 |
Форма журнала регистрации исходящих документов ООО «МВ-строй»
|
|
|
|
| Дата и индекс документа | Корреспондент | Краткое содержание документа | Отметка об исполнении документа |
Исходящие документы регистрируются в канцелярии после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания
Документы на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.) принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Копия сопроводительного письма помещается в дело на общих основаниях.
Порядок прохождения и подготовки исполнения входящих документов.
Полный цикл прохождения поступающих документов включает в себя:
1. Первоначальную обработку входящей корреспонденции;
2. Предварительное рассмотрение и распределение документов;
3. Регистрацию;
4. Рассмотрение руководством;
5. Доставку документов;
6. Непосредственное исполнение или использование документов;
7. Распределение документов по тематическим комплексам (делам).
Прием, регистрация и исполнение входящих документов.
o вся поступающая корреспонденция ООО «МВ-строй» принимается и обрабатывается канцелярией;
o до вскрытия конвертов (пакетов) проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печатей.
Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата возвращается отправителю с пометкой "Ошибочно доставлено".
Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций или имеющих пометку "Лично", которые передаются адресату.
|
|
|
Упаковка документов, поступивших на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.), не вскрывается, обработке подлежит только сопроводительная документация.
После вскрытия конвертов (пакетов) проверяются комплектность и сохранность вложений.
В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого вместе с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в канцелярии.
Отсутствующие в конвертах (пакетах) документы, отдельные листы, приложения запрашиваются у отправителя, а на документе ставится отметка "Документы (листы, приложения) затребованы" с указанием даты запроса.
После вскрытия конверты (пакеты) уничтожаются, за исключением следующих случаев:
o дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
o на документе отсутствует реквизит "Дата";
o дата документа существенно отличается от даты его получения;
o в полученном документе нет обратного адреса отправителя.
В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело.
Адресные ярлыки конвертов и пакетов сохраняются в случае поступления корреспонденции наложенным платежом для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательных документов.
На всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается.
Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются по назначению исполнителям с проставлением на них регистрационного штампа, в котором проставляется дата поступления.
На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках документов регистрационный штамп не проставляется.
|
|
|
Входящие документы регистрируются в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.
Зарегистрированные документы передаются из канцелярии на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции.
Документы рассматриваются, как правило, в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются руководителю по мере поступления.
Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции.
Резолюция переносится в РКК. Документ с одним экземпляром РКК направляется исполнителю, а при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Один экземпляр РКК остается в канцелярии.
Если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, экземпляр РКК передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов.
При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений (должностных лиц) в канцелярии с документа снимается необходимое количество копий, которые одновременно направляются на исполнение. Подлинник документа передается ответственному исполнителю с пометкой о передаче копий соисполнителям. Документ передается исполнителям поочередно, если размножение документа не разрешается.
Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях бумажные документы, поступающие в ООО «МВ-строй», могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной копии документа не отменяет необходимости осуществления с поступившим бумажным документом делопроизводственных операций, установленных настоящей Инструкцией, в том числе в части формирования его в дело и передачи в архив.
|
|
|
Завершается первоначальная обработка документов их сортировкой.
Сначала документы рассортировываются на регистрируемые и нерегистрируемые части.
Различаются документы, регистрируемые службой делопроизводства и другими подразделениями организации.
На ООО «МВ-строй» используется Перечень документов, не подлежащих регистрации, согласно инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь
1. Документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения.
2. Заявки, наряды, разнарядки.
3. Поздравительные письма и телеграммы.
4. Программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий.
5. Пригласительные билеты.
6. Печатные издания (книги, журналы, газеты).
7. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
8. Письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг.
9. Информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.).
10. Формы статистической отчетности и сопроводительная документация к Помимо таких документов, как поздравительные письма и телеграммы, рекламные извещения, информация для сведения, в перечень включаются все документы, отмечаемые в специальных учетных формах отраслевых и функциональных структурных подразделений.
Задача предварительного рассмотрения документов состоит в том, чтобы отправить документ непосредственно структурному подразделению или лицу, которое принимает по нему решение или исполняет его, или на рассмотрение руководству.
При этом руководствуются
o положением об организации и ее структурных подразделениях;
o должностными инструкциями;
o номенклатурой дел.
Предварительное рассмотрение и распределение документов целесообразно осуществлять до их регистрации.
Знакомясь с содержанием поступивших документов, работник, выполняющий эту работу, определяет, кому и куда передать тот или иной документ.
При этом следует исходить не столько из указания адресата на документе (так как в большинстве своем корреспонденция адресуется руководителю учреждения), сколько из содержания документа.
На ООО «МВ-строй» установлен специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует отправлять. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.
|
|
|
