Секретар судового засідання може уточнювати суть процесуальної дії з метою її правильного відображення в журналі судового засідання.

1. Секретар судового засідання – це працівник суду, на якого покладається організаційне забезпечення судового процесу.

Секретар судового засідання безпосередньо підпорядкований керівнику апарату суду та судді, з яким працює відповідно до внутрішнього розподілу обов'язків, координує свою діяльність з помічником судді.

2. Обов‘язки секретаря судового засідання поділяються на дві частини:

1) обов‘язки визначені законом і

2) обов‘язки, визначені головуючим по справі.

2. Окремі обов‘язки секретаря судового засідання визначені Тимчасовою інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді.

Безпосередньо перед розглядом цивільної справи секретарем судового засідання перевіряється явка учасників судового процесу та вживаються заходи до з'ясування причин неявки, уточнюються відомості про вручення судових викликів, повідомлень, судових повісток та інших матеріалів, про що доповідається судді.

Після розгляду справи або відкладення її на інший час на повістках осіб, викликаних у суд, відмічається час їх явки та час залишення суду, завіряється цей запис підписом секретаря судового засідання та відбитком відповідного штампа суду.

Журнал судового засідання ведеться секретарем судового засідання та підписується ним невідкладно після судового засідання і приєднується до справи (ч. 3 ст. 198 ЦПК).

Секретар судового засідання:

· підшиває до справи в хронологічному порядку документи, додані до справи в ході судового розгляду (у порядку їх надходження), журнал судового засідання, вирок, рішення, постанову, ухвалу суду;

· продовжує нумерацію аркушів справи та опис документів, що містяться у справі;

· робить запис у журналі розгляду судових справ і матеріалів суддею про результати розгляду справ і матеріалів, які розглядались суддею протягом робочого дня (у тому числі справ про адміністративні правопорушення; що порушуються за скаргою потерпілих тощо);

· про участь у справі народних засідателів робить відмітку у зазначеному вище журналі з вказівкою про кількість годин;

· виписує виконавчі листи у справах, рішення в яких підлягають негайному виконанню;

· після здійснення необхідних дій щодо оформлення завершеної розглядом справи передає справу на зберігання в канцелярію суду.

Якщо розгляд цивільної справи відкладено з призначення на інший день, то викликаним і присутнім у судовому засіданні особам (крім підсудних, які перебувають під вартою) вручаються відповідні повістки про виклик до суду, повідомлення або оголошується про це з роз'ясненням наслідків неявки під розписку на окремому аркуші, що додається до протоколу судового засідання.

Особам, які не були присутніми в судовому засіданні, але участь яких суд визнав необхідною, повістки про виклик їх у суд надсилаються не пізніше наступного дня.

Про відкладення розгляду справи та про день і час, на який перенесено розгляд справи, робиться відмітка в журналі судового засідання. Після відкладення розгляду справи секретар судового засідання оформляє справу. В обліково-статистичній картці на справу зазначається причина відкладення.

Повне фіксування судового процесу за допомогою звукозаписувальної апаратури чи інших технічних засобів здійснюється у випадках і порядку, передбаченими процесуальним законодавством. Порядок роботи з технічними засобами (фіксування судового засідання, повне або часткове відтворення технічного запису, повне або часткове роздрукування технічного запису, зберігання носіїв інформації тощо) регламентується відповідною інструкцією.

3. Секретар судового засідання присутній під час судового засідання і забезпечує технічну фіксацію. Секретар може уточнювати суть процесуальної дії з метою її правильного відображення в журналі судового засідання.