Журнал регистрации внутренних документов

 

Дата документа	Регистрацион-ный номер документа	Краткое содержание документа	Кем подписан документ	Исполнитель	Дополни-тельные сведения	Расписка в получении документа	Отметка об исполнении

 

Приложение 68

 

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

 

1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11	12, 13, 14, 15, 16, 17, 18	19, 20, 21, 22, 23, 24, 25	26, 27, 28, 29, 30, 31
Корреспондент
№ документа	Дата документа	Дата поступления	Входящий №
Краткое содержание
Резолюция и кому направлен документ
Срок исполнения

 

Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки

 

Исполнитель	Дата	Исходящий №
Кому	№ дела
Кем подписан
Отметка об исполнении
Рассылка	Количество листов
Фонд №	Опись №	Дело №

 

Оборотная сторона карточки

Приложение 69

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ	УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ	Должность руководителя организации
Дата № ____	подпись инициалы, фамилия
Место издания	Дата
на _______ г.
Индексы	Наименование дел	Количество дел	Сроки хранения дел (томов) и № статьи по перечню	Примечания

 

Начальник службы ДОУ подпись инициалы, фамилия

 

В 2006 году заведено дел ___________________

 

Специалист службы ДОУ подпись инициалы, фамилия

Приложение 70

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

 

№ п/п	Индекс дела	Дата документа	Заголовок документа	№ листов дела	Примечание

 

Итого (цифрами и прописью) документов

Количество листов внутренней описи (цифрами и прописью)

 

Должность лица,
составившего опись подпись инициалы, фамилия

 

Приложение 71

 

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

 

Лист-заверитель дела № В деле подшито (вложено) и пронумеровано (число (прописью)) листов, в том числе: литерные листы ______, пропущенные номера ______ + листов внутренней описи.

Наименование должности лица, составившего заверительную надпись подпись инициалы, фамилия

 

 

Приложение 72

 

ОБЛОЖКА ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

 

ДЕЛО №_____ ТОМ №______     (Заголовок дела)   (Дата) На __________ лист Хранить ___________   Ф. № __________ Оп. № _________ Д. № __________     Дата

Приложение 73

АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

 

 

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ	УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации подпись инициалы, фамилия
АКТ
Дата №
Место составления	Дата
О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

 

На основании (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) ото­браны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое зна­чение документы фонда №______(наименование фонда).

 

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенкла- туре дел или № дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание

 

Итого (цифрами и прописью) дел за _______ годы.

Описи дел постоянного хранения за _______ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК (наименование архивного учреждения), протокол от ______ №_______.

Наименование должности лица, проводившего
экспертизу ценности документов подпись инициалы, фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от________№_______

Документы в количестве (цифрами и прописью) дел, весом _____ кг сданы в (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______ №_______.

Наименование должности работника,
сдавшего документы подпись инициалы, фамилия

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника архива,
внесшего изменения в учетные документы подпись инициалы, фамилия

Дата

Приложение 74

 

ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ
В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

 

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов*	Примечание
1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Распорядительная деятельность
	Законодательные, иные нормативные акты (законы, указы, постановления, распоряжения, решения) Президента Российской Федерации, законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления:		*1 Относящиеся к деятельности организации — пост.
	а) по месту разработки	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности*1
	Проекты нормативных актов Президента Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
	Инициативные предложения, внесенные в органы государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы (докладные записки, заключения, справки и др.) по их разработке	Пост.
	Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки и др.) по их выполнению	Пост.
	Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования,*1 доверенности и др.) к ним:		*1 До прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения — ЭПК *2 Присланные для сведения — до минования надобности
	а) коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, правления и др.)	Пост. *2
	б) контрольных (ревизионных) органов организации (советов, комиссий и др.)	Пост.*2
	в) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.)	Пост. *2
	г) совещаний у руководителя организации	Пост. *2
	д) собраний трудовых коллективов организации	Пост. *2
	е) собраний структурных подразделений организации	5 л. ЭПК

