 |
Создание базы данных
|
|
|
|
Для первоначального входа в MS Access нужно на рабочем столе Windows подвести курсор к кнопке "Пуск", щелкнуть по ней мышью, в открывшемся меню выбрать позицию "Программы" и в последнем меню щелкнуть по пункту Microsoft Аccess.
После загрузки MS Access открывается стартовое окно "Microsoft Access" и слушателю предоставляются возможности:
• создать новую базу данных;
• запустить мастера для создания базы данных;
• открыть базу данных, существующую на жестком диске.
Для создания новой базы данных следует в этом окне включить переключатель "Новая база данных" и нажать на клавишу ОК. Появляется ДО "Файл новой базы данных". В нем нужно ввести имя создаваемой базы данных. По умолчанию MS Access предоставляет папку "Мои документы" или "Личная", однако имя файла нужно ввести в папку с номером своей группы. Для этого необходимо найти в списке папок свою личную папку, в поле "Имя файла" ввести имя создаваемой базы данных, например baza???_??.mdb, где???_?? - группа и номер слушателя по журналу (baza011_01.mdb) и нажать кнопку "Создать". В результате появляется ДО "База данных baza011_01". В нем сверху приведены названия шести вкладок. В нашем случае нужно щелкнуть по вкладке "Таблицы" и нажать на клавишу "Создать".
Задание 1. Создать базу данных baza???_??, где??? - номер группы, _?? - номер слушателя по журналу.
Построение таблицы "Следователь"
После нажатия клавиши "Создать" появляется ДО "Новая таблица", в котором предлагается перечень режимов.
Если войти в режим таблицы, то она будет напоминать электронную таблицу из Excel, состоящую из 20 столбцов. Если полей гораздо больше, этот режим не применим.
Однако для построения таблицы могут быть использованы два других режима: "Мастер таблиц" и "Конструктор". Если щелкнуть мышью по строке "Конструктор", откроется окно, в котором можно самостоятельно сформировать таблицу.
|
|
|
Если щелкнуть по позиции "Мастер таблиц", откроется ДО "Разработка таблицы", в котором предлагаются две категории таблиц с готовыми полями: к первой категории относятся таблицы, связанные с работой в сфере бизнеса, ко второй категории - таблицы для личного применения, например сведения о друзьях, рецептах, библиографии.
Для самостоятельного формирования таблицы "Следователь" щелкните по позиции "Конструктор" и нажмите ОК. На экране появится пустое окно конструирования таблицы. Название ДО по умолчанию имеет "Таблица 1", которое можно по желанию изменить.
Окно конструктора таблицы имеет в верхней части три колонки с названиями: Поле, Тип данных. Описание. В столбце "Поле" указываются имена соответствующих полей. Так, щелкнув мышью в первой строке этого столбца, введем название первого поля "Порядковый номер" таблицы "Следователь". Ограничениями на имя поля являются: максимальная длина - 64 знака, запрещены знаки - точка, угловые скобки и восклицательный знак. (Желательно вводить названия без пробела полей, так как при экспорте таблиц в другие СУБД могут возникнуть затруднения экспорта.)
Каждому полю сопоставляется определенный и единственный тип данных. Поставим в соответствие полю "Порядковый номер" тип данных "Счетчик". Для этого щелкнем мышью по правому краю первой ячейки столбца "Тип данных" и в раскрывшемся списке щелкнем мышью по слову "Счетчик".
В последнюю колонку "Описание" можно вводить различные пояснения.
Перемещение по соседним ячейкам строки конструируемой таблицы осуществляется нажатием клавиши {TAB} - на ячейку вперед, {SHIFT} +{ТАВ} - на ячейку назад или клавиши со стрелками. Установление курсора в любой ячейке достигается щелчком по ней мышью.
|
|
|
Access различает следующие типы данных:
Счетчик: при добавлении в таблицу новой записи данных значение в этом поле увеличивается на единицу. Значения в этих полях не могут обновляться: если записи введенной информации удалены, счетчик продолжает нумерацию записей (не с номера 1).
Текстовый: текстовые поля могут содержать текст до 255 знаков иимеют длину по умолчанию 50 символов.
