Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!
МегаЛекции

Форма журнала регистрации исходящих документов ООО «МВ-строй»




Дата и индекс документа Корреспондент Краткое содержание документа Отметка об исполнении документа
       

 

Исходящие документы регистрируются в канцелярии после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания

Документы на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.) принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Копия сопроводительного письма помещается в дело на общих основаниях.

Порядок прохождения и подготовки исполнения входящих документов.

Полный цикл прохождения поступающих документов включает в себя:

1. Первоначальную обработку входящей корреспонденции;

2. Предварительное рассмотрение и распределение документов;

3. Регистрацию;

4. Рассмотрение руководством;

5. Доставку документов;

6. Непосредственное исполнение или использование документов;

7. Распределение документов по тематическим комплексам (делам).

Прием, регистрация и исполнение входящих документов.

o вся поступающая корреспонденция ООО «МВ-строй» принимается и обрабатывается канцелярией;

o до вскрытия конвертов (пакетов) проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печатей.

Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата возвращается отправителю с пометкой "Ошибочно доставлено".

Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций или имеющих пометку "Лично", которые передаются адресату.

Упаковка документов, поступивших на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.), не вскрывается, обработке подлежит только сопроводительная документация.

После вскрытия конвертов (пакетов) проверяются комплектность и сохранность вложений.

В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого вместе с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в канцелярии.

Отсутствующие в конвертах (пакетах) документы, отдельные листы, приложения запрашиваются у отправителя, а на документе ставится отметка "Документы (листы, приложения) затребованы" с указанием даты запроса.

После вскрытия конверты (пакеты) уничтожаются, за исключением следующих случаев:

o дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

o на документе отсутствует реквизит "Дата";

o дата документа существенно отличается от даты его получения;

o в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело.

Адресные ярлыки конвертов и пакетов сохраняются в случае поступления корреспонденции наложенным платежом для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательных документов.

На всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается.

Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются по назначению исполнителям с проставлением на них регистрационного штампа, в котором проставляется дата поступления.

На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках документов регистрационный штамп не проставляется.

Входящие документы регистрируются в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

Зарегистрированные документы передаются из канцелярии на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции.

Документы рассматриваются, как правило, в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются руководителю по мере поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции.

Резолюция переносится в РКК. Документ с одним экземпляром РКК направляется исполнителю, а при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Один экземпляр РКК остается в канцелярии.

Если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, экземпляр РКК передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов.

При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений (должностных лиц) в канцелярии с документа снимается необходимое количество копий, которые одновременно направляются на исполнение. Подлинник документа передается ответственному исполнителю с пометкой о передаче копий соисполнителям. Документ передается исполнителям поочередно, если размножение документа не разрешается.

Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях бумажные документы, поступающие в ООО «МВ-строй», могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной копии документа не отменяет необходимости осуществления с поступившим бумажным документом делопроизводственных операций, установленных настоящей Инструкцией, в том числе в части формирования его в дело и передачи в архив.

Завершается первоначальная обработка документов их сортировкой.

Сначала документы рассортировываются на регистрируемые и нерегистрируемые части.

Различаются документы, регистрируемые службой делопроизводства и другими подразделениями организации.

На ООО «МВ-строй» используется Перечень документов, не подлежащих регистрации, согласно инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

1. Документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения.

2. Заявки, наряды, разнарядки.

3. Поздравительные письма и телеграммы.

4. Программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий.

5. Пригласительные билеты.

6. Печатные издания (книги, журналы, газеты).

7. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

8. Письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг.

9. Информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.).

10. Формы статистической отчетности и сопроводительная документация к Помимо таких документов, как поздравительные письма и телеграммы, рекламные извещения, информация для сведения, в перечень включаются все документы, отмечаемые в специальных учетных формах отраслевых и функциональных структурных подразделений.

Задача предварительного рассмотрения документов состоит в том, чтобы отправить документ непосредственно структурному подразделению или лицу, которое принимает по нему решение или исполняет его, или на рассмотрение руководству.

При этом руководствуются

o положением об организации и ее структурных подразделениях;

o должностными инструкциями;

o номенклатурой дел.

Предварительное рассмотрение и распределение документов целесообразно осуществлять до их регистрации.

Знакомясь с содержанием поступивших документов, работник, выполняющий эту работу, определяет, кому и куда передать тот или иной документ.

При этом следует исходить не столько из указания адресата на документе (так как в большинстве своем корреспонденция адресуется руководителю учреждения), сколько из содержания документа.

На ООО «МВ-строй» установлен специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует отправлять. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.

Поделиться:





Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...