Продолжение прилож. 74

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов*	Примечание
	ж) общих собраний акционеров, пайщиков	Пост.
	Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:
	а) по основной деятельности	Пост.*1	*1 Присланные для сведения — до минования надобности
	б) по личному составу	75 л. *2 ЭПК	*2 О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках — 5 л.
	в) по административно-хозяйственным вопросам	5 л.
	Проекты приказов, распоряжений	1 г.
	Документы (постановления, решения, рекомендации, протоколы, стенограммы) международных, всероссийских, ведомственных и межведомственных, отраслевых съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров:
	а) по месту проведения	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
	Документы (справки, отчеты, доклады, обзоры, переписка) о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров	Пост.
	Правила, инструкции, регламенты, методические указания и рекомендации:		*1 После замены новыми
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	3 г.*1
	Проекты правил, инструкций, регламентов, методических указаний и рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке и применению	3 г.*1 ЭПК	*1 После утверждения
	Переписка с исполнительными органами государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности	5 л. ЭПК
1.2. Организационные основы управления
	Уставы, положения организации типовые и индивидуальные:		*1 После замены новыми
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	3 г.*1
	Учредительные договоры, изменения и дополнения к ним, протоколы учредительных собраний негосударственных организаций, списки учредителей (участников)	Пост.
	Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств	Пост.
	Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах, представительствах	Пост.

 

Продолжение прилож. 74

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов*	Примечание
	Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы) по их разработке	3 г.*1 ЭПК	*1 После утверждения
	Структуры и схемы организации управления; пояснительные записки к ним:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
	Документы (лицензии, квоты, протоколы, решения, книги регистрации и др.) о лицензировании деятельности организации	Пост.
	Перечни видов лицензируемой деятельности:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
	Документы (сертификаты, свидетельства, аттестаты, представления, протоколы, положения, книги регистрации и др.) по аттестации, аккредитации, сертификации	Пост.
	Документы (постановления, протоколы, уставы, планы, балансы, акты, договоры, контракты, свидетельства и др.) о приватизации	Пост.*1	*1 При наличии в организации подлинников копии документов — до минования надобности
	Договоры о правах и обязанностях:		*1 После истечения срока действия договора
	а) с руководителем организации	Пост.
	б) с членами коллегиальных исполнительных и др. органов организации	5 л.*1 ЭПК
	в) с другой организацией	5 л.*1 ЭПК
	Реестры акционеров	Пост.
	Реестры владельцев ценных бумаг	Пост.
	Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право на дивиденды	Пост.
	Документы (сертификаты, свидетельства о регистрации акций, акты) на прием передачу акций (пакетов акций)	Пост.
	Договоры о продаже-покупке акций акционерами	5 л.*1 ЭПК	*1 После истечения срока действия договора
	Журналы, книги учета работы с акциями и выдачи выписок из реестра акционеров	Пост.
	Положения о долевой собственности, выпуске и распределении акций, ценных бумаг, образцы акций, проспект эмиссии акций	Пост.
	Документы (подписные листы, заявки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акционеров и др.) по акционированию	5 л. ЭПК
	Штатные расписания организации, изменения к ним:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	3 г.
	Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению	3 г.*1 ЭПК	*1 После утверждения
	Штатные расстановки	75 л.
	Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц:		*1 После замены новыми

