 |
Что лежит в основе метода взаимодействия?
|
|
|
|
ü Люди поддерживают то, что создают сами;
ü Качество принимаемых решений повышается, если они основаны на общем согласии (консенсусе);
ü Равенство вклада и участия каждого члена группы повышает производительность группы в целом.
РОЛИ УЧАСТНИКОВ СОБРАНИЯ
Ведущий:
ü Помогает группе достичь желаемых результатов;
ü Остается нейтрален (лишь спросив разрешение группы, может выходить из роли ведущего и делать свои замечания по теме)
ü Удерживает членов группы от подавления и критики идей друг друга;
ü Создает атмосферу безопасности для открытой дискуссии;
ü Добивается максимального (но в разумных пределах!) участия от всех членов группы;
ü Не дает группе уклоняться от поставленной цели;
ü Направляет собрание в нужное русло – предлагает ход его проведения и, при необходимости, – альтернативы;
ü Дает возможность летописцу успевать записывать все важное;
ü Находит человека, чтобы следить за временем;
ü Начинает собрание с примерно следующего объяснения своей роли: «Я буду нейтральным ведущим, свои идеи буду предлагать, только если вы мне позволите. Моя задача – не дать вам уклониться от поставленной задачи и помочь достичь нужных результатов. Это ваше собрание – я хочу сделать так, чтобы оно принесло вам пользу».
Летописец:
ü Записывает на плакатной бумаге все, что происходит на собрании;
ü Остается нейтрален (лишь спросив разрешение группы, может выходить из роли летописца и делать свои замечания по теме);
ü Отдает предпочтение ключевым словам и сочетаниям, а не целым предложениям;
ü Разделяет самостоятельные идеи с помощью:
письма чередующимися темными цветами (синим, зеленым, фиолетовым, черным, коричневым);
|
|
|
выделения/подчеркивания яркими цветами (красным, оранжевым, желтым, розовым);
использования «пулек» (*) вместо номеров;
ü Начинает с примерно следующего объяснения своей роли: «Я здесь для того, чтобы вести летопись собрания. Я не буду предлагать своих идей без вашего разрешения. Если я пропущу что-то важное или запишу что-нибудь неверно – подскажите мне, пожалуйста. Это будет память вашей группы».
Член группы:
ü Вносит идеи;
ü Следит за правильностью записей летописца;
ü Открыто делится, если чем-то недоволен;
ü Помогает создать соглашения группы и придерживаться их;
ü Способствует активному участию других членов группы;
ü Придерживается поставленной задачи и не уходит в сторону;
ü Берет на себя часть ответственности за принятие решений.
Лидер группы (председатель):
ü Организует собрание;
ü Находит ведущего;
ü Вносит идеи;
ü Ведет себя, как член группы, позволяя ведущему следить за ходом собрания.
Летопись (лист плакатной бумаги на стене):
ü Показывает, что все идеи услышаны и записаны;
ü Позволяет группе сосредоточиться на идеях, а не друг на друге;
ü Помогает придерживаться поставленной цели;
ü Позволяет избежать повторений;
ü Помогает быстро сориентироваться опоздавшим;
ü Способствует активному участию группы;
ü Фокусирует внимание на одном предмете – помогает не отвлекаться.
ИНСТРУМЕНТЫ ВЕДУЩЕГО ДЛЯ ДОСТИЖЕНИЯ СОГЛАСИЯ
Ведущий ведет группу к достижению согласия через три стадии: «открытие», «сужение» и «заключение». Во время стадии «открытие» рождается такое количество идей, которое только возможно. Во время «сужения» эти идеи систематизируются. Во время «закрытия» группа принимает решение и достигает согласия. Модель, приводимая ниже, показывает технологию или «инструменты», которые могут быть эффективно использованы на каждой из стадий.
|
|
|
СУЖЕНИЕ
Чтобы организовать информацию
ОТКРЫТИЕ
Для сбора идей и информации
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Чтобы прийти к согласию
ОТКРЫТИЕ
Мозговой штурм:
ü Летописцы вешают плакатную бумагу
ü Группа договаривается о времени штурма (не более 10 минут, потом можно добавить)
ü Собирается и записывается максимум идей
ü Идеи не обсуждаются
ü Все настроены на успех и творческую работу!
Прояснение:
ü Добейтесь того, чтобы все члены группы понимали смысл всех предложений, уделив особое внимание тем, которые помечены звездочками: тот, кому непонятна идея, должен задать вопрос ее автору.
СУЖЕНИЕ
Объединение:
ü С одобренья все группы объединяются похожие идеи, чтобы избежать повторений.
Голосование (приоритезация):
ü Общее число идей делится на 3, чтобы получить число голосов на каждого члена группы. Например, если после объединения получился список из 18 идей, каждый член группы сможет отдать свои голоса не более чем за 6 идей. Затем, участники голосуют за наиболее понравившиеся идеи, число голосов проставляется рядом с ними. Если идея не находит сторонников, она не вычеркивается, а отмечается нулем или оставляется без рейтинга.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Отбор идей (точка среза):
ü Группе предлагается определить «точку среза»: расположив идеи по количеству полученных голосов, ищут такую, на которой можно остановиться, и все следующие за ней исключить из рассмотрения.
ü Имеет смысл ориентироваться на разницу между соседними идеями: например, если голоса распределились как 10, 10, 9, 8, 4, 4, 3, то точкой среза может стать идея с восемью голосами.
«Дополни/отбрось»:
ü Попытайтесь дополнить главные идеи подробностями и, таким образом, отказаться от менее важных предложений.
«Возьми обе»
ü Избегайте решений типа «либо-либо», подумайте, нельзя ли работать с несколькими из оставшихся идей одновременно.
МЕТОД ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ. ОБОБЩЕНИЕ
Мы поговорили о некоторых проблемах, возникающих на собраниях различных коллективов. Перечислим их еще раз кратко:
Синдром лебедя, рака и щуки: все одновременно пытаются решить разные проблемы, каждый свою.
|
|
|
Путаница между процессом и содержанием: мы говорим или о том, как будем работать, или о том, что будем обсуждать.
Выпады в чей-либо адрес: критика человека, а не его идей.
Проблема вовлечения: трудно вписаться в речевой поток, чтобы иметь возможность высказываться и участвовать в дискуссии.
Нечеткое распределение ролей, прав и полномочий: кто что должен делать.
Лидер группы осуществляет давление на группу: формальные заседания и использование своего положения, чтобы направить собрание в выгодное для себя русло и добиться своих целей.
Информационная перегрузка от необходимости удерживать в памяти слишком много фактов.
Топтание на месте: повторение старых мыслей снова и снова.
Установка на принятие решений, выгодных одной стороне (выигрыш / проигрыш): половинчатые решения, компромиссы, полярность точек зрения, неприятие определенным числом участников совещания окончательного решения.
Кроме того, нередки и такие проблемы:
Ложные ожидания: зачем вы собираете совещание? что вы от него ожидаете? каковы истинные цели объявленной повестки дня?
Неопределенные полномочия: имеете ли вы право принимать данное решение?
Игнорирование проблемы: «Все хорошо, прекрасная маркиза…».
Глубокий пессимизм: «Мы все равно ничего не сможем решить, зачем вообще пытаться?».
Проблемы общения: неумение слушать и слышать других, попытки решать проблему, отталкиваясь от совершенно неверных представлений о ней.
Неудобные помещения для встреч: ничего не видно, ничего не слышно. душно…
Личная неприязнь, недостаток доверия между собравшимися, скрытая напряженность, расистские настроения, неуважение к женщине.
Ключ к успеху каждого собрания, как бы оно ни проводилось, – планирование и подготовка. Планируя, вы должны ответить на несколько основных вопросов. Прежде чем начинать собрание, вам необходимо знать ответы на вопросы, перечисленные выше, а также на приведенные ниже:
Для чего вы собрали людей? Каковы ваши цели и ожидания?
|
|
|
Какого типа встречу вы хотите провести?
Кого вы хотите видеть на этой встрече? Каков состав группы?
Каким вы видите участие приглашенных в работе?
