 |
Назначение и классификация писем
|
|
|
|
ЛЕКЦИЯ 4. СОСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Составление протокола.
2. Составление акта.
3. Составление писем.
4. Составление справок.
5. Составление записок.
Составление протокола
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов порядок принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах (рис. 1).
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов (протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия), а также протоколы договорного типа – протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены.
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегий федеральных органов исполнительной власти, собраний учредителей, акционеров, заседаний правлений, советов директоров, комиссий).
Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных).
Во время заседания протокол ведется
· специально выбранным или назначенным лицом,
· или секретарем данного коллегиального органа,
· или работником, готовившим собрание,
· или сотрудником службы ДОУ.
По способу фиксации информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные (в зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа). Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
|
|
|
Краткий протокол фиксирует обсуждаемые вопросы, фамилии выступавших, принятые решения, полный протокол содержит кроме того запись всех выступлений. Допускается опускать фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, а доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю, или в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.
В полном протоколе фиксируются не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.
ОАО «Альт»
ПРОТОКОЛ
27–29 апреля 2005 г. № 3
г.Пермь
|
Председатель – Рождественский В.П.
Секретарь – Ефремова К.С.
Присутствовали: Алексеев Ф.М., Архипов Л.Д., Ведерникова Н.В., Копейкина Е.Ю., Москвина Н.В., Пищалов Р.Ф., Симонов О.К., Степанова Р.В., Уфимцев Г.Я., Чащин В.Л.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Об итогах хозяйственной деятельности в I квартале 2004 г. Доклад коммерческого директора Степановой Р.В.
2. О создании отдела прогнозирования. Доклад главного бухгалтера Копейкина Е.Ю.
1.СЛУШАЛИ:
Степанову Р.В. – текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
|
|
|
1.1. Утвердить отчет по итогам…
1.2. Внести изменения…
2.СЛУШАЛИ:
Копейкина Е.Ю.– текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
|
|
|
|
|
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Внести изменения в структуру и штатную численность ОАО.
2.2. Утвердить Положение об отделе прогнозирования.
2.3. Начальнику отдела кадров Солнцеву Г.П. провести комплектование отдела прогнозирования специалистами к 21 июня 2005 г.
Председатель В.П. Рождественский
Секретарь К.С. Ефремова
Рис. 1. Пример проекта протокола
Протокол оформляется на общем бланке предприятия с указанием наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.
Дата протокола является датой заседания, а не подписания или окончательного оформления документа, на которое дается 3 дня. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Например, 20‑25.05.2004, а в протоколах общих собраний акционеров – буквенно-цифровым способом: 20–25 мая 2004 г.
В заголовке к тексту указывается название коллегиального органа или заседания, которое грамматически согласуется с названием вида документа. Например, Протокол заседания совета директоров; Протокол общего собрания акционеров.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть строго формализована и оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются:
· фамилии председателя и секретаря заседания;
· фамилии присутствующих (если их не более 15) в алфавитном порядке с указанием должности или общее количество присутствующих (если их много) с отметкой «список участников/присутствующих прилагается». В протоколах постоянно действующих комиссий и совещаний должности присутствующих не указываются;
· повестка дня – перечень четко сформулированных вопросов, которые рассматриваются на данном заседании.
Вопросы в повестке дня располагаются по степени их важности, сложности и в порядке обсуждения, нумеруются арабскими цифрами. Каждый вопрос повестки дня начинается с предлога «О» («Об») и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика.
|
|
|
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих повестке дня. Разделы нумеруются в соответствии с номером вопроса в повестке дня и строятся по схеме: СЛУШАЛИ… ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)…
В разделе «СЛУШАЛИ» даются фамилия выступавшего (докладчика), тема его выступления (в кратких протоколах), в полных протоколах – содержание доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы делать отметку: «Текст доклада прилагается (приложение 1)».
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, принимавших участие в обсуждении, дискуссии по вопросу, в полных протоколах фиксируются их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается должность.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» записываются принятые решения. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных в результате голосования «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Постановляющая часть делится на пункты и строится по образцу распорядительной части приказа (кому, что сделать, в какой срок).
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, вносится в текст протокола после записи соответствующего решения.
Протокол (первый экземпляр) подписывается председателем и секретарем.
Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению руководителем организации, например протоколы заседания экспертной комиссии организации.
Первый экземпляр протокола подшивается секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел. В тех случаях, когда необходимо представить протокол в другую организацию (или структурное подразделение), оформляется выписка из протокола.
Рис. 2. Фрагмент выписки из протокола
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение (рис. 2).
|
|
|
Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.
Составление акта
Акт — это документ, составляемый группой лиц (не менее 2 человек) для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Акты составляются в самых различных ситуациях (при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов) и потому имеют много разновидностей:
· акт приема-передачи (при смене руководства или других должностных лиц, при передаче дел, передаче материальных ценностей),
· акт списания материалов,
· акт приема-сдачи (объекта, работ по контракту),
· акт ликвидации предприятия,
· акт уничтожения дел, испорченных товаров,
· акт инвентаризации,
· акт проведения испытаний изделий, оборудования, технологий,
· акт расследования несчастных случаев, аварий,
· коммерческий акт (устанавливает факт порчи, повреждения, недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки).
Акты проверок, обследований, ревизий не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются:
· постоянно действующими комиссиями на регулярной основе,
· специально создаваемыми комиссиями, цель работы которых, полномочия и состав членов закрепляются в распорядительных документах предприятия (приказе, распоряжении руководителя, заместителей руководителя и главных специалистов);
· полномочными должностными лицами (государственными санитарными врачами, инспекторами пожарного надзора, аудиторами и финансовыми консультантами, имеющими государственный аттестат) и представителями контролирующих и ревизующих органов (архивной, налоговой, торговой, административно-технической и других инспекций);
· в некоторых случаях акт может быть составлен комиссией, образованной на основании устного распоряжения руководителя или его заместителей в пределах их компетенции.
Акты составляются на основе черновых и предварительных записей членов комиссии и окончательно оформляются в том количестве экземпляров, которое определяется целью, задачами работы комиссии, количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление актов в конкретных случаях.
|
|
|
Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме (рис. 3).
Если акт является внутренним документом, он оформляется на бланке организации (или специальном бланке акта), если внешним – содержит справочные данные об организации.
 Открытое акционерное общество «Нефтегаз»
АКТ
_______________ № ________
г.Кунгур
| УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор В.С.Сергеев |
О проверке сохранности документов ОАО
Основание: приказ директора ОАО № 15 от 09.04.2006 «О мерах по обеспечению сохранности документов»
Составлен комиссией:
Председатель: заместитель директора Л.И. Егоров
Члены комиссии: 1. Заведующий общим отделом И.С. Антонова
2. Инспектор отдела кадров О.В. Николаева
3. Зам.главного бухгалтера Л.Н. Новиков
Присутствовали: Референт Н.В. Кнопкина
В период с 11 по 19 апреля 2006 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в ОАО «Нефтегаз».
Комиссия установила:
1. Документы хранятся в структурных подразделениях и общем отделе.
2. Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Кунгурским городским
архивом.
3. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.
Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива ОАО.
Составлен в 2 экземплярах:
1 экз. – в дело № 1-23,
2 экз. – в бухгалтерию.
Председатель комиссии подпись Л.И. Егоров
Члены комиссии подпись И.С. Антонова
О.В..Николаева
Л.Н. Новиков
Рис. 3. Пример проекта акта
Структура акта
Акт содержит следующие реквизиты:
1. Наименование организации, наименование структурного подразделения.
2. Название вида документа (АКТ) оформляется прописными буквами. При угловом расположении реквизитов от левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже наименования организации, а при продольном расположении реквизитов – центрованным способом.
3. Дата оформляется цифровым способом (22.12.2002) и является, как правило, датой актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы комиссии. Эта дата является и датой составления и подписания акта.
4. Регистрационный номер акта обычно проставляется при оформлении результатов работы комиссий, имеющих конкретную постоянную компетенцию и установленный срок полномочий (экспертная, аттестационная, квалификационная). При актировании единичных фактов и событий номер может отсутствовать.
5. Реквизит «место составления» содержит название географического пункта, в котором реально состоялось событие, зафиксированное в акте, и где реально работала комиссия.
6. Заголовок акта оформляется от левого поля на 2-3 интервала ниже реквизита «место составления». Он отвечает на вопрос «О чем?», «Чего?» и начинается с предлога «О» или «Об» и формулируется с помощью отглагольного существительного.