Продолжение прилож. 74

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов*	Примечание
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	3 г.*1
	Приемо-сдаточные акты; приложения к ним (за исключением инвентаризационных документов, предусмотренных ст. 192), составленные при смене:		*1 После смены должностного, материально-ответственного лица
	а) руководителя организации	Пост.
	б) должностных ответственных и материально-ответственных лиц	5 л.*1
	Документы (доклады, положения о правопреемственности, отчеты, справки, акты, заключения) о реорганизации, переименовании организации	Пост.
	Документы (протоколы, акты, балансы, заключения, уведомления, решения судов, выписки из государственного реестра и др.) о ликвидации организации	Пост.*1	*1 При наличии в организации подлинников копии документов — до минования надобности
	Документы (информации, справки, сводки, сведения, докладные записки) по основной отраслевой (специфической) деятельности организации	Пост.
	Документы (информации, справки, сводки, докладные записки) по оперативной отраслевой (специфической) деятельности организации	5 л. ЭПК
	Переписка по организационным вопросам деятельности, в том числе о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, сертификации, приватизации, акционировании	5 л. ЭПК
	Документы (аналитические обзоры, доклады, справки, сводки, докладные записки) об основной деятельности, представляемые в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления, вышестоящие организации	Пост.*1	*1 По оперативно-хозяйственным вопросам — 5 л. ЭПК
	Документы (доклады, обзоры, сводки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации	5 л. ЭПК
	Документы (справки, докладные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными и исполнительными органами, планы, проспекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка и др.) об административно-организационной деятельности	5 л. ЭПК
	Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках	5 л. ЭПК
	Документы (программы, доклады, повестки, извещения, приглашения, рекламные проспекты, поздравительные адреса, тематические фотоальбомы, видеозаписи, переписка) об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч:
	а) по месту проведения	5 л. ЭПК
	б) в других организациях	До минования надобности

Продолжение прилож. 74

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов*	Примечание
	Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, видеозаписи, фотодокументы и др.) по истории организации и ее подразделений	Пост.
1.3. Контроль
	Документы (доклады, справки, отчеты, акты, докладные записки и др.) проверок организации	Пост.
	Документы (акты, справки, докладные записки и др.) ревизий организации (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, предусмотренных ст. 145)	Пост.
	Заключения ревизионной комиссии, аудитора (аудиторской фирмы), государственных и муниципальных органов финансового контроля	Пост.
	Переписка о проведении проверок и ревизий	5 л.
	Журналы, книги учета ревизий, проверок и контроля за выполнением их решений (предписаний)	5 л. ЭПК
	Переписка о выполнении решений (предписаний) проверок и ревизий	5 л. ЭПК
	Документы (обзоры, аналитические справки) о рассмотрении обращений граждан	Пост.
	Документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан	5 л.
	Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и др.); документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению:		*1 В случае неоднократного обращения — 5 л. после последнего рассмотрения
	а) предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях	Пост.
	б) личного характера	5 л.*1 ЭПК
	в) второстепенного, оперативного характера	5 л.*1
1.4. Правовое обеспечение деятельности
	Документы (свидетельства, договоры) на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания и др.; документы к ним	Пост.
	Документы (постановления, определения, акты, решения, заключения, запросы, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера	5 л. ЭПК
	Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, протоколов, определений, постановлений, характеристик и др.), представляемых в правоохранительные, судебные органы, третейские суды	5 л.*1	*1 После вынесения решения
	Договоры, соглашения об оказании юридических услуг	5 л.*1 ЭПК	*1 После истечения срока действия договора
	Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации и состоянии правовой работы	5 л. ЭПК

Продолжение прилож. 74

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов*	Примечание
	Переписка по оперативным правовым вопросам	3 г.
	Картотеки, книги регистрации арбитражных дел, претензий и исков	5 л.
	Кодификационные картотеки, базы данных (справочные, полнотекстовые) по законодательным актам и другим нормативным документам (инструкциям, правилам)		На государственное, муниципальное хранение не передаются. Хранятся в организации
	Книги записей юридических консультаций	3 г.
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
	Типовые и примерные номенклатуры дел:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
	Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
	Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения	3 г.*1	*1 После утверждения
	Целевые программы информатизации; документы (техническое задание, акты приемки, внедрения, протоколы и др.) к ним	Пост.
	Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий, защите информации	5 л. ЭПК
	Договоры о проектировании, разработке, внедрении автоматизированных систем и программных продуктов	5 л.*1 ЭПК	*1 После истечения срока действия договора
	Книги, карточки (базы данных), журналы регистрации и контроля:
	а) распорядительных и нормативных документов организации	Пост.*1	*1 Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно- справочного аппарата
	б) поступающих и отправляемых документов	3 г.
	в) обращений граждан	5 л.
	г) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры	3 г.
	д) аудиовизуальных документов	3 г.*1 ЭПК
	Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, листы, карточки фондов, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов)	Пост.*1	*1 На государственное, муниципальное хранение передается при ликвидации организации
	Описи дел:

Продолжение прилож. 74

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов*	Примечание
	а) постоянного хранения (утвержденные)	Пост.*1	*1 Неутвержденные — до минования надобности
	б) временного хранения	3 г.*2	*2 После уничтожения дел
	Документы (журналы, книги, листы, сводки) учета:
	а) приема посетителей	3 г.
	б) рассылки документов	2 г.
	в) бланков строгой отчетности	3 г.
	г) машинописных, компьютерных работ	1 г.
	д) выдачи дел во временное пользование	3 г.
	Топографические указатели	1 г.*1	*1 После замены новыми
	Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел во временное пользование	3 г.*1	*1 После возвращения документов
	Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами	10 л.
	Книги, журналы регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов	5 л.
	Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним	5 л.
	Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства	5 л.*1 ЭПК	*1 После истечения срока действия договора
2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
2.1. Прогнозирование
	Целевые программы (федеральные, региональные), прогнозы развития регионов, отдельных направлений деятельности:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
	Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ	5 л. ЭПК
	Прогнозы (перспективные планы) развития организации	Пост.
	Концепции развития организации	Пост.
	Документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы и др.) о разработке и корректировке прогнозов (перспективных планов, концепций) развития организации	5 л. ЭПК
2.2. Текущее планирование
	Планы экономического и социального развития организации:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
	Бизнес-планы; документы (технико-экономиче-ские обоснования, заключения, справки, расчеты и др.) к ним	Пост.
	Госзаказы	Пост.
	Годовые планы организации:
	а) по основным для данной организации видам деятельности	Пост.*1	*1 В других организациях — до минования надобности
	б) по вспомогательным для данной организации видам деятельности	5 л.

Продолжение прилож. 74

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов*	Примечание
	Проекты годовых планов экономического и социального развития организации, пояснительные записки к ним	5 л. ЭПК
	Оперативные планы по всем направлениям деятельности организации и ее структурных подразделений	До минования надобности
	Годовые планы структурных подразделений организации	5 л.
	Документы (технико-экономические показатели, обоснования, графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради) о разработке планов	5 л.
	Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов	5 л. ЭПК
	Аналитические записки (анализы) о выполнении планов	Пост.
	Справки об итогах социально-экономического развития организации	5 л. ЭПК
	Переписка по вопросам планирования	5 л.
2.3. Ценообразование
	Прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
	Справки, расчеты по прогнозированию цен	Пост.
	Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы) о разработке, применении цен и их корректировке:
	а) по месту разработки	Пост.
	б) в других организациях	До пересмотра цен
	Ценовые соглашения между производителями и поставщиками материально-технических ресурсов	5 л.*1 ЭПК	*1 После истечения срока действия соглашения
	Переписка по вопросам ценообразования	5 л. ЭПК
3. ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
3.1. Финансирование, кредитование
	Финансовые планы перспективные:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
	Планы: — финансовый (баланс доходов и расходов); — финансирования и кредитования; — валютный; — материальных балансов; — капитальных вложений; — по труду и заработной плате; — прибыли; — образования, распределения и использования фондов организации; — накопления и расходования оборотных средств и др.:		*1 В других организациях — до минования надобности

Продолжение прилож. 74

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов*	Примечание
	а) сводные годовые	Пост.*1
	б) годовые	Пост.*1
	в) квартальные	5 л.*2	*2 При отсутствии годовых — пост.
	г) месячные	1 г.*3	*3 При отсутствии годовых и квартальных — пост.
	Проекты планов	5 л.
	Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов	5 л. ЭПК
	Документы (ходатайства, экономические расчеты, инвестиционные проекты, гранты, таблицы, договоры, соглашения, заключения) о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности	Пост.
	Лимиты (лимитные справки), экономические нормативы финансирования и кредитования и их распределения; расчеты к ним	Пост.
	Переписка о лимитах и экономических нормативах	5 л.

⇐ Предыдущая16171819202122232425

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: