Методические указания предназначены для реализации ФГОС по специальности (специальностям) СПО 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведения в части освоения основного вида профессиональной деятельности (ВПД): Методические указания предназначены, для оказания помощи студентам заочникам в организации их самостоятельной работы над изучением учебного материала.
ПК 1.1. Координировать работу организации (приемной руководителя), вести прием посетителей.
ПК 1.2. Осуществлять работу по подготовке и проведению совещаний, деловых встреч, приемов и презентаций.
ПК 1.3. Осуществлять подготовку деловых поездок руководителя и других сотрудников организации.
ПК 1.4. Организовывать рабочее место секретаря и руководителя.
ПК 1.5. Оформлять и регистрировать организационно-распорядительные документы, контролировать сроки их исполнения.
ПК 1.6. Обрабатывать входящие и исходящие документы, систематизировать их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела.
ПК 1.7. Самостоятельно работать с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе с документами по личному составу.
ПК 1.8. Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы.
ПК 1.9. Осуществлять подготовку дел к передаче на архивное хранение.
ПК 1.10. Составлять описи дел, осуществлять подготовку дел к передаче в архив организации, государственные и муниципальные архивы.
ПК 1.11. Выдавать в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы.
С целью овладения указанным видом профессиональной деятельности и соответствующими профессиональными компетенциями обучающийся в ходе освоения профессионального модуля студент должен:
организации документационного обеспечения управления и функционирования организации;
обрабатывать входящие и исходящие документы, систематизировать их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела;
учебной и производственной практики – 36 часов.
Результатом освоения профессионального модуля является овладение обучающимися видом профессиональной деятельности Делопроизводитель, в том числе профессиональными (ПК) и общими (ОК) компетенциями:
Наименование разделов профессионального модуля (ПМ), междисциплинарных курсов (МДК) и тем
| Содержание учебного материала, лабораторные работы и практические занятия, самостоятельная работа обучающихся, курсовая работа (проект) (если предусмотрены)
| Объем
часов
| Уровень освоения
| |
|
|
|
| |
Раздел ПМ 0.1.Организация документационного обеспечения и функционирования организации
|
| | | |
МДК.01.01.Документационное обеспечение управления
| Подготавливать проекты управленческих решений.
Обрабатывать входящие и исходящие документы, систематизировать их. Составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела.
Основные правила хранения и защиты служебной информации
|
| |
Тема 1.1. Основы документирования управленческой деятельности.
| Содержание
|
| | |
11.
| Историческое развитие и современное состояние ДОУ. Роль документоведения в управленческих процессах. Источники, законодательные акты, нормативные документы, государственные стандарты, унифицированные системы документационного обеспечения управления. Особенности организации документационного обеспечения управления на различных исторических этапах развития России.
Новейшие научные работы по организации документационного обеспечения управления России.
| | |
Самостоятельная работа
| | |
Особенности организации документационного обеспечения управления на различных исторических этапах развития России.
| |
Тема 1.2. Документ и его свойства.
| 1.
Содержание
|
| | |
| Свойства и функции документа.
| |
| Связь информации и документа. Виды функций; признаки документа.
| |
| Способы документирования. Материальные носитель документа.
| |
| Самостоятельная работа
| | |
Признаки документа (внешние и внутренние)
Подготовить примеры документов (беловой, черновой, подлинник, оригинал и т.д)
| |
Тема 1.3. Способы и правила создания и оформления документов.
| Содержание
|
| | |
| Типовой и индивидуальный формуляр документа. Особенности формуляров документов, полученных различными способами документирования. Формуляр-образец в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2007 «Требования к оформлению документов».Правила оформления реквизитов документа. Постоянные и переменные реквизиты Бланк документа. Бланки с угловым и центрованным (продольным) расположением реквизитов. Особенности изготовления бланков.
| |
Практические занятия
| | |
| Оформление формуляра образца
Разработка фирменных бланков организации
| |
Самостоятельная работа
| |
| Требования к оформлению документов
| | |
Тема 1.4. Организационно-распорядительная и справочно-информационная документация.
|
| Содержание
|
| | |
Классификация организационно-распорядительных документов: организационные, распорядительные, справочно-информационные.
Организационные документы- устав, положение (об учреждении, о структурном подразделении), правила, регламент, инструкции и др. Особенности составления и оформления документов.