Memo: в этих полях может содержаться текст до 32 000 знаков.
Числовой: такие поля содержат числовые значения, и размер поля может быть установлен следующим образом: байт - числа от 0 до 255; целое - числа от -32 768 до +32 767 (занимает 2 байта); длинное целое - числа от -2 147 483 468 до +2 147 483 647 (занимает 4 байта); с плавающей точкой (4 байта) - числа с плавающей запятой с 6-разрядной мантиссой; с плавающей точкой (8 байт) - числа с плавающей запятой с 10-разрядной мантиссой.
Дата/время: такие поля имеют: длинный формат даты - Понедельник 29 декабря 2001, полный формат даты - 29.12.01 17:34:23, средний формат даты - 29-дек-01, краткий формат даты - 29.12.01 и др.
Денежный: денежная сумма с точностью до 15 целых и 4 дробных десятичных разрядов (обычно на экран выводятся только два знака после запятой).
Логический: в. этих полях содержатся логические значения "ДА" и "НЕТ".
Объект OLE: в этих полях хранятся объекты, которые были сформированы из других приложений, максимальный размер поля - 128 Мбайт.
Гиперссылка: поля этого типа предназначены для хранения строк, состоящих из букв и цифр и представляющих адрес гиперссылки. Для вставки адреса гиперссылки надо выполнить команду Вставка-Гиперссылка.
Кроме девяти типов данных, MS Access предлагает воспользоваться Мастером подстановок, устанавливающим связь между таблицами, в одной из которых находятся коды (числа), а в другой - список значений. Так, он заменяет кодовые поля их описанием, например отметку 2 - словом "неудовлетворительно", отметку 4 - словом "хорошо" и т.д.
Каждое поле имеет целый ряд свойств, которые можно определить. Указание свойств производится в нижней части окна конструирования таблицы. Набор возможных свойств поля зависит от типа данных, выбранного для этого поля.
|
|
|
Эти свойства имеют следующее назначение:
Размер поля: определяется максимальная длина текстового поля в символах или тип данных числового поля.
Формат поля: определяется формат отображения данных (например, числа с денежным символом).
Маска ввода: определяется шаблон для ввода данных, имеющий свое название, например номер телефона.
Подпись: определяется название поля, которое должно быть распечатано в форме или отчете. Если подпись не задавать, то за основу автоматически будет взято имя поля.
Значение по умолчанию: определяется значение по умолчанию, которое автоматически вводится в поле при формировании новой записи данных. Например: число дверей у машины - 4.
Условие на значение: определяется выражение, которое устанавливает ограничение значения при вводе данных, позволяет контролировать пра правильность данных при вводе. Например: число дверей у машины - 4 OR (или) 2.
Сообщение об ошибке: определяется сообщение об ошибке, которое появляется при нарушении выражения, определенное в условии на значение. Например: "Это поле может содержать только 2 или 4".
Обязательное поле: определяется, обязательно ли вводить данные в соответствующее поле.
Пустые строки: устанавливает строку нулевой длины. Например, если.у лица нет телефона, то в поле "Телефон" следует занести строку нулевой длины (поставить значение "Да").
Индексированное поле: определяется, надо ли индексировать поле для ускорения операции поиска и сортировки данных. (Индекс намного ускоряет поиск, но замедляет обновление данных при внесении изменений.)
Поскольку полю "Порядковый номер" определен тип данных "Счетчик", для быстрого поиска данных в свойствах поля установим в индексированном поле значение "Да (Совпадения не допускаются)". Для этого перейдем из верхней части окна конструирования таблицы в ее нижнюю часть, щелкнув мышью в правой части пустой строки "Индексированного поля". В открывшемся меню возможных значений щелкнем мышью по значению "Да (Совпадения не допускаются)".
|
|
|
Далее перейдем к вводу остальных полей, их типу данных и свойств. Переход из нижней части окна в верхнюю часть таблицы осуществляется нажатием клавиши {F6} или щелчком мыши в нужном месте. Порядок и условия ввода представлены в табличном виде (табл. 3).
