 |
Требования к тексту писем
|
|
|
|
Структура текста письма – 3 части.
1. Вступление – приводятся мотивы написания письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления письма.
2. Основная часть – излагается существо вопроса, включая доказательства или опровержения.
3. Заключение – излагаются выводы, предлагаются решения, может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения или согласие.
Отдельные письма могут содержать только первую и вторую части, или только вторую часть, или одну заключительную часть.
Текст письма излагается от:
1-го лица множественного числа («просим предоставить», «направляем на рассмотрение»);
3-го лица множественного числа («дирекция и совет трудового коллектива просят»);
3-го лица единственного числа («министерство считает», «комитет рассмотрел» «дирекция просит»);
1-го лица единственного числа, если письмо оформлено на бланке должностного лица или носит конфиденциальный характер («прошу», «считаю необходимым»).
Текст письма должен быть ясным, четким, кратким, так как цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам. Он должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющую адресату принять решение по поднятому в письме вопросу. В письмах не допускаются рассуждения, домыслы, неуместные лишние детали или общие места, так как многословие и большой объем документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма.
Тон письма в любом случае должен быть нейтральным, изложение текста лаконичным. В письмах не следует проявлять ярко выраженный, эмоциональный тон, придавать им личностный характер, так как письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. Категорический отказ или требование можно выразить прямо и четко, но вежливо.
|
|
|
В письмах следует избегать вычурного слога, оборотов ложной вежливости, а также вышедших из употребления выражений: «не откажите в любезности», «с глубоким почтением», «будьте любезны», «при сем направляем», «сего года», «настоящим сообщаем».
Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и т.п. можно выразить деепричастными оборотами: «тщательно рассмотрев Ваше предложение», «детально ознакомившись с Вашим заявлением», «внимательно изучив Ваши замечания».
Нейтральность тона может быть достигнута использованием деепричастных оборотов, которыми следует начинать фразу: «учитывая высказанные замечания...», «считая принципиальным положение...», «рассматривая поступившее заявление...»
Убедительность служебных писем достигается за счет использования при их составлении сложившихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний типа: «оплата гарантируется», «в порядке обмена», «в соответствии с предварительной договоренностью», «в связи с проведением совместных работ»
Деловая переписка чаще всего имеет типовое содержание, а употребление стандартных языковых формул обеспечивает точность выражения и однозначность понимания текста.
Действенность письма будет зависеть от умения составителей аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения и т.п., точно отобранных фактов, цифровых данных. При этом письмо не должно превращаться в аналитический информационный обзор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения. Если же доказательность может быть достигнута только за счет приведения значительного количества цифрового материала, то целесообразно оформить его в виде таблицы в тексте или в качестве приложения к письму.
|
|
|
Таблица – форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты чаще применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских документах, но могут использоваться и при составлении организационно-распорядительных документов, например в структуре и штатной численности, штатном расписании.
Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный – графы, горизонтальный – строки. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица занимает больше одной страницы. В этом случае на второй и последующих страницах печатают только номера граф.
Письма-отказы не следует начинать с формулировки самого отказа, целесообразнее сначала изложить его причины. В таких письмах уместны формулировки: «институт не предполагает...», «отдел кадров не планирует...», «…не считает возможным...», «…не может обеспечить...», «организации не требуется...».
После таких конструкций уместна просьба сообщить дополнительные факты (сведения, цифровые данные и т.п.), основываясь на которых, можно в будущем вернуться к рассмотрению вопроса.
Оформление писем
Для оформления писем (пример письма) используются бланки для писем, включающие в себя название вышестоящей организации, полное и сокращенное название данной организации, ее почтовый и телеграфный адреса, коды ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, номер справочного телефона, номер факса и, по усмотрению организации, номер счета в банке. В бланке предусмотрены места (в виде ограничительных отметок) для проставления номера и даты составленного письма, номера и даты входящего письма, заголовка к тексту и адресата (рис. 4).
Рис. 4. Бланк письма
В инициативных письмах проставляются дата (при подписании) и номер (при регистрации), в ответных, кроме этого необходимо оформлять ссылку на номер и дату того (инициативного) письма, на которое отвечают.
|
|
|
Письма оформляют в 2 экземплярах. Оригинал, отправляемый из организации, – на бланке предприятия, копийный экземпляр, остающийся в организации, – на чистом листе.
Право подписи устанавливается в Уставе, Положении о структурном подразделении и должностных инструкциях.
Состав реквизитов письма и оформлекние реквизитов рассмотрите в примере (рис. 5).
 |
| Закрытое акционерное общество КАМАСТРОЙ Садовая ул., д. 43, г. Пермь, 614121 Тел./факс (3422) 542 890, ОКПО 0426789, ОГРН 21578964501 ИНН 5709544354870 02.09.2007 № 894/05-06 | К Директору ООО «Ярмарка» П.П. Фунтикову ул. Б.Морская, д. 163, С-Петербург, 198054 |
|
Уважаемый Порфирий Петрович!
Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного центра, опубликованными в газете "Вечерний город" № 40 от 25.08.2005, направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Выставочного центра.