Распорядительные документы. Процедура их издания. Документы, издаваемые на основе коллегиального принятия решения. Документы, издаваемые на основе единоличного принятия решения: приказы, распоряжения, указания. Правила их составления и оформления.
Справочно-информационные документы: акты, докладные, служебные, объяснительные записки, представления, протоколы, служебные письма, справки, сводки, заключения, отзывы, перечни, телеграммы, телефонограммы и др. требования к их составлению. Понятие «унификации» и стандартизации управленческих документов.
Понятие «системы документации». Государственная, функциональная, отраслевая и ведомственная система документации
| |
Практические занятия
| | |
| Оформление организационных документов
Оформление распорядительных документов
Оформление информационно-справочных документов
| | |
Самостоятельная работа
| | |
| Государственная, функциональная, отраслевая и ведомственная система документации.
Системы документации
| |
Тема 1.5. Организация документооборота
|
| Содержание
|
| | |
Общие принципы и методические основы организации документооборота, их реализация в действующих государственных нормативных документах.
Структура и общая характеристика документопотоков. Объем документооборота учреждения. Учет количества документов.
Прием, прохождение и порядок исполнения поступающих документов. Экспедиционная обработка документов. Предварительное рассмотрение документов руководством учреждения и направление на исполнение.
Доставка документов исполнителям, порядок их приема и передачи. Организация работы исполнителя с документами. Правила организации движения внутренних документов.
| |
Практические занятия
| | |
| Порядок рассмотрения входящих документов
Экспедиционная обработка документов
Порядок передачи документов исполнителям
| | |
Самостоятельная работа
| | |
| Организация работы исполнителя с документами.
| | |
Курсовая работа
| | |
| Выполнение раздела 1 общая часть:
Унифицированные системы документации
Система документации по личному составу*
| | |
Тема 1.6..Регистрация документов и организация
справочно-информационного аппарата управления
|
| Содержание
|
| | |
Принципы регистрации документов.
Регистрационные формы, состав информации и порядок их заполнения. Развитие способов регистрации в государственном делопроизводстве.
Взаимосвязь регистрации документов с организацией справочно-информационной работы, организацией контроля исполнения и последующей обработкой документов.
Индексирование документов в условиях традиционной обработки документов.
Принципы построения информационно-поисковых систем (ИПС) ручного типа, их виды. Информационно-справочное обслуживание аппарата управления в условиях применения средств автоматизации информационных процессов. Межотраслевая и информационная совместимость ИПС. Поиск и использование информации в автоматизированных ИПС.
| |
Практические занятия
|
| | |
| Регистрация документов
Индексирование документов
Регистрация документов с использованием ИПС
| | |
Самостоятельная работа
| | |
| Межотраслевая и информационная совместимость ИПС.
Поиск и использование информации в автоматизированных ИПС
| | |
Курсовая работа
| | |
Специальные системы документации
| |
Тема 1.7. Контроль исполнения документов
|
| Содержание
|
| | |
Задачи делопроизводственной службы по контролю исполнения документов. Категории документов, подлежащие контролю. Сроки исполнения документов. Технология контрольных операций.
Обобщение, анализ и использование данных об исполнении документов в условиях традиционной и автоматизированной технологии обработки документов.
Автоматизированная системы контроля за исполнением документов. Контроль технологии документов с использованием персональных компьютеров.
| |
Практические задания
| | |
| Рассмотрение документов и постановка их на учет
Автоматизированная системы контроля за исполнением документов.
| |
Самостоятельная работа
| | |
| Контроль технологии документов с использованием персональных компьютеров.
| | |
Курсовая работа
| | |
|
Учредительная документация
Документация по внешнеэкономической деятельности
Составление выводов. Оформление листа «Содержание».Оформление списка «Литературы».
Выполнение практической части
| | |
Тема 1.8. Формирование, хранение и передача дел в архив.
|
| Содержание
Основные требования к формированию дел.
Формирование дел в организациях различных уровней управления. Задачи службы ДОУ и ведомственного архива по формированию дел. Правила формирования документов различных категорий в дела. Принципы систематизации документов внутри дел. Особенности оформления дел по личному составу.
Оформление личных дел государственных и муниципальных служащих.
Назначение номенклатуры дел. Требования к составлению номенклатуры дел, их регламентация в нормативно-методических материалах. Номенклатуры дел структурных подразделений и сводные их особенности. Методика изучения состава документов, разработки классифицированной схемы, требования к составлению заголовков дел и правила их систематизации при составлении номенклатуры дел и описи.
Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел. Сроки хранения документов.
Использование номенклатуры дел в оперативном хранении и ведомственном архиве.
Передача документов и дел в ведомственный архив организации
Организация экспертизы ценности документов, центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) учреждения. Положения об ЭК. Права и функции комиссии, организация их работы и документирование деятельности. Порядок работы ЭК. Этапы проведения экспертизы ценности документов. Оформление результатов экспертизы ценности документов.
|
| | |
Практические занятия
| | |
| Проведения экспертизы ценности документов.
Оформление результатов экспертизы ценности документов.
Передача документов и дел в ведомственный архив организации
| | |
Самостоятельная работа
| | |
| Организация экспертизы ценности документов, центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) учреждения. Положения об ЭК. Права и функции комиссии, организация их работы и документирование деятельности. Порядок работы ЭК. Этапы проведения экспертизы ценности документов.
| | |
Курсовая работа
| | |
| Проверка порядка выполнения и оформления курсовой работы
Презентация и защита курсовой работы
| | |
Производственная практика (для СПО – (по профилю специальности)
Виды работ
Оформлять и регистрировать организационно-распорядительные документы, контролировать сроки их исполнения.
Обрабатывать входящие и исходящие документы, систематизировать их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела.
Самостоятельно работать с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе с документами по личному составу.
Осуществлять подготовку дел к передаче на архивное хранение.
Составлять описи дел, осуществлять подготовку дел к передаче в архив организации, государственные и муниципальные архивы
| | | |
Раздел 2 МДК.01.02. Организация правового регулирования управленческой деятельности
МДК.01.02. Правовое регулирование управленческой деятельности
|
| Применение нормативно правовых актов в управленческой деятельности;
Изучение нормативно правовых актов в области организации управленческой деятельности;
Изучение основных правил хранения и защиты служебной информации
| | | |
Тема 1.1. Правовое положение субъектов правоотношений в сфере документационного обеспечения управления.
| Содержание
| | | |
| Понятие, виды административно – правовых отношений.
| |
| Условия, предусмотренные административно – правовыми нормами.
| |
| Понятие и виды административно – правовых форм
| |
| Виды административно – правовых методов.
| |
| Система форм административной деятельности.
Правовые акты управления и их особенности.
| |
| Классификация правовых актов.
Состав и структура гражданского законодательства.
| |
| Порядок и способы возникновения гражданских прав и обязанностей.
Характер и виды гражданских правонарушений.
| |
| Способы защиты гражданских прав.
Виды договоров, предусмотренные Гражданским Кодексом РФ.
| |
| Основные объекты гражданских прав.
| |
| Способы оформления сделок с недвижимостью.
| |
| Виды собственности в РФ.
| |
| Основные нормативно – правовые акты, регулирующие ведение банковской деятельности.
Нормативно – методическая база делопроизводства, регламентирующая вопросы документационного обеспечения.
| |
| Состав нормативно – методической базы делопроизводства и архивоведения.
Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.
| |
| Государственные стандарты на документацию и правила хранения и сдачи документов в государственные архивы.
| |
| Порядок и сроки архивного хранения документов
| |
Практическая работа
| |
| |
| Оформление сделок и договоров
| |
Самостоятельная работа
| |
| Объекты исключительной федеральной собственности.
Виды и порядок управления государственной собственностью.
Характер и виды ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств.
Способы обеспечения исполнения обязательств.
Основные виды санкций, возлагаемых на нарушителя обязательств.
| |
Производственная практика (для СПО – (по профилю специальности)итоговая по модулю (если предусмотрена итоговая (концентрированная) практика)
Виды работ
Применение нормативно правовых актов в управленческой деятельности;
Разработка нормативно правовых актов в области организации управленческой деятельности;
Применение основных правил хранения и защиты служебной информации
| | | |
Раздел 3 МДК.01.03. Организация секретарского обслуживания
| | Применять нормативные правовые акты в управленческой деятельности;
Подготавливать проекты управленческих решений;
Подготавливать и проводить совещания, деловые встречи, приемы и презентации;
|
| | |
Тема 1.1 Нормативно-методическая база в области секретарского обслуживания
| Содержание
|
| | |
| Организационно-правовые и нормативно-методические документы организации (предприятия), регламентирующие деятельность секретаря.
| | |
Тема 1.2 Нормирование труда в области секретарского обслуживания
| Содержание
| | |
1.
