 |
Присвоение имен полям и выбор типа данных
|
|
|
|
Определение структуры таблицы
Структура таблицы может быть создана с использованием Режима таблицы либо в режиме Конструктора, либо с помощью Мастера таблиц.
Примечание
Два последних способа позволяют импортировать данные из других баз данных.
- Режим Импорт таблиц импортирует данные из внешнего файла.
- Режим Связь с таблицами создает таблицы, связанные с таблицами внешнего файла.
При выборе Режим таблицы появится пустая таблица. По умолчанию ее поля имеют имена «Поле1», «Поле2» и т. д. При вводе данных Microsoft Access присвоит каждому полю (столбцу) тип данных на основании введенной в это поле информации. В дальнейшем можно изменить описание поля, названия полей, перейдя в Конструктор.
При выборе Мастер таблиц за определенное число шагов можно создать таблицу, используя готовые часто используемые таблицы.
Наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы предоставляет режим Конструктора.
Рис.3. Таблица в режиме Конструктора
При определении структуры таблицы устанавливается, из каких полей состоит отдельная запись БД, и задается тип данных каждого поля. Каждое поле идентифицируется своим именем. Кроме этих атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и определяющими условия ввода данных.
Присвоение имен полям и выбор типа данных
Имена полей печатаются в клетках столбца Имя поля Конструктора таблиц. Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок.
В столбце Тип данных определяется тип данных в этом поле (переход между столбцами осуществляется с помощью клавиши <ТаЬ>). По умолчанию Microsoft Access присваивает полю текстовый тип данных. Щелкнув на стрелку в правой части клетки, можно выбрать нужный тип данных из открывшегося списка.
|
|
|
Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access допускается использование 9 типов данных: текстовой, МЕМО, числовой, денежный, дата/время, счетчик, логический, поле объекта OLE, гиперссылки.
Тип данных Текстовый предназначен для ввода текста или числа, не требующие проведения расчетов. Максимальная длина 255 символов. По умолчанию длина текстового поля устанавливается равной 50 символов.
Тип данных МЕМО предназначены для хранения больших текстовых данный. Длина поля может достигать 64 кБ (65535 символов). Поле не может быть ключевым или индексированным.
Тип данных Числовой предназначен для хранения числовых данных и содержит множество подтипов (размеров). От выбора размера зависит точность вычисления.
Тип данных Счетчик специально предназначен для автоматической генерации значений в таблицу при добавлении новой записи. В зависимости от выбранных значений свойств Размер поля и Новое значение Access может генерировать случайные или последовательные длинные целые числа.
Денежный тип предназначен для хранения данных о денежных суммах. Его также можно использовать для любых числовых полей, которые должны иметь фиксированное число знаков после запятой. Денежный тип данных обеспечивает точность до 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа.
Тип данных Дата/время используется для хранения календарных дат или значений времени и позволяет выполнять вычисления в единицах измерения времени: минутах, секундах, часах, днях, месяцах и годах. Например, можно вычислить разницу в днях между двумя значениями даты/времени.
Логический тип данных используется для хранения значений Истина и Ложь. Он особенно полезен, когда требуется отметить, значение расчетного параметра меньше номинального значения аппарата и др.
|
|
|
Поле объекта OLE позволяет хранить такие данные, как рисунки, диаграммы или звуковые фрагменты, которые могут иметь динамические связи с другими приложениями Windows. Например, Access дает возможность хранить и редактировать документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, слайды презентаций Microsoft PowerPoint, звуковые файлы (.wav), видеофайлы (.avi) или рисунки, созданные в приложениях Paintbrush или Draw.
Гиперсвязь содержит адреса Web – страниц.
В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле. Описание поля используется при обращении к полю в дальнейшем. При вводе данных в это поле текст описания выводится в строку состояния.
В нижней части окна Конструктора таблиц указываются свойства каждого поля таблицы (рис.4).
| Свойство | Назначение |
| Размер поля | задает максимальное число символов для ввода в данное поле. |
| Новые значения | определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей. |
| Формат поля | задает формат вывода значений данного поля. |
| Число десятичных знаков | определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел. |
| Маска ввода | задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле. |
| Подпись | определяет текст, который выводится в качестве подписи поля. |
| Значение по умолчанию | позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи. |
| Условие на значение | определяет требования к данным, вводимым в поле. |
| Сообщение об ошибке | позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение. |
| Обязательное поле | указывает, требует ли поле обязательного ввода значения. |
| Пустые строки | определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк |
| Индексированное поле | определяет индекс, создаваемый по одному полю |
Рис.4. Свойства и назначение полей
Индекс – средство Microsoft Access, ускоряющее поиск и сортировку в таблице. Ключевое поле таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа MEMO и «Гиперссылка» или полей объектов OLE.
|
|
|
Каждый тип данных связан с вполне определенным набором свойств. Например, поля данных текстового и числового типа имеют свойство Размер поля. В свойстве Формат логического поля задается одно из двух возможных значений, хранимых в этом поле данных: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл.
Данные всех типов имеют свойство Подпись поля. Это свойство используется, чтобы дать столбцу табличного представления название, отличное от названия соответствующего поля.
|
|
|