В заголовке обычно отражается цель его составления, цель работы комиссии:
О приеме-передаче оборудования.
О выделении документов и дел к уничтожению.
О списании оборудования химической лаборатории.
Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института.
7. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.
Вводная часть текста строго формализована и фактически не является сплошным связным текстом, строится по схеме:
· указывается основание для составления акта – ссылка на документ, послуживший основанием для проведения проверки работы комиссии (распорядительный документ, договор, нормативный документ с указанием его номера и даты), устное распоряжение руководства, какие-либо факты, события действия,
· перечисляются лица, составляющие акт,
· могут указываться лица, присутствующие при этом.
Начинается вводная часть словом «Основание», которое печатается через 2–3 интервала после заголовка, затем двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.
| Основание: приказ генерального директора от 24.05.2002 № 161 «О реорганизации организационной структуры предприятия». |
Основание: приказ директора школы от 13.09.2002 № 148 «О проведении инвентаризации на складе школы».
| Основание: приказ директора от 26.06.2002 № 199 «Об обеспечении сохранности документального фонда ООО "Сила"». |
Характерный оборот текста «Составлен комиссией» располагается от левого поля через 2 интервала ниже основания, заканчивается двоеточием.
Ниже через 2 интервала от границы левого поля оформляется состав комиссии с указанием распределения обязанностей в ней и указанием должностей членов комиссии.
В последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, а также лица, присутствующие при проверке и участвующие в работе комиссии, но не являющиеся членами комиссии (это, как правило, проверяемые, сдающие дела, руководители заинтересованных подразделений).
В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других организациях, должны быть указаны и названия этих организаций. Список членов комиссии нумеруется арабскими цифрами и печатается через 1,5 интервала. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, а не по значимости занимаемых ими должностей.
Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
Подобная формализация вводной части текста делает невозможным применение устаревшего канцелярского оборота: «Мы, нижеподписавшиеся (далее перечисление должностей и фамилий), составили настоящий акт о том, что…», который не соответствует системе делового стиля современного русского литературного языка и употребляться не должен.
В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, методы, которыми велась проверка, указываются документы, на основании которых работа проводилась, результаты работы, сроки проведения работы комиссии, фиксируются установленные факты.
Констатирующая часть от вводной отделяется 3-4 интервалами. Констатирующая часть представляет собой сплошной связный текст, который при необходимости может быть разбит на пункты. Удобно начинать с указания даты и цели составления акта.
| 25 июня 2002 года комиссия провела экспертизу (проверку, прием-передачу дел по должности и т.п.) |
В заключительной части делают выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов.
Ниже текста (2-3 интервала) указывают данные о количестве составленных экземпляров акта и месте их нахождения (структурные подразделения) или об адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное). Например:
Акт составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр направлен в Совет директоров,
2-й экземпляр – главному бухгалтеру,
3-й экземпляр – в дело № 04-10 (номер дела по номенклатуре дел).
8. При наличии приложений (замечаний) к акту ссылка на низ оформляется до подписей.
9. Подписи председателя и всех членов комиссии располагаются через 3-4 интервала от левого поля в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности. Подписи разделяются 2 интервалами.
Подписи проставляются на каждом экземпляре акта. Названия должностей в подписях не указываются.
Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.
10. Ряд разновидностей акта (акты проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий) обретает юридическую силу после утверждения первым руководителем предприятия или его заместителями, по указанию, приказу, распоряжению которых комиссия получила свои полномочия, а также органами коллегиального управления предприятием (Общим собранием, Советом директоров, правлением).
11. Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку. Отметка о визировании.
12. Печать для важных и внешних актов.
13. Отметка о контроле.
14. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Составление писем
Назначение и классификация писем
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой.
Письмо - самый массовый вид документов, выполняющий коммуникативную функцию.
К письменным коммуникациям обычно прибегают при необходимости:
- сохранить запись сообщения;
- обеспечить письменное основание обсуждения или доказательства;
- пояснить сложный вопрос;
- передать важную официальную информацию;
- отправить одно и то же сообщение нескольким адресатам.
Четкой классификации писем нет. Все виды классификации носят в основном теоретический характер. Письма классифицируют по функциональному признаку, по сложности, структуре.
|
|
|