Таблица 3
Характеристика полей таблицы "Следователь"
| Поле | Тип данных | Свойства поля | |
| Порядковый номер | Счетчик | Ключевое поле | |
| Фамилия | Текстовый | Размер поля -25 | |
| Имя | Текстовый | Размер поля -12 | |
| Отчество | Текстовый | Размер поля -15 | |
| Дата рождения | Дата/время | Формат поля - Краткий формат даты | |
| Образование | Текстовый | Размер поля - 25 | |
| Стаж работы | Числовой | Размер поля - Байт | |
| Звание | Текстовый | Размер поля - 25 |
Дадим пояснения к свойствам полей в таблице 3. Хотя текстовый тип данных предлагает по умолчанию размер поля - 50, следует использовать поля как можно меньших размеров. Небольшие поля быстрее обрабатываются и требуют меньшего объема памяти. Поэтому на размеры фамилии, имени и т.д. можно отводить количество символов меньше 50.
После того как все поля таблицы определены, необходимо выбрать поле, у которого нет повторяющихся значений, в качестве первичного ключа. Таким ключевым полем следует сделать "Порядковый номер", поэтому щелкнем по нему мышью (тем самым активизируем это поле). Далее нужно выполнить команду Правка - Ключевое поле или щелкнуть мышью по пиктокнопке "Ключевое поле" на панели инструментов с изображением ключа. В результате маркер активного поля будет помечен изображением ключа и таблица будет соответственно проиндексирована. Теперь можно сохранить таблицу. Для этого нужно выполнить команду Файл - Сохранить как/экспорт, имя таблицы "Следователь" уже введено в текущей базе данных. поэтому достаточно нажать ОК.
После того как информационный шаблон таблицы "Следователь" построен, можно переходить к вводу конкретных записей. На панели инструментов имеются две пиктокнопки для перехода от окна конструирования таблицы к листу данных и обратно. Они появляются в левом углу панели при щелчке по треугольной кнопке мышью по пиктокнопке "Вид".
Задание 2. Построить таблицу "Следователь" и сохранить ее.
Задание 3. Построить таблицу "Уголовное дело" и сохранить ее. Порядок и условия ввода полей представлены в табличном виде (см. табл. 4).
Таблица 4
Характеристика полей таблицы "Уголовное дело"
| Поле | Тип данных | Свойства поля | |
| Уголовное дело | Счетчик | Ключевое поле | |
| Номер дела | Текстовый | Размер поля - 8 | |
| Статья УК | Текстовый | Размер поля - 4 | |
| Ведомство | Текстовый | Размер поля - 20 | |
| Дата | Дата/время | Краткий формат даты | |
| Фабула | Поле Мемо | ||
| Дело прекращено | Логический | Формат поля - Да/нет | |
| Дата прекращения | Дата/время | Краткий формат даты | |
| Основание прекращения | Текстовый | Размер поля - 60 | |
| Дополнительные сведения | Текстовый | Размер поля - 60 | |
| Следователь | Числовой | Длинное целое |
|
|
|
Задание 4. Построить таблицу "Событие" и сохранить ее. Порядок и условия ввода полей представлены в табличном виде (см. табл. 5).
Таблица 5
Характеристика полей таблицы "Событие"
| Поле | Тип данных | Свойства поля | |
| Порядковый номер | Счетчик | Ключевое поле | |
| Уголовное дело | Числовой | Длинное целое | |
| Дата | Дата/время | Краткий формат даты | |
| Способ совершения | Текстовый | Размер поля - 25 | |
| Способ проникновения | Текстовый | Размер поля - 40 | |
| Способ насильственных действий | Текстовый | Размер поля - 30 | |
| Ущерб | Денежный | Формат поля - Денежный | |
| Погибло | Числовой | Целое | |
| Ранено | Числовой | Целое |
Установление связей между таблицами
После создания таблиц, образующих основу базы данных: "Следователь", "Уголовное дело", "Событие", следует определить связи между таблицами. Определение связей позволяет быстрее создавать запросы, формы или отчеты, включающие несколько таблиц.
Внимание! В случае, если установить связи не удается, рекомендуется выйти из программы ACCESS, загрузить ее снова, выбрав в списке свой файл baza???_??.mdb и повторить действия по установке связей.