Сколько человек вы хотите пригласить? Каков масштаб собрания?
Где вы планируете провести совещание? Как это помещение будет оборудовано?
Как распределятся роли и полномочия участников?
Кто обладает правом принятия решения?
Какие методы и приемы ведения дискуссии вы собираетесь использовать?
Сколько времени вы отводите на совещание?
Какова повестка дня?
Будут ли доклады?
Будет ли протокол какого-либо вида?
Каковы ожидаемые результаты работы?
Как вы собираетесь давать задания (какие и кому) и ставить сроки исполнения?
Вы уже знаете, что метод взаимодействия основан на четырех четко обозначенных ролях, каждая со своими полномочиями, которые вместе составляют целостную систему, способную к саморазвитию. Все четыре роли одинаковы важны. Они – залог здоровой атмосферы в группе и залог успешной работы. Здесь нет начальника, который традиционно спасает собрание, если оно зашло в тупик. Вместо этого, все заинтересованы в положительном результате, и каждый несет одинаковую ответственность за провал работы или вправе гордиться своим равным вкладом в общий успех.
Вспомним эти четыре роли.
ВЕДУЩИЙ
служит группе, он нейтрален, не оценивает чужие идеи и не высказывает своих. Ведущий, предлагая группе набор приемов, должен помочь ей сосредоточить все силы на одной проблеме, а также вовлечь каждого в работу и защитить всех от возможных личных выпадов в их адрес. Ведущий подсказывает наиболее эффективные приемы работы, «регулирует движение» и ведет все собрание к достижению цели. Кроме того, он ответствен за подготовку всего необходимого для проведения собрания и за обработку его результатов.
ЛЕТОПИСЕЦ
тоже нейтрален и не дает никаких оценок. Он должен записывать основные мысли собравшихся на больших листах бумаги, которые висят перед ними. Он не редактирует и не перефразирует высказывания, а, напротив, использует лексику говорящего. Его цель – запись не всего, что произносится, а лишь сути выступлений. Поэтому сам процесс Записи практически не замедляет ход собрания. Это запись того, что происходит по мере развития событий. Участники собрания могут расслабиться и не держать свои предложения все время в голове, так как их мысли не только услышаны, но и записаны, и теперь вся группа видит их прямо перед собой.
ЧЛЕН ГРУППЫ
это активный участник обсуждения он должен контролировать нейтральность ведущего и рекордера, чтобы те держались нейтралитета и чтобы записи в летописи группы велись правильно. Пока собрание ведется по методу взаимодействия, контроль за тем, что происходит, осуществляют сами члены группы. Они могут предлагать поправки по ведению собрания, отклонять предложения ведущего и, в целом, определять направление работы собрания. Обычно же, член группы всю свою энергию отдает конкретной задаче, зная, что ведущий защищает всех членов группы от возможных личных нападок, не позволяет кому-либо давить на собрание, думает, какие методы следует применять для наиболее успешного решения вопросов повестки дня.
|
|
|
НАЧАЛЬНИК (ПРЕДСЕДАТЕЛЬ)
следуя правилам метода взаимодействия, не ведет собрание, но является его активным участником, хотя при этом отнюдь не лишается власти и всех своих полномочий. Начальник принимает все окончательные решения, может накладывать какие-либо ограничения на работу, берет дело в свои руки, если не доволен ходом совещания, определяет повестку дня, активно отстаивает свою позицию, поручает членам группы выполнение заданий и определяет сроки исполнения, представляет свой отдел на собраниях, в которых участвуют несколько подразделении, осуществляет контакты со средствами массовой информации и общественностью в широком смысле слова.
Метод взаимодействия – нечто вроде автопилота в самолете. Если собрание отклоняется от намеченного курса, ролевая система взаимодействий дает корректировку курса. Если ведущий выходит из своей роли, члены группы возвращают его на место. Если летописец начинает редактировать текст, остальные члены группы могут воспрепятствовать этому. Если начальник «наезжает» на одного из присутствующих, напротив, заступается ведущий. Этот метод так прост, что его система будет понята любым коллективом, и, применяя его на собрании, можно получить очень эффективные результаты.
|
|
|
