы будете просматривать элементы для указанного промежутка времени, изменять внешний вид вашего календаря, добавлять к памяткам цвета вручную и с использованием правил, а также изменять ваше расписание рабочей недели по умолчанию.

1. Отобразите календарь в окне Outlook, наведите указатель мыши на правую границу календаря. Когда указатель мыши сменится на двойную стрелку, перетащите границу вправо так, чтобы в календарике был отображен только один месяц.

2. Перейдите в календарике к месяцу июнь 2002 года, щелкните на числе 18 и нажмите кнопку Рабочая неделя (Work Week) в панели инструментов. Календарь отобразит расписание на период с понедельника по пятницу для недели, содержащей выбранную вами дату.

Обратите внимание, что неделя выделена в календарике.

3. На панели инструментов нажмите кнопку Неделя (Week).

Теперь календарь отображает расписание на семидневную неделю, содержащую дату, выбранную вами при нажатии кнопки Неделя (Week). Эта неделя будет выделена в календарике.

4. Щелкните в календарике слева от воскресенья следующей недели.

Теперь календарь отображает расписание на следующую неделю.

5. В панели инструментов нажмите кнопку Месяц (Month) . (Если необходимо, нажмите кнопку Параметры панели инструментов [Toolbar Options] справа от панели инструментов и нажмите в появившемся меню кнопку Месяц [Month].)

Календарь отобразит расписание на текущий месяц, как показано на рисунке ниже.

Даты текущего месяца отображены белым цветом. Даты предшествующего и последующего месяцев отображены серым цветом. Белый и серый цвета чередуются от месяца к месяцу.

6. На панели инструментов нажмите кнопку День (Day) . Вы увидите привычное представление календаря - расписание на один день; в данном случае отображаются все памятки, записанные на выбранную в шаге 2 дату.

7. Нажмите кнопку Сегодня (Today) . Календарь отобразит расписание на текущий день.

8. В меню Вид (View) наведите указатель мыши на пункт Текущее представление (Current View) и выберите представление День/неделя/месяц (с автопросмотром) (Day/Week/Month with AutoPreview).

9. Щелкните на дате следующего дня в календарике. Элементы календаря отобразятся с первой строкой комментария. Если календарь не содержит записей на отображаемую дату, щелкните на любом вторнике после июня месяца 2001 года в календарике, чтобы отобразить встречу "Собрание коллектива", содержащую комментарий.

10. В меню Вид (View) наведите указатель мыши на пункт Текущее представление (Current View) и выберите пункт По категориям (By Category). Элементы календаря будут сгруппированы по категориям и отображены в списке в столбцах.

11. Щелкните на значке (+) слева от категории Личное (Personal). Отобразится элемент в категории Личное (Personal).

12. В меню Вид (View) наведите указатель мыши на пункт Текущее представление (Current View) и выберите День/неделя/месяц (Day/Week/Month). Календарь отобразит расписание на текущий день.

13. Перейдите к дате 18 июня 2002 года, добавьте памятку на 11:00 (11:00 A.M.) с названием Собрание и затем дважды щелкните на памятке "Собрание". Появится форма встречи.

14. Нажмите кнопку списка справа от поля Метка (Label), выберите Служебное (Business) и нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close). Календарь сохранит обновленную памятку и отобразит ее синим цветом, что говорит о ее служебном назначении.

15. На панели инструментов нажмите кнопку Цвета календаря (Calendar Coloring) и выберите Автоформат (Automatic Formatting). Появится диалоговое окно Автоматическое форматирование (Automatic Formatting), в котором вы можете создать новое правило форматирования.

16. Нажмите кнопку Добавить (Add) и в поле Имя (Name) введите Уход за детьми. Правило будет добавлено в список Правила для данного представления (Rules for this view).

17. В списке Метка (Label) выберите Обязательное посещение (Must Attend) и нажмите кнопку Условие (Condition). Появится диалоговое окно Отбор (Filter).

18. В поле Искать текст (Search for the word[s]) введите Уход за детьми и нажмите OK. Условие, подразумевающее, что такое форматирование будет применено к элементам, содержащим текст "Уход за детьми", сохранено, и вы вернетесь в диалоговое окно Автоматическое форматирование (Automatic Formatting), которое теперь выглядит следующим образом:

19. Нажмите OK. Outlook применит правило автоматического форматирования к вашему календарю и отобразит памятку "Уход за детьми" оранжевым цветом, указывая на то, что она имеет метку "Обязательное посещение".

20. Теперь вы внесете изменения в вашу рабочую неделю. В меню Сервис (Tools) выберите Параметры (Options). Появится диалоговое окно Параметры (Options).

21. На вкладке Настройки (Preferences) нажмите кнопку Параметры календаря (Calendar Options). Появится диалоговое окно Параметры календаря (Calendar Options).

22. В области Календарь рабочей недели (Calendar work week) отметьте опцию Вс (Sun) и снимите галочку с опции Пт (Fri).

23. Убедитесь, что в поле Время начала (Start time) введено значение 8:00 (8:00 AM). Затем нажмите кнопку списка справа от поля Время конца (End time) и выберите 4:30 (4:30 РМ). Теперь диалоговое окно выглядит так:

24. Нажмите OK и в диалоговом окне Параметры (Options) нажмите OK еще раз. Календарь отобразит ваши новые рабочие часы по умолчанию - будет выделен промежуток времени между 8:00 (8:00 AM) и 4:30 (4:30 РМ).

25. В панели инструментов нажмите кнопку Рабочая неделя (Work Week). Представление "Рабочая неделя" отображает дни с воскресенья по четверг, согласно настройкам рабочей недели по умолчанию.

26. В панели инструментов нажмите кнопку Цвета календаря (Calendar Coloring) и выберите Автоформат (Automatic Formatting). Появится диалоговое окно Автоматическое форматирование (Automatic Formatting).

27. Щелкните на правиле "Уход за детьми" и нажмите кнопку Удалить (Delete). Правило удалено.

28. Нажмите OK. Диалоговое окно Автоматическое форматирование (Automatic Formatting) закроется.

29. В меню Сервис (Tools) выберите Параметры (Options). Появится диалоговое окно Параметры (Options).

30. Во вкладке Настройки (Preefrences) нажмите кнопку Параметры календаря (Calendar Options). Появится диалоговое окно Параметры календаря (Calendar Options).

31. В области Календарь рабочей недели (Calendar work week) снимите галочку с опции Вс (Sun) и отметьте опцию Пт (Fri).

32. Нажмите OK и в диалоговом окне Параметры (Options) нажмите OK еще раз. Оба диалоговых окна закроются.

33. Перетащите правую границу календаря влево до тех пор, пока в календарике снова не будут отображаться два месяца одновременно.

34. В панели инструментов нажмите кнопку День (Day). Отобразится расписание на выбранную в календарике дату.

Совет. В каждом часовом поясе отсчет времени ведется с времени по Гринвичу (GMT) или со Всемирного времени (UTC).

Имейте в виду, что изменение вашего часового пояса в Outlook равносильно изменению часового пояса из Панели управления. Оно отобразится на времени, отображаемом в панели задач Windows и в любых других приложениях Windows.

⇐ Предыдущая 123 Следующая ⇒