Установленные связи между таблицами как бы объединяют несколько таблиц в одну общую таблицу. Связь между ними может быть установлена при наличии в этих таблицах полей, которые содержат совпадающие данные.
При определении связи одна таблица является главной, другая - подчиненной. Этот факт сказывается при редактировании и обновлении связанных таблиц. Если удалить из главной таблицы некоторую запись, то вместе с ней могут быть удалены и связанные с ней записи из подчиненной таблицы, но не наоборот.
Название связующего поля главной и подчиненной таблиц может и не совпадать друг с другом, однако совершенно необходимо совпадение типа данных и размеров этих полей. Исключением является возможность связывания поля типа "Счетчик" с полем "Числовой", у которого свойство "Размер поля" имеет значение "Длинное целое". Такими полями являются "Порядковый номер" следователя (счетчик) таблицы "Следователь" и "Следователь" (числовой - длинное целое) таблицы "Уголовное дело", а также поля "Уголовное дело" (счетчик) таблицы "Уголовное дело" и "Уголовное дело" (числовой - длинное целое) таблицы "Событие".
Для установления связей нужно первоначально находиться в окне базы данных. Если пользователь работал в другом окне, ему нужно нажать на пиктокнопку "Окно базы данных" на панели инструментов для вывода окна базы данных или F11.
После этого нужно выполнить команду Сервис-Схема данных или нажать на пиктокнопку "Схема данных".
Открываются ДО "Схема данных" и поверх него - ДО "Добавление таблицы". Если это окно не появляется (в случае сохраненного макета схемы данных), достаточно выполнить команду Связи-Добавить таблицу или нажать на пиктокнопку "Добавить таблицу" на панели инструментов.
В диалоговом окне "Добавление таблицы" нужно щелкнуть мышью по вкладке "Таблицы", установить указатель мыши на имени таблицы "Следователь", добавляемой в схему данных, и нажать на кнопку "Добавить", затем установить указатель мыши на имени "Уголовное дело" и нажать на кнопку "Добавить"; аналогично добавить третью таблицу "Событие" и в конце нажать на кнопку "Закрыть". В результате все три таблицы оказались в ДО "Схема данных".
Отметим, что названия ключевых полей в них выделены жирным шрифтом. Чтобы увидеть все поля таблиц, нужно с помощью мыши поочеред протащить вниз их нижние границы.
Задание 5. Ввести таблицы "Следователь", "Уголовное дело", "Событие" в ДО "Схема данных".
Будем считать таблицу "Следователь" главной, а таблицу "Уголовное дело" - подчиненной. Установим между ними связь. В качестве связующего поля таблицы "Следователь" возьмем поле "Порядковый номер следователя". Подведем курсор мыши к этому полю, нажмем левую клавишу мыши и, удерживая ее в нажатом положении, переместим его на поле "Следователь" таблицы "Уголовное дело". На экране появляется ДО "Связи", которое служит для установления связи и определения ее типа.
Включим флажок "Обеспечение целостности данных". В этом случае будут соблюдаться определенные правила связи между таблицами, если придется изменить или удалить запись данных.
Также включим флажки "Каскадное обновление связанных полей" и "Каскадное удаление связанных полей". В этом случае можно будет производить изменения и удаление записей данных главной таблицы. Одновременно будут изменены или удалены связанные с ними записи подчиненной таблицы.
Тип отношения "Один-ко-многим" устанавливается автоматически. В этом случае каждая запись таблицы "Следователь" может быть связана с любым числом записей таблицы "Уголовное дело" (один следователь может вести несколько уголовных дел).
После установления связи между таблицами нужно нажать на кнопку "Создать". В результате появляется ДО "Схема данных", где связь между таблицами будет представлена линией между связующими полями.
Аналогичным образом установим связь между полем "Уголовное дело" таблицы "Уголовное дело" (при построении связи она является главной таблицей) и полем "Уголовное дело" таблицы "Событие".
Чтобы сохранить структуру окна "Схема данных", нужно выполнить команду Файл-Сохранить. Для закрытия окна "Схема данных" достаточно выполнить команду Файл-Закрыть. Снова появится окно базы данных.
Задание 6. Установить связи между таблицами.
|
|
|