Просим включить наше предприятие в число участников выставки.
| Приложение: | на 3 л. в 2 экз. |
Директор Полтор Д.А. Полторацкий
Грибова 43 45 32
|
В дело 03-06
Отправлено письмо от 16.09.2007 № 727/01-07
Кн0пкина 16.09.2007
Рис. 5. Пример письма
Составление и оформление писем проводится в определенной последовательности (рис. 6).
Рис. 6. Стадии подготовки письма
Составление справок
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка.
Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам и предназначены для передачи информации от одного адресата к другому (для реализации информационных связей) или для фиксации каких-то сведений.
|
|
|
Информационно-справочные документы не содержат поручений (за исключением протокола), не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
Справка – это документ, содержащий описание фактов, событий основной деятельности или подтверждение сведений биографического и служебного характера.
В зависимости от целей составления справки могут быть: аналитические, отчетные, информационные.
Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3 страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.
Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об использовании работников за второе полугодие 2005 года.
Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе ремонта подсобных помещений. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.
Справки, в зависимости от адресата, могут быть внешними и внутренними.
В зависимости от характера сведений справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера (рис. 7).
Справки служебного характера, то есть отражающие деятельность предприятия, могут быть внешним и внутренними.
Рис. 7. Виды справок
Справки служебного характера (внешние) предоставляются в сторонние организации по запросу вышестоящих организаций, сторонних организаций, например в органы суда, прокуратуры, следствия, государственного надзора, органы опеки и попечительства, соцзащиты, банки, ОВИР, военкоматы, и оформляются на бланке предприятия.
Внутренние справки составляются для представления руководителю организации по его указанию или на рассмотрение в коллегиальный орган и оформляются на чистом листе бумаги.
Состав и количество реквизитов зависят от вида справки.
Служебные справки должны иметь заголовок, раскрывающий ее содержание и указывающий период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.
|
|
|
Текст справки, как правило, состоит их двух частей.
В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления.
Во второй – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса.
Текст справки может состоять только из второй части.
В отличие от докладных записок текст справки содержит только перечисление фактов или изложение вопроса.
Если справка содержит однородную систематизированную информацию, допускается оформлять текст в виде таблицы.
Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовки и нумерацию арабскими цифрами.
Внешние справки подписывает руководитель предприятия или его заместитель, а, если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером и заверяется печатью.
Внутренние справки подписываются составителем или руководителем структурного подразделения.
Более многочисленную группу составляют справки личного характера.
Эти справки служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например о подтверждении факта учебы, работы на занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п.
Согласно статье 52 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель не позднее 3 дней со дня подачи этого заявления обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой. В числе таких документов названы и справки о заработной плате, о периоде работы у данного работодателя, а также содержащие иные сведения, которые может подтвердить работодатель. При этом не имеет значения, для каких целей работнику требуется справка.
Трудовой кодекс РФ наделяет правом обращаться к работодателю за указанными справками только работника, и только его требование о выдаче таковых должно быть выполнено работодателем. В отношении иных лиц, обращающихся с просьбами о выдаче справок, действуют правила, установленные главой 14 «Защита персональных данных работника» ТК РФ.
Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные бланки, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки.
Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже), сведения о котором сообщаются. Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана…», «Настоящим подтверждается, что… действительно работает…»
Сведения о работодателе, выдавшем справку, должны указываться максимально полно: наименование организации, место нахождения (адрес организации) и структурного подразделения, к которому относится работник, номера телефонов и факса, а также сведения об иных формах связи. Если в справке указывается размер заработной платы, то приводятся банковские реквизиты, ИНН организации.
В подавляющем большинстве требования органов государственной власти, местного самоуправления сводятся к тому, чтобы справка с места работы составлялась на бланке предприятия.
Согласно статье 62 ТК РФ справка с места работы должна быть заверена надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. По общему правилу справка с места работы подписывается руководителем организации. Исключение из этого правила может быть предусмотрено локальными нормативными актами предприятия (например, право подписи справок с места работы может быть делегировано заместителю руководителя предприятия по персоналу на основании приказа о распределении обязанностей).
Если в справке указывается размер заработной платы работника, обязательным является проставление подписи главного бухгалтера.
Справка с места работы заверяется печатью организации.
Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала или книги, который ведет инспектор по кадрам или иной работник отдела кадров. Порядковый номер в журнале (книге) соответствует номеру справки. Краткое содержание справки включает в себя лишь вводную часть документа – «о заработной плате», «о стаже».
Справки личного характера оформляются, как правило, на бланках формата А5.
Составление записок
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Это основной вид документа, который используется для документирования внутренних связей организации или учреждения.
Докладная записка составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и побудить к принятию определенного решения.
Докладная записка может быть составлена либо по личной инициативе автора (должностного лица), либо по указанию (письменному или устному) руководителя.
В зависимости от адресата докладные записки могут быть: внутренними, то есть направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, внешними - адресуемыми в вышестоящие инстанции.
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Датой докладной записки считается дата ее подписания.
Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким).
Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации.
Внутренняя докладная записка может быть написана от руки, но должна содержать сведения об авторе документа. Как правило, она начинается с названия структурного подразделения, в котором работает автор, указания вида документа и даты его составления. Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (рис. 8).
Рис. 8. Пример внутренней докладной записки
Рис. 9. Пример объяснительной записки
Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений (рис. 9). Объяснительные записки составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях. Оформляются аналогично внутренней докладной записке.
|
|
|