…
| Действующие нормы времени и выработки, содержащиеся в межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по документационному обеспечении, управления, в укрупненных нормативах времени на работы по делопроизводственному обслуживанию; нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы.
| | |
| |
Тема 1.3 Квалификационные требования, предъявляемые к секретарю
| Содержание
|
| | |
| Категории секретарей: секретарь-референт, секретарь директора, секретарь структурного подразделения, секретарь-машинистка и т.д. Квалификационные требования, предъявляемые к различным категориям секретарей. Должностная инструкция секретаря. Требования к деловым качествам секретаря. Личные качества секретаря.
| |
Практические занятия
| | |
Составление должностной инструкции в зависимости от категории секретаря.
| |
Самостоятельная работа
| | |
Квалификационные требования, предъявляемые к различным категориям секретарей.
Аттестация, повышение квалификации и возможности для карьерного роста секретаря.
| |
Тема 1.4 Профессиональная этика секретаря
| Содержание
| | | |
Понятие этики. Общие нормы и правила культуры поведения. Деловой этикет. Особенности профессиональной этики секретаря.. Взаимоотношение секретаря с руководителем, партнерами и сотрудниками предприятия, посетителями.
| |
|
| |
| Самостоятельная работа
| | |
| Основные этические нормы поведения человека
Требования к внешнему виду и поведению секретаря.
| | |
Тема 1.5 Организация рабочего места и труда секретаря
| Содержание
|
| | |
| Оборудование рабочего места секретаря. Основные эргономические нормы и требования по организации рабочего места секретаря. Правила технической безопасности при работе с компьютерной и другой офисной техникой. Режим труда и отдыха. Оборудование приемной. Требование к помещению (освещению, озеленению), расположению мебели и ее габаритам и т.п.
| |
Самостоятельная работа
| | |
| Составить перечень организационно-технических средств и мебели для оборудования рабочего места секретаря
Виды офисной техники и ее размещение на рабочем месте секретаря. Средства малой механизации.
| |
Тема 2.1 Планирование рабочего дня
| Содержание
|
| | |
| Зависимость планирования рабочего дня секретаря от организации рабочего дня его руководителя. Планирование ежедневно повторяющихся операций. Оперативное и долгосрочное планирование рабочего времени. Напоминание и контроль выполнения запланированных мероприятий. Формы, применяемые при планировании рабочего времени.
|
| |
| | |
Практические занятия
| | |
Планирование рабочего дня.
| |
Самостоятельная работа
| | |
| Принципы рационального планирования рабочего времени в соответствии с должностными обязанностями
Составить долгосрочное планирование рабочего времени
| |
Тема 2.2 Ведение телефонных переговоров
| Содержание
|
| | |
| Правила ведения служебных телефонных переговоров. Фильтрация телефонных звонков. Прием и передача телефонных сообщений. Оформление телефонограмм. Технические возможности и виды современных телефонных аппаратов.
| | |
| Практические занятия
| | |
| Организация и ведение телефонных переговоров.
| |
Самостоятельная работа
| |
| Использование мини АТС и мобильных телефонов в секретарском обслуживании.
| |
Тема 2.3 Прием посетителей
| Содержание
|
| | |
| Важность правильной организации приема посетителей. Оборудование помещений для приема посетителей. Информационно-документационное обеспечение приема посетителей. Прием сотрудников организации и сторонних посетителей. Определение часов приема. Организация процесса приема посетителей руководителем.
| |
Практические занятия
|
| | |
| Организация приема посетителей.
| |
Самостоятельная работа
| |
| Разработать технологию процесса приема посетителей руководителем
| |
Тема 2.4 Подготовка и техническое обслуживание совещаний и конферентных мероприятий
| Содержание
|
| | |
| Виды и значение конферентных мероприятий в управленческой деятельности. Обязанности секретаря по подготовке, организации и проведению совещания. Документационно-информационное обеспечение конферентных мероприятий. Технологические и технические вопросы обслуживания совещаний. Новые формы и методы проведения конферентных мероприятий (телеконференции, Интернет-конференции).
| |
Практические занятия
| | |
| Подготовка и документное обслуживание конферентного мероприятия.
| |
Самостоятельная работа
| | |
| Организовать подготовку и провести техническое обслуживание конферентных мероприятий.
| |
Тема 2.5 Подготовка командировок
| Содержание
|
| | |
| Документационное и информационное обеспечение командировок руководителя и сотрудников организации. Особенности и порядок оформления документов зарубежных командировок и командировок внутри страны. Составление и согласование программы командировки. Обязанности секретаря по организации транспортного и протокольного обеспечения командировок.
| |
Практические занятия
| | |
| Обработка материалов по результатам командировки.
| |
Самостоятельная работа
| | |
| Порядок и технология подготовки командировок.
| |
Тема 3.1 Принципы деятельности секретаря в обеспечении защиты конфиденциальной информации
| Содержание
|
| | |
| Законодательная и нормативная база в области защиты конфиденциальной информации: Закон РФ "О государственной тайне". Закон РФ "Об информации, информатизации, защите информации", Закон РФ "Об участии в международном информационном обмене", Указ Президента "Об утверждении сведений конфиденциального характера", Постановление Правительства "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну".
Конфиденциальная информация. Информационная безопасность. Коммерческая тайна. Сведения, не являющиеся коммерческой тайной.
| |
Практические занятия
| | |
| Организация работы с конфиденциальной информацией.
| |
Самостоятельная работа
| | |
| Принципы деятельности и обязанности секретаря в организации работы с конфиденциальными документами.
Принципы отнесения информации к конфиденциальной. Роль секретаря в решении задач защиты информации.
| |
Тема 3.2 Проведение проверок наличия документов, дел, носителей информации
| Содержание
|
| | |
| Назначение, виды и принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов. Регламентированные и нерегламентированные проверки наличия документов, дел, носителей информации, порядок их проведения. Основания для проведения служебного расследования.
.
| |
Самостоятельная работа
| | |
| Проверки правильности постановления регистрационных данных конфиденциальных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек); отметок о движении конфиденциальных документов, дел,' носителей.
| |
Тема 3.3 Порядок уничтожения документов, дел, носителей информации
| Содержание
| | |
| Подготовка документов, дел, носителей информации к уничтожению. Оформление акта на уничтожение. Уничтожение документов по акту. Уничтожение документов и носителей информации без составления акта.
| |
Самостоятельная работа
|
| | |
| Последовательность процедур и технологию уничтожения конфиденциальных документов.
| |
Тема 4.1 Системы автоматизации делопроизводства
| Содержание
| | |
| Электронный блокнот (календарь руководителя - секретаря). Системы электронного документооборота (СЭД БОСС-РЕФЕРЕНТ, и др.), их основные характеристики, принципы построения, назначение и возможности использования в секретарском обслуживании. Настройка системы на организационную структуру предприятия.
| |
Практические занятия
| | |
| Система электронного документооборота.
| |
Самостоятельная работа
| |
| Функции и технология работы секретаря по контролю исполнения документов и поручений руководителя.
Эффективность автоматизации работы секретаря.
Системы электронного документооборота ДЕЛО
| |
Тема 4.2 Технологические изменения в области коммуникативных функций
| Содержание
|
| | |
| Комплексное организационно-техническое обеспечение работы секретаря. Факсимильная связь, особенности приема-передачи информации с использованием факсового аппарата. Локальные и глобальные компьютерные сети и их применение в секретарском обслуживании. Электронная почта.
| |
| Практические занятия
| | |
| Применение локальных и глобальных компьютерных сетей в секретарском обслуживании
| |
Самостоятельная работа
| |
| Применение новейших средств коммуникации в секретарском обслуживании.
| |
Примерная тематика курсовых работ (если предусмотрено)
Автоматизация процессов делопроизводства
Автоматизированные системы документооборота
Анализ технологии электронных документов на предприятии
Документирование деятельности акционерных обществ
Документирование деятельности государственных учреждений
Анализ разработки организационных документов на предприятии
Анализ разработки распорядительных документов на предприятии
Анализ разработки информационно-справочных документов на предприятии
Процесс разработки документации при регистрации предприятия
| | |
Обязательная аудиторная учебная нагрузка по курсовой работе (проекту) (если предусмотрено)
| | |
Производственная практика (для СПО – (по пр |
|
|