 |
Почему стоит использовать метод взаимодействия?
|
|
|
|
ЧТО СЧИТАТЬ СОБРАНИЕМ?
Собрание – это ситуация, когда не менее двух людей встречаются, чтобы собрать информацию / поделиться ей и / или сделать что-либо совместными усилиями (заняться планированием, решением текущих проблем, принять необходимые решения и т.д.).
ПРОЦЕСС И ОРГАНИЗАЦИЯ ВСТРЕЧИ
Контекст (Обстоятельства). На собрание оказывают влияние различные внешние факторы, имеющие к нему прямое отношение: другие встречи, цели организации, внешние и внутренние проблемы и др. Понимание полной картины внешних обстоятельств жизненно необходимо для принятия эффективных решений и поддержания внимания при проведении встречи.
Задачи. Задачи – это вопросы, которые необходимо обсудить на встрече и которые служат исходными данными для процесса в целом.
Процесс и организация встречи. Для успеха собрания необходимо на каждой стадии принимать обдуманные решения. Приведенный здесь процесс проведения встречи состоит из трех стадий:
подготовка: подготовка комнаты и материалов для встречи; планирование встречи.
проведение: составление ожиданий и соглашений; обсуждение и совместное решение проблем во время встречи.
завершение: распределение заданий, оценка работы и определение последующих действий.
Результаты. Встреча, которая эффективно подготовлена, проведена изавершена, дает практические результаты, поддерживаемые всей группой, которые могут послужить исходными данными в будущем.
Обратная связь. Если вы не удовлетворены результатом встречи, или собрание просто зашло в тупик, вам поможет обратная связь, которая позволяет проанализировать ваши действия на каждом этапе вышеприведенного процесса, что поможет узнать, насколько эффективны были ваши предыдущие решения. Кроме того, с помощью обратной связи легко провести оценку прошедшего собрания, исходя из полученных результатов, для того, чтобы не повторять старых недочетов в будущем.
|
|
|
ПОДГОТОВКА К СОБРАНИЮ
Продуманная подготовка места проведения собрания может значительно повысить эффективность работы группы. Помните также, что дискомфорт может стать сильным отвлекающим фактором и сбивать группу с цели. Подготовка рабочей комнаты окажется полезной, если предусмотрит:
ü Наличие плоской стены или подставки для летописи;
ü Расстановку стульев, позволяющую всем участникам сидеть лицом к ведущему, летописи и другим членам группы;
ü Достаточно свободного места, чтобы участники не чувствовали себя стесненными.
При этом расстановка полукругом без столов обладает следующими преимуществами:
ü Отсутствие барьеров между людьми;
ü Возможность работы с большими группами;
ü Летопись всегда на виду.
Что понадобится:
ü Плакатная бумага;
ü Плоская стена;
ü Скотч;
ü Маркеры.
С ЧЕГО НАЧАТЬ…
Часто у членов группы нет четкого представления о том, чего они хотят от собрания. Но чем яснее цель, тем проще решить, как к ней продвигаться, поэтому в самом начале стоит поговорить об ожиданиях группы от сегодняшней встречи. Лучше всего сформулировать свои ожидания, как если бы они уже сбылись, например: «Стало ясно, как организовать поиск спонсоров».
Затем ради создания спокойной и рабочей обстановки членам группы надо подумать о том, что могло бы им помешать и как они хотят, чтобы к ним относились во время собрания. Например, если кому-то мешают посторонние разговоры, надо сказать об этом. Из этих замечаний строятся соглашения группы на время совместной работы.
ПРОЦЕСС И СОДЕРЖАНИЕ
|
|
|
Прежде чем решать, кто будет вести собрание, важно подумать о разнице между процессом и содержанием. По сути дела, процесс – это «как», а содержание – это «что». Важно понимать разницу между ними, чтобы не запутывать собрание заявлениями, представляющими собой комментарии по процессу проведения, когда другие думают о предмете обсуждения, и наоборот.
В собраниях одинаково важны как результаты, так и способы их достижения. Лидеру приходится иметь дело со многими вопросами, плюс у него всегда есть свой интерес к результатам собрания. Все вместе это может помешать следить ему и за ходом, и за содержанием разговора. Для этого и существует роль нейтрального ведущего, добивающегося продвижения к результатам оптимальным способом и незаинтересованного в них – что позволяет группе направлять все усилия только на разговор по теме собрания.
Этот пример поможет вам лучше разобраться в разнице между процессом и содержанием. Давайте послушаем, что говорят ребята, собравшиеся решить одну проблему:
Петя: «Ребята, скоро Последний звонок. Мы должны что-то придумать
от класса. Есть какие-нибудь идеи?» ___
Лена: «Может, давайте составим список того, что мы можем сделать?» ___
Катя: «Давайте возьмем и переделаем слова какой-нибудь песни!» ___
Саша: «А кто будет играть на гитаре? Я не умею…» ___
Люба: «Ну, можно поставить сценку…» ___
Ваня: «Нет, давайте сначала обсудим, как можно переделать песню.» ___
Петя: «Ребята, давайте каждый будет говорить по очереди.» ___
Маша: «Давайте поговорим об этом на следующей перемене. Сейчас
уже нет времени.» ___
Ваня: «Песня «Замыкая круг», например, как раз подойдет. Вот
послушайте…» ___
Напротив каждого высказывания пометьте «С», если оно относится к содержанию или «П», если оно относится к процессу встречи.
ПОЧЕМУ СТОИТ ИСПОЛЬЗОВАТЬ МЕТОД ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ?
ü Собрания – прекрасный способ начала перемен к лучшему;
ü Совместная работа людей в небольших группах – ключ к успеху крупных организаций;
ü Эффективный способ проведения собрания дает практические результаты;
ü Не существует единственно верного способа проведения собрания;
ü На собраниях имеется редкая возможность создать атмосферу безопасности и сотрудничества, позволяющую участникам реализовать свои лучшие способности;
ü Большинство людей обладает высоким творческим потенциалом, который, как правило, недостаточно используется.
|
|
